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個人事業主・フリーランスが確定申告で計上できる経費と申告方法を解説

最終更新日: 2019年12月24日

個人事業主やフリーランスの方にとって、確定申告は欠かせないものです。しかし、毎年確定申告をしているけれど経費として申告できるものをしっかりと理解していないという人もいらっしゃるのではないでしょうか。本記事では、確定申告で認められる経費項目を詳しく解説しています。また、確定申告書の書き方や領収書の管理方法・期間まで幅広くご説明します。

確定申告で認められる経費とは

確定申告で認められる経費とは
確定申告で認められる経費とは

確定申告で認められる経費は、申告する前の年の1月1日から12月31日の期間事業の収入を得るために使用した費用のことです。経費に計上できる金額に上限はありません。本記事では経費を多く計上するメリットと、経費として認められるための条件、申告するために按分が必要な経費の処理方法ついて詳しくご説明します。

経費とは

経費とは収入を得るために使用した費用のことです。個人事業主の所得税は会計期間の収益に対して課税されます。具体的な計算方法は次の①~④の手順で行ない④で納税額の計算をします。
経費が多いと①の所得金額が減り、課税対象となる金額も減ります。そのため、確定申告で経費をもれなく正しく計上することは節税につながります。

【所得税と納付額の計算方法】

① 1年間の売上合計 - 経費= 所得金額
② 所得金額 - 所得控除 = 課税所得
③ 課税所得 × 税率 = 所得税額
④ 所得税額 — 税額控除 = 納税額

経費として計上できる条件

経費として計上できる金額や算入時期の条件は次のようになります。

【必要経費に算入できる金額の条件】

① 収入金額に対応する売上原価その他その収入金額を得るために直接要した費用の額
② その年に生じた販売費、一般管理費その他業務上の費用の額

簡単にいうと、その年の売上に関する材料などの原価や、電話代などの業務上の費用のことです。

【必要経費の算入時期】

確定申告する対象の年において債務が確定している必要があります。具体的には①~③のすべて満たす場合です。

(1)その年の12月31日までに債務が成立していること。
(2)その年の12月31日までにその債務に基づいて具体的な給付をすべき原因となる事実が発生していること。
(3)その年の12月31日までに金額が合理的に算定できること。

参考:やさしい必要経費の知識|国税庁

債務が確定しているというのは、実際に現金を支払ったかどうかで判断するのではありません。12月分の請求書を1月に支払う場合には、12月に債務が確定していると考えて、その金額は年内の経費として計上します。

家事按分できる経費

個人事業主が自宅開業している場合は、仕事とプライベートの両方で同じものを使用します。共有するものの費用には家賃や水道光熱費、車の経費やガソリン代などがあります。このような費用を家事関連費といいます。確定申告で経費としていくらまで計上するかは、プライベートで使用する部分と仕事で使用する部分の割合を按分して、経費を計算します。これを「家事按分」といいます。

確定申告でどこまで経費として計上できる?

確定申告でどこまで経費として計上できる?
確定申告でどこまで経費として計上できる?

確定申告でどこまで経費として計上できるか考えてみます。材料費や事務用品など事業にのみ使用したことが明確な経費は問題なく経費に計上できますが、プライベートと明確に区分できないものは家事按分が必要ですし、他にも交際費や備品の償却など特殊なものがいくつかあります。経費計上する時に注意が必要な項目について説明します。

確定申告で認められる経費の項目一覧

必要経費の具定例
平成29年分 収支内訳書(一般用)の書き方 出典:国税庁

確定申告で認められる経費の項目には、上記の表のような種類があります。表の勘定科目すべてを設定する必要はなく、任意で勘定科目を設定して管理します実務的なことを考えると、確定申告書に添付する収支内訳書の通りに勘定科目を設定して管理したほうが、確定申告の時に項目別に内訳を集計しやすく便利です。

表の科目欄の丸の数字や記号は確定申告書に添付する収支内訳書の項目欄の番号を示しています。

経費と認められる家事関連費

確定申告で経費として認められる家事関連費の代表は自宅兼事務所の家賃です。家賃を例にして何割を経費に計上できるか考えてみましょう。経費にできる割合は基本的に仕事で使う面積をもとに按分計算します。

