予実管理の意味や必要性とは？基本の流れ、ポイントや表の作り方も

予実管理は自社の経営状況を知る上で重要な業務です。作業の基本的な流れや管理表の作成方法を知っておけば、担当者がスムーズに業務を進められるようになるでしょう。予実管理の必要性や大事なポイント、システムを利用するメリットについて解説します。

予実管理の基礎知識

予実管理とはどのような管理業務のことを指すのでしょうか。意味や必要性など、まずは予実管理の基本について解説します。

予実管理の意味とは

予実管理とは予算と実績を管理することです。経営目標を達成するための売上や経費に対して予算を設定し、実際の売上や経費を比較して分析する業務を意味します。

目標を基に設定された予算と、実績の推移との数量差異を分析すれば、目標に対する実績の達成度合いを把握することが可能です。不足している部分の補強にも役立てられます。

予算と実績があまりにもかけ離れているようなら、現実的な予算を設定できていない可能性もあるでしょう。適切な目標を設定しやすくなる点も予実管理の特徴です。

予実管理はなぜ必要なのか

予実管理を行うことで、営業活動における課題の本質を捉えられます。予算目標を達成できない理由や、予算と実績の差異が生じる理由を突き詰められるため、問題の本質が見えやすくなるのです。

赤字を出している理由が経費の肥大化と売上不足のどちらか分からない場合、適切な対策を立てられずに本質的な課題が放置されてしまいます。しかし、予実管理を行って課題を可視化すれば、問題解決のための最適解を選択できます。

定期的な予実管理による小まめな分析を行うことで、早めに原因を追究できる点もメリットです。決算時だけでなく、期中でも状況の改善に役立てられます。

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予実管理の基本の流れ

予実管理を適切に進めていくためには、基本的な流れを理解する必要があります。管理の進め方や大事なポイントを押さえておきましょう。

予実管理の進め方

予実管理で最初に行う作業は予算目標と予算の設定です。より現実的な目標を立てた上で、過去の売上・経費実績を確認しながら適切な予算を設定する必要があります。

予算を設定する際は、部署ごとに決めた予算を全社的な予算としてまとめ、事業目標と大きな相違がないか確認することが重要です。

予算が設定できたら実際の管理を進めていきます。課題をできるだけ早期に発見できるよう、予算と実績の比較は月次で実行するのがおすすめです。

予実差は売上額ではなく、営業利益でチェックしましょう。目標達成度と経費との関連性を把握しやすくなります。達成度が足りなければ原因を追究し軌道修正を図ります。

軌道修正にはPDCAサイクルの活用を

予実管理で軌道修正を行う際は、PDCAサイクルを活用しましょう。PDCAサイクルとは、「Plan(計画)」「Do(実行)」「Check(評価)」「Action(改善)」のループにより、業務品質の改善を目指す手法です。

PDCAサイクルを回すことで、ゴールに向けて何をすべきなのかを明確化できます。課題解決や目標達成を効率的に実現できる点もメリットです。

軌道修正がPDCAサイクルに基づいていない場合は、問題解決に遅れが生じたり、経営計画を生かせなかったりする状況にも陥りかねません。PDCAサイクルを活用し、目標完遂を最短ルートで達成しましょう。

予実管理の大事なポイント

予実管理で最も重要なポイントは適正予算の設定です。目標が高過ぎると課題が見えにくくなり、逆に低過ぎる場合は企業が成長しにくくなります。

状況をリアルタイムで管理することも大事なポイントです。月次より週次、週次より日次のチェックを意識し、売上や市場の動向を小まめに把握することを心がけましょう。

より的確な情報収集を実行するためには、素早く集計作業を行える環境整備が欠かせません。ツールやシステムの導入を積極的に検討し、さまざまな情報を幅広く迅速に収集できる環境を整えることが大切です。

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予実管理表の作り方

ツールを用いて予実管理を行いたい場合は、導入のハードルが低いエクセルの利用がおすすめです。予実管理表をエクセルで作成する方法や、エクセル管理の注意点を解説します。

