予算管理システムを比較する

予算管理システムとは予算データを一元管理し、予算の集計・分析・レポート作成の補助、もしくは自動化を行うツールです。予算管理システムを利用すると属人的になりがちな予算管理が誰でも簡単にできるようになり、誤った計算も大幅に減らせるでしょう。

業務を効率化するだけでなく、シミュレーション機能やリアルタイムの成果表示によって経営戦略の立案に役立てる使い方も可能です。使い慣れたExcelをそのまま利用したり、似たフォーマットで操作できる予算管理システムも多数あるので、新しいツールの導入にも抵抗感なく導入が実現するでしょう。

予算管理システムには特徴の異なる3つの種類があります。それぞれの種類と特徴をまとめたので、選定の参考にしましょう。

Excelインタフェースを活かす

Excelで予算管理をしており、Excelのインターフェースに慣れている企業もあるでしょう。予算管理システムの導入にあたって、新しいシステムへの抵抗感が強い人もいるかもしれません。

予算管理システムの中にはExcelのインタフェースにそっくりなUIのものもあります。見た目だけでなくデータの取り込みや関数の使用などExcelと互換性のある機能を持つシステムもあるでしょう。慣れている画面で操作できるので、運用方法が固まっていて大きな変化が難しい企業におすすめです。

予算管理業務の効率化／一元管理

予算管理に必要なデータ作成・集計・編成・分析などの機能がすべてそろっており、結果が見やすい画面設計の予算管理システムもあります。

ダッシュボードの操作性にこだわっている場合が多く、管理者の負担がぐっと軽減されるでしょう。今までの運用を改め、効率性を重視した予算の一元管理を求めている企業におすすめです。

データ分析(経営管理・経営支援)

予算データを積極的に活用し、経営管理や経営支援に役立てたい企業はデータ分析に特化した予算管理システムを利用しましょう。さまざまなソフトやデータベースとの連携がしやすく、予算データを分析しやすいしくみになっています。ただ予算の管理をするだけでなく、蓄積された予算データを使って経営方針を決定したいと考えている企業におすすめです。

予算管理データの集計・分析業務を効率化する

予算管理システムを利用すると予算データの集計や分析業務が効率化できます。従来のExcelを利用した予算管理では各部門へ定型ファイルの配布・回収、期限が迫っている部署への催促も必要となっていました。

予算管理システムではデータベースを使っての一元管理が可能なため、フォーマットの作成・配布・回収が無くなり、各部門から集めたデータの統合も自動化されます。予算データの作成時間が短縮されるだけでなく、担当者の作業負担も減るでしょう。

一元管理による属人化を防止する

担当者が複数の関数を利用し、独自に考案した分析方法で予算管理を行っている企業も少なくありません。予算管理システムでは管理方法や分析方法がシステムによって一元管理されているため、初めての方が作業しても同じ成果が出せるでしょう。

専門知識が無くても簡単な操作で利用できるシステムなので、属人化が防止します。またすべての予算データが1つのデータベースに集約されるため、一元管理も容易になります。

人的ミスや業務モレを削減する

Excelでの予算管理を行うと、自由度が高いため入力ミスやデータ入力モレなどが発生しやすいでしょう。企業によっては二重・三重チェックなどを行い、余計な手間とコストがかかっているかもしれません。

予算管理システムを利用した場合には入力ミスや業務モレを大幅に削減します。プログラムに沿った計算を行うので、計算ミスやエラーなども起こらず正確な分析結果を表示できるでしょう。

経営判断のスピード向上につながる

予算管理にはデータ収集・正誤チェック・データ統合などさまざまな手順があります。一連の作業を手動で行う場合はかなりの手間と時間がかかるでしょう。

予算管理システムを利用すると、すべてのデータが瞬時に反映されるため、予算状況を考慮した経営判断のスピードが向上します。また分析結果はシステム化された緻密な計算で算出されているため、より確実な予算管理が可能です。市場の変化が激しくスピーディーな経営判断が求められる業種には予算管理システムのメリットが大きいでしょう。

従業員のモチベーションが向上する

予算管理システムを利用すると予算の使用状況がリアルタイムで反映されます。結果だけでなく予算がどのように使われているのかのプロセスを社内全体で見られるので、予算計画を含めた経営戦略を従業員も理解しやすくなるでしょう。予算の使い道に対して透明度が高くなれば、従業員のモチベーションアップにもつながります。

セキュリティ対策が強化される

予算データは社内の重要機密情報の1つです。Excelで管理している場合はメールの誤送信やデータの持ち出しリスクなどがあるでしょう。またわざわざすべての予算データを暗号化ZIPファイルに入れて保管をしていては、解凍が手間だったりパスワードを忘れたりして余計な手間が発生します。

