企業の予算は基本的に期や月ごとに決められ、その範囲の中で業務活動がおこなわれます。
最終更新日: 2024年11月01日
予算管理システムは上記のような予算の管理を効率化できるツールです。この記事では予算管理システムの基礎知識やメリットについて分かりやすく解説します。
予算管理システムとは？
予算管理システムとは予算編成・管理シートをシステム上で再現し、簡単な操作でエラーチェック、レポーティング等がおこなえる業務効率化ツールです。
従来までのエクセルを利用した予算管理と比べて、予算管理に必要な機能が集約されているため、一括して予算管理業務をこなすことができます。
そもそも予算管理とは？
予算管理とは一定期間内に使用できる資金を適切に配分し、効果的に運用する行為・手法です。企業がおこなう場合、会社の財務目標を達成するために、一定期間内の収入と支出を計画し、実際の業績を監視・分析するプロセスを指します。
予算管理をおこなうことで、企業は予算計画にそって実績が積み上げられているか？上手くいっていない場合の原因は何か？を追求し、経営状況を正確に把握することができます。
予実管理や予算策定との違い
「予実管理」は予算と実績を管理することを指し、設定した予算と実際の売上や経費を比較して分析する業務を意味します。
「予算策定」とは1年間の売上予算と経費予算を決めることです。年間の利益目標から逆算するほか、昨年までのバランスを考慮した上で予算を策定します。予算管理業務のなかに「予実管理」「予算策定」業務が含まれることから、双方ともに予算管理の一部と考えるといいでしょう。
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予算管理システムを導入するメリット
予算管理システムの導入には以下のようなメリットがあります。
予算管理の属人化を防止できる
担当者が複数の関数を利用し、必要な分析手法や管理手法が属人化している企業も少なくありません。予算管理システムを導入すると、管理方法や分析方法を統一できるという利点があります。
誰でも簡単に操作できるUI設計のシステムが多く、担当者が変わってもすぐに業務を始められます。
予算管理時のデータ収集や入力ミスを削減できる
予算編成、予算管理をエクセルなどの表計算ソフトでおこなっている場合、データ収集・正誤チェック・データ統合の手間や入力ミスの削減に期待できるでしょう。
複数データを多面的に管理、スピーディーな経営判断につながる
複数の予算・見込データや会計ソフトの実績データを予算管理システムに瞬時に反映します。データ集計が簡単かつ迅速になるため、より緻密な管理が可能になるでしょう。組織編成や管理会計のルール変更にも柔軟に対応が可能です。
拠点ごとの予算管理を一本化できる
海外拠点を含めた予算業績管理がおこなえるため、予算管理に関係するシステム運用を一本化できます。リアルタイムで地域ごとの決算データや見通しの数値を確認でき、本社と現場のコミュニケーションロスも低減します。
予算計画に対する従業員の理解が深まる
システムを導入すると、予算が使用された内訳を社内全体で確認できるので、予算計画を含めた経営戦略を従業員も理解しやすくなります。
予算の使い道に対して透明度が高くなれば、従業員は今後の業務方針を立てやすく、モチベーションアップにつながる可能性が高いです。
予算データのセキュリティ対策を強化できる
エクセルで予算管理している場合、メールの誤送信やデータの持ち出しリスクなどがあるでしょう。しかし、わざわざすべての予算データを暗号化ZIPファイルに入れて保管しては、解凍が手間な上にパスワードを忘れる可能性もあります。
予算管理システムはいくつかのセキュリティ対策を取れるようになっています。また、データの盗難や破損があった場合にはサポート支援を受けることもできます。
予算管理システムの費用相場
予算管理システムの費用相場はクラウド型の場合、月額5000円～10万円程度。オンプレミス型の場合、企業規模や機能数によってかなり変動しますが100万円～300万円ほどの製品が多いようです。
予算管理システムのなかには1台のPCでの運用を想定して作られた中小企業向けのものや、ネットワークを介して複数の端末で連動した機能を持つ大企業向けのサービスなどさまざまな種類があります。初期費用や月額費用だけでなく、カスタマイズの費用も考慮して自社の予算に見合った商品、サービスを選びましょう。
複数の企業を比較して費用対効果のより高いものを見つけることを勧めます。無料トライアルがある場合は一度システム担当者が触ってみて、使用感や費用対効果をリアルに想像してみるのも大事です。
予算管理システムの主な種類
予算管理システムは主に以下の3種類に分類することができます。
| タイプ | 特徴 |
| エクセルUIタイプ | エクセルとよく似たUIを持っている、エクセルフォーマットを利用できる製品タイプ |
| 一元管理タイプ | データ作成・集計・編成・分析などの機能がすべてそろっており、外部システムとの連携が得意な製品タイプ |
| データ分析特化タイプ | 企業の財務状況や決算数値、収益や取引記録をもとにしたさまざまな分析に特化した製品タイプ |
下記記事で種類について、より詳しく解説しています。ご参考にしてください。
人気の予算管理システム3選
予算管理システムで人気の3製品を紹介します。
Loglass 経営管理
- データを瞬時に反映し集計・統合を効率化
- 情報へのアクセス性が高い
- 組織変化にも柔軟に対応可能
Loglass 経営管理(ログラス)は予算策定、予実管理、見込み更新といった管理会計のフローを仕組み化し、データの収集・集計作業を極限まで効率化しました。入力されたデータは瞬時に統合され、システムによって自動で集計可能です。表計算ソフトでのデータの収集や蓄積、分析に限界を感じている企業におすすめです。
Sactona
- Excelをユーザーインターフェースとして採用
- 予算管理および経営管理業務の効率化を実現
- オンプレミス型とクラウド型の両方でサービス提供
Sactonaは、アクティビティ別経費予算管理や経費実績管理、プロジェクト管理、業績評価、投資予算管理、為替レートシミュレーションなど、あらゆる経営管理業務を高度なレベルで効率化できます。自社でサーバーを設置してソフトウェアを導入するオンプレミス型か、クラウド型でのシステム提供のどちらかを選択可能です。
DIGGLE
- 施策ごとの予算状況やPL分析をレポートとして出力可能
- 他部門の数値や過去状況を見ながら予算計画を設定できる
- 既存のスプレッドシートなどもデータ連携可能
DIGGLEは予算や実績、見込み数値などをクラウド上で一元管理、共有できる予算管理システムです。予算管理はもちろん、一度フォーマットを作れば、施策ごとの予算状況やPL分析をレポートとして出力できます。
予算管理システムの選び方
予算管理システムは製品数やプランも多く、悩まれている方も多いことでしょう。製品を1つに絞るのではなく、複数製品を比較して検討することがおすすめです。
予算システムの製品や選び方について以下ページで紹介しています。主要製品の比較表も用意しているので、ご確認ください。
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予算管理システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。
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