個人事業主の確定申告では経費を適切に計上する必要があります。計上漏れがあると税金が高く計算されてしまい、本来払う必要のない税金まで払うことになるため注意が必要です。
最終更新日: 2024年06月28日
経費の項目の種類や分類の仕方、上限、申告書の書き方など、確定申告と経費の関係を正しく理解した上で確定申告を行いましょう。
この記事の監修税理士
越智聖税理士事務所 - 愛媛県松山市天山
確定申告で計上できる経費について
確定申告で経費を分類したり計上したりするときには、そもそも経費とは何か、いくらまで計上できるのか、経費に関する基本的な考え方を理解しておく必要があります。
個々の経費の項目や確定申告書の書き方など、具体的な事項について見る前に、まずは経費の基本を押さえるようにしましょう。
経費とは？
経費とは収入を得るために直接要した費用のことです。商品の仕入れにかかった費用や従業員に払う給料、事務所の家賃など、さまざまな費用が経費に該当します。
確定申告で経費として計上できるのは、その年に債務の額が確定した金額です。その年に支払っていなくても債務として確定済であれば経費になります。逆に支払った場合でも債務が未確定であれば経費になりません。
例えば商品を仕入れた際、請求書を受け取って買掛金として処理するケースは、仕入費用はまだ支払っていませんが経費として計上できるケースです。
また白色申告と青色申告では経費の対象が異なり、青色申告では家族に支払った給料を経費にできるなど、経費の範囲が広くなっています。
個人事業主の経費の家事按分について
費用を支払ったときに、私的な費用と業務上の費用、両方の性質が混在している場合があります。このような場合、払った費用のすべてを経費として計上することはできません。
経費にできるのは、家事上の費用（業務に関係ない費用）を除いた業務に関連する金額です。取引の記録などに基づいて、業務遂行上直接必要であったことが明らかに区分できる場合に、その区分できる金額を経費として計上できます。
例えば事務所兼自宅の家賃であれば、床面積などをもとに計算して事務所の家賃にあたる額を経費として計上します。
個人事業主の経費と所得税の関係
所得税の計算では、収入から経費を引いて所得額を求めた上で、各種所得控除額を引いて税率をかけて税額を計算します。つまり経費が多くかかれば、税率をかける金額が小さくなって税負担が軽くなるということです。
逆に経費の計上漏れを起こすと税額が高く計算されてしまうので、個人事業主として確定申告をする際には、経費を適切に把握・計上する必要があります。
経費はいくらまで計上できるのか？
個人事業主の経費にいくらまでという上限はありません。事業に関する費用で経費に該当するものは、すべて確定申告の際に計上できます。ただし費用を計上した結果、収入を上回って赤字になった場合の取扱いが白色申告と青色申告で異なります。
白色申告では損失の繰り越しや繰り戻しはできません。計上できる経費の額に上限はないものの、税額計算で考慮される経費の額は実質的に収入の額までです。
一方で青色申告の場合は、その年の損失を繰り越したり繰り戻したりできるので、収入の額を超える額の経費も税金の計算で考慮できます。
経費の見極め方
領収書やレシートに記載された費用が経費にあたるのか、経費の項目は何になるのか、判断する際には一定の基準や考え方に基づいて決める必要があります。
そうしないと、経費の分類や項目の選択の基準が曖昧になり、確定申告書の記載内容に不整合が生じたり書き方を間違えたりすることがあるので注意が必要です。
経費の見極め方として重要になるポイントを押さえるようにしましょう。
事業との関連性
同じ支出であっても、事業に関連すれば経費ですが関係なければ経費ではありません。
例えば喫茶店で支払ったカフェ代は、仕事の打ち合わせが理由ならば事業との関連性があるため経費です。しかし単に私的な理由で喫茶店に入った場合は、経費にはあたらず計上できません。
出張交通費や贈答品など、その他の費用についても事業との関連性の有無によって経費かどうかが変わります。
売上とのバランス