例】自宅兼事務所100㎡の4LDKで家賃が20万円。事務所として1室20㎡を使用。

家賃20万円×事務所20㎡÷自宅兼事務所100㎡=4万円

家事按分した家賃4万円が事務所家賃として経費に計上できます。

個人事業主が家賃を経費にする方法に関してはこちら>>>個人事業主が家賃を経費にする方法 家事按分や仕訳について解説|ミツモア

経費と認められる交際費

確定申告で経費として認められる交際費は、既存の取引先だけでなく、潜在的な取引先候補との飲食費も認められます。また取引先へのお中元やお歳暮、慶弔関係の支出、手土産代は交際費として処理して問題ありません。

注意が必要なのは飲食代やゴルフ代です。取引先と飲食を伴う打ち合わせは、領収書に打ち合わせ相手、人数、用件などを記入しておけば常識の範囲内なら経費としての計上が可能です。一人当りの単価が5,000円までなら問題になりません。忘年会やゴルフコンペはプライベートとの境界があいまいですから、開催案内を領収書と一緒に保管して業務上必要であったことがわかるようにしておくことで経費にできます。

【交際費として認められるもの】

  • お中元
  • お歳暮
  • 手土産代
  • 仕事上の冠婚葬祭
  • 打ち合わせの飲食代
  • 業界団体の忘年会やゴルフコンペなど

交際費に関する詳しい記事はこちら>>>接待交際費として個人事業主が計上できる経費の上限は? 交際費のポイントを解説|ミツモア

経費と認められる10万円以上の備品

事業を行なうためには机やイスなどの様々な備品が必要となります。一組10万円以上のものは原則として固定資産となり減価償却費の計算が必要になります。デスクトップパソコンはハード本体・ディスプレイ・キーボードで一組と考え、10万円未満なら消耗品費で経費処理し、10万円以上なら固定資産に計上し耐用年数に応じて減価償却費を計算して経費処理します。

ただ、10万円以上20万円未満であれば一括償却資産として3年間の均等償却が出来ますし、青色申告を選択している場合は、少額減価償却資産の特例で30万円未満のものは、年合計300円万まで減価償却せず一括で経費として処理できます。

実務的には次のような処理になります。

  • 白色申告:10万円を超えたら原則として固定資産として計上し減価償却(ただし、一括償却資産の規定を使える)
  • 青色申告:30万円を超えたら固定資産として計上し減価償却(年合計300万円まで)

減価償却の方法には定額法と定率法があり次のように計算します。

  • 定額法:固定資産の耐用期間中に毎期均等な額を減価償却費として計上します。
  • 定率法:固定資産の耐用期間中に毎期期首未償却残高に対して、耐用年数に応じた率をかけた金額を減価償却費として計上します。
減価償却方法
平成30年分白色申告者の決算の手引き(一般用) 出典:国税庁

この記事を監修した税理士からのコメント

安田亮公認会計士・税理士事務所 - 兵庫県神戸市中央区

経費は、「必要経費」とも言われています。その名の通り、事業に必要な経費という意味です。経費かどうか判断に迷う場合は、この「事業に必要かどうか」を基準に考えていただければ良いです。
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確定申告で経費として計上できないもの

経費計上できない項目
個人事業主が経費として計上できないものとは?

個人事業を行なっていると事業に関するものとプライベートの支払いが混在してきます。確定申告では、経費として認められるかどうかの判断が難しいものがあります。ここでは、個人事業主に起こりうる支出で、確定申告で経費にできないものについてご説明します。

所得税、住民税は経費にならない

所得税住民税は、確定申告で経費に認められません。この2つは個人に係る税金だからです。しかし、同じ税金でも個人事業税は認められます。個人の事業に係る税金だからです。支払う時はどれも「税金」として払いますが、その税金が個人に係るものか、事業に係るものかで経費として認められるかどうかがかわってきます。簡単にいうと、サラリーマンが同じように払っている税金は経費に認められないのです。ただし、個人事業主が支払う固定資産税は必要経費として計上でき、家事按分の対象となります。

