CMSとはWebサイトを構成するコンテンツを管理するシステムです。世の中には多種多様な特徴を持つCMSがあり、現状のツールよりも自社に合ったものがあるかもしれません。CMSを賢く乗り換えてよりスムーズなWebサイト運営を目指しましょう。
最終更新日: 2024年06月28日
CMSとは
乗り換えのポイントや注意点を紹介する前に、CMSへの理解を深めておきましょう。機能やメリットを知っておけば、自社に適したCMSを探す際に役立ちます。
手軽にWebコンテンツを作成できるシステム
CMSとは「Contents Management System(コンテンツ・マネジメント・システム)」の略称で、Webサイトを構成するさまざまなコンテンツを保存・管理するシステムを指します。
CMSがなかった時代には、マークアップ言語やプログラミング言語を使ってWebサイトを1ページずつ作る必要がありました。しかしCMSを導入すると、テキストや画像、デザインなどのデータをCMSに保存することで、手軽にコンテンツを制作できます。
インターネット上にあるシステムにアクセスし、更新したい情報に手を加えるだけで、簡単にコンテンツが作れてしまうのです。
CMS導入によるメリット
CMS導入の最大のメリットは、専門知識や技術がなくても手軽にWebサイトのコンテンツが作れる点です。
CMSを導入すればHTMLやCSSなどのコーディングの知識がなくても、Webサイトを更新できます。社内のWeb担当者や広報担当者がコンテンツを更新できるので、管理を外注するコストをかけずに情報発信ができます。
Webサイトの更新スピードを上げられるのも、CMS導入のメリットです。更新作業を外部に依頼する必要がなくなるので、企画から更新の実行までタイムラグなく行えます。
CMSの乗り換えを検討するタイミング
CMSの乗り換え、適切な時期に検討してこそ、効果を最大限に引き出せます。CMSの乗り換えを検討すべき代表的なタイミングを紹介します。
利用中のCMSの機能や操作性に不満があるとき
CMSを使用していて「イメージしたことが実現できない」「使いにくさを感じる」といった不満があるようなら、乗り換えるべきタイミングかもしれません。満足できる機能や操作性がなければ、理想とするWebサイトは作れません。
CMSを使っていると「動作が重い」「機能が足りない」と、いろいろな不満が出てくるものです。特に機能面での不満はWebサイト運営の成否にも関わるため、看過できません。
不満の原因がツール側にある場合、乗り換えによって問題を解決に導ける可能性があります。抱える不満の多くを解決してくれるCMSに乗り換えて、Webサイト運営をレベルアップさせましょう。
Webをリニューアルするとき
Webサイトをリニューアルする計画があるならば、CMSの乗り換えを検討すべきタイミングです。自由な発想で自社に適したCMSツールの導入を検討できるでしょう。
リニューアルの裏には「アクセス数を増やしたい」とか「コンバージョン率をアップさせたい」などの目標があるはずです。
既存のCMSでも目標の達成はできるかもしれません。ただしツールが変わらなければ実現できることにも変化はないので、目標達成に向けたアプローチの自由度は限定的です。
しかしリニューアルのタイミングで新しいツールを導入すれば、従来とは異なるアプローチを用いて、より効率的に目標を達成できる可能性があります。
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CMS乗り換えの手順
CMSの乗り換えを検討するにあたり、乗り換えの手順を確認しておきましょう。あらかじめどんなステップが必要なのかチェックしておけば、CMSの乗り換えをより具体的にイメージできるようになります。
乗り換えの目的を明確にする
CMSを乗り換える際は、なぜ乗り換えるのか目的をはっきりさせるのが重要です。目的があいまいだと、どんなCMSを導入するのが理想的なのか判断しづらくなってしまいます。
CMS導入の目的はWebサイト運用に関わる負担の軽減やSEOなど、多岐にわたります。世の中にあふれるCMSはツールごとに得意分野があるので、どんな目的を達成したいかによって最適なツールは異なるのです。
乗り換え先を選ぶ場合には、既存のツールでカバーできずに困っていた点を洗い出しましょう。足りなかった部分を糸口にすると、CMSになにを求めるのかが明確になり、乗り換える目的もはっきりします。
乗り換え候補をリストアップ
乗り換えの目的が明確になったら、目的を達成できそうな乗り換え先候補をピックアップしましょう。
まずは達成したい目的から必要な機能を割り出します。このとき大切なのが、将来的に必要になるかもしれない機能もリストアップすることです。
