タスク共有ツールおすすめ13選！メリットや選び方も紹介

タスク共有ツールを活用することで、チームメンバー全員が何をすべきかを把握しやすくなります。個々の進捗状況も確認でき、プロジェクトの遅延・品質低下を防ぐことが可能です。

本記事ではおすすめのタスク共有ツールを13製品ご紹介。選び方やメリット、導入を成功させるためのコツもあわせて解説します。ぜひ、ツール選びの参考にしてください。

タスク共有ツールおすすめ13選

おすすめのタスク共有ツールを13製品紹介します。

「Trello」視認性の高いボードでタスクを整理

• タスクを整理するための豊富な機能を搭載
• ニーズに合わせてビューの変更が可能
• 個人・チームのタスクを高いレベルで一元管理

「Trello」はボードとカードを利用する、カンバン方式のタスク共有ツールです。終わったタスクを次のフェーズに動かしていくことで、「すべきこと」「達成できたこと」を一目で把握できます。

プロジェクトの進捗は、ダッシュボードやタイムライン、テーブルといった複数のビューを使って可視化できる仕様です。日々の短期的なタスクから中長期的なタスクまで適切に管理でき、プロジェクトの遅延・タスクの抜け漏れを防げます。

このほか個人にタスクを割り当てたり、優先度の高いタスクをラベル付けして特定したりなどの機能も搭載。個人・チームのタスクを高いレベルで一元管理することが可能です。

※1 公式サイトの料金表ではドル表記となっています。本記事で掲載しているものは、日本円に変換した場合の価格です。(2023年7月現在)

※2 年額払いの場合の料金です。

「Microsoft Planner」Microsoft Teamsとの連携で効率アップ

• 「Microsoft Teams」との連携でタスク・スケジュールの共有が可能
• 「Microsoft 365」で共同編集が可能
• カレンダーでイベント管理も行える

「Microsoft Planner」はカンバン式のタスク共有ツールです。「Microsoft Teams」と連携することで、チームタスク・個々のタスクをまとめて管理できます。進捗状況は円グラフ・棒グラフで表示でき、タスク管理のためのレポート作りもスムーズです。

Microsoft 365の豊富な機能と連携して、共同編集やカレンダーでのイベント管理も可能となります。チーム作業の進捗管理はもちろん、部門を越えたイベント企画・プロジェクトのタスク管理に有益です。

「Microsoft Planner」を利用する際には、Microsoft 365のいずれかのプランへ加入する必要があります。

※1 年額払いの場合の料金です。

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「サイボウズ Office」累計7万社をこえる信頼の実績！タスク共有含む機能が豊富

• 累計導入企業7万社以上、タスク共有含む機能が満載
• グループスケジューラーでメンバー全員の予定が一目瞭然
• プロジェクトごとに必要なやりとりを管理

「サイボウズ Office」は累計7万社以上の導入実績を持つグループウェアで、タスク共有にも便利な製品です。

メッセージ・アドレス帳・ファイル管理機能・グループスケジュール機能など、業務効率化に役立つ機能がワンパッケージで利用できます。

またプロジェクト機能を使えば、プロジェクト関連の情報を一元管理したり、メンバーにタスクを割り当てたりが可能です。プロジェクト上で他メンバーとToDoの共有ができるほか、タスクの進捗状況の確認もできます。

「Stock」シンプルな機能でタスク共有が簡単

• シンプルで使いやすい管理画
• メンバー同士で「ノート」を共有して進捗管理
• ノート内でメッセージのやりとりが可能

「Stock」はチーム情報の蓄積に特化したタスク共有ツールです。機能に加え管理画面もシンプルに設計されており、必要な情報を簡単に集約できます。

メンバー間のタスク共有・情報共有は、フォルダ内に作成された「ノート」で管理される仕組みです。テーマに関するタスク・情報は全てノートに集約され、他の話題・情報が混じることがありません。

チャットツールと紐付ければ、業務に関わるメンバー間のやりとりも全てノートで一元管理できます。

また「1フォルダゲスト」機能を使えば、共有したいフォルダにゲストを無制限で招待できます(※1)。社外クライアント・取引先とのコミュニケーションや連絡もスムーズです。

