企業の予算は基本的に期や月ごとに決められ、その範囲の中で業務活動がおこなわれます。
最終更新日: 2024年04月25日
予算管理システムは上記のような予算の管理を効率化できるツールです。この記事では予算管理システムの基礎知識やメリットについて分かりやすく解説します。
そもそも予算管理とは？
予算管理とは一定期間内に使用できる資金を適切に配分し、効果的に運用する行為・手法です。企業がおこなう場合、会社の財務目標を達成するために、一定期間内の収入と支出を計画し、実際の業績を監視・分析するプロセスを指します。
予算管理をおこなうことで、企業は予算計画にそって実績が積み上げられているか？上手くいっていない場合の原因は何か？を追求し、経営状況を正確に把握することができます。
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予実管理や予算策定との違い
「予実管理」は予算と実績を管理することを指し、設定した予算と実際の売上や経費を比較して分析する業務を意味します。
「予算策定」とは1年間の売上予算と経費予算を決めることです。年間の利益目標から逆算するほか、昨年までのバランスを考慮した上で予算を策定します。予算管理業務のなかに「予実管理」「予算策定」業務が含まれることから、双方ともに予算管理の一部と考えるといいでしょう。
予算管理システムとは？
予算管理システムは予算管理に必要な業務を効率化できるツールです。予算編成・管理シートをシステム上で再現し、簡単な操作でエラーチェック、レポーティング等がおこなえます。
従来までのエクセルを利用した予算管理と比べて、予算管理に必要な機能が集約されているため、一括して予算管理業務をこなすことができます。
予算管理システムは中小企業にも必要
予算管理システムは大規模企業で導入するものと考える、中小企業の経理・財務担当者は少なくないでしょう。しかし、限られた資源で運営する中小企業にこそ非常に有用なシステムでもあります。
たとえば、中小企業は収入と支出の変動が大きく、キャッシュフローの管理が難しい傾向にあります。システムを利用すれば、収支データをリアルタイムで把握できるため、迅速に適切な意思決定を下すことができます。
また業務効率化によって、人的リソースを削減できるため、余計な人件費や残業費が発生することもなくなるでしょう。
クラウド型のシステムを導入すれば、短期間で初期費用をかけずに利用を始めることもできます。上記の面で課題を感じている場合、導入を検討してみてもいいでしょう。
予算管理システムの主な機能
予算管理システムの主な機能について以下にまとめました。予実管理機能や予算策定機能のほか、さまざまな機能が搭載されています。
予算管理システムの主な機能
- 予算策定機能
- 予実管理機能
- データ集計・分析機能
- レポート作成機能
- 権限管理機能
- API連携機能
- 多言語・多通貨対応機能
- ワークフロー管理機能
- モバイル対応機能
以下の記事ではこれらの機能について詳しく解説しています。機能について知りたければ、ぜひご覧ください。
予算管理システムを導入するメリット
予算管理システムの導入には以下のようなメリットがあります。
各地域のシステム運用を一本化し標準化できる
海外拠点を含めた予算業績管理がおこなえるため、予算管理に関係するシステム運用を一本化できます。
リアルタイムで地域ごとの決算データや見通しの数値を確認でき、本社と現場のコミュニケーションロスも低減します。
質の高い情報量を増やしスピーディーに経営判断がおこなえる
複数の予算・見込データや会計ソフトの実績データを予算管理システムに瞬時に反映します。
データ集計が簡単かつ迅速になるため、より緻密な管理が可能になるでしょう。組織編成や管理会計のルール変更にも柔軟に対応が可能です。
予算管理の属人化を防止できる
担当者が複数の関数を利用し、必要な分析手法や管理手法が属人化している企業も少なくありません。予算管理システムを導入すると、管理方法や分析方法を統一できるという利点があります。
誰でも簡単に操作できるUI設計のシステムが多く、担当者が変わってもすぐに業務を始められます。
人的ミスや手間を削減できる
予算編成、予算管理をエクセルなどの表計算ソフトでおこなっている場合、データ収集・正誤チェック・データ統合の手間や入力ミスの削減に期待できるでしょう。
従業員のモチベーションが向上する
システムを導入すると、予算が使用された内訳を社内全体で確認できるので、予算計画を含めた経営戦略を従業員も理解しやすくなります。
予算の使い道に対して透明度が高くなれば、従業員は今後の業務方針を立てやすく、モチベーションアップにつながる可能性が高いです。
セキュリティ対策が強化される
エクセルで予算管理している場合、メールの誤送信やデータの持ち出しリスクなどがあるでしょう。
しかし、わざわざすべての予算データを暗号化ZIPファイルに入れて保管しては、解凍が手間な上にパスワードを忘れる可能性もあります。
予算管理システムはいくつかのセキュリティ対策を取れるようになっています。また、データの盗難や破損があった場合にはサポート支援を受けることもできます。
予算管理システムを導入して安定経営を支えよう
予算管理システムは今や多くの企業で導入が進んでいる業務効率化ツールです。
エクセルで管理する場合と比べて、業務効率化はもちろん、属人化の防止にもつながっています。また適切な分析ができるため、取るべき施策が見えやすくなり、企業の安定経営にも貢献します。
予算管理業務に無駄や課題を感じている場合は、システムの導入を検討してはいかがでしょうか？
以下の記事では、おすすめの予算管理システムを各製品の特徴や機能で比較しています。こちらも参考にしてみてください。
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