PCログを使った勤怠管理とは？方法や注意点を解説

PCログとは、パソコンを使用した履歴のことを指します。PCログにはPCの起動時間や、作業の内容、シャットダウンの時間などが記録されています。

業務にパソコンを利用している場合「PCログ＝実労働時間の反映」と解釈できるため、PCログは勤怠管理にも活用できます。

本記事では、PCログを使った勤怠管理の概要から導入の方法、また注意点についても詳しく解説します。

PCログを使った勤怠管理とは

PCログを使った勤怠管理とは、パソコンの使用履歴に基づいて業務時間の記録を行うことです。パソコンの起動に応じて出勤を記録し、パソコンのシャットダウンに応じて退勤を記録します。

パソコンを使って業務を行う従業員は、パソコンを出社後すぐに起動して、退勤時にシャットダウンします。そのためパソコンの使用履歴であるPCログを確認すれば、正確な労働時間を把握することができます。

厚生労働省に認められた正確性の高い方法

PCログをもとにした勤怠管理は、厚生労働省に認められた正確性の高い方法です。

2017年1月に厚生労働省が示したガイドラインには「使用者は労働者が働く日の始業・終業時刻を確認し、正しく記録すること」と記述があります。

記録方法として挙げられているのは「タイムカード」「ICカード」「パソコンの使用時間の記録」などです。その中でPCログは「パソコンの使用時間の記録」あたります。

つまりPCログによる勤怠管理は、客観的な事実と記録に基づいた正確な記録方法として認められているということです。

PCログを活用して勤怠管理を行う方法

PCログを使った勤怠管理の方法には、手動でのログ取得とシステム活用の2通りがあります。

従業員のPCから手動でログを取得する

PCログの収集方法として最もシンプルなのは、従業員のPCを直接操作して手動で確認する方法です。

Windows10では「イベントビューアー」から操作ログを確認できます。手順は以下のとおりです。

従業員のパソコンを手動で1台ずつ調べる場合、手間と時間がかかる点には注意が必要です。「打刻申請に虚偽の疑いがある際の確認作業」などには向いていますが、日常的に運用するには管理者への負担が大きくなります。

ログ管理システムを導入する

ログ収集の煩雑さを解消するには、ログ管理システムの導入が打って付けです。ログ管理システムとは業務用のPCやスマホなどの利用ログを、自動で収集および管理できるシステムのことを言います。

中には勤怠管理システムと連携できる製品もあり、打刻時間と照合することで勤怠状況をより正確に把握可能です。

PCログ打刻ができる勤怠管理システムを導入する

勤怠管理システムとは、従業員の勤怠を記録して一元管理できるシステムのことです。タイムカードが出退勤の記録だけであるのに対し、勤怠管理システムは各種休暇の申請・承認、残業やシフトなど勤怠管理業務全般を、パソコンやスマホから行えます。

勤怠管理システムには、PCログで出退勤の打刻ができる製品があります。勤怠管理業務の効率化も図りたい場合は、検討してみるといいでしょう。

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PCログを勤怠管理に活用する際の注意点

PCログによる勤怠管理を行う際に注意すべきポイントは「正確な労働時間をPCログだけで把握できるわけではない」ことと「社員への丁寧な説明を心がける」の2点です。

正確な労働時間をPCログだけで把握できるわけではない

PCログは正確性の高い労働時間を把握するのに適していますが、PCログだけに頼るのはリスクを伴います。

例えば対面でミーティングを行っている社員は、勤務中であれどPCの電源を落としているかもしれません。

また退勤しようとPCをシャットダウンした後に来客対応をした、反対にシャットダウンせずに雑談していた、といったケースも想定されます。

したがって、PCログに基づいて勤怠管理を行なう場合、勤怠管理システムやタイムカードと併用することをおすすめします。

万が一PCのログから正確な勤怠時間がわからなくなった際にも、勤怠管理システムやタイムカードの記録が残っていると適切な対応が可能です。

社員への丁寧な説明を心がける

ログ管理を導入する際、「ログはどこまで見られているのか」など従業員の不安はつきものです。事前に従業員へ丁寧な説明を行なうことを心がけましょう。

「勤務時間を正確に把握して、正当に評価をしたい」「時間外労働を防ぎたい」など、従業員にとってもメリットがある旨をきちんと伝えることで、理解してもらいやすくなります。

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ログ管理ができるシステムおすすめ2選

ログ収集および管理ができるシステムの中から、おすすめのものを厳選して2製品紹介します。

「ラクロ―」

• 打刻レスの自動勤怠管理で手間を削減
• プライバシー保護とセキュリティを重視した設計
• 初期費用無料で月額500円から利用可能

ラクローはPCやメールなどのログから取得された客観的な記録から、勤怠時間の管理を行う勤怠管理システムです。

従業員を監視するようなログを取らない仕組みに配慮されており、あくまでもPCに蓄積されたオン・オフに関わるログのみを表示するようになっています。

従業員のプライバシーを尊重し、必要最低限の情報のみを収集します。また、客観的なログに基づくデータのみを使用することで、適法な労働時間管理を保証します。

1アカウントあたり月額550円(税込)で提供されており、初期費用は無料です。また、最大2ヶ月の無料トライアル期間があり、全機能を制限なく利用できます。

「MINAGINE勤怠管理」

• PCログ取得で勤務状況を明確化
• Web上で申請から承認までを完結
• 管理者による勤務表作成で出勤予定を把握

MINAGINE就業管理は、PCログ取得により社員の勤務状況を明確にし、残業や有給などの各種申請から承認までをWeb上で完結できる勤怠管理システムです。

厚生労働省ガイドラインに準拠し「客観的な記録」が担保でき、IPO（新規上場）を目指す企業に最適です。

初期費用、初期設定代行が0円で月額利用料金が3万円〜と、お求めやすい価格設定となっています。

本製品は、管理者側で社員の勤務表を作成することで出勤予定を把握できるほか、コンプライアンスに重点を置いており、不正打刻防止や効率的な勤怠管理を実現します。

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PCログを活用して正確な勤怠管理を実現しよう

正確な勤怠管理には欠かせないPCのログ管理。ログ管理のできるシステムを導入することで、手動でログ収集をするなどの手間が省けます。

PCログを使って勤怠管理をする際は、勤怠管理システムやタイムカードと併用することや、社員への事前周知を行うことが大切です。

注意点を押さえつつ、自社にあったログ管理方法で適切な勤怠管理を実現しましょう。

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