エクセルで作る方法

管理表をエクセルで作る場合は、最初に損益計算書を基にした管理項目を並べましょう。売上高・売上総利益・営業利益などの項目を作り、必要に応じて項目を追加していきます。

次に、項目ごとに当月実績・当月予算・予実差額・予算比を入力・計算できるような表を作ります。前年や前月と比較可能な形にするのがポイントです。

前年実績や予算はあらかじめ入力しておき、実績が入れば予実差額や予算比が反映されるような数式を入れておきます。部署単位や商材単位でシートを分ければ、より細かい分析が可能です。

スプレッドシートでも作成は可能

予実管理表はスプレッドシートでも作成できます。スプレッドシートとは、Googleが提供するクラウド型の表計算ツールです。

エクセルとほぼ同じ機能が搭載されているため、エクセルに慣れていれば問題なく使えるでしょう。無料で利用できる上、インストールを行う必要もありません。

複数人が同時にアクセスできるため、情報をリアルタイムで共有したいケースでも役立ちます。編集後はクラウド上に保存され、常に最新の状態を維持できる点も特徴です。

エクセルで管理する注意点

エクセルの管理では、全ての作業を人の手で行わなければならないため、人的ミスが発生しやすくなります。関数や数式が間違っていればデータとして使えない上、修復にも手間がかかるでしょう。

集計の仕組みを複雑化させてしまうと、データが重くなりやすい点にも注意が必要です。処理が遅くなったり途中でフリーズしたりすれば、業務に支障をきたしかねません。

ファイルをうまく共有化できなければ、リアルタイム性に欠けてしまうこともデメリットです。エクセルはあくまでも表計算ソフトに過ぎないため、柔軟に対応できない恐れがあります。

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予算管理システムについて

より効率的な予実管理を進めたいなら、専用のシステムを導入しましょう。主な機能やメリット、システムの選び方について解説します。

予算管理システムの主な機能

予算管理システムでは、予算計画の策定を効率化できます。部署ごとのデータを細かく収集・分析し、最適なレベルの予算計画を立てることが可能です。

他システムからのデータ自動収集機能も搭載されています。これまで使用していたソフトやツールからデータを自動で取り込めるため、担当者の負担を大幅に軽減できるでしょう。

タイムリーな業績把握による迅速な分析が可能な点も特徴です。大容量データでも処理できるため、エクセルのようにシステムが重くなる心配がありません。

予算管理システムのメリット

予算管理システムを導入すれば、人的ミスを大幅に減らすことが可能です。手作業で行うのは実績データの入力だけであり、集計作業などミスが発生しやすい業務は自動化できます。

予算管理や編成のクオリティを高められる点もメリットです。システムを活用すればPDCAを高速で回せるため、分析や改善をきちんと行えるようになるでしょう。

予実管理のプロセスをシステムで可視化すれば、企業戦略と部署側のどちらに問題があるのかを明確化することが可能です。正しい評価を行えるようになるため、社員のモチベーションアップも期待できます。

予算管理システムの選び方

エクセルで管理を行っている場合は、エクセル運用からの移行をスムーズに行えるかチェックしましょう。エクセルに近い操作性のシステムなら、移行後も作業しやすくなります。

他システムとの連携性を確認することも重要です。情報の収集・分析を効率的に進めるためには、各部署に導入されているシステムとの円滑な連携が欠かせません。

自社の規模や予算に合ったシステムかどうかも確認しましょう。搭載機能や料金体系が自社とマッチしていれば、費用対効果をより高められます。

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効率的な予実管理で企業の課題改善を

予実管理とは、経営目標を基に設定した予算と実績を比較・分析する業務です。課題の本質的な改善ができるようになるため、目標達成を効率的に実現できます。

予実管理はエクセルでも行えますが、業務に手間や時間がかかりやすくなる上、人的ミスも多くなってしまう点がデメリットです。予算管理システムを導入し、より質の高い管理で自社の課題改善を目指しましょう。

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