経費があまりに多いと、事業に関連した費用を適切に計上しているのか、税務署から疑われたり指摘を受けたりする可能性があります。
例えば設備投資費用を経費として計上した場合でも、事業の内容や規模から考えてあまりに高額であれば不自然です。経費ではない費用まで計上して納税額を不正に引き下げたと見なされると、罰則を科されることになりかねません。
また経費が多いと利益が減ったり赤字になったりして、金融機関の印象が悪くなり借入れが難しくなる場合があります。計上できる経費にいくらまでという上限はありませんが、確定申告では売上と経費のバランスを考えることが大切です。
個人的な支出ではないか
個人事業主本人の生活費など、個人的な支出は経費ではありません。自宅の家賃や水道光熱費、食費や衣服の購入費用など、私的な費用は経費の対象外です。
また給料に関しては、従業員に支払った給料は人件費のひとつとして経費になります。しかし売上の中から個人事業主の生活費等に充てた額については、給料として扱って経費に計上することはできません。
そもそも個人事業主には給料という概念がなく、給料の名目で経費計上することはできないからです。
経費として計上できるもの
経費の項目は法律で決まっているわけではなく、基本的に自由に設定できます。しかし、よく考えずに闇雲に項目を設定するのは良くありません。
事業内容の振り返りや他社比較などの分析がしにくくなり、どの項目に何の費用が計上されているのか、自分でも分からなくなって確定申告の際に困ることがあるからです。
経費の項目は一般的にどのように設定して、どの項目に何の費用を経費として計上できるのか、経費について具体的に見ていきましょう。
一般的な経費18項目について
一般的によく使われる経費の項目としては、次のものが挙げられます。
＜経費計上できる項目と具体例＞
| 給料賃金 | 雇用したスタッフの給料など。現物支給した場合は、その費用を含む |
| 外注工賃 | 仕事の一部を外部の業者等に依頼した場合の費用など |
| 減価償却費 | 仕事で使うパソコンなどの機器や車など、高額な資産を一定期間計上する費用 |
| 貸倒金 | 手形や貸付金などで回収できなかった費用 |
| 地代家賃 | 事務所や店舗の家賃など |
| 利子割引料 | 運営資金を借入れた場合の利子や手形の割引料など |
| 租税公課 | 消費税や固定資産税、事業税、印紙税などの税金のほか、同業者でつくる組合や商工会などの会費。ただし、所得税や国民年金保険料などは含まれない |
| 荷造運賃 | 商品の小売を行っている場合にかかる、ダンボールなどの包装資材費、商品発送のための運賃など |
| 水道光熱費 | 事業で使用した水道、電気、ガス代など |
| 旅費交通費 | 事業で使用した電車、バス、タクシー、宿泊費など |
| 通信費 | 事業で使用したインターネット料金、電話代、切手代など |
| 広告宣伝費 | 事業を告知するために行ったチラシや新聞、インターネット等の広告の制作費、配布用ノベルティの制作費など |
| 接待交際費 | 取引先へのお中元、お歳暮の費用、接待した場合の飲食費など |
| 損害保険料 | 事業で使用した自動車の損害保険料、事務所の火災保険料など |
| 修繕費 | 車や事務所、使用しているパソコンなどの機器の修理費 |
| 消耗品費 | コピー用紙、文房具、電球、ガソリン代のほか、使用可能期間(法定耐用年数)が1年未満、または取得額が10万円未満のものの購入費 |
| 福利厚生費 | スタッフの慰安、医療、衛生、保険などのために支払った費用。スタッフの健康保険、厚生年金、雇用保険などの費用 |
| 雑費 | 事業で使用した、上記の項目に当てはまらない必要経費。少額で継続性がないもの |
なお修繕を行った場合でも、資産の価額を増したり使用可能期間を延長したりする支出をした場合は、原則として修繕費としては扱わず、減価償却資産を取得したものとして減価償却を行います。
勘定科目の選び方
上の表で紹介した経費の項目のうち、選び方で注意が必要なのが「雑費」です。雑費は他の項目に当てはまらない費用を計上する項目ですが、何に分類するか分からない費用を何でも雑費にして良いわけではありません。
