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個人事業主の知らなきゃ損する領収書!宛名と整理・保管方法

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最終更新日: 2018年10月11日

個人事業を開始したばかりの頃、よくわからないのが「領収書」。

どのような領収書が経費にできるのか、レシートは不可なのか、領収書がない場合はどうすればいいのか等、事業を始めたばかりの頃は疑問だらけです。

さらに領収書はもらうばかりでなく、事業の取引先に対して発行もしなければなりません。

何を記載しなければならないか、印鑑はどうするのか、収入印紙はいくら必要なのか等、これも知る機会のないことばかりです。

今回は、個人事業主に向けて、領収書を受け取る場合と領収書を発行する場合の両方から、それぞれ疑問を解説します。

個人事業主が経費として落とせる領収書

まずは、領収書を受け取って経費とする際に知っておくべき、領収書の意味や経費にするポイントについて解説します。

領収書とは

領収書とは、金銭の支払いを受けた側がその受領を証明するために、金銭の支払いを行った側に対して発行する書類です。
個人事業では、経費を支払った際の証明書として活用されています。
「宛名」や「但し書」といった独特の項目があることが特徴です。

領収書は必ず発行してもらえる?

金銭の支払いを受けた側に、領収書を発行する義務はありません。
民法では、支払者が支払先に領収書の発行を請求する権利が認められていますが、発行しなかったからといって罰を受けるものではないのです。

しかしながら、領収書を発行することで、支払者にとっては相手からの二重請求を防止することができ、支払先にとっては相手の未回収債権の管理がしやすくなるメリットがあります。

また、税法では個人事業の経費(必要経費)を計上するためには、その支出が事業に関連するものでなければなりません。領収書は他人が作成した書類であるため、その金額等に不正が行われる可能性が低く、税務調査において信憑性が高い書類の一つとなります。

つまり領収書の発行は、取引上と税務上それぞれのメリットから、商取引において慣行的に発行されてきた書類なのです。

経費として落とせる領収書とは

経費として落とせるかどうかのポイントは、その支出が「事業の利益に貢献するものであるかどうか」です。
例えば、商品の仕入れ代や材料費の支払い、事務用品費や事業専用パソコンの通信費など、事業のための支出は広く経費に該当します。
逆に事業に関係のあるとは言えない買い物や、但し書が曖昧で事業主が何を買ったか説明できないようなものであれば経費とは認められません。

特に注意したいのは、交際費として支払った飲食代や贈答品の購入費です。
個人事業の場合、プライベートな交流との区別がつきにくく、私的な飲み会やプレゼントも事業に関係があるとこじつけることができてしまいます。
こうした個人事業の特性から、税務調査で交際費はチェックされやすい項目です。

税務調査では数年前の領収書も調査対象です。しかし、何年も前のことを領収書だけ見て質問されても、具体的な事業との関連性を説明することは難しいでしょう。

そこで交際費を経費にする際は、領収書の保管に加えて、飲み会の参加者全員の氏名や会合の目的を、帳簿や領収書に記録することが重要です。
手間はかかりますが、後に無用な疑いを向けられないようにしっかり記録しておきましょう。

領収書に宛名等がない場合

領収書をもらったけれど宛名等が空欄になっているなど、その書類に不備がある場合があります。
もし領収書に不備があったとしても、それが理由で経費として認められないわけではありません。

ただし、領収書に不足している情報があれば、帳簿の摘要欄に確実に記録しておきましょう。また、他の書類で領収書の不備が補えるような記録があれば、税務調査をスムーズに受けるためにも一緒に保管しておくことが望ましいです。

個人事業主の領収書はレシートでもOK

レシートは領収書として認められるの?

お店で渡されるレシートを、わざわざ領収書に変えてもらう人を見たことはないでしょうか。

領収書でなくとも経費に計上することは可能ですが、注意点もあります。

ここではレシートを経費にすることの可否、領収書もレシートもない場合の対策と注意点、消費税課税事業者のルールなどを解説します。

領収書がなければ経費にできない?

