業務を自動化する手段として注目を集めているRPAツール。「導入するにはどのような手順が必要なんだろう」「導入するときに押さえておくべきポイントは？」とお考えの方もいるかもしれません。
最終更新日: 2024年06月28日
そこで本記事ではRPAの導入方法や運用成功に導くコツを詳しく解説。RPAの導入事例も紹介します。ぜひ、RPAツール導入を検討する際の参考にしてください。
RPAの導入方法
RPAを導入する際の手順としては、業務の可視化や自社に合ったRPAツールの選定などが挙げられます。スモールスタートで導入して、効果測定やメンテナンスを重ねていくことも欠かせません。
【RPAツールの導入手順】
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社内の業務を可視化する
まずは社内に存在する業務を可視化しましょう。業務の詳細を把握することで、RPA化すべき業務をスムーズに絞り込めます。
例えば経費精算業務であれば「申請データを転記する」「申請に不備がある場合は差し戻す」「データを集計する」といったように、細かな処理を可視化する作業が必要です。
業務内容を細かく可視化したあとは、各作業ごとに担当者名や概要、作業時間、発生頻度などの項目を洗い出します。
RPA化できそうな業務をピックアップする
洗い出した業務の中から、RPA化に向いている業務をピックアップしましょう。
RPA化には特に、定型的なルーティン業務が適しています。また作業時間や発生頻度の多い業務を優先してRPA化することも、RPAの費用対効果を高めるには欠かせないポイントです。
RPA化に向いている業務については以下の記事で詳しく解説しています。ぜひ、あわせて参考にしてください。
RPAツールの導入目標を立てる
導入後の効果測定を見据えて、RPAツール導入の定量目標を設定しましょう。具体的には業務時間や人件費、ミスの発生頻度などを、指標として数値化することが望ましいです。
指標を用意しておくことで、業務効率化や人件費削減、業務品質の向上といった運用中の成果を測りやすくなります。
業務内容に合ったRPAツールを選定する
RPA化する業務が決まったら、RPAツールの選定に移りましょう。RPAツールを選ぶ際に注目すべきポイントは、自動化する業務との相性や料金プラン、ITスキルを考慮した運用のしやすさなどです。
RPAツールのメンテナンスを行える人材が社内に不足している場合は、充実したサポート体制がある製品なら無理なく運用できます。
気になるRPAツールを無料トライアルで試す
RPA本格運用時の失敗リスクを避けるためにも、無料トライアルのある製品は1度試用しておくとよいでしょう。
トライアル期間は1週間の製品もあれば、1ヶ月程度お試しできる製品もあります。限られたトライアルの中で操作性の良さや実際の作業時間なとをチェックすることが重要です。
簡単な業務から小規模でRPA化していく
無料トライアルを経て自社にぴったりのRPAツールを見つけたら、部署や業務の