国民健康保険料、国民年金保険料は経費にならない

国民健康保険料と国民年金保険料も確定申告では経費と認められません。どちらも、個人に係る費用で事業とは関係のないものだからです。ただし、国民健康保険料と国民年金保険料は社会保険料ですから所得控除の対象です。

最初の項目「経費とは」でご説明したように、経費と所得控除はどちらも課税所得を計算する過程で引く額ですから税金計算の結果は同じです。経費として売上から引くのか、所得控除として所得から引くのかの違いだけです。

生計を一にする親族への報酬は経費にならない

生計を一にする親族に支払う給与・地代などは原則、確定申告で経費として認められません。相場より高い賃料で家族の土地を駐車場として借りるなど、故意に経費を増やすことができてしまうため認められていないのです。

ただし、生計を一にする親族に対して支払っている給与については、経費として認められる場合があります。青色申告の場合青色事業専従者給与に関する届出書を税務署へ提出した場合に限り、青色事業専従者給与として経費に計上できます。白色申告の場合は、事前の届出は不要で、確定申告時に事業専従者控除(配偶者86万円、それ以外は50万円まで)を受けることができます。

罰金や過料は経費にならない

罰金や過料は確定申告で経費として認められません。罰金以外の過料とは、各種加算税や各種加算金、国税を期限までに支払わなかった延滞税や、地方税を期限までに支払わなかった延滞金のことです。

駐車違反の反則金や、契約書などの課税文書に貼り付ける印紙を正しく処理しておらず、印紙税を納付していないことで課税される過怠税も経費にすることはできません。

確定申告書の書き方と提出方法

 確定申告書類の書き方と提出方法
確定申告書類の書き方と提出方法

個人事業主は会社員と異なり年末調整がありません。そのため、自分で確定申告をして所得税を納めます。また、申告には事業の収入から経費を引いて収支を計算した書類を添付する必要があります。その収支の結果をもとに所得税を計算するのです。
確定申告書に添付する必要書類や書き方と提出方法について詳しくご説明します。

確定申告の必要書類

個人事業主の確定申告には青色申告白色申告があります。白色申告は誰でもできますが、青色申告は申告する年の3月15日までに税務署へ届出をしていなければなりません。青色申告と白色申告では認められる経費も異なりますので、青色申告を選択する場合は忘れずに届け出ましょう。申告の種類により必要な書類が違いますので以下で確認してください。

白色申告に必要な書類 青色申告に必要な書類
① 確定申告書B
様式第二表には配偶者、扶養親族、事業専従者のマイナンバーを記載
② 各種控除を証明する書類
収支内訳書
「マイナンバーの記載」と「本人確認書類の提示又は写しの添付」
① 確定申告書B
様式第二表には配偶者、扶養親族、事業専従者のマイナンバーを記載
② 各種控除を証明する書類
青色申告決算書
「マイナンバーの記載」と「本人確認書類の提示又は写しの添付」

確定申告に必要な各種書類は以下の国税庁のホームページからダウンロードできます。

確定申告書、青色申告決算書、収支内訳書等|国税庁

【白色申告】収支内訳書の書き方

収支内訳書(一般用)の記入方法
収支内訳書(一般用)の記入方法 出典:国税庁

白色申告には①確定申告書B、②各種控除を証する書類、③収支内訳書が必要です。必要書類③の収支内訳書の書き方は、左上部分に収入と原価を記入します。その下から中段までは経費を科目別に記入します。ここで、勘定科目別の集計が必要となってきます。

参考:平成29年分 収支内訳書(一般用)の書き方|国税庁

【青色申告】青色申告決算書の書き方

所得税青色申告決算書の記入方法
所得税青色申告決算書の記入方法 出典:国税庁

確定申告の青色申告には①確定申告書B、②各種控除を証する書類、③青色申告決算書が必要です。必要書類③の青色申告決算書の書き方は、左上部分に収入と原価を記入します。その下から中段までは経費を科目別に記入します。科目の㉕~㉚は任意で使用します。

