メールとチャットの使い分け方｜4つのポイントで好印象なビジネスマンに

メールとチャットの使い分け方【4つのポイント】

ビジネスにおける「メール」と「チャット」の使い分けは、次の4つのポイントで判断します。

• エビデンス(証拠)を残すべき内容かどうか
• 緊急性が高いかどうか
• 複数人に周知するべき内容かどうか
• 社内と社外のどちらが相手か

状況に応じて適切な判断が取れるようになれば、意思決定の速度向上が見込めます。日頃の積み重ねではあるものの、業務効率化による生産性の向上や、労働時間の削減にも大きく寄与するでしょう。

エビデンスを残すべき場合は「メール」

取引先との取引時や重要な決議など、相手の発言内容や決定事項をエビデンスとして残すべき場合は「メール」を使います。

「言った」「言ってない」の水掛け論を防ぐためにも、ひとつひとつのやり取りがデータで存在して区別できるメールを使用するのが大切です。特に契約や注文、承諾を得る際はメールで文面を残しておくようにしましょう。またメールなら正式なビジネス文書の体裁で送信するため、エビデンスの内容が明確になりやすい性質もあります。

緊急性の高い内容は「チャット」

「納期の目安が知りたいと迫られている」「明後日のスケジュールを確定したい」など緊急性が高い要件を送る場合は、すぐに気が付きやすいチャットが適しています。メールはひとつひとつのデータが独立しているので、送ったとしてもすぐに気づいてもらえるとは限りません。

チャットなら通知機能が使えるため、すぐに確認してもらえる可能性も大きく高まります。「すぐに返信が欲しい」といった場合でも、チャットなら会話形式の双方向のコミュニケーションが可能なので、速度と回数を高めることが可能です。

ただし、取引先への謝罪を伴うケースでは、緊急性が高くてもチャットを使うのは失礼に値します。メールや電話で丁寧に謝罪しましょう。

緊急性が非常に高い場合は「電話」で連絡

「30分後の会議に間に合いそうにない」「生産計画に不具合が生じている」など、緊急性が非常に高い報告を要する場合は「チャット」ではなく「電話」で連絡しましょう。テキストベースでの連絡よりも、声を通じた直接の連絡のほうが相手に誠意が伝わります。

複数人に周知するときは「チャット」

複数人に内容を周知する必要がある場合は「チャット」の使用が適しています。チャットなら複数人で連絡用のグループを作成して、同時に会話することも可能です。ひとつのテーマに関して関係者で意見交換もできるので、プロジェクトメンバー間での意見交換も活発に進むでしょう。

また各メンバーのやり取りをほかのメンバーも確認・閲覧できるため、情報共有の手間も省けます。

社内の連絡は「チャット」

自社の従業員同士でやり取りを行う場合は、かしこまった言い回しでコミュニケーションをとる必要がないチャットを導入するのがおすすめです。

メールであれば、いくら社内とはいえど体裁に沿った文章を求められる場合も少なくありません。仕事の進捗報告やタスクの共有などにおいてチャットを社内で活用すれば、コミュニケーションの回転数が向上し、業務効率化にもつながります。

社外への連絡は「メール」

取引先など社外とのやり取りは原則として「メール」を使うのが適しています。「ビジネス文書」としての連絡であることを意識し、フォーマルなやり取りを心がける必要があるでしょう。

一方で、かなり親密な関係にある社外関係者とのやり取りには「チャット」を使うのも効果的でしょう。連絡内容や相手との距離感を見極めつつ「メール」と「チャット」をうまく使い分けていくことでコミュニケーションの回数が向上し、さらに近しい関係性になれる可能性があります。

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メールの特徴とメリット

メールは確認の自由が受け手にあるぶん、受信・送信のタイミングに縛られることがありません。またメールは古くからのビジネス文書の型に基づいており、フォーマルなやり取りでは未だに欠かせない存在です。

受信・送信のタイミングが自由

メールは自分の好きなタイミングで文章を送信できます。相手から受け取ったメールを見るタイミングも自由です。

自分や相手の時間を制限しないため、相手が忙しそうなケースや夜間に文章を送りたいケースで使うのに適しています。

返事を急ぐ案件でなければ、相手の都合を考えてメールを送信しておくことも可能です。相手の忙しい時間帯を避けて送信することで、メールに対応する手間を省いてあげられるでしょう。

頻繁に連絡を取り合う関係ではない相手とのやり取りも、メールを使えば気を遣わずに済むはずです。

フォーマルなやり取りで使いやすい

メールの文章はチャットのようなくだけた感じではなく、フォーマルな文面で書くのが基本です。あいさつや定型句などを使用し、手紙を書くイメージで文章を作ります。

丁寧な言い回しや言葉選びが必要となる、社外向けのツールとして使いやすいでしょう。チャットを使うと違和感を覚えやすい相手にも、メールならストレスを感じずに使用することが可能です。

