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予算管理システムとは予算データを一元管理し、予算の集計・分析・レポート作成の補助、もしくは自動化を行うツールです。予算管理システムを利用すると属人的になりがちな予算管理が誰でも簡単にできるようになり、誤った計算も大幅に減らせるでしょう。
業務を効率化するだけでなく、シミュレーション機能やリアルタイムの成果表示によって経営戦略の立案に役立てる使い方も可能です。使い慣れたExcelをそのまま利用したり、似たフォーマットで操作できる予算管理システムも多数あるので、新しいツールの導入にも抵抗感なく導入が実現するでしょう。
アウトルックコンサルティング社には、経営管理に関わるさまざまな業務の効率化を実現し、各プロジェクトの経験から積み上げられたノウハウがあります。蓄積されたノウハウをシステムで具現化したのがSactona(サクトナ)です。Sactonaを利用すれば、アクティビティ別経費予算管理・経費実績管理・プロジェクト管理・業績評価・販売単価シミュレーションなど、あらゆる経営管理業務を高度なレベルで効率化できます。
Sactonaは自社でサーバーを設置してソフトウェアを導入するオンプレミス型か、クラウド型でのシステム提供のどちらかを選択可能です。クラウド型を選択した場合は自社でのサーバー・ミドルウェアの購入・保守が必要なくなるため、単純なコストだけでなく手間も減らせます。導入までの工数や期間も少なくて済むので、必要なときにすぐ利用できる点が特徴です。
Sactonaの大きな特徴としてオートメーション機能が標準装備されている点が挙げられるでしょう。予算管理データの取り込みからレポートの出力までクリック1つで自動的に行えます。また外貨換算・連結消去データ・単純合算などは入力したデータから自動で作成されるため、煩雑な操作が一切必要ありません。単純作業から解放されて原因分析や経営戦略にさらに時間を活用できるようになるでしょう。
提供形態 | クラウド |
配賦機能 | 〇 |
無料トライアル | - |
導入実績 | パナソニック、FUJIFILM、LIXILなど |
入力インターフェースや関数に加えて、グラフやチャートなどExcelの利便性をそのまま活かしたシステムになっています。その上でExcelでは実現できなかったデータベースによる一元管理やほかの業務システムとの連携などがBizForecast(ビズフォーキャスト)では可能です。操作性はExcelのまま、迅速な予算作成やシミュレーション分析など予算管理システムの利点を加えた機能を実現しています。
1つの管理画面で各部署の作業状況を一元管理できます。それぞれの担当者が入力した情報が管理画面に反映されるので、リアルタイムで各状況の確認が可能です。共有すべき情報が出た場合はワンクリックで各部署へ配布もできます。メールでのやり取りが不要になるので、文面の作成や添付ファイルのパスワード別送信など面倒な作業を無くせます。暗号化のし忘れといった人為的ミスも減るので、セキュリティも向上するでしょう。
収集・集計された予算データを基に、わかりやすく表示するためのアウトプット作業も必要でしょう。手動で資料を作成すると手間がかかる上に思わぬ入力ミスが起こり、正確な予算案が作成できないかもしれません。BizForecastを利用すればニーズに合わせたアウトプット資料をデザインできます。作成・メンテナンスが簡単で思い通りの資料がすぐに作れるでしょう。
提供形態 | クラウド、オンプレミス(お問い合わせ) |
配賦機能 | 〇 |
無料トライアル | ー |
導入実績 | 伊藤忠商事、餃子の王将、ROSETTEなど |
予算データが入ったExcelと実績情報である財務会計データの突合・集計を自動化し、省力で欲しい結果をすぐに出せます。手動でのデータ取り込み作業や突合作業に使っていた膨大な時間が節約できるでしょう。またデータベースにすべての情報が蓄積されているので、過去レポートの出力も簡単にできます。
データを入力すると管理画面にすぐ反映できるので、リアルタイムに予算消化状況が把握できます。以前は各部署ごとにしか把握できていなかった予算状況も全部署で共有可能です。直感的なUIなので予算と実績が一目で分かるのもうれしい点でしょう。