参考:平成29年分 青色申告決算書(一般用)の書き方|国税庁

確定申告書Bの書き方

個人事業主は確定申告書Bを使い申告します。確定申告書Aは会社員や年金収入のみの人が使うものです。確定申告書の収入欄には青色申告決算書や収支内訳書の左上の売上金額を記入します。所得金額は売上から経費などを引いた最後の所得金額を記入します。

青色申告決算書を例にとると、収入欄と所得欄は次のような転記になります。

事業所得者の方の記入例
事業所得者の方の記入例 出典:国税庁
事業所得者の方の記入例
事業所得者の方の記入例 出典:国税庁

【確定申告書B第一表の記載例】

確定申告書B第一表 記入例
確定申告書B第一表 出典:国税庁

すべての記入が完了した確定申告書Bです。収入と所得金額を記載例のように記入します。経費の金額は収入から所得金額を計算する際に使用するだけで、確定申告書には記入欄はありません。右側の専従者給与(控除)額青色申告特別控除額は該当がある場合のみ記入します。

【確定申告書B第二表の記載例】

確定申告書B第二表 記入例
確定申告書B第二表 出典:国税庁

所得の内訳欄に該当事項を記入します。事業専従者に関する事項は、事業専従者がいれば、氏名、マイナンバー(個人番号)、生年月日、従事月数等を記入します。一番下の事業税は、課税される事業と非課税の事業があります。また、 事業の種類により税率が異なります。事業税が課税される事業や税率は以下のページから確認できます。

参考:個人事業税|東京都主税局

確定申告書の提出方法

確定申告書の提出方法は次の3通りあります。経費を集計して作成した青色申告決算書や収支内訳書も確定申告書に添付して提出します。

  1. 所轄税務署に持参する
  2. 所轄税務署に郵送する
  3. e-Taxで電子申告する

    以下の「確定申告書等作成コーナー」から電子申告することができます。
    確定申告書等作成コーナー|国税庁

e-Taxで確定申告書を作成する場合、詳しい作成方法などは以下のページを参考にしてください。

参考:青色申告決算書・収支内訳書を作成した後に確定申告書を作成する手順編|国税庁

必要経費の領収書やレシートはどうする?

必要経費の領収書やレシートはどうする?
必要経費の領収書やレシートはどうする?

確定申告で申告する経費は領収書をもとに集計します。領収書は、「支払いをした証拠」とされ、基本的に領収書のない経費は認められませんレシートやカードの売上明細票も支払いをした証拠として代用できます。領収書の扱いと、領収書が発行されない場合や紛失した場合の経費の処理についてご説明します。

領収書は必ず保管する

確定申告書を提出する時に、領収証やレシートなどの経費を証明する書類を併せて提出する必要はありません。しかし、税務調査が入った場合は調査対象となりますので、必ず保管してください。

特に、青色申告は要件のひとつが「帳簿書類の保管」ですから、税務調査で提出を求められた時に保管していないと、青色申告を取り消されてしまう場合があります。ノートへの貼り付けや、ファイルで保管するなど管理しやすい方法で保管しましょう。

領収書の保管期間は?

帳簿書類の保存期間
帳簿書類の保存期間 出典:国税庁

領収書の保管期間は5年です領収書以外にも支払いをした証拠として経費の証明に使った書類は5年保管です。この期間は確定申告書の提出日ではなく、提出期限の翌日から数えます。

青色申告は欠損金を3年まで繰り越すことができますが、欠損金が生じた年度の帳簿の保存期間は10年間ですので注意してください。欠損金を繰り越す場合も、その会計年度分も含めて10年保存となります。

領収書がもらえなかった場合は?