チャットでのやり取りで使うようなくだけた表現は、メールで使用すると失礼な印象を与えかねません。特にビジネスシーンで使う場合は、丁寧な言い回しを心がけましょう。

専用ツールの導入が不要

ほとんどのパソコンやスマホには、メールアプリが購入時にデフォルトでインストールされています。専用ツールの導入が不要である点もメールのメリットです。

相手が使っているメールアプリの種類が異なっていても、お互いのメールアドレスさえ正しければ送受信が可能です。アカウントやアドレスなどの情報があれば、外出先のメールアプリでもメールをやり取りできます。

一方、チャットはアプリの種類を双方で合わせなければ、基本的にやり取りはできません。取引先とチャットでコミュニケーションを図りたい場合は、お互いに同じアプリになるようにツールを導入する必要があります。

チャットの特徴とメリット

メールに代わる連絡ツールとして、ビジネスチャットが近年普及しています。シンプルでスピーディーな連絡が可能で、リモートワーク中の社内連絡にも活躍します。

文章の即時反映でリアルタイムのやり取りが可能

チャットとは、素早く手軽にやり取りできるコミュニケーションツールです。ビジネスでよく使用されるチャットツールを「ビジネスチャット」と呼びます。

画面上に文章を入力すると、即時に文章が画面へ反映されます。双方がパソコンの前にいる状態なら、会話を行うようにリアルタイムでやり取りすることが可能です。

文章を簡潔に打つのが一般化しているため、常にフォーマルな文章を書く必要がありません。多くのツールは無料で使用できる点もメリットです。

業務利用に特化した機能も数多く搭載されています。ログ・履歴管理ができることや、セキュリティレベルが高いことも特徴です。

会話履歴がログで残る

メールでやり取りを行うと、受信ボックスにメールがたまりがちです。履歴を追うためには全てのメールを開封しなければならず、見落としが発生しやすいデメリットがあります。

一方、ビジネスチャットならグループごとにやり取りが残るため、重要情報の見落としを防ぐことが可能です。コミュニケーションの効率化につなげられます。

ファイル添付機能やタスク管理機能が搭載されていることもメリットです。見てもらいたいファイルやグループで管理したいタスクを共有できることから、メッセージで見逃したファイルやタスクもすぐに確認できます。

複数人で同時にやり取り可能

ビジネスチャットの大きな特徴として、グループでのコミュニケーションに有効活用できることが挙げられます。複数人が同時にメッセージをやり取りすることも可能です。

チームを組んでプロジェクトに取り組む際、チャットを使えば全員でスピーディーにやり取りしながら作業を進められます。1人ずつにメッセージを送る必要はありません。

コミュニケーションを活性化させるツールとしても便利です。誰でも気軽に発言できるため、チームワークの強化にも活用できるでしょう。

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メールの代わりにチャットを使う際の注意点

チャットはメールと比べてカジュアルに連絡しやすいぶん、言葉遣いやコミュニケーションの頻度に注意が必要です。ビジネスシーンにおいては、プライベートで使用するチャットの感覚で使わないよう心がけておきましょう。

言葉遣いなどマナーに気を付ける

チャットはメールと違い、気軽なやり取りがある程度許されているツールです。ただし、言葉遣いなど最低限のマナーには気を付ける必要があります。

ビジネスチャットは、あくまでも業務時間内に業務連絡で使用するものです。グループチャットではメッセージが他の人の目にも触れるため、プライベート感覚で使用すると社会人としての資質を疑われかねません。

過度にかしこまる必要はありませんが、友達同士で会話をしているような文章のやり取りは避けましょう。

次の記事ではビジネスチャットで押さえておきたいマナーについてくわしく解説しています。ぜひ、あわせて参考にしてください。

過剰なコミュニケーションを避ける

チャットは気軽にやり取りできるため、グループを作成すると業務中に雑談で盛り上がってしまう恐れがあります。過剰なコミュニケーションには注意が必要です。

コミュニケーションの量が多くなると、メッセージのチェックで頻繁に気が散ってしまうこともデメリットといえます。チャットでの過剰なやり取りは生産性の低下を招きかねません。

チャットを使用する際は、業務とプライベートをきちんと分けて使う意識を持ちましょう。プライベート用としては使わないのが理想です。

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シーンに応じた使い分けでデキるビジネスマンに

送受信のタイミングを自由に決められるメールは、フォーマルなやり取りで使いやすいツールです。専用のアプリを導入する必要もありません。

一方、チャットは即時的かつシンプルなやり取りに適しており、効率的なコミュニケーションが可能です。

シーンに応じたメールとチャットの使い分けができれば、取引先や社内外の関係者に好印象を与えることができるでしょう。