試算表とは？作り方や見方をわかりやすく解説

「試算表ってどんな書類？」「作り方や見方がいまいちわからない」このような悩みを抱えていませんか？

試算表は総勘定元帳から数字を転記して作成する集計表で、仕訳や転記にミスがないかどうかをチェックする書類です。

試算表とはどのような書類なのか、作り方や読み方のコツをわかりやすく紹介します。

試算表とは

試算表とは、総勘定元帳から数字を転記して作成する集計表のことです。仕訳や転記、計算などにミスがないかどうかを確認するために使用します。総勘定元帳の正誤を確かめるためのチェックシートと考えるとわかりやすいでしょう。

試算表は「合計試算表」「残高試算表」「合計残高試算表」「決算整理前・整理後残高試算表」の4種類に分けられます。それぞれで特徴こそ異なるものの、「貸借平均の原則」により借方と貸方の合計金額が一致することに変わりはありません。数値が一致しない場合は、転記元の書類や転記自体に何らかのミスがあったと判断可能です。

試算表は月末や決算前など決められたタイミングで作成します。仕訳帳の項目を総勘定元帳に転記し、さらに試算表にまとめたうえで間違いがないかどうかを確認します。

試算表の必要性

試算表を作成する最大の目的は、会計処理における仕訳・転記・計算に間違いがないかチェックすることです。また、その特性を活かして、決算書の作成や経営戦略の改善、金融機関からの融資の際にも役立てることが可能です。

決算書の作成

試算表は決算書の作成に活用できます。試算表には毎月や毎年など一定期間の資産や負債をはじめ、売上や経費、利益などあらゆるお金の流れが記載されています。

そのため1年間の試算表を参考に、貸借対照表や損益計算書などの決算報告書類の作成を進められるのです。

経営戦略の改善

試算表は経営方針の見直しにも役立てられます。年1回しか作成しない損益計算書や貸借対照表と違い、試算表は短いスパンでも作成できるため、試算表を参考に経営戦略の改善を図ることが可能です。

金融機関からの融資

試算表は金融機関から融資を受ける際に利用できることも覚えておきましょう。1年間の財務状況が分かる決算書類とあわせて、短期間の経営状況を確認できる試算表も審査時に提出すれば、会社の状態をより正確に把握してもらえます。

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試算表を作成するタイミング

試算表を作る間隔やタイミングにルールはありません。業務の都合や作成する目的に応じて、会社ごとにタイミングが異なっています。

経営の改善にも役立てたい場合は、月次や週次で試算表を作るのがおすすめです。売上や利益などお金の動きをより短いスパンで把握できるため、早めの方針転換を実行しやすくなります。

決算書類を作成する直前にミスを確認したいだけなら、決算前に作成する運用でも問題ありません。

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試算表の種類【作り方を解説】※テンプレートあり

試算表の種類には「合計試算表」「残高試算表」「合計残高試算表」「決算整理前・整理後残高試算表」の4つがあります。サンプルを例に挙げながら、それぞれの役割、作り方や見方について解説します。

合計試算表

合計試算表は総勘定元帳をもとに、勘定科目ごとの借方合計と貸方合計を一覧にしたものです。一定期間内の取引合計金額をひと目で把握できます。

合計試算表では勘定科目ごとにお金の出し入れの動きも分かります。たとえば、現金の勘定科目を見れば、現金の出入金の状況を確認することが可能です。

合計試算表の作り方

試算表での勘定科目の並べ方にはルールがあり、上部に資産・負債・純資産を、下部に費用と収益をまとめて並べるのが一般的です。上部と下部の勘定科目が、それぞれ貸借対照表と損益計算書に対応するため、分析や決算書作成がしやすくなります。

以下は合計試算表のテンプレートです。ぜひご活用ください。

残高試算表

残高試算表は、勘定科目別に借方と貸方の残高が分かる書類です。借方残高と貸方残高のどちらかに、残高の数値が記載されます。

貸借対照表や損益計算書の作成に役立つ点が残高試算表のメリットです。会社の資産・売上・利益なども、残高試算表を見れば確認できます。

残高試算表の作り方

借方と貸方の合計額を算出した後、さらに差し引きを行って残高を求めるのがポイントです。総勘定元帳に記載されている勘定科目の残高を全て記入していきましょう。

以下は残高試算表のテンプレートです。ぜひご活用ください。

合計残高試算表

合計試算表と残高試算表をひとつの表にまとめたものが合計残高試算表です。勘定科目別で借方・貸方の合計と残高がわかります。

2種類の試算表の長所を兼ね備えている点がメリットです。合計残高試算表が1枚あれば、試算表が役立つ全ての場面で有効活用できます。

ただし、1枚の用紙に全てをまとめなければならないため、書類のサイズが大きくなりやすいことがデメリットです。完成までにはある程度の時間と労力も費やしてしまうでしょう。