項目として雑費を使うのは、主に適切な項目が見つからない場合です。清掃代や証明書の発行手数料など臨時・一時的に生じる費用などを計上します。
また、その他の勘定科目で適切なものがなく雑費にあたると思われる場合でも、取引件数が多いときは新しい勘定科目を設定して仕訳しましょう。
何でも雑費に計上して雑費の額が大きくなると、「いい加減な経費処理をしている」と税務署に疑われたり、脱税の疑いをかけられる可能性があるので注意してください。
勘定科目の追加について
事業の内容によっては、一般的な勘定科目では分類できないような費用が恒常的にかかる人もいるはずです。
勘定科目を追加してその費用を他の費用と区別しておけば、分かりやすくなって分析がしやすくなりますし、雑費の額が大きくなって税務署に疑われる可能性も低くなります。
勘定科目の名称には決まったルールはなく、どのような書き方をしても間違いではありませんが、自分や税務署の人が見たときに分かりやすい名称にしておきましょう。
例えば業務に関連して新聞や雑誌を定期購読しているなら、図書費などの項目を追加します。書籍の名称ごとに項目を設定してしまうと、細かすぎて仕訳をする際の手間が増えるなどデメリットが生じるので、経費の項目としては図書費などが使われるのが一般的です。
経費として計上できないもの
費用の中には経費にならないものがあります。確定申告をする際、費用を何でも経費として計上できるわけではありません。
ここでは経費に算入できない費用を具体的に紹介するので、該当する費用がかかった場合でも間違って経費に計上しないようにしてください。
経費に算入できない費用の具体例
経費に算入できない費用としては、例えば次のようなものが挙げられます。
| 事業に関係のない支払い | 自宅を事務所としている場合の家賃や水道光熱費、通信費など |
| 事業主自身、家族や親族のための支払い | 事業主自身の給与、健康診断の費用、同一生計の家族に払った給与など |
| 事業主の税金 | 事業主自身の所得税、住民税など |
| 罰則金・反則金 | 業務中に起こした交通違反の罰金や反則金など |
| 経費ではなく資産にあたる支出 | 敷金や保証金（契約終了後に返却される場合） |
家族に払った給与は経費になりませんが、青色申告者の場合は、年齢が15歳以上など一定の要件を満たす親族に支払った給与は経費として計上できます。
また、敷金や保証金は、契約終了後に戻ってくる場合は資産として処理しますが、契約上、償却されて返却されない場合には減価償却を行います。
1点の購入価額が10万円を超えるもの
仕事に使う道具や備品などを購入した場合、購入価格が「10万円未満または使用可能期間が1年未満」であれば、その年の経費として計上できます。逆にこの条件に当てはまらない場合は、基本的に減価償却によって経費処理をしなければいけません。
減価償却による場合は、その資産の使用可能期間に渡って経費として計上するので、購入額を耐用年数で割った額をその年の経費（減価償却費）として計上します。使用可能期間（法定耐用年数）は法律で決められており、例えばパソコンであれば4年（サーバー用は5年）です。
ただし、青色申告者で一定の要件を満たす人が「少額減価償却資産の特例」を使う場合は、10万円を超えても30万円未満の資産であれば、その年の経費として一括計上できます。特例を使う場合に一括して経費計上できる資産の額は300万円が上限です。
個人事業主の福利厚生は経費にならない
従業員に住宅手当を支給する場合や忘年会の費用を支出する場合、一般的に企業はその費用を福利厚生費として計上できます。しかし個人事業主が住居の家賃を払った場合や忘年会などに参加した場合でも、費用を福利厚生費として計上することは基本的にできません。
福利厚生とはあくまで従業員のためのものです。個人事業主が個人的にスポーツクラブに行って利用料を払ったり、人間ドッグの費用や生命保険料を払ったりしても経費にはあたりません。
確定申告の経費の書き方