Excelのみで予算管理をしている場合は、データの抜け・モレ・ミスなどにより何度もファイルのやり取りをするでしょう。入れ間違いによって前のファイルに書き込んでしまったなどバージョン管理も大変です。システムによってクラウド化するとデータも集計シートも一元管理できるので、バージョン管理は必要なくなり出戻りもありません。スムーズな予算策定が可能なので担当者の負担も減るでしょう。
提供形態 | ー |
配賦機能 | 〇 |
無料トライアル | 〇 |
導入実績 | JR九州、中央電力、Chatworkなど |
Manageboard(マネージボード)は高いカスタマイズ性能を誇ります。予算管理システムを丸ごと移し替えるほか、現在使っている予算管理シートから大きく変更したくない場合は一部だけのシステム化も可能です。Manageboardとの連動率を自由に設計でき、企業ごとに最適なカスタマイズを提供できます。
提供形態 | クラウド |
配賦機能 | 〇 |
無料トライアル | 〇 |
導入実績 | マネーフォワード、LAETOLI、世界の山ちゃんなど |
Loglass(ログラス)はデータの収集・集計作業を極限まで効率化しました。まずExcelもしくはGoogleスプレットシートのフォーマットを各担当者へ自動で送付します。入力されたデータは瞬時に統合され、システムのアルゴリズムに沿って自動で集計可能です。意思決定が不要な作業に関しては、人の手を極力介在させずに自動化できます。
当初立てた経営計画がうまくいかない場合も少なくはありません。途中で管理会計ルールを変更したり、組織を組み直したりする場合もあるでしょう。Loglassはマスタでデータを管理しているので、情報の組み換えや変更を簡単に行えます。またタイムマシン機能を利用すればデータの変更点を可視化できるため、元に戻したい場合やミスの発見に役立つでしょう。
提供形態 | ー |
配賦機能 | ◯ |
無料トライアル | ー |
導入実績 | dely株式会社、株式会社アカツキ、株式会社マルエム商会など |
Workday Adaptive Planning(ワークデイ アダプティブ プランニング)を利用すれば各部門から吸い上げたデータを統合し、一元管理できます。シナリオ・実績・指標などがすべての部署で共有されるので、データを根拠とした確実な意思決定が可能です。またレポートに記載されているデータは計算方法や根拠となる詳細な取引まですべてデータベースに保存されているため、必要に応じて簡単にアクセスできます。
入力シートや作成される閲覧シートなど設定項目のほとんどが自由にカスタマイズ可能です。わかりやすいUIで直感的に設定できるので、IT部門のサポートを受けずに高度なレポートを作成できます。もちろん自分でスクリプトを書く必要もありません。一つひとつの設定を行うのが手間な場合は、Excelを利用した一括設定も可能です。
Workday Adaptive Planningでは予算管理のシナリオを複数作成し、同時に運用できます。状況に応じて強気・弱気なシナリオを使い分け、どのような場面にも対応し得る経営戦略を立てられるでしょう。
提供形態 | クラウド |
配賦機能 | ー |
無料トライアル | ー |
導入実績 | KeyBank、NETFLIX、LEVI’Sなど |
予算管理に必要なデータは1つの軸だけでは表せません。fusion_place(フュージョンプレイス)では多次元の軸でデータを保存・集計が可能です。集計できるデータは数値だけではありません。コメントや部署別案件名などの非数値データも数値と同じ1つのデータベースに保持できます。それぞれが分離しておらず一元管理できているので、照会も楽にできるのが特徴です。
Excelで予算管理をする場合、勘定科目や組織が新規で作られたり廃止されたりすると、シートのメンテナンスが必要でした。fusion_placeでは入力段階で項目を削除すると、帳票画面にも自動で反映されるのでレイアウトのメンテナンスが不要です。また入出力画面をユーザーが自ら設計できる「フォームデザイナー」機能も搭載しています。
中堅規模の会社からグローバル企業まで幅広い規模の企業への導入実績があります。また製薬会社・通信事業会社・コピー用品メーカー・宝石店などさまざまな業種に採用されており、fusion_placeの適用力の高さがうかがえるでしょう。
提供形態 | クラウド、オンプレミス |
配賦機能 | ◯ |
無料トライアル | ◯ |
導入実績 | 東急株式会社、paypay銀行株式会社など |