経費にできるかどうかは、事業に関連する支出であるかどうかがポイントで、領収書の有無が判断の基準になるわけではありません。

したがって領収書がなくとも、レシートがあれば経費にすることができます

レシートには「宛名」がありませんが、その点をもって経費が認められないなんてことはありません。むしろレシートは購入したものが機械的に印字されるため、領収書よりも事業への関連性を明確に示せるというメリットがあります。

領収書やレシートがない場合の対策

領収書を紛失したらどうなる?

領収書やレシートは金銭の受領書です。したがって、クレジット決済や銀行振込みの場合、決済をしても領収書は発行されません。

またお祝いや香典、供花代などの慶弔費、自動販売機で購入した飲み物や切符代などは金銭の支払いでも、領収書やレシートはもらえませんよね。

領収書やレシートがない場合は、代わりの書類で対応します。クレジット決済の場合は利用伝票の控えやクレジットカード会社が発行する請求明細書、銀行振込みの場合は振込明細書などです。

慶弔費や自動販売機等の支出であれば、出金伝票や支払証明書を作成しましょう。

出金伝票や支払証明書とは、どこにいくら支払いを行ったかを自分で記載する書類です。

また、人間ですから1度や2度くらいの紛失も起こり得ます。領収書を紛失した場合は、再発行してもらえなければ、これも出金伝票や支払証明書を作成して対応する他にありません。

出金伝票や支払証明書には最低でも、作成者、日付、支払内容、金額、支払先の5項目は記載しましょう。

領収書やレシート以外で経費にする際の注意点

出金伝票や支払証明書は自作の書類ですから、支払先が発行した領収書やレシートより支出が適正であることを証明する力はどうしても劣ります。

そのため保管書類が出金伝票や支払証明書ばかりだと、税務調査では疑いの目を向けられやすいのが弱点です。
したがって、出金伝票や支払証明書を作成する際は、できるだけ支払い事実を補強する資料、例えば招待状や会葬御礼状、見積書や請求書、その他関連する文書と一緒に保管しましょう。

また消費税の課税事業者の場合、出金伝票や支払明細書、クレジットカード会社が発行する請求明細書、銀行の振込明細書、そしてレシートは、次の制限を受ける点に注意して下さい。

消費税課税事業者の場合

消費税の課税事業者が、支払った消費税について仕入税額控除を適用するには、その領収書等の書類には厳格な記載が求められます。

具体的には以下の項目です。
・書類の作成者の氏名または名称
・取引の年月日
・取引の内容
・対価の額(税込)
・書類の宛名

したがって事業所得の経費にするだけならレシートでよくても、仕入税額控除を適用するにはレシートに宛名がないため、レシートでは不可ということになります。

ただし、小売業、飲食業など不特定多数を相手に取引を行う業種については、宛名は省略してよいとされているため、これらの業種であればレシートでもOKです。

さらに、上記の記載要件に加えてもう一つ、仕入税額控除を適用するための領収書等は「事業者に対し課税資産の譲渡等を行う他の事業者がその事業者に交付するもの」でなければなりません。
つまり、取引の相手方が発行した書類でなければならないということです。

そのため、出金伝票や支払報告書、さらにカード会社が発行する請求明細書、銀行振込みの振込明細書では、いずれも仕入税額控除の適用はできません。ただし、カード決済時にお店が発行した利用伝票やご利用明細は、仕入税額控除が認められる余地があります。

国税庁 カード会社からの請求明細書

しかし、少額な支払いまでこのように厳格な要件を設けてもあまり意味がありません。そこで、金額が3万円未満の取引である場合や、書類の交付を受けることができないやむを得ない事情がある場合(領収書等が発行されない性質の取引等)は、領収書等の保存を省略することができます。

したがって課税事業者は、まずは1度の取引が3万円以上に該当するか、該当する場合は、その業種によって領収書やレシート(小売業、飲食業等)を発行してもらえばよいというわけです。

個人事業主の領収書の整理方法

領収書の整理のコツ

ここでは、個人事業を始めたばかりの人に向けて、領収書の整理方法や口座引落の活用、生活費の移動方法についてご紹介します。

デキる人の領収書の整理方法

領収書の整理は、それを基に記帳することをイメージして行うことが大切です。
整理の際は、以下のようにお金の出口で分けて分類しましょう。
・小口現金
・通帳
・クレジットカード払い
・事業主借