導入後に「あの機能もあった方がよかったのでは？」とならないよう、少しでも利用する可能性がある機能なら、迷わずリストアップしておくのをおすすめします。
必要な機能を洗い出したら、その機能を有するCMSを乗り換え候補として洗い出します。
新CMSに移行するコンテンツを決める
ツールをリストアップしたら新しいCMSに移すコンテンツを決めましょう。既存のCMSに保存されているすべてのコンテンツを移行しようとすると、時間ばかりがかかってWebサイトの質を上げられません。
CMSの乗り換えにはデータの移行が必要不可欠です。あらかじめ移行するデータの優先順位を決めておけば、新しいCMSでのWebサイト運営を効率的に始められます。
CMSの乗り換えを検討する際は、既存のコンテンツを整理しましょう。販売を終了した商品の詳細ページや極端にアクセス数の少ないページなど、ユーザーに価値を提供できないコンテンツは移行リストから除外しておきます。
CMSの比較ポイント
乗り換え候補をいくつかリストアップできても、そこから乗り換えるべき一つのツールを見つけるのは骨の折れる作業です。候補の中から最良のツールを選び出す際に注目したいポイントを紹介します。
導入・運用にかかるコスト
コストがどれくらいかかるかはツール選びの重要な比較ポイントです。CMSの導入にかかるコストは、導入までにかかる「初期費用」と、導入してからかかる「ランニングコスト」の2種類に分けられます。
初期費用には初期ライセンス費用や、データ移行にかかる費用があります。一方ランニングコストにあたるのが、サーバー・ドメインの維持費用やライセンス費用、運用コストです。
コストでツールを選ぶ場合は費用対効果を意識しましょう。「運用コストが安い」と飛び付いたツールでも、使いたい機能が備わっていないようでは本末転倒です。
必要な機能を備えているか
使いたい機能がそろっているかも、乗り換え先を選ぶ比較ポイントです。機能面での不満から乗り換えを検討している場合、不満を解消してくれる機能があるかチェックしましょう。
また「前のツールにあったのだから、今度のツールにも備わっているだろう」と機能を十分にチェックしないまま乗り換えると、導入後に「あれができない」という事態になりかねません。
乗り換え先の候補を絞るにあたり、既存のツールにはなかったけれど欲しかった機能があるかという点に加え、今まで使っていたツールと同じような機能が備わっているかという点にも注目しましょう。
サイトの規模にマッチしているか
乗り換え先を選ぶ上では、運営するサイトの規模に合ったツールなのかという視点も欠かせません。規模に合わないツールを選ぶと、ユーザーの快適なサイト回遊を妨げてしまうからです。
CMSツールには「大規模サイト向け」と「小規模サイト向け」があります。データ通信量やトラフィック量が多い大規模サイトの運営に、小規模サイト向けのCMSを使ってしまうと、サーバーに負担がかかってページの表示スピードが遅くなってしまいます。
ページの表示に時間がかかるWebサイトはユーザーの離脱を招き、得られるはずだったコンバージョンを逃してしまう可能性があるため注意が必要です。
セキュリティ対策は十分か
セキュリティの高さもCMSツール選びの比較ポイントです。Webサイトの運営には、個人情報の流出やWebサイトの改ざんなど、さまざまなセキュリティリスクが伴います。ひとたびこのような事態に陥れば、自社への信頼はたちまち損なわれるでしょう。
セキュリティに優れたCMSツールを使えば、リスクを最小限に抑えられます。アップデートへの対応を例に挙げると、自社でアップデートを行うツールの場合、更新を忘れるとセキュリティレベルが低下します。
その点ベンダー側でアップデートしてくれるツールであれば、常にセキュリティレベルを最新に保てるのです。
サポート体制が整っているか
CMSツールを比較するときは、サポート体制の充実度にも目を向けましょう。サポート体制が整ったツールを選べば、トラブル発生時の安心感が違います。ITに長けた社員がいる企業であれば、問題に直面しても自力で危機を脱せるでしょう。
しかしITリテラシーの高い人材がいない企業の場合、トラブルに振り回されてしまうかもしれません。このような企業は余分なコストをかけたとしても、サポートが充実しているツールを選ぶと安心です。最短距離で問題を解決できるでしょう。
自社にはどのようなサポートがどれくらい必要なのか、利益とコストを天秤にかけた上で見極めまることが大切です。
CMS乗り換えの注意点
CMSの乗り換えにはいくつかの注意点があります。「起こりうるトラブル」を事前に把握しておけば、万が一の事態が発生しても焦らず対応できるでしょう。
コンテンツの移行に工数がかかる
