テレワークの浸透に伴って導入企業が増加しているビジネスチャット。「実際に導入するとどのような効果を得られるのか気になる…」という方も多いのではないでしょうか。
最終更新日: 2024年06月28日
そこで、この記事ではビジネスチャット導入がもたらすメリットを紹介。上手に活用するためのポイントもあわせて解説します。
ビジネスチャット導入がもたらす5つのメリット
ビジネスチャットの導入は次の5つのメリットをもたらします。
- 業務効率の向上
- コミュニケーション不足の解消
- 情報漏洩リスクの低減
- 会話の記録・ナレッジの蓄積
- 会議の利便性向上
業務効率が大幅に向上する
ビジネスチャットは端的なメッセージで意思疎通が図れるだけでなく、音声やビデオ通話もでき、画像やテキストファイルなど業務で必要な各種データを簡単に共有可能です。
そのため電話やメールが主たるツールの企業に比べて、ビジネスチャットを業務の中心に据えている企業は、仕事の生産性が大幅に向上します。
スムーズなコミュニケーションは無駄なやり取りや情報の錯綜・伝達漏れを大きく削減します。複数の案件やプロジェクトを同時並行でこなしているチームであれば、ビジネスチャットの恩恵はさらに大きなものとなるでしょう。
コミュニケーション不足の解消
ビジネスチャットでは1対1でのコミュニケーションはもちろん、複数人で同時にメッセージをやり取りすることも可能です。
チャットという形式上、メールのような文頭の挨拶や文末表現などは基本的に不要です。カジュアルな雰囲気で言いたいことを端的に伝えられます。
また同じメッセージを何度も送信する必要がないため、手間のないスピーディーな情報共有が実現します。
情報漏洩リスクの低減
チャットルームに招待したメンバー間でのみ情報を共有できるのがビジネスチャットの特徴であり、メリットです。
メールのように、社外秘の情報をアドレスの入力ミスなどで外部に漏らしてしまったり、送信相手を間違えてしまったりするリスクはほとんどありません。他のコミュニケーションツールに比べて、情報漏えいリスクは低いと言えるでしょう。
会話の記録・ナレッジの蓄積
ビジネスチャットなら、1度送ったチャットの履歴はツール内に残ることがほとんどです。
会話の記録や仕事の進め方、ナレッジなどさまざまな情報を検索ひとつで引っ張ってこれるので、何か忘れてしまってもさかのぼって確認できます。なにか問題が起こった際でも、チャット履歴を元に原因の究明が進みます。
会議の利便性向上
ビジネスチャットツールは文章でコミュニケーションをとるツールだけでなく、Zoomなどのバーチャルルームサービスも総称してビジネスチャットツールとされています。
このようなバーチャルツールサービスを通して、場所に関係なく会議ができるでしょう。
また、文章でコミュニケーションをとるツールでも、通話ができるサービスが続々と登場しています。
特に大手ビジネスチャットツールSlackは「ハドル」というツールがあり、コミュニケーションをとるグループ内で複数通話も可能に。テキストコミュニケーションだけで補えなかった内容を補填することができるでしょう。
ビジネスチャットのデメリット
ビジネスチャットはメリットの多い一方で、いくつかのデメリットも存在します。対処法とあわせてみていきましょう。
重要事項の伝達には不向き
ビジネスチャットはさまざまなメリットがありますが、重要事項の伝達には不向きな場合もあるので注意が必要です。
気軽にメッセージをやり取りできる反面、送信したメッセージを簡単に編集したり、削除したりもできるため、メッセージの送信者と受信者の間で、情報を「伝えた、伝えていない」といったトラブルになる可能性もあります。
また、早いスピードで情報が流れるチャットは、情報を見逃してしまいがちです。
重要事項はレスがなければ再度リマインド（メッセージの再送信）する、口頭でも伝える、メールでも伝えるなどあらかじめ社内でしっかりとルールを決めておくことが大事でしょう。
不要なコミュニケーションの増加
ビジネスチャットは簡易的にメッセージを送れる便利な側面がある一方で、不要なコミュニケーションが生まれる可能性も否めないでしょう。
特に、ダイレクトメッセージなどで、パワハラ、セクハラなどのハラスメント問題に発展した例も少なくありません。
ビジネスチャットの使用ルールを策定し「プライベートなコミュニケーションは特定のグループで行う」「ダイレクトチャットの使用機会の制限」などを講じましょう。
チームワーク力の減少
テキストコミュニケーションのみだと、なかなかチーム力を向上させるのは難易度が高いと言えそうです。
どうしてもリアルコミュニケーションの方が、感情を伝えることができるため、致し方ないことではあるでしょう。
会社によっては「ビデオビジネスチャットツールでのコミュニケーションも推進」「チームビルディングの導入」などで補填している企業もあります。
ビジネスチャットの上手な活用術
メールとの使い分けや社内ルールの決め方など、ビジネスチャットツールをうまく活用するためのポイントを解説します。
メールとの使い分けを工夫する
社内あるいは社外との情報伝達において、ビジネスチャットが適した場面と、メールの利用が推奨される場面があります。双方の特性を理解した上で、その時々の状況にふさわしい方を選択することが重要です。
具体的には、メッセージを送信した証拠を残すべきか、緊急性があるかどうか、複数人に素早く周知させるべき案件かなどが判断基準となるでしょう。
ビジネスチャットとメールの使い分け方については次の記事でくわしく解説しています。あわせて参考にしてみてくださいね。
ルールを決めて効率的な情報伝達を
社内でビジネスチャットの使い方をルール化しておくのは必須です。メッセージを送信しても良い時間帯や、挨拶文は書かないといったメッセージの書き方の決まり、既読サインの出し方など、細かい部分までルールを設定しておきましょう。
さらに定期的に社員にアンケートを取るなどして、より効率的にチャットツールを使えるようにルールの改定を行うことも大切です。初めから完璧な運用ができるわけではないので、実際にビジネスチャットを使いながら、より業務効率が向上する体制を目指しましょう。
ビジネスチャットのメリットを活かして意思疎通をスムーズに
ビジネスチャットの概要と導入メリット、上手にチャットツールを活用するためのポイントを解説しました。
ビジネスチャットのメリットは複数人とコミュニケーションが簡単に取れること、ファイル共有などが容易で業務の効率が上がること、そしてセキュリティが向上し、情報漏えいのリスクが少ない点などが挙げられます。
導入の際には事前にルールを設定しておき、メールなど他の情報伝達媒体との組み合わせを考えるようにしましょう。業務効率化の観点から、具体的な運用方法を考えることが重要です。
ビジネスチャットを導入して、円滑なコミュニケーションを実現してみてはいかがでしょうか。
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