個人事業主だけでなく、副業を雑所得として申告する給与所得者も知っておきたい確定申告の経費の書き方。実際に確定申告書を見ると、経費の項目などが複雑で、書き方が分からないという個人事業主も少なくありません。ここでは、確定申告書、青色申告決算書、収支内訳書について経費の項目や書き方を解説します。
確定申告書における経費の書き方
確定申告書に記載するのは、以下の4つです。
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確定申告書第一表には、経費の額を直接記載する欄はありません。帳簿等に記入している1年分の経費をまとめて、それぞれに対応する収入から差し引いた所得金額を所得金額欄に記載します。経費なしの場合は、収入金額欄と所得金額欄に記載する額は同じです。
＜確定申告書の記入例＞
営業等の収入が600万円で、経費が250万円の場合、600万円から250万円を引いた350万円を、所得金額の営業等欄に記入します。
事業にどれだけの経費がかかったのか、科目別に記載するのは、確定申告書と一緒に提出する、青色申告決算書や収支内訳書です。それぞれの書類に記載された数字と、確定申告書に記載している数字が合っていなければ、どこかが間違っているとみなされます。それぞれの書類を作成してから、確定申告書を作成しましょう。
確定申告書の書き方については下記記事も参考にしてください。
青色申告決算書における経費の書き方
青色申告で確定申告する場合、項目別の経費を記載するのが青色申告決算書です。青色申告決算書には一般用、農業所得用、不動産所得用、現金主義用の4種類があります。それぞれに当てはまらない個人事業主は、一般用を使用します。
多くの個人事業主は、収入や経費が発生した際を基準に帳簿を作成しています。これを「発生主義」といい、発生主義の個人事業主は一般用の決算書を使用します。
ほかに現金の入金、出金時点で計上する「現金主義」がありますが、この方法で帳簿作成する場合は税務署に届出が必要です。届を出して許可された事業主は現金主義用の青色申告決算書を使用します。
青色申告決算書は４枚で構成されており、１枚目が損益計算書、２・３枚目は損益計算書の内訳明細書、４枚目が貸借対照表になっています。経費を記入するのは１枚目の経費欄です。
帳簿で仕訳している勘定科目毎に、１年分の合計金額をそれぞれ記入します。
収支内訳書における経費の書き方
白色申告で確定申告する場合は、収支内訳書を作成します。収支内訳書は２枚で構成されており、経費は１枚目に記入します。
帳簿で仕訳している勘定科目毎に、１年分の合計金額をそれぞれ記入します。
経費を計上する際の注意点
ここまでは、経費の項目の種類や確定申告書の書き方などを見てきましたが、経費を計上する際にはほかにも注意すべき点があります。それは領収書やレシート、伝票などの資料の保管です。
資料を紛失すると確定申告の際に困ることになるので、以下で紹介する点も意識しながら日頃の業務や経費処理を行うようにしてください。
領収書・出金伝票の保管
領収書やレシートなど、経費の額が分かる資料を確定申告の際に提出する必要はありません。しかし帳簿や領収書などの書類は、一定期間保存することが義務付けられています。保存期間は7年で、一部の書類については保存期間が5年です。
領収書などを紛失すると、経費がいくらなのか分からず確定申告で困るだけでなく、税務調査の際に保存義務違反を指摘される可能性があります。領収書や出金伝票などを紛失しないためには、受け取った書類を整理・保管する癖を普段から付けておくことが大切です。
領収書やレシートを年度別に分けて箱に入れて保存したり、経費の種類ごとにクリップで止めてまとめたりすれば、書類がばらばらになって紛失するリスクを下げられます。
今後のデジタル保存について
電子帳簿保存法の改正を受けて、2022年1月以降、電子取引でやり取りしたデータでは、電子データを出力して紙で保存することが原則として認められなくなりました。例えば請求書などをデータで受け取った場合、出力して紙で保存する方法は原則認められません。
しかしこの改正事項には2年の猶予期間が設けられています。そのため電子保存が義務化されるのは実質的には2024年1月からです。2023年12月末までに行う電子取引については、保存すべき電子データをプリントアウトして保存しても問題ありません。