CMSの乗り換えでは既存のツールから新しいツールへコンテンツを移行させなくてはならず、作業に手間と時間がかかります。
既存のCMSを使っていた期間が長いほど、大量のコンテンツを移行する必要があるでしょう。そのぶん多くの工数が発生し、担当者には大きな負担がかかります。負担が増えればミスが発生する可能性も高まるのです。
CMSによっては内容が同じページを自動的にツールに流し込んでくれる機能を備えています。コンテンツ移行の工数を減らしたいなら、移行の手間を省く機能のあるツールを選ぶと便利です。
データが消滅するリスクがある
データの移行がうまくいかず、データが消えてしまう危険性がある点も理解しておかなくてはなりません。CMSツールはバックアップ機能にそれほど長けていないのです。
オンラインでコンテンツの更新を行うCMSでは、データがデバイス上に残りません。サーバーにトラブルが起こればデータが消えてしまうため、定期的にバックアップを取って、万が一の事態に備える必要があります。
データの移行時には作業ミスにより、コンテンツが消失する危険性もゼロではありません。移行作業を始める前にバックアップを取っておけば、ミスが起きてもリカバリーできます。
URLが変わらないようにする
移行したコンテンツのURLは既存のコンテンツと同じものにするのが理想です。URLが変わってしまうとリンク切れが起きてしまいます。
URLはコンテンツの住所のようなものです。URLが変わると内部・外部どちらもリンク切れが発生します。SEOの効果が落ちたり、訪れてくれるはずだったユーザーを取りこぼしたりするといった悪影響が生じるでしょう。
リンク切れはリダイレクト設定機能でも対応可能です。しかしリダイレクト設定は設定自体を忘れてしまったり、SEOの効果が引き継がれなかったりするので、問題の最適解ではありません。CMSを乗り換えても以前のURLを引き継ぐようにしましょう。
CMSを効果的に運用するコツ
CMSの導入を成功させるには、CMSを効果的に活用するコツを頭に入れてから運用を始めましょう。ポイントを押さえCMSを使いこなせるようになれば、Webサイト運営が今よりスムーズかつ効率的になるはずです。
常に最新状態を保ち管理・更新する
CMSを効果的に活用するには、いつでも最新の状態を保ったWebサイト作りが大切です。更新頻度の高いサイトほどSEOの効果が出やすいといわれています。
CMSのメリットは管理会社を挟まず、必要なときに必要な情報を発信できる更新性の高さです。常に最新の状態にアップデートしていれば、訪れるユーザーからの信頼を得やすくなります。
しかしやみくもに更新しても意味がありません。PV数や直帰率、離脱率などの指標を分析しながら、ユーザーのためになるWebサイト作りを模索する必要があります。成果の出るコンテンツをアップできるよう、分析も忘れずに行いましょう。
運用体制を整えルールを決める
どのように運用していくのか体制やルールを決めておくのも、CMSの運用を成功に導くポイントです。これらが整備されていないと、トラブルが発生する可能性があります。
運用体制やルールの整備は、CMSの運用に必要な土台を固める作業です。運用体制については自社の中でもITに精通している人材を、Webサイト運営の担当者として配置しましょう。技術や知識が足りずCMSを使いこなせないという事態を未然に防げます。
ルールに関しては「ツールがうまく動作しない」「間違って更新してしまった」などの非常時にどう対応するのか、明文化しておきましょう。緊急事態への対応が遅れると、それだけWebサイトの運営に支障をきたします。
CMSに期待する成果を整理しよう
CMSは自社でWebサイト運営を行う企業にとって、欠かせないツールです。CMSの機能や操作性に不満を感じる場合は、ツールの乗り換えを検討しましょう。自社に合ったCMSに乗り換えれば、より効率的なコンテンツ作成が可能になるかもしれません。
CMSの乗り換え先を選ぶ上で、どんな目的を達成するためにCMSを乗り換えるのかを精査することが肝心です。具体的なツールの比較を始める前に、CMSになにを求めるのかをはっきりさせておけば、自社に必要なツールが明らかになるでしょう。
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自社の運用体制にあったCMSを導入すれば、WEBサイトの管理に手間がかからず、質の高いコンテンツ発信に力を注げます。
とはいえ、CMSは製品によって特徴や機能もさまざま。「どのソフトを乗り換え先に選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。
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