PCを立ち上げた瞬間からシャットダウンまでの利用状況を記録できるPCログ。リモートワークの普及や働き方改革が求められるなかで、PCログを使った勤怠管理は自己申告に頼らない客観的な勤怠管理方法として厚生労働省にも認められています。
最終更新日: 2024年03月04日
本記事ではPCログを活用して勤怠管理を行う方法やメリット、注意点について詳しく解説。おすすめのログ管理システムも併せて紹介します。ぜひ、正確な勤怠管理を実現するためのアイデア探しにご活用ください。
PCログを使った勤怠管理とは
PCログを使った勤怠管理とは、パソコンの使用履歴に基づいて業務時間の記録を行うことです。パソコンの起動に応じて出勤を記録し、パソコンのシャットダウンに応じて退勤を記録します。
パソコンを使って業務を行う従業員は、パソコンを出社後すぐに起動して、退勤時にシャットダウンします。そのためパソコンの使用履歴であるPCログを確認すれば、正確な労働時間を把握することができます。
厚生労働省に認められた正確性の高い方法
PCログをもとにした勤怠管理は、厚生労働省に認められた正確性の高い方法です。
2017年1月に厚生労働省が示したガイドラインには「使用者は労働者が働く日の始業・終業時刻を確認し、正しく記録すること」と記述があります。
記録方法として挙げられているのは「タイムカード」「ICカード」「パソコンの使用時間の記録」などです。その中でPCログは「パソコンの使用時間の記録」あたります。
つまりPCログによる勤怠管理は、客観的な事実と記録に基づいた正確な記録方法として認められているということです。
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PCログをもとに勤怠管理を行うメリット
PCログに基づいた勤怠管理は虚偽の申告やミスを防げたり、時間外労働の抑制につながったりと、労働基準法を遵守するうえで重要な役割を果たします。
虚偽の申告やミスを防げる
PCログは勤怠記録の改ざんやミス、虚偽の自己申告を防ぐことで、法律を遵守した適切な勤怠管理を実現します。
勤怠管理システムやタイムカードのみによる打刻は、自主申告に頼らざるを得ません。虚偽の報告や記録ミスが生じ、労働時間を正しく把握できていない可能性があります。
その点PCログを使った勤怠管理なら、PCの利用時間に基づいた客観的かつ正確な労働時間を把握することが可能です。
時間外労働の抑制につながる
ステルス残業など、時間外労働の抑制につながる点もPCログによる勤怠管理のメリットです。
例えばタイムカードなどで打刻した後にPCログが残っていた場合、管理画面を見れば一目で残業していたことがわかります。
従業員への指導や業務量の改善などを行いやすくなり、リモート、出社関わらず働きやすい環境を整えるきっかけになるでしょう。
PCログを活用して勤怠管理を行う方法
PCログを使った勤怠管理の方法には、手動でのログ取得とシステム活用の2通りがあります。
従業員のPCから手動でログを取得する
PCログの収集方法として最もシンプルなのは、従業員のPCを直接操作して手動で確認する方法です。
Windows10では「イベントビューアー」から操作ログを確認できます。手順は以下のとおりです。
【操作ログを収集する手順】
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従業員のパソコンを手動で1台ずつ調べる場合、手間と時間がかかる点には注意が必要です。「打刻申請に虚偽の疑いがある際の確認作業」などには向いていますが、日常的に運用するには管理者への負担が大きくなります。
ログ管理システムを導入する
ログ収集の煩雑さを解消するには、ログ管理システムの導入が打って付けです。ログ管理システムとは業務用のPCやスマホなどの利用ログを、自動で収集および管理できるシステムのことを言います。
中には勤怠管理システムと連携できる製品もあり、打刻時間と照合することで勤怠状況をより正確に把握可能です。
ログ管理ができるシステムおすすめ2選
ログ収集および管理ができるシステムの中から、おすすめのものを厳選して2製品紹介します。
「ラクロ―」
- PCやメールなどのログから取得された客観的記録で確認
- 従業員を監視するようなログは取らない
- メールやSlackと連携することで時間外労働の防止や外出時の時間管理が可能
ラクロ―はPCやメールなどのログから取得された客観的な記録から、勤怠時間の管理を行います。
従業員を監視するようなログを取らない仕組みに配慮されており、あくまでもPCに蓄積されたオン・オフに関わるログのみを表示するようになっています。
またメールやSlackと連携することで、深夜にメールやSlackを送っていないか確認ができ時間外労働の把握・防止にも役立ちます。また労働時間の把握が難しい外出の際にも、メールやSlackの送信日時やカレンダーに入力した予定から労働時間を算出できます。
| 初期費用 | 0円 |
| 月額料金 | 550円/1アカウント～ |
| 無料トライアル | 最大2ヶ月 |
| OS | Windows・Mac |
「MINAGINE勤怠管理」
- PCログ取得機能搭載の勤怠管理システム
- PCログ以外にもICカード打刻、Web打刻での勤怠管理が可能
- スリープモードにも対応
MINAGINEはPCログを取得できる機能を搭載した、数少ない勤怠管理システムの1つです。
PCのログオン/ログオフによって打刻時間が管理できます。加えて一般的な勤怠管理システムと同様、ICカードによる打刻、PCやスマホからのWeb打刻も利用可能。
ログオン/ログオフ機能ではPCがスリープモードとなった状態のPCログを残すこともできます。
| 初期費用 | 0円～ |
| 月額料金 | 9,800円～ |
| 無料トライアル | 30日間 |
| OS | Windows・Mac |
PCログを勤怠管理に活用する際の注意点
PCログによる勤怠管理を行う際に注意すべきポイントは「勤怠管理システムやタイムカードなどと併用する」「社員への丁寧な説明を心がける」の2点です。
勤怠管理システムやタイムカードと併用する
PCログに基づいて勤怠管理を行なう場合、勤怠管理システムやタイムカードと併用することをおすすめします。
例えば対面でミーティングを行っている社員は、勤務中であれどPCの電源を落としているかもしれません。
また退勤しようとPCをシャットダウンした後に来客対応をした、反対にシャットダウンせずに雑談していた、といったケースも想定されます。
万が一PCのログから正確な勤怠時間がわからなくなった際にも、勤怠管理システムやタイムカードの記録が残っていると適切な対応が可能です。
社員への丁寧な説明を心がける
ログ管理を導入する際、「ログはどこまで見られているのか」など従業員の不安はつきものです。事前に従業員へ丁寧な説明を行なうことを心がけましょう。
「勤務時間を正確に把握して、正当に評価をしたい」「時間外労働を防ぎたい」など、従業員にとってもメリットがある旨をきちんと伝えることで、理解してもらいやすくなります。
PCログを活用して正確な勤怠管理を実現しよう
正確な勤怠管理には欠かせないPCのログ管理。ログ管理のできるシステムを導入することで、手動でログ収集をするなどの手間が省けます。
PCログを使って勤怠管理をする際は、勤怠管理システムやタイムカードと併用することや、社員への事前周知を行うことが大切です。
注意点を押さえつつ、自社にあったログ管理方法で適切な勤怠管理を実現しましょう。
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