2024年からは電子保存が必要になるので、それまでに必要な準備を行うようにしてください。
確定申告を税理士に依頼するメリット
確定申告は自分でもできますが、税金の専門家である税理士に依頼するのもひとつの方法です。税理士に頼むと費用はかかりますが、それ以上にメリットのほうが大きくなる場合が少なくありません。
経費のことがよく分からず自分で確定申告をやる自信がない人や、仕事が忙しくて確定申告の準備をする時間が取れない人は、税理士への相談を検討してみましょう。
確定申告書類の作成時間が大幅に削減できる
税務の専門家である税理士は、確定申告も専門分野。確定申告に必要な書類などを整理して渡してしまえば、確定申告の計算や、収支内訳書など必要な書類の作成をまるごと依頼できます。
また、税理士は、確定申告の代理申告も認められていますので、書類作成から提出まで、これまでかかっていた時間が大幅に削減できます。
ミスなく申告を行うことができる
税理士に確定申告を依頼するメリットは、最新の税制に基づいた申告がミスなくできる、という点にもあります。確定申告は、正しいやり方を知らなかったからといって、間違いが許されるわけではありません。間違いに気づいたら、煩雑な手続きをして申告をやり直さなければなりません。また、気づかない場合は、脱税の疑いがかかってしまうこともあります。
税理士に依頼すれば、確定申告のやり方や記入方法などで間違うことはありません。さらに、確定申告書には、書類を作成した税理士の署名欄もあります。ここに税理士の署名があれば、書類に間違いがないことの証明にもなります。
節税のアドバイスがもらえる
税理士に確定申告を依頼したら、帳簿などの分析も依頼してみるのもおすすめです。消費税や所得税など、どんな計上や使い方をしたら節税につながるか、最新の知識をもとにしたアドバイスは税理士の独占業務です。賢く節税できるポイントをぜひ教えてもらいましょう。
監修税理士からのコメント
越智聖税理士事務所 - 愛媛県松山市天山
記事を見れば確定申告においてどれが必要経費になるか？？いくらまで経費になるのか？？が分かりやすく理解することができます。しかし個々の内容以外の出来事も発生します。その場合における必要経費の判断基準は“事業の為に使ったものか”が最大のポイントになります。“事業の為に使ったもの”と説明できでは必要経費にして問題ございません。税金が多く発生しそうな場合は必要経費になりそうなものを探したり専門家である税理士の意見を聞くのもいいでしょう。ご事業の為に使ったものは無駄なく必要経費にして適正な納税を行いましょう！！
ミツモアで税理士を探そう！
確定申告の際に適切に経費を計上することで節税につながります。経費の項目は一般的によく使われるものを使いつつ、必要であれば新しい項目を追加するようにしてください。
経費の分類の仕方や確定申告書の書き方が分からない場合は早めに税理士に相談しましょう。専門家に依頼すれば確定申告に関する悩みを解決できてスムーズに申告手続きを終えられます。
簡単！2分で税理士を探せる！
ミツモアなら簡単な質問に答えていただくだけで2分で見積もり依頼が完了です。
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依頼内容に合う税理士がみつかったら、依頼の詳細や見積もり内容などチャットで相談ができます。チャットだからやり取りも簡単で、自分の要望もより伝えやすいでしょう。
税理士に依頼するならミツモアで見積もり依頼をしてみてはいかがでしょうか？
この記事の監修税理士
越智聖税理士事務所 - 愛媛県松山市天山
越智聖(おちさとる)1980年愛媛県今治市生まれ。香川大学経済学部卒。大学卒業後愛媛県西条市の税理士事務所で12年間の勤務の間に税理士試験に合格し平成27年4月に愛媛県松山市にて独立開業。スタッフ5人。法人の顧問先102件、確定申告約130件(平成30年実績)相続税申告年間約5件。「人の為に動く」を経営理念とし、愛媛県で一番話しやすい税理士と言われている。