※1 ゲスト1人につき1フォルダのみ共有できます。

※2 年額払いの場合の料金です。

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「Backlog」ITリテラシーを問わない使いやすさ

• メンバーが増えても安心のスペース課金制
• タスクを親課題と子課題に分けて管理
• 業務の担当割り当ても簡単

「Backlog」は直感的な操作が特徴のタスク共有ツールです。シンプルなUIのおかげで、メンバー全員がストレスなくタスク共有と情報共有を行えます。

Backlogの特徴は、タスクを親課題と子課題に分けて管理できることです。個々のタスクの担当者が明確化され、タスクの遅延・抜け漏れを防止しやすくなります。

料金はスペースごとに課金されるため、ユーザー数によって金額が変わることはありません。スタンダードプラン以上ならユーザー数が無制限となり、招待したい人を気軽にメンバーに加えられます。

「EnkinGT」プロジェクトを横断したタスク共有が可能

• 多彩なタスク共有機能で業務の進捗を把握
• メンバーのタスク進捗状況をボードで管理
• ドラッグ＆ドロップの優れた操作性

「EnkinGT」はタイムラインやボード、ガントチャートといった多彩なタスク共有機能を持つツールです。トラッキング機能やカレンダー機能を利用して、工数管理までスムーズにカバーできます。

メンバーのタスクは、ボード上に並べて一元管理できる仕組みです。メンバーごとのタスクの実施状況が一目で分かり、進捗遅れと対応漏れを防げます。

ボード上のタスクの順番やステータスを変更したいときは、ドラッグ＆ドロップするだけです。工程管理の手間がなく、業務効率化につながります。

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「Group Task」操作に迷わないシンプルな画面＆機能

• タスクの優先度・担当者・期日の設定が可能
• 自分の担当タスクだけが表示されるすっきりとしたダッシュボードを搭載
• 文書・リンクごとに閲覧制限をかけられる

シンプルな画面と機能を備え、日常使いのストレスがないタスク共有ツールです。タスク管理に使用するダッシュボードには、自分の担当タスクのみが表示されます。不要な情報が混在しないため、メンバーは目の前のタスクに集中して取り組めるでしょう。

また閲覧制限をかけることで、重要な文書・リンクが外部に漏れる心配がありません。タスクを実施する上で必要な情報・文書などを、セキュアな状態で共有できます。

完全無料で使えるフリープランがあり、気軽に使えるツールを探している担当者の方におすすめです。

※1 公式サイトの料金表では、日額1人あたり10円と表記されています。

「Team ToDo」指示をする人・される人を明確化してタスク管理

• 「誰が」「いつまでに」「何をすべきか」を徹底周知
• 声と画像で指示を出せる
• かかった時間を計算して生産性を可視化

「Team ToDo」は業務指示を与える人・受ける人を明確化して、タスクを共有するツールです。指示を与える人は、メールやスケジュールで指示内容を共有できます。指示出しは音声や画像でも行えるため、テキストで伝えられない業務の伝達もスムーズです。

「誰が」「いつまでに」「何をすべきか」が明確化され、チーム全体のタスク管理を効率化できます。

また業務の完了に必要と予測される時間と、実際に業務に使った時間は、自動的に日報に反映される仕組みです。成果と時間のバランスを数値で具体的に把握できるため、メンバーは業務効率について、より強く意識しながら働けます。

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「SaqQutto」タスクとスケジュールを紐付けてすべきことを見える化

• 3人までなら無料で利用可能
• スマホ・タブレットに対応
• ボード機能・ガントチャートやでタスクを効率よく管理

「SaqQutto」は誰でも使いやすいシンプルなUIを搭載したタスク共有ツールです。タスクを管理する機能として、カンバン式のボード・ガントチャートを利用可能です。

工数をグラフ化する機能も付属しており、個々のメンバーの稼働管理も手間なく行えます。スマホアプリにも対応しており、外回りが多いメンバーともタスクを共有しやすいでしょう。

3人までなら無料で利用できるため、小規模チームのタスク管理にもおすすめです。ツールの利用登録はメールアドレスのみで行える上、無料であればクレジットカードの登録も必要ありません。