確定申告で経費として認められるために領収書が必要と記載しましたが、領収書がもらえないこともあります。その場合は、レシートやカードの売上明細票など必要事項が記載されているものであれば代用できます。宿泊料などは支払証明書でも代用できます。

【必要記載事項】

  1. 支払日
  2. 購入金額
  3. 購入物
  4. お金を受け取った者の氏名・名称や住所

領収書や明細などの証明する書類が全くない場合は、必要な記載事項を記入した「出金伝票」を作成して保管しましょう。公共交通機関の料金は使用頻度が高いため、出金伝票を作成するか、一覧表を作成して管理すると便利です。

出金伝票
出金伝票記入例

この記事を監修した税理士からのコメント

安田亮公認会計士・税理士事務所 - 兵庫県神戸市中央区

レシートはついつい処理を先延ばしにして溜まりがちになります。1週間単位でExcelや会計ソフトに記録するなど、定期的な記録をするようにしましょう。1年分溜まってしまっては手をつけるのもおっくうになってしまいます。
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サラリーマンも経費が認められる?

サラリーマンも経費が認められる?
サラリーマンも経費が認められる?

個人事業主の経費について説明してきましたが、実はサラリーマンにも経費が認められています。通常のサラリーマンは確定申告をする必要はなく、会社の年末調整で必要経費を考慮して年間の所得税を計算します。しかし、サラリーマンのなかには確定申告をすれば、年末調整で認められた経費以上の額が認められるケースがあります。サラリーマンの経費についてご説明します。

サラリーマンは給与所得控除がある

給与所得控除額の一覧表
給与所得控除額の一覧表 令和元年分 出典:国税庁

サラリーマンには必要経費として給与所得控除が認められています。サラリーマンの所得税は、収入から給与所得控除などの各種の控除を引いた残額に所得税率をかけて計算します。この作業は会社の年末調整で行なっており、会社が発行する源泉徴収票には給与所得控除を反映した所得税が計算されています。そのため、基本的にはサラリーマンは確定申告が不要なのです。

スーツ代や飲食代等の特定の支出に対する控除がある

サラリーマンのなかには、給与所得控除ではまかなえない支払いを自己負担している場合があります。そういった人のために、スーツ代や飲食代等の特定の支出に対する控除があり、認められれば所得税が還付されることになります。

【特定支出控除と認められる要件】

  • 特定支出控除として認められる経費の合計が給与所得控除の金額の1/2を超えること
  • 会社が発行した特定支出に関する証明書を添付すること

【特定支出控除として認められる経費】

  1. 通勤費
  2. 転居費
  3. 研修費
  4. 資格取得費
  5. 帰宅旅費
  6. 勤務必要経費

現実的には、支出した経費額が特定支出控除と認められる要件を満たすことは難しく、殆ど使われていないのが現状です。また、申請には各種の経費の支払いの根拠を保管して集計するといった手間もかかり、その手間をかけただけの節税効果が見込めない場合もあります。

まとめ

個人事業主の経費は申告制ですから正しく計上することが重要です。日々の少額の支払いであっても年間支出額を集計すると思いのほか大きな額になることもあります。また、家事按分や減価償却費は高額のため影響が大きいので手間でも経費として計上するようにしましょう。漏れなく処理することで大きな節税効果を得ることができます。

この記事を監修した税理士からのコメント

安田亮公認会計士・税理士事務所 - 兵庫県神戸市中央区

税金の世界は「知っているか、知らないか」だけで損得が大きく変わる世界です。たとえば、青色申告のメリットを知らずに、難しそうだからと言ってとりあえず白色申告にした場合、65万円控除を受けられず、大きく損してしまいます。 最低限の知識は習得し、実務的に難しい部分については税理士に依頼されることをおススメします。
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この記事を監修した税理士

安田亮公認会計士・税理士事務所 - 兵庫県神戸市中央区

安田亮(公認会計士・税理士・CFP🄬) 1987年 香川県生まれ 2008年 公認会計士試験合格 2010年 京都大学経済学部経営学科卒業 大学在学中に公認会計士試験に合格。大手監査法人に勤務し、その後、東証一部上場企業に転職。連結決算・連結納税・税務調査対応等を経験し、2018年に神戸市中央区で独立開業。所得税・法人税だけでなく相続税申告もこなす。
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