このように分けることで、同じ相手勘定科目の仕訳を効率よく入力することができます。

領収書の整理方法に決まりはありませんが、昔ながらの方法として親しまれているのが、ノートの左下から右上に向けて少しずつずらしながらのり付けしていく方法です。

少しだけずらすことにより、領収書の端が露出するので、その部分に証票番号を連番で付せば、仕訳の入力漏れも防ぐことができます。

アナログな方法かも知れませんが、領収書の紛失も入力漏れも同時に防止できる一般的な整理方法です。
ただし、事業主借にクレジットカードの利用明細が混ざると仕訳が重複するため、その点だけ注意しましょう。

引き落としにしておいたほうがいいもの

多くの会計ソフトでは、仕訳パターンを記憶させる機能がついています。この機能を、固定費の支払いで記憶させると非常に効率のよい経理ができることは多くの方がご承知のとおりでしょう。

さらに効率化するには、その固定費を全て同一の口座から引き落としにすることがおすすめです。例えば水道光熱費や、新聞、会費などの固定費などは、支払いを一つの口座や1枚のクレジットカードに集約させると、通帳やクレジットカードの請求明細から効率的に金額を拾うことができ、経理をスピーディに終えることができます。

生活費のお金の移動の方法

個人の生活費は経費ではないため、いくら引き出しても、書類を発行したり書類をとっておいたりする必要はありません。お金を移動させた後は、事業用通帳の帳簿処理を事業主貸勘定で行い残高の管理をしておく必要があります。

個人事業主の領収書の保管期間

領収書の保管期間は?

領収書の保管期間や、電子帳簿保存法によるスキャナ保存について解説します。

領収書は7年間

青色申告者である個人事業主の領収書等の書類は、帳簿とともに7年間の保存が必要です。
取引に関して作成した請求書、見積書、契約書などについては5年でよいのですが、これを領収書と区別して整理しておく必要がないため、全て7年間としておいた方が誤廃棄の心配がないでしょう。

消費税課税事業者の注意点

消費税上では、帳簿と書類については7年間の保管が必要です。
ただし5年経過した後は、帳簿か書類のいずれかの保存によることができます。
しかし、5年では青色申告者の帳簿保存要件を満たさなくなるため、管理のしやすさからも全て7年に統一して保存した方がよいでしょう。

電子帳簿保存法による整理方法の変化

電子帳簿保存法とは、税法上保存義務のある帳簿や領収書等の書類を、紙ではなく電子データで保存することを認める法律です。

特に領収書等の証憑書類(しょうひょうしょるい)と呼ばれる書類の保存は、形状がバラバラで数も多い上、運搬作業や紛失・誤廃棄の防止措置などを講じなければならず、保存に少なからず負担がかかります。そこで電子帳簿保存法では、領収書等の書類についてスキャナ保存が認められているのです。

さらに2016年にはスキャナ保存に関する要件が緩和され、デジカメやスマホで撮影した画像でもよいこととなり、多くの事業で取り入れやすくなりました。

適用するためには、開始3ヶ月前までに税務署に申請書を提出することや、不正や事故を防止するための体制づくりなど様々な条件があります。
経費が少ない事業であれば必要性は高くありませんが、こうしたペーパーレスな保存方法もあることはぜひ知っておきましょう。

個人事業主の経費の按分とは

経費と認められる家事関連費

領収書から少し離れますが、ここで個人事業主が経費を計上する上で必ず知っておかなければならない家事按分について解説します。

個人事業主の経費と家事費

個人事業の経費には、もちろん生活費や個人的な支出は認められません。
例えば、プライベートな交際費や交通費、自分や家族の保険料や税金、医療費などを経費にすることは不可です。
こうした私的な支出を家事費といい、一切経費にはできません。

家事関連費と家事按分

一方、事業としての支出の中に私生活部分が混ざっていることが、個人事業ではよくあります。
特に自宅開業者であれば、電気代や通信費、場合によっては家賃など、事業で使っている部分と私生活の利用部分が混在していることが普通です。
このように、事業費の中に私生活費が混ざっている費用のことを家事関連費といいます。