「Lychee Redmine」ガントチャートとカンバンで進捗管理

• 導入実績7,000社以上
• マウス操作中心で直感的に使える
• 複数プロジェクトの進捗も一括管理

「Lychee Redmine」は、7,000社以上の導入実績を持つタスク共有ツールです。ガントチャート・カンバン・タイムマネジメントなど、タスク共有に有益な機能がそろっています。

ツール操作は基本的にマウスのみで行えるため、基本的なパソコン操作に慣れた人なら迷うことはありません。管理者はメンバーの稼働状況と稼働率をチェックしながら、タスクの偏りを調整できます。

また同時進行中のプロジェクトを横断して、パフォーマンスを測れるのも魅力です。複数のプロジェクトが複雑に並行しても、メンバーやチームの進捗状況と稼働状況を容易に把握できます。

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「TeamOn」多言語・マルチデバイスに対応

• タスク管理やスケジュール共有、グループチャットが可能
• 確認したいタスクを期限・状態から検索できる
• 「Googleカレンダー」と双方向の連携が可能

「TeamOn」はタスク共有をはじめ、スケジュール共有・グループチャットによるコミュニケーションが可能なツールです。TeamOnカレンダーはGoogleカレンダーと双方向連携しており、Googleカレンダーの予定をそのままTeamOnに反映できます。

TeamOnで作成したタスクは、「進行中」「期限切」のフラグ付きで一覧表示される仕様です。個々のタスクの状態は「未対応」「対応中」「完了」で表示され、メンバーは今すべきことが一目で分かります。

期限や状態でタスクを絞り込める検索機能もあり、対応が必要なタスクを探したいときもスムーズです。

※1 「ビジネス3」を利用する場合は年額払いのみとなります。年額は6,000円です。

「Google Keep」タスク共有に応用できる無料のメモツール、小規模チームにおすすめ

• タスク共有にも便利な無料メモツール
• リマインダーの設定や進捗確認ができる
• 小規模チームで使える共有機能や共同編集機能あり

「Google Keep」はチームのタスク共有にも利用される、Google社のメモツールです。Googleアカウントを持っているユーザーなら無料で利用できます。

チェックリスト形式でタスクをメモしたり、リマインダー機能で納期を設定したりするのが基本的な機能です。メモごとにラベルの作成も行えて、タスクごと「未着手」「進行中」など進捗状況を明記しておくこともできます。

同社の「Google ToDo」と比較されることが多いですが、チームでタスクを共有したい場合は、共有や共同編集のできるGoogle Keepがおすすめです。

「Microsoft Outlook」メールでの連絡業務とタスク共有を一箇所で

• 特に普段から「Microsoft Outlook」を利用しているチームにおすすめ
• 連絡業務とタスク共有をつなげて情報を一元化
• 期限や進捗度合い、優先度を設定可能、タスク依頼もできる

メールソフト「Microsoft Outlook」でもタスク共有が可能です。タスクのリストアップやメンバーへのタスク依頼を行えます。

期限や進捗度合い、タスク優先度などはプルダウン形式で簡単に設定可能です。週や月ごとにルーティンで行う業務には、定期的なタスクとして周期を設定しておくこともできます。

メールとタスク共有を統合することで、情報を見落としにくくなるのが「Microsoft Outlook」を使うメリットです。ただしチーム全体のタスク進捗を確認する機能はついておらず、別途Excelでガントチャートなどを用意する必要があります。

