予実管理表とは
予実管理表は予算を管理するために、事業計画で立てた目標と実際の結果を比較できる形式にした表です。予算と実績の数値を一覧に並べ、事業の進捗状況を確認します。
具体的には以下のような項目を設定し、月次や約束ごとに予算と実績の数値を記入していきます。
予実管理表によく入れる項目
- 売上高
- 売上原価
- 販売費及び一般管理費
- 営業利益
- 経常利益
- 当期純利益
予実管理表を作ることは予算管理、予実管理業務における基本的な業務です。事業規模や業種を問わず、あらゆる企業で活用されています。
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予実管理表を作成するメリット
計画と実績の乖離を早期に発見し戦略を立てられる
予実管理表を作成することで、事業計画で設定した目標と実際の業績を比較し、課題を明確に把握することができます。
見通しと現実がどの程度、何が要因で離れているか見えやすくなります。事業の方向性や当初予測を修正し、目標達成に向けた戦略を立てられます。
部門ごとの業績を評価し問題点を特定できる
予実管理表を作成する際、部門ごとに予実を集計するため、各部門の業績を明確化できます。
全社的な業績管理だけでなく、部門ごとの業績評価が可能です。業績が芳しくない部門の予実を分析することで、問題点を特定し改善策を策定しやすくなるでしょう。
経営資源の適切な配分や予算の修正に役立つ
予実管理表を活用することで、各部門や事業の業績を評価し、経営資源の配分を最適化することができます。
業績が好調な部門にはより多くの資源を投入し、業績が振るわない部門については資源配分を見直すことで、事業全体の効率性を高めることが可能です。
また必要に応じて予算の修正を行い、変化する事業環境に適応することができます。
予実管理表を作成できるツール
Microsoftエクセル
エクセルは予実管理表を作成するのにあたって最も一般的なツールです。
機能が豊富で、数式や関数を使って自動計算できるため、実績と予想の差、予算比を簡単に出力できる点が予算管理表の作成に役立ちます。
ただ枚数が増えれば増えるほど、データが重くなる点には注意が必要です。
Googleスプレッドシート
Googleスプレッドシートは、クラウド型の表計算ツールでインターネット接続環境があれば、どこからでもアクセスできます。
エクセルと似た機能や操作性を持つため、予算管理表の作成が可能です。またクラウドツールであるため、複数のメンバーで予実管理表を作成、共有したい場合に適しています。
予算管理システム
予算管理システムを使って、予実管理表を作成する方法も一般的となっています。予算管理システムは予実管理を含めた予算に関わる業務を効率化するツールです。
予実管理表以外にも予算案の作成や対策レポートの出力などを一括してできるため、予実管理表の作成から活用までを表計算ソフトを使うより、効率化できます。
予実管理表の数値入力ミスや補正も自動でできるため、より精密に管理表を作成したければシステムを使うといいでしょう。
ERP（統合基幹業務システム）
ERPは、企業の基幹業務を統合的に管理するためのシステムです。会計管理、販売管理、在庫管理などの機能と連動して、予算管理表を作成することができます。
またエクセルで作った管理表をERPで管理することも可能でしょう。
BIツール
BIツールは、企業内の様々なデータを収集・分析し、意思決定を支援するためのソフトウェアです。
予算管理表の作成には、「Microsoft Power BI」や「Tableau」などのBIツールを活用できます。
データ収集と分析に長けたツールであるため、予算と実績の実用的な分析をより深く掘り下げられます。
予実管理表作成時の注意点
定期的な更新と確認を怠らない
予実管理表は定期的に更新し、確認することが重要です。予算案や計画は期間ごと、イベントごとに刷新しなければいけないため、併せて管理表も更新する必要があります。
予算の問題点は流れで見ないと分からないケースがあり、定期的に確認しなければ、対策を講じる機会を逃す可能性があります。
関連部門との連携を密にする
予実管理表の作成には、社内の様々な部門からデータを収集する必要があります。関連部門との連携を密にし、適切なデータを適時に入手できる体制を整えることが重要です。
また作成した予実管理表の内容は、できるだけ早く関連部門と共有し、問題点の解決に向けて協力して取り組むことが求められます。
予実管理表の限界を理解する
予実管理表は事業の進捗状況を把握し、問題点を特定するための有効なツールですが、万能ではありません。
あくまで数値的にしか把握できない事項も多く、事業全体を長期的に評価するには向いていません。
関連部門にも話を聞いたり、同業の様子も確認しながら対策を決めましょう。
予実管理表だけでは万全の予算管理は難しい
予実管理表を作成し、予算と実績の差を確認することで、適切な経営資源の配分や予算案の策定ができるようになります。
一方で、予実管理表だけでは把握しきれないことも多く、表計算ツールで作る場合は時間や手間がかかることが分かっています。
予実管理業務の効率化を促進するためには、予算管理システムなどの業務効率化ツールを利用することをおすすめします。
以下の記事では、おすすめの予算管理システムを各製品の特徴や機能で比較しています。あわせて参考にして見てください。
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