家事関連費は、私生活部分を除いた金額だけを経費とすることが可能です。

少し専門的な表現を借りると、家事関連費を経費とするためには、
・支出の主な部分が、業務の遂行上必要だといえること
・金額が、業務と私的な部分を明確に区別できること
の2点が条件になります。

「支出の主な部分が業務の遂行上必要だといえること」とは、その支出のメインが事業目的であることを意味します。
例えば、学生時代の同窓会に参加した際に、事業に関連する話がたまたま聞けたからと言って、その参加料を経費にするというのは認められません。

「金額が、業務と私的な部分を明確に区別できること」とは、事業を行っている時間数や床面積、使用回数等何らかの合理的な基準で、私的な支出部分を除外できるものをいいます。
例えば、一階が店舗で二階に家族が暮らす土地家屋の固定資産税は、床面積でそれぞれ事業と家事費に分けることができます。

家事関連費は、決算整理で私生活部分の金額を事業主貸に振り替える作業が必要です。

個人事業主の領収書の宛名と書き方

領収書の宛名の書き方

これまでは受け取った領収書を経費にする方法を解説してきました。

ここからは、個人事業を営む上で個人事業主として領収書を発行する際の記載方法や印紙税などの注意点を解説します。

領収書の宛名や但し書って何?屋号は必要?

領収書の宛名には受け取る側の屋号や個人名などを記載します。
作成する際に「宛名書きは何としましょう」と尋ねておくとスムーズです。
宛名は、法人であれば法人名、個人事業であれば個人の屋号を記載します。
屋号を持たない個人事業主もいるため、個人事業の宛名は個人名でも構いません。

領収書の記載項目5つ

領収書に記載する項目は、以下の5つです。
・領収書の作成者
・作成年月日
・支払内容(但し書)
・金額
・領収書の受領者(宛名)

金額には慣行的な記載方法があり
・金額の前に¥マークをつける
・三桁ごとにコンマを打つ
・金額の最後尾(一の位)の後にハイフンを書く
という方法が用いられます。

また、消費税の課税事業者の方は、必ず消費税額がわかるように記載しましょう。この後解説する、印紙税の金額判定で重要になってきます。免税事業者の方は、消費税の納税義務が御座いませんので、仮に区分記載したとしても、記載金額と合算して売上として処理することとなります。
参考:https://www.nta.go.jp/law/zeiho-kaishaku/shitsugi/inshi/19/21.htm

領収書は市販の様式に手書きしてもよいですし、エクセルなどで作成しても構いません。

領収書に押す印鑑は?

領収書への押印がなくとも、法律上問題はありません。
ただし、印鑑は偽造防止のために押すものなので、受け取った取引相手としては信頼感があるでしょう。
押す印鑑は、実印や銀行印ではなく、認め印を使用します。

個人事業主が領収書を発行する際の注意点

領収書発行の注意点

領収書を発行する場合は、印紙税がかかります。

印紙税の額は、領収書の金額の書き方の影響を受けるため、ここでは、印紙税のルールや金額の書き方、節税する方法、クレジット決済導入時の対応について、ぜひマスターして下さい。

印紙税は正確に

一定額を超える領収書は、印紙税法により収入印紙を貼らなければなりません。
印紙税は、課税文書の作成に対して発生する税金です。
領収書は、印紙税法上の「売上代金に係る金銭の受取書」という課税文書に該当します。
5万円以上の金額の領収書であれば200円、100万円を超えたら400円、200万円を超えたら600円と、最高で20万円まで徐々に税額が上昇する仕組みです。この金額が税込か税別かは、領収書の金額の書き方で判定されます。

免税事業者においては、消費税を区分記載していたとしても、常に記載金額と消費税額の合計金額で印紙税額の判定が行われます。

国税庁の例では、1,080万円の記載方法として下記の4パターンを例示し、上2つの課税価格は1,000万円、下2つは1,080万円として扱うとしています。

・金額1,080万円 うち消費税額等80万円 → 課税対象1,000万円(印紙税2,000円)

・金額1,080万円 税抜価格1,000万円 → 課税対象1,000万円(印紙税2,000円)

・金額1,080万円 消費税額等8%を含む → 課税対象1,080万円(印紙税4,000円)

・金額1,080万円(税込)→ 課税対象1,080万円(印紙税4,000円)