※1 無料のMicrosoftアカウントを作成すると、Web版「Outlook.com」を利用できます。

※2 年額払いの場合の料金です。

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タスク共有ツールの選び方

タスク共有ツールを選ぶ際は「タスクの共有形式」「メッセンジャー機能の有無」「ファイル管理機能の有無」に注目しましょう。

タスクの共有形式で選ぶ

カンバン方式かガントチャート図かなど、タスクを共有する際の形式を確認したうえで選びましょう。

カンバン方式はボードに付箋を貼るような感覚でタスクを共有する方法のことです。タスク1つ1つの視認性が高く、細かな進捗状況や工数を把握できます。

一方ガントチャートはツリー形式や帯状のグラフで、プロジェクト開始日から終了日まで全体を俯瞰して表す方法です。プロジェクト全体を見える化したいときに使われます。

それぞれにいい点はあるので、両方の形式を利用できる製品を選ぶのもおすすめです。

メッセンジャー機能のある製品を選ぶ

メッセンジャー機能を搭載したタスク共有ツールを選びましょう。

外部ツールとの切り替えなしにメッセンジャー機能を使えると、プロジェクト進行中のコミュニケーションがスムーズに進みます。

またタスク周りの細かな確認事項も漏れなく一元化できるので、見落としによるミスを削減するのにも有効です。

ファイルの共有や管理ができる製品を選ぶ

ファイルの共有や管理ができるタスク共有ツールを選ぶのがおすすめです。チーム内で共有した資料などを一箇所に集約し、タスクと紐付けて管理できます。

作業中に必要な資料やデータが見当たらないなど、進捗を遅らせるようなトラブルを防ぐことができるでしょう。

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タスク共有ツールを利用するメリット

タスク共有ツールを導入するメリットは「チームメンバーの状況を可視化できる」「コミュニケーションの負担を減らせる」の2点です。

チームメンバーの状況を可視化できる

タスク共有ツールを導入すれば、チームメンバーがどのような業務に取り組んでいるのかが、一目瞭然です。プロジェクトの進捗管理・品質管理が容易となります。

タスク管理が行き届かない場合、遅延・漏れの発覚が遅くなります。納期間近になってからトラブルが発覚しても、効率的なフォローは行えません。納期遅れになるリスクが高まる上、やっつけ仕事が品質を低下させる恐れもあるでしょう。

カンバン式のボード・ガントチャートを備えているツールなら、個々の進捗状況を可視化できます。遅れているメンバーには対応を促したりフォローしたりしやすく、チーム全体の業務効率を底上げできます。

コミュニケーションの負担を減らせる

チャット機能を備えたツールなら、指示出しから担当の割り当てまでをツール上で行えます。わざわざメールツール・他のチャットツールを利用する必要がなく、コミュニケーションコストを抑えることが可能です。

またタスク共有ツールの多くは、1つのプラットフォーム上でファイル・画像・マニュアルを共有できます。業務の実施にあたって必要な資料を個別に配布する必要がなく、閲覧もスムーズです。クラウド型なら出先・自宅からでも、必要な情報にアクセスできます。

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タスク共有ツールの導入を成功させるコツ

タスク共有ツールを導入する際のコツは「タスクの粒度をそろえてツールに落とし込む」「タスクの優先順位を付けて共有する」の2点です。

タスクの粒度をそろえてツールに落とし込む

共有するタスクは、粒度をそろえて担当に割り振りましょう。ツール上でのスムーズな管理が可能となり、業務効率アップを期待できます。

タスクの粒度をそろえるときのポイントは、なるべく細かく分けることです。具体的に何をすべきかを明確にした方が、担当者がスムーズにタスクを実行できます。

「具体的に何をすべきか」「どこまですべきか」などの判断が必要なタスクは、担当者の負担となります。手を付けられずに放置される可能性もあり、ツールを導入しても業務効率化は困難です。

タスクの優先順位を付けて共有する

ツールでタスク共有を行うときは、タスクに優先順位を付けましょう。

プロジェクトの進捗では、前工程の遅延が全工程の遅延につながるケースが少なくありません。工程の起点となる業務は最速で終わらせる必要があり、業務に優先度を付けることは必須です。

タスクは「重要・緊急」「重要・緊急ではない」「重要ではない・緊急」「重要ではない・緊急ではない」の4レベルを意識すると、優先順位を付けやすくなります。

チームメンバー全員が「何をすべきか」「どこを目指すべきか」を理解できている状態なら、プロジェクトはスムーズに進みます。

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タスク共有ツールでチームの生産性向上を実現しよう

タスク共有ツールを活用すると、チームメンバーがお互いの業務の進捗を把握しやすくなります。納期やスケジュール管理の意識が高まり、プロジェクトの遅延・目標の未達対策に有益です。

タスク共有ツールはタスク管理に特化したものから、コミュニケーション機能やスケジュール管理機能を備えたものまで、さまざま存在します。

自社にぴったりのタスク共有ツールを見つけて、チームの生産性向上を実現しましょう。

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