合計残高試算表の作り方

以下は合計残高試算表のテンプレートです。ぜひご活用ください。

決算整理前・整理後残高試算表

上記のほかに、決算整理前残高試算表や決算整理後残高試算表があります。作成の方法や見方は残高試算表と同じですが、目的が異なります。

決算整理前残高試算表は、会計期間末に元帳からの転記が正しく行われたかどうかの最終確認をする目的で作成されるものです。決算整理後残高試算表は、その名称が示す通り、決算整理仕訳を全て反映させた後に作成される試算表です。これは会計期間末に最終的な決算書類を作成するための直接的な基礎となります。

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試算表を見るときのポイント

試算表を見るときには借方と貸方の合計額が一致しているかや、資産と純資産、負債の状況に着目しましょう。

借方と貸方の合計額が一致しているか

試算表を見るときの重要なポイントの一つに、借方と貸方の合計額が一致しているかという点があります。試算表において借方と貸方の合計が一致していることは、全ての取引が正確に記録され、計算上の誤りがないことを示す重要な指標となります。

もし合計額が一致しない場合、どこかに記帳ミスや計算間違いがある可能性が高いです。この一致を確認することで、財務記録の正確性と信頼性が担保され、後続の財務諸表作成の基盤となります。ただし、合計額の一致だけでは個々の取引の正確性までは保証されないため、ほかの検証方法と併せて総合的に確認することが望ましいです。

資産と純資産、負債の状況はどうか

試算表を見るときの重要なポイントとして、資産と純資産、負債の状況を把握することが挙げられます。これらの要素は企業の財政状態を示す重要な指標です。これらの関係性や比率を見ることで、企業の財務的な健全性や成長性を評価することが可能となります。

資金繰りの観点からは、流動資産と流動負債の関係に注目することが重要です。流動資産が流動負債を大きく上回っていれば、短期的な支払能力が高いことを示唆し、逆に流動負債が流動資産を上回っていれば、近い将来に資金繰りの問題が生じる可能性があります。また、現金及び現金同等物の残高を確認することで、即時の支払い能力を把握することができます。

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試算表と貸借対照表、損益計算書の関係

試算表は会計期間中の取引を総括し、貸借対照表と損益計算書を作成する前の準備段階として機能します。試算表の残高のうち、資産や負債、純資産に関する項目は、そのまま貸借対照表に反映されます。収益と費用に関する項目は損益計算書に転記されます。試算表を適切に管理・運用していれば、これらの決算書類作成の手間が省けるでしょう。

以下では損益計算書と貸借対照表について詳しく解説します。

貸借対照表

貸借対照表は、会社の財政状況を示す決算書類です。月末や決算日など一定時点における、資産・負債・純資産の残高を把握できます。

会社が保有している資産から、返済義務がある負債を差し引いたものが、返済義務のない純資産です。資産と負債の欄には、資金調達の方法や資金の保有・運用状況が記載されています。

総資産に占める純資産の割合を示す「自己資本比率」が高いほど、経営の健全性が高いと判断できます。1年以内に現金化できる流動資産がどのくらいあるかも、貸借対照表で把握することが可能です。

損益計算書

収益性や成長性など、1年間の経営成績を示す決算書類が損益計算書です。「P/L」と呼ばれることもあります。事業により入ってくるお金と出ていくお金から、年間の「儲け」を確認することが可能です。

損益計算書は、収益・費用・利益の3要素から構成されています。売上などの収益から、仕入れや経費を示す費用を差し引いたものが、儲けを表す利益です。

損益計算書で計上されている収益や利益が多いからといって、実際に多くの現金が入っているとは限りません。資金繰りを考える際は、損益計算書に反映された収益力だけでは判断できない点に注意が必要です。

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試算表を楽に作るなら会計ソフトの導入がおすすめ

試算表をエクセルを使って作成するのは、決して難しくない手段ですが、経理業務に慣れていない場合や、業務が増えてくると手間やミスのリスクが大きくなります。

とくに日々の売上や経費の記帳、月末の締め処理などが増えると、エクセルでの作業が煩雑になりがちです。そのため、会計ソフトを導入することで、試算表作成を大幅に簡単にすることができます。

次の記事では会計ソフトの基礎知識をわかりやすく解説しています。ぜひ、あわせて参考にしてください。

試算表の活用で経理上のミスを防止

試算表とは、決算報告書をまとめる前に、記載内容に間違いがないか確認するための書類です。経営方針を見直すときや、銀行から借入を受けるときにも役立てられます。

決算前だけでなく月次や週次でも作っておけば、ミスの早期発見につなげることが可能です。試算表を活用して、経理・会計のミス防止に努めていきましょう。

次の記事では、会計処理を効率化できる会計ソフト各製品を比較しながら紹介しています。日々の会計業務効率化を目指すなら、ぜひあわせて参考にしてください。

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