「試算表ってどんな書類？」「作り方や見方がいまいちわからない」このような悩みを抱えていませんか？
最終更新日: 2024年03月02日
試算表は総勘定元帳から数字を転記して作成する集計表で、仕訳や転記にミスがないかどうかをチェックする書類です。
試算表とはどのような書類なのか、作り方や読み方のコツをわかりやすく紹介します。
試算表とは
試算表とは、総勘定元帳から数字を転記して作成する集計表のことです。仕訳や転記、計算などにミスがないかどうかを確認するために使用します。総勘定元帳の正誤を確かめるためのチェックシートと考えるとわかりやすいでしょう。
試算表は「合計試算表」「残高試算表」「合計残高試算表」の3種類に分けられます。それぞれで特徴こそ異なるものの、借方と貸方の合計金額が一致することに変わりはありません。数値が一致しない場合は、転記元の書類や転記自体に何らかのミスがあったと判断可能です。
試算表は月末や決算前など決められたタイミングで作成します。仕訳帳の項目を総勘定元帳に転記し、さらに試算表にまとめたうえで間違いがないかどうかを確認します。
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試算表の種類【作り方と見方も解説】
合計試算表
合計試算表は総勘定元帳をもとに、勘定科目ごとの借方合計と貸方合計を一覧にしたものです。一定期間内の取引合計金額をひと目で把握できます。
借方合計と貸方合計は「貸借平均の原則」により一致していなければなりません。貸借平均の原則とは、複式簿記において全ての勘定科目で借方と貸方の合計金額が一致することです。
合計金額が一致していない場合は、仕訳や転記に間違いがあると判断できます。転記漏れや計算ミスがないかの確認が必要です。
合計試算表では、勘定科目ごとにお金の出し入れの動きも分かります。例えば、現金の勘定科目を見れば、現金の出入金の状況を確認することが可能です。
合計試算表の作り方
合計試算表は次の手順で作成します。
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試算表での勘定科目の並べ方にはルールがあり、上部に資産・負債・純資産を、下部に費用と収益をまとめて並べるのが一般的です。上部と下部の勘定科目が、それぞれ貸借対照表と損益計算書に対応するため、分析や決算書作成がしやすくなります。
合計試算表の見方
各勘定科目の借方と貸方の合計が、仕訳帳のものと一致しているかどうかを確認しましょう。合計試算表の最下部にある借方と貸方の合計額が一致していれば、集計や転記に間違いがなかったことを証明できます。
残高試算表
残高試算表は、勘定科目別に借方と貸方の残高が分かる書類です。借方残高と貸方残高のどちらかに、残高の数値が記載されます。
合計試算表と同様に、残高試算表でも借方と貸方の合計は一致しなければなりません。それぞれの合計金額が同じではない場合、試算表作成までのどこかのプロセスでミスが発生していることになります。
貸借対照表や損益計算書の作成に役立つ点が残高試算表のメリットです。会社の資産・売上・利益なども、残高試算表を見れば確認できます。
残高試算表の作り方
残高試算表は次の3つのステップで作成します。
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借方と貸方の合計額を算出した後、さらに差し引きを行って残高を求めるのがポイントです。総勘定元帳に記載されている勘定科目の残高を全て記入していきましょう。
残高試算表の見方
残高試算表も合計試算表と同様に表の最下部にある借方残高、貸方残高の数値が一致しているかどうかを確認します。金額に相違がなければ、ミスなく会計処理を行えていることになります。
合計残高試算表
合計試算表と残高試算表をひとつの表にまとめたものが合計残高試算表です。勘定科目別で借方・貸方の合計と残高がわかります。
2種類の試算表の長所を兼ね備えている点がメリットです。合計残高試算表が1枚あれば、試算表が役立つ全ての場面で有効活用できます。
ただし、1枚の用紙に全てをまとめなければならないため、書類のサイズが大きくなりやすいことがデメリットです。完成までにはある程度の時間と労力も費やしてしまうでしょう。
合計残高試算表の作り方
合計残高試算表は次の4ステップで作成します。
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借方・貸方の合計額を計算して転記したうえで、さらに差し引きして残高を記していきます。
合計残高試算表の見方
表の最下部にある借方合計と貸方合計が一致しているかどうかを確認します。そして借方残高と貸方残高も一致しているかどうかをチェックしましょう。
いずれも金額に相違がなければ、仕訳や転記、計算に間違いがなかったと証明できます。
なぜ試算表が必要なのか
試算表を作成する最大の目的は、会計処理における仕訳・転記・計算に間違いがないかチェックすることです。また、その特性を活かして、決算書の作成や経営戦略の改善、金融機関からの融資の際にも役立てることが可能です。
決算書の作成
試算表は決算書の作成に活用できます。試算表には毎月や毎年など一定期間の資産や負債をはじめ、売上や経費、利益などあらゆるお金の流れが記載されています。
そのため1年間の試算表を参考に、貸借対照表や損益計算書などの決算報告書類の作成を進められるのです。
経営戦略の改善
試算表は経営方針の見直しにも役立てられます。年1回しか作成しない損益計算書や貸借対照表と違い、試算表は短いスパンでも作成できるため、試算表を参考に経営戦略の改善を図ることが可能です。
金融機関からの融資
試算表は金融機関から融資を受ける際に利用できることも覚えておきましょう。1年間の財務状況が分かる決算書類とあわせて、短期間の経営状況を確認できる試算表も審査時に提出すれば、会社の状態をより正確に把握してもらえます。
試算表を作成するタイミング
試算表を作る間隔やタイミングにルールはありません。業務の都合や作成する目的に応じて、会社ごとにタイミングが異なっています。
経営の改善にも役立てたい場合は、月次や週次で試算表を作るのがおすすめです。売上や利益などお金の動きをより短いスパンで把握できるため、早めの方針転換を実行しやすくなります。
決算書類を作成する直前にミスを確認したいだけなら、決算前に作成する運用でも問題ありません。
試算表が関係する書類
試算表との関連性が高い損益計算書と貸借対照表について、基礎知識を解説します。試算表を適切に管理・運用していれば、これらの決算書類作成の手間が省けます。
損益計算書
収益性や成長性など、1年間の経営成績を示す決算書類が損益計算書です。「P/L」と呼ばれることもあります。事業により入ってくるお金と出ていくお金から、年間の「儲け」を確認することが可能です。
損益計算書は、収益・費用・利益の3要素から構成されています。売上などの収益から、仕入れや経費を示す費用を差し引いたものが、儲けを表す利益です。
損益計算書で計上されている収益や利益が多いからといって、実際に多くの現金が入っているとは限りません。資金繰りを考える際は、損益計算書に反映された収益力だけでは判断できない点に注意が必要です。
貸借対照表
貸借対照表は、会社の財政状況を示す決算書類です。月末や決算日など一定時点における、資産・負債・純資産の残高を把握できます。
会社が保有している資産から、返済義務がある負債を差し引いたものが、返済義務のない純資産です。資産と負債の欄には、資金調達の方法や資金の保有・運用状況が記載されています。
総資産に占める純資産の割合を示す「自己資本比率」が高いほど、経営の健全性が高いと判断できます。1年以内に現金化できる流動資産がどのくらいあるかも、貸借対照表で把握することが可能です。
試算表の活用で経理上のミスを防止
試算表とは、決算報告書をまとめる前に、記載内容に間違いがないか確認するための書類です。経営方針を見直すときや、銀行から借入を受けるときにも役立てられます。
決算前だけでなく月次や週次でも作っておけば、ミスの早期発見につなげることが可能です。試算表を活用して、経理・会計のミス防止に努めていきましょう。
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