Diva System FBX(ディーバシステム エフビーエックス)を利用すると、予算策定の管理部門だけでなく報告側の各部署でも作業負担を減少できます。株式会社ディーバの調査によると、Diva System FBXを導入する前後では全体で45%(※1)ほど各部門において行う予算策定時間が減りました。特に経営企画部との連携時間が大幅に減り、全体で38%の時間を使っていたのがわずか6%まで減少(※1)しています。管理側・現場どちらの工数も削減可能なので、社内全体の生産性向上につながるでしょう。
Excelに慣れている現場は急にフォーマットが変更されると戸惑うでしょう。Diva System FBXなら集計フォーマットを変更せず、使い慣れたレイアウトをそのまま利用できます。加えてExcelで管理するときに煩雑であった集計作業やエラーチェックなどの自動化が可能です。使用感はそのままにExcel作業の煩雑な部分だけシステムで解決します。
※1 株式会社ディーバ調べ(2023年1月現在)
提供形態 | ー |
配賦機能 | ー |
無料トライアル | ー |
導入実績 | 住友商事株式会社、SHIMADZU (ASIA PACIFIC) PTE LTD.など |
予算管理業務を手作業で行うには専門的な知識が必要です。数名の担当者など限られた人しか予算管理を扱えない企業も多いのではないでしょうか。予算会計エクスプレスでは予算業務を徹底的に研究し、必要な機能をわかりやすく設計しています。予算会計エクスプレスを使用すると、属人化を防いで業務の標準化ができるでしょう。
会計システムのように予算データを仕訳化して管理するのが予算会計エクスプレスならではの特徴です。仕訳データをシステム内に蓄積しているので、損益計算書・貸借対照表・キャッシュフロー計算書など、さまざまな予算財務諸表を一気に作成できます。
予算管理を意味のあるものにするためにはデータの正確性・高度な分析・タイムリーなレポートが必要です。予算会計エクスプレスであれば高度な予算管理を実現し、着地予想まで正確に判定します。キャッシュも含んだ総合的な予想ができるので、PDCAサイクルもスムーズに回せるでしょう。
提供形態 | クラウド |
配賦機能 | ◯ |
無料トライアル | お問い合わせ |
導入実績 | ー |
Oracle Cloud EPM(オラクルクラウドイーピーエム)に移行した企業はあらゆる生産性を向上させています。たとえば毎月の契約に費やす日数を45%(※1)減らし、レポートの策定・作成・提出に費やしていた時間は77%(※1)短くなりました。ほかにもあらゆる指標において効率がUPしたとのデータがあります。
クラウドなら、必要なタイミングで・必要な機能だけをシステム移行できます。たとえば予算計画や決算データのみの移行も可能です。もちろん必要であればすべて丸ごと移行もできます。既存のシステムを拡張する形で新たなシステムを補強できるので、状況に応じて欲しい機能だけを徐々に移行できます。
Oracle Cloud EPMなら、予算管理だけでなく運用計画や決算表作成など、包括的にあらゆる機能が提供可能です。データ分析に関してはAIと機械学習によりハイレベルな価値を提供しています。専門的な財務アナリストがいなくても、データドリブンな意思決定が実現できるでしょう。
※1 オラクル社調べ(2023年1月現在)
提供形態 | クラウド |
配賦機能 | ◯ |
無料トライアル | ◯ |
導入実績 | Dropbox、Lion社、MTN Groupなど |
予算管理システムには特徴の異なる3つの種類があります。それぞれの種類と特徴をまとめたので、選定の参考にしましょう。
Excelで予算管理をしており、Excelのインターフェースに慣れている企業もあるでしょう。予算管理システムの導入にあたって、新しいシステムへの抵抗感が強い人もいるかもしれません。
予算管理システムの中にはExcelのインタフェースにそっくりなUIのものもあります。見た目だけでなくデータの取り込みや関数の使用などExcelと互換性のある機能を持つシステムもあるでしょう。慣れている画面で操作できるので、運用方法が固まっていて大きな変化が難しい企業におすすめです。
予算管理に必要なデータ作成・集計・編成・分析などの機能がすべてそろっており、結果が見やすい画面設計の予算管理システムもあります。