消費税等の額が区分記載された契約書等の記載金額

つまり消費税額がわかる「記載」がなければならないということです。

上から2番目も消費税額を直接記載していませんが、税込価格及び税抜価格が記載されているため、消費税額が明らかと判断され、課税対象は税抜価格が参照されます。

事業で使う領収書が上2つの書き方になっているか、事前にチェックしておきましょう。

ちなみに領収書は、『印紙税法 別表第一 課税物件表』の番号17に、売上代金の受取書が定義されているため、17号文書と呼ばれることもあります。

詳細な印紙税の金額は、国税庁のサイトで確認して下さい。

国税庁 印紙税額の一覧表

もし収入印紙を貼らなかった場合は、納付しなかった印紙税額とその2倍に相当する金額、つまり納付すべき印紙税の3倍の金額を、過怠税として徴収されてしまいます。

ただし、領収書のうち「営業に関しない受取書」に分類されるものは、金額に関わらず印紙税はかかりません。
営業に関しない文書とは、営利目的でない事業が発行する領収書で、例えば公益法人、剰余金の配当ができない一般社団・財団法人、医師や税理士などが発行する領収書です。

収入印紙の貼り方

収入印紙は、領収書の右下あたりの余白に貼ることが一般的です。
収入印紙を貼り付けた後は、その収入印紙の二次利用を防止するため消印が必要になります。消印とは、印紙と領収書の両方にかかっていることとが分かるようハンコをけばOKです。

もし収入印紙を貼り間違えた場合は、税務署に印紙税過誤納確認申請書とともに持っていけば、還付を受けることが可能です。

印紙税を節税するには

現行の解釈では、印紙税はFAXや電子メールで送付した領収書のデータには課税されません。
FAXや電子メールが、印紙税法上の課税文書の作成に該当しないからです。

したがって最も手っ取り早く印紙税を節税するには、文書ではなくデータで相手に交付することです。
ちなみに送られた電子データの領収書を相手が自分のパソコン等から印刷しても、それに印紙税がかかることはありません。

クレジット決済導入時の注意点

印紙税の課税文書となるのは金銭の受取書です。
したがって、クレジット決済時にお店が発行するクレジット利用伝票も印紙税はかかりません。もしクレジット決済を導入する場合は知っておきましょう。

ただし、クレジット決済を導入しても取引相手からあえて領収書を求められる場合があります。
領収書の交付は先述のとおり任意ですが、もし交付する場合は、その領収書のどこかにクレジットカード利用である旨は明記しなければなりません。この記載を怠ると、その時点でこの領収書は17号文書となってしまい、通常の印紙税が発生します。

国税庁 クレジット販売の場合の領収書

まとめ ミツモアで確定申告に強い税理士を探そう

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いかがでしょうか。

個人事業主の領収書について解説しましたが、すぐに全てを覚えるのは大変です。

領収書の話はとても重要ですが、もちろんこれで経理が全てできるようになるわけでもありません。

まずは、専門家にわからないところを尋ね、少しずつ疑問を解消していくことから始めてみましょう。

今後、事業を拡大する時を考えれば、なるべく事業規模が小さいうちに、経理のノウハウはマスターしたいところ。

そのためには専門家と対話しながら、少しずつ書類の意味や重要性を感覚的に掴んでいくことが近道です。

ミツモアでは、確定申告や領収書の扱いなど、経理の悩みや素朴な疑問をわかりやすくお答えできる税理士をお探しいただけます。

まずはお気軽にご相談下さい。

この記事を監修した税理士のコメント

多田税理士事務所 - 大阪府枚方市東中振

経費を漏れなく計上するのが節税のキホン中のキホンです。個人事業主の最低税率は 15.105%(所得税、復興特別所得税、住民税)。たとえば、経費を10,000円計上すれば、 その分所得が減って、納税額は1,510円少なくなります。しかし、領収書をなくして、経 費計上が漏れてしまったら、その分納税額が増えることになります。  つまり『領収書』は、『15%のキャッシュバック券』なのです。100円の領収書でも 『15円のキャッシュバック』が受けられるので、経費を漏れなく計上するため無くしたり せず確実に整理・保管するようにしてください。
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2018年08月10日 By 石田夏