Zoomに備わるブレイクアウトルームは、リモート会議などで参加者をグループ分けできる機能です。具体的な使用方法を理解しておけば、ミーティングをスムーズに進められるでしょう。設定方法や便利機能、トラブルシューティングについて解説します。
最終更新日: 2024年06月28日
Zoomのブレイクアウトルームとは？
Web会議ツールの代表格といえるZoomには、ブレイクアウトルームと呼ばれる便利な機能が備わっています。まずは機能の概要を押さえておきましょう。
ブレイクアウトルーム機能の概要
ブレイクアウトルーム機能を使うと、ミーティング参加者を複数のグループに分割できます。ミーティングの管理者のみが利用可能です。
一つのミーティングにつき、最大50室まで作成可能です。1室あたりの最大参加可能人数は200名となっています。管理者以外はほかのルームへの入室は不可能です。
ブレイクアウトルームでは、参加者同士で画面を共有できます。オーディオやビデオも利用可能です。
リモートでの会議や研修でグループワークを行いたい場合は、手軽に参加者をグループ分けできて役立つでしょう。
無料版でも利用可能
ブレイクアウトルーム機能は、無料版でも利用できます。ただし、利用可能な人数や時間に制限がある点に注意が必要です。
無料版では、グループの人数を3人以上に設定した場合、利用時間が40分間に制限されます。最大参加可能人数も100人と少なめです。
一方、有料版ではグループの人数が3人以上でも時間無制限で利用できる上、参加人数もプランに合わせて増やせます。大規模な会議や研修で機能を使いたい場合は、有料版の利用がおすすめです。
ブレイクアウトルームの使い方
機能を利用するにあたり、具体的な方法を覚えておきましょう。最初の設定や参加者の割り当てを理解しておくことが重要です。
設定方法
Zoomの初期設定では、ブレイクアウトルーム機能はオフの状態です。機能を利用するには、管理者自身が設定をオンに切り替えなければなりません。
最初に管理者が自分のアカウントでパソコンのZoomにログインし、「マイアカウント」画面に移動します。続いて左側にある「設定」をクリックしましょう。
「ミーティング」タブ内の「ミーティングにて(詳細)」の中にある「ブレイクアウトルーム」をオンに切り替えれば、機能を利用できるようになります。
参加者を事前に割り当てする方法
ミーティング開始前に利用者を割り当てたい場合は、「設定」内の「スケジューリング時に管理者が参加者をブレイクアウトルームに割り当てることを許可する」にチェックを入れておかなければなりません。
マイアカウント画面上部の「ミーティングをスケジュールする」を選択し、「ミーティングオプション」内の「ブレイクアウトルーム事前割り当て」にチェックを入れます。「ルームを作成」をクリックし、自由にルーム名を設定しましょう。
ルームに割り当てたい参加者のメールアドレスを入力し、「保存」をクリックすればルームを作成できます。参加者の人数が多い場合は、アドレスをリスト化したCSVファイルを「CSVからのインポート」で登録することも可能です。
ミーティング中に割り当てる方法
ミーティング中にブレイクアウトルーム機能を利用することも可能です。Zoom画面下部の「ブレイクアウトルーム」を選択し、「ブレイクアウトルームの作成」ウインドウを表示させましょう。
部屋数を決めた後、「自動で割り当てる」「手動で割り当てる」「参加者によるルーム選択を許可」から選択し「作成」をクリックすれば、それぞれの参加者を部屋に割り当てられます。
参加者の振り分け中に、部屋を追加したり参加者を移動したりすることも可能です。状況に合わせて適切な部屋を作成しましょう。
ブレイクアウトルームで使える便利機能
さまざまな便利機能を覚えておけば、会議や研修で役立つでしょう。実際の現場でよく使われる機能を紹介します。
メッセージ機能
ブレイクアウトルームを利用していると、管理者がメインルームで送信したコメントを、各部屋の参加者が確認することはできません。