ダッシュボードの操作性にこだわっている場合が多く、管理者の負担がぐっと軽減されるでしょう。今までの運用を改め、効率性を重視した予算の一元管理を求めている企業におすすめです。
予算データを積極的に活用し、経営管理や経営支援に役立てたい企業はデータ分析に特化した予算管理システムを利用しましょう。さまざまなソフトやデータベースとの連携がしやすく、予算データを分析しやすいしくみになっています。ただ予算の管理をするだけでなく、蓄積された予算データを使って経営方針を決定したいと考えている企業におすすめです。
予算管理システムを利用すると予算データの集計や分析業務が効率化できます。従来のExcelを利用した予算管理では各部門へ定型ファイルの配布・回収、期限が迫っている部署への催促も必要となっていました。
予算管理システムではデータベースを使っての一元管理が可能なため、フォーマットの作成・配布・回収が無くなり、各部門から集めたデータの統合も自動化されます。予算データの作成時間が短縮されるだけでなく、担当者の作業負担も減るでしょう。
担当者が複数の関数を利用し、独自に考案した分析方法で予算管理を行っている企業も少なくありません。予算管理システムでは管理方法や分析方法がシステムによって一元管理されているため、初めての方が作業しても同じ成果が出せるでしょう。
専門知識が無くても簡単な操作で利用できるシステムなので、属人化が防止します。またすべての予算データが1つのデータベースに集約されるため、一元管理も容易になります。
Excelでの予算管理を行うと、自由度が高いため入力ミスやデータ入力モレなどが発生しやすいでしょう。企業によっては二重・三重チェックなどを行い、余計な手間とコストがかかっているかもしれません。
予算管理システムを利用した場合には入力ミスや業務モレを大幅に削減します。プログラムに沿った計算を行うので、計算ミスやエラーなども起こらず正確な分析結果を表示できるでしょう。
予算管理にはデータ収集・正誤チェック・データ統合などさまざまな手順があります。一連の作業を手動で行う場合はかなりの手間と時間がかかるでしょう。
予算管理システムを利用すると、すべてのデータが瞬時に反映されるため、予算状況を考慮した経営判断のスピードが向上します。また分析結果はシステム化された緻密な計算で算出されているため、より確実な予算管理が可能です。市場の変化が激しくスピーディーな経営判断が求められる業種には予算管理システムのメリットが大きいでしょう。
予算管理システムを利用すると予算の使用状況がリアルタイムで反映されます。結果だけでなく予算がどのように使われているのかのプロセスを社内全体で見られるので、予算計画を含めた経営戦略を従業員も理解しやすくなるでしょう。予算の使い道に対して透明度が高くなれば、従業員のモチベーションアップにもつながります。
予算データは社内の重要機密情報の1つです。Excelで管理している場合はメールの誤送信やデータの持ち出しリスクなどがあるでしょう。またわざわざすべての予算データを暗号化ZIPファイルに入れて保管をしていては、解凍が手間だったりパスワードを忘れたりして余計な手間が発生します。
予算管理システムでデータを保管していれば、セキュリティも万全で、万が一データの盗難や破損があった場合にもサポートが受けられるでしょう。
予算管理システムを選ぶ際は必要な機能がそろっているかをまず確認しましょう。予算計画の達成にはさまざまな要因が絡んでくるので、あらかじめ複数のケースを用意し、シミュレーションできる機能を持っていると便利です。
グローバルに活躍している企業であれば、多言語・多通貨に対応しているシステムがよいでしょう。海外に拠点が無い場合でも取引先に海外企業が含まれる場合もあるので、多言語・多通貨での利用が可能な製品は便利です。
また会計基準に着目して選ぶ必要もあるでしょう。予算の記載項目や数値計算などが各製品の会計基準によって異なる場合があります。特に上場を考えている会社もしくはすでに上場している会社は、日本会計基準に則った予算の作成ができるかを確認しておきましょう。
今まで使っていた予算管理データの移行がスムーズにできるかも確認しておくのがおすすめです。予算管理システムに切り替えても過去のデータをすべて切り捨てるわけでは無いので、新しいシステムへのデータ移行作業が発生します。移行がうまくできないシステムだと過去データをすべて手動で入力する必要が出てくるかもしれません。Excelファイルをそのまま取り込める機能があると余計な手間が省けて便利でしょう。