予算管理システムでデータを保管していれば、セキュリティも万全で、万が一データの盗難や破損があった場合にもサポートが受けられるでしょう。

業務課題を解決する機能が揃っている

予算管理システムを選ぶ際は必要な機能がそろっているかをまず確認しましょう。予算計画の達成にはさまざまな要因が絡んでくるので、あらかじめ複数のケースを用意し、シミュレーションできる機能を持っていると便利です。

グローバルに活躍している企業であれば、多言語・多通貨に対応しているシステムがよいでしょう。海外に拠点が無い場合でも取引先に海外企業が含まれる場合もあるので、多言語・多通貨での利用が可能な製品は便利です。

また会計基準に着目して選ぶ必要もあるでしょう。予算の記載項目や数値計算などが各製品の会計基準によって異なる場合があります。特に上場を考えている会社もしくはすでに上場している会社は、日本会計基準に則った予算の作成ができるかを確認しておきましょう。

今まで使っていた予算管理データの移行がスムーズにできるかも確認しておくのがおすすめです。予算管理システムに切り替えても過去のデータをすべて切り捨てるわけでは無いので、新しいシステムへのデータ移行作業が発生します。移行がうまくできないシステムだと過去データをすべて手動で入力する必要が出てくるかもしれません。Excelファイルをそのまま取り込める機能があると余計な手間が省けて便利でしょう。

エクセルフォーマットを活かす

予算管理システムを今まで使っていなかった企業は、Excelで予算の管理を行っている場合が多いです。担当者はExcelでの予算管理に慣れているため、新規システムの導入を快く思わない可能性もあるでしょう。

予算管理システムの中にはExcelフォーマットで操作できる画面や、今まで使っていたExcelファイルからデータのインポートができるシステムもあります。効率だけを考えるのではなく、新システム導入に対する担当者の負担も考慮して予算管理システムを選ぶのも重要でしょう。

機能が使いやすい

予算管理システムの使いやすさも比較ポイントの1つです。高性能な予算管理システムを導入したとしても、担当者が使いこなせなければむしろ生産性が下がる可能性があります。どのシステムが使いやすいかわからない場合は、無料トライアルのある予算管理システムを試すのがよいでしょう。

無料トライアルを利用するとシステムの使用感や管理画面の見やすさ、自社の業務に合った機能が備わっているかなどを事前に把握できます。担当者に操作してもらい、納得した上で導入すると満足度も上がるでしょう。

外部システム連携ができる

予算管理システムは他メーカーとのシステム連携を行う場合があります。たとえば給与計算システムや会計システムなどで算出されたデータを連携して、予算を管理するといった使い方をします。すでに使っている業務システムがある場合は、新しく導入予定の予算管理システムと連携ができるか確認する必要があるでしょう。

また今後新たな業務システムを導入する可能性があるので、拡張性の高い予算管理システムを選ぶと安心です。どのメーカーのソフトと相性がいいかなどを事前に調べておくと、将来役に立つかもしれません。

予算に見合っている

予算管理システムの中には、1台のPCでの運用を想定して作られた中小企業向けのものや、ネットワークを介して複数の端末で連動した機能を持つ大企業向けのサービスなどさまざまな種類があります。

初期費用やランニングコストだけでなく、カスタマイズの費用も考慮して自社の予算に見合った商品・サービスを選ぶのがおすすめです。複数の企業を比較してコストパフォーマンスのより高いものを見つけましょう。

無料製品がある場合は一度システム担当者が触ってみて、使用感や費用対効果をリアルに想像してみるのも大事です。

導入サポートや運用コンサルティングサービスが充実している

すでに使っている予算管理システムがある場合は、新システムへのデータ移行作業が発生します。購入企業側だけでデータ移行をするのは難しいので、メーカーの導入時サポートが充実している企業を選ぶとよいでしょう。

また初期設定に関しては、正しく行わなければシステム導入効果が半減する場合もあるので、導入手順のサポートがあるかも確認しておく必要があります。運用時には予期せぬトラブルがあったり、システムのアップデートがあったりして混乱するときもあるかもしれません。長期的な運用コンサルサービスがある製品なら、いざという時にも安心です。

Excelでの予算管理ではフォーマットの配布・回収・集計などに時間と手間がかかり、担当者の負担も重いでしょう。中小企業でも予算管理システムを取り入れて生産性の向上を図る会社が増えています。

ただし予算管理システムは多くの企業からサービスが提供されており、機能も多岐にわたります。それぞれの企業サイトを見てもどれが自社に合う製品なのか判断がつかない経営者も多いのではないでしょうか。

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