予算管理システムの機能を紹介！基本からオプションまで幅広く解説

予算管理システムには予実管理や予算策定のほか、さまざまな機能が備わっています。

当記事では、そんな予算管理システムの機能について、基本的な機能からオプション・追加的な機能まで幅広くご紹介します。

予算策定機能

予算策定機能は部門別や項目別に予算を設定し、過去の実績データを参考にしながら、将来の予算を作成できる機能です。

経営層が設定した全社的な目標を部門別に割り当てたり、各部門が作成した予算を作成を積み上げることが可能です。

また、複数のシナリオを設定し、様々な前提条件を変更した場合の影響を検討できる製品もあります。

予実管理機能

予実管理機能は予算と実際の収支を比較し、差異を分析、通知できる機能です。予算の執行状況をリアルタイムで確認可能なため、予算の適切な管理に役立ちます。

予実管理機能にはアラート機能が搭載されているものがあり、予算超過や著しい乖離があった場合に、関係者に自動的に通知を送ることもできます。

データ集計・分析機能

データ集計・分析機能は、予算や実績データを様々な角度から集計し、分析する機能です。

部門、勘定科目、プロジェクト、期間などの様々な軸で数値を集計することができます。ドリルダウン機能により、集計された数値の詳細を掘り下げて分析することも可能です。

また、多次元分析やPL分析など、システムによって分析方法は若干違います。

レポート作成機能

レポート作成機能では、予算や実績データを元に、様々な形式のレポートを作成できます。

データの可視化機能により、グラフや図表を使って、データの傾向や特徴を視覚的に把握できるのもシステムの強みです。

予実に差が出た場合の要因を特定したり、必要な対策を講じるのに役立ちます。

権限管理機能

権限管理機能により、ユーザーの役割や所属部門に応じて、システムへのアクセス権限を詳細に設定できます。

例えば、経理部門のユーザーに予算の作成や実績の入力など、広範な権限を与える一方、営業部門のユーザーには、自部門の予算の参照のみを許可するなどの設定が可能です。

これにより機密情報の漏洩を防ぎ、コンプライアンスを確保することができます。

API連携機能

API連携機能は予算管理システムと他のシステムをシームレスに連携する機能です。

会計システムや人事システムとの連携により、予算と実際の収支データを同期したり、人件費の予算と実績を管理すること等ができます。

外部のデータソースとの連携も可能であり、市場動向や経済指標などの情報を予算管理に活かせます。

その他・オプション機能

予算管理システムの中でも一部の製品に備わっている便利な機能について紹介します。

多言語・多通貨対応機能

多言語・多通貨対応機能は現地の言語や通貨で予算管理を行える機能です。

全ての製品に搭載されている訳ではありませんが、為替レートの自動更新機能まで備えているものもあります。

ワークフロー管理機能

ワークフロー管理機能は、予算の申請、審査、承認、実行のプロセスを自動化できる機能です。承認された予算は、自動的に実行可能な状態になります。

また、予算の変更や追加の申請があった場合にも、同様のプロセスで処理することができます。

モバイル対応機能

モバイル対応機能はスマートフォンやタブレットからもシステムにアクセスできる機能です。外出先でも予算の確認や承認を行うことができ、業務の効率化につながります。

まとめ

予算管理システムには多彩な機能があり、予算管理はもちろん、集計や分析を通じて今後の経営計画にも役立てることができます。

集計したデータはさまざまな角度から分析できるため、課題把握や今後の予算策定の参考にもなります。

事業の生産性や精度の向上のために予算管理システムを検討してみてもいいでしょう。以下の記事では、おすすめの予算管理システムを各製品の特徴や機能で比較しています。ぜひ、あわせて参考にしてください。

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