予算管理システムを今まで使っていなかった企業は、Excelで予算の管理を行っている場合が多いです。担当者はExcelでの予算管理に慣れているため、新規システムの導入を快く思わない可能性もあるでしょう。
予算管理システムの中にはExcelフォーマットで操作できる画面や、今まで使っていたExcelファイルからデータのインポートができるシステムもあります。効率だけを考えるのではなく、新システム導入に対する担当者の負担も考慮して予算管理システムを選ぶのも重要でしょう。
予算管理システムの使いやすさも比較ポイントの1つです。高性能な予算管理システムを導入したとしても、担当者が使いこなせなければむしろ生産性が下がる可能性があります。どのシステムが使いやすいかわからない場合は、無料トライアルのある予算管理システムを試すのがよいでしょう。
無料トライアルを利用するとシステムの使用感や管理画面の見やすさ、自社の業務に合った機能が備わっているかなどを事前に把握できます。担当者に操作してもらい、納得した上で導入すると満足度も上がるでしょう。
予算管理システムは他メーカーとのシステム連携を行う場合があります。たとえば給与計算システムや会計システムなどで算出されたデータを連携して、予算を管理するといった使い方をします。すでに使っている業務システムがある場合は、新しく導入予定の予算管理システムと連携ができるか確認する必要があるでしょう。
また今後新たな業務システムを導入する可能性があるので、拡張性の高い予算管理システムを選ぶと安心です。どのメーカーのソフトと相性がいいかなどを事前に調べておくと、将来役に立つかもしれません。
予算管理システムの中には、1台のPCでの運用を想定して作られた中小企業向けのものや、ネットワークを介して複数の端末で連動した機能を持つ大企業向けのサービスなどさまざまな種類があります。
初期費用やランニングコストだけでなく、カスタマイズの費用も考慮して自社の予算に見合った商品・サービスを選ぶのがおすすめです。複数の企業を比較してコストパフォーマンスのより高いものを見つけましょう。
無料製品がある場合は一度システム担当者が触ってみて、使用感や費用対効果をリアルに想像してみるのも大事です。
すでに使っている予算管理システムがある場合は、新システムへのデータ移行作業が発生します。購入企業側だけでデータ移行をするのは難しいので、メーカーの導入時サポートが充実している企業を選ぶとよいでしょう。
また初期設定に関しては、正しく行わなければシステム導入効果が半減する場合もあるので、導入手順のサポートがあるかも確認しておく必要があります。運用時には予期せぬトラブルがあったり、システムのアップデートがあったりして混乱するときもあるかもしれません。長期的な運用コンサルサービスがある製品なら、いざという時にも安心です。
Excelでの予算管理ではフォーマットの配布・回収・集計などに時間と手間がかかり、担当者の負担も重いでしょう。中小企業でも予算管理システムを取り入れて生産性の向上を図る会社が増えています。
ただし予算管理システムは多くの企業からサービスが提供されており、機能も多岐にわたります。それぞれの企業サイトを見てもどれが自社に合う製品なのか判断がつかない経営者も多いのではないでしょうか。
自社に適切な予算管理システムを選ぶなら、平均2分で自動診断ができるミツモアのソフトウェア診断を無料で試してみましょう。いくつかの項目に回答すると自社に合った予算管理システムが見つかります。
「fusion_place」ならライセンスフリーのスタンダードプランがあるので、完全無料で経営管理システムを導入可能です。ただし1企業で3ユーザーまでとなっています。「Sactona」や「Workday Adaptive Planning」などは無料トライアル版が用意されています。
「loglass」や「Manageboard」はスタートアップや中小企業への導入実績が豊富です。loglassは、変更がある場合にも臨機応変に対応できる柔軟性とシンプルなデザインが特徴的なシステムです。Manageboardは、専門的な財務知識が無くても簡単に財務諸表が作れる機能や非財務データも一元管理できる点が魅力でしょう。
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