管理者が参加者全員にメッセージを送信したい場合に便利な機能がメッセージ機能です。メッセージ機能を使えば、メッセージが各部屋に一斉送信されます。
画面の下部にある「ブレイクアウトルーム」から、「全員にメッセージを放送」を選択しましょう。メッセージを入力したのち、「ブロードキャスト」をクリックすれば各部屋へメッセージが送信されます。
ヘルプ機能
それぞれの部屋には「ヘルプを求める」というボタンが用意されています。管理者をルームへ呼びたい場合に、管理者へ通知を送信できる機能です。
「ヘルプを求める」を押すと、ヘルプを求められていることが管理者の画面に表示されます。「ブレイクアウトルームに参加する」をクリックすることにより、送信元の部屋への入室が可能です。
通知ウインドウには、ルーム名だけでなくヘルプの送信者も表示されます。各部屋で管理者への質問があったり、何らかの手助けが必要となったときに重宝するはずです。
タイマー機能
部屋ごとに制限時間を設けられる機能がタイマー機能です。「ブレイクアウトセッション」の画面でルームを選択し、下部にある「オプション」内の「ブレイクアウトルームは次の時間に自動的に閉じます」でタイマーを設定できます。
制限時間を設定した部屋は、指定時間が経過すると自動的に閉鎖されます。ブレイクアウトルームを終了した後、完全に部屋が閉じるまでのカウントダウンを120秒まで設定することも可能です。
部屋ごとのタイマーは、画面の右上に残り時間として表示されます。グループワークに割ける時間が限られていたり、時間を長引かせたくなかったりする際にぴったりの機能です。
ホワイトボード機能
Zoomには「ホワイトボード機能」と呼ばれる機能が搭載されています。ホワイトボード機能は、共有画面にイラストや図を描いたり文字を入力したりできる機能です。
Zoom画面の下部にある「画面の共有」をクリックし、「ホワイトボード」を選択すると利用できるようになります。ブレイクアウトルームの利用中にも使える機能です。
ミーティングの参加者なら誰でもホワイトボードに書き込めます。ホワイトボードに書き込まれた内容は、そのまま画像ファイルとして保存されます。
こんなトラブルが発生したら
ブレイクアウトルームの利用中には、さまざまなトラブルが発生する可能性があります。代表的なトラブルと対処法を知っておきましょう。
ブレイクアウトルームが表示されない
ブレイクアウトルーム機能は、初期設定のままでは利用できません。表示されない場合は設定の状況を確認しましょう。
「マイアカウント」→「設定」→「ミーティング」→「ミーティングにて(詳細)」と進み、「ブレイクアウトルーム」がオンに切り替わっていれば、機能を利用できる状態です。
以前は「リモートサポート」機能がオンの状態では利用できませんでした。しかし、現在は両方の機能を両立できるようにアップデートされています。
画面共有できない
Zoomの画面共有にはさまざまな条件を設定できるため、設定条件次第では画面共有できない場合もあります。画面を共有できなければ管理者が設定を確認しましょう。
Zoom画面下部にある「画面を共有」の山型の印をクリックし、メニュー内の「高度な共有オプション」に進みます。「共有できるのは誰ですか？」を「全参加者」にすれば、参加者全員の画面共有ができるようになります。
画面下部の「セキュリティ」もチェックしておきましょう。「セキュリティ」内の「参加者の次を許可」で「画面共有」にチェックが入っていなければ、参加者の画面共有はできません。
ブレイクアウトルームを上手に使おう
Zoomのブレイクアウトルーム機能とは、参加者をいくつかのグループに分けられる機能です。参加者同士で画面を共有したり、オーディオ・ビデオを使用したりできます。
機能を利用するためには、管理者が設定をオンに切り替えておかなければなりません。便利機能の使い方やトラブルシューティングを理解し、会議や研修で上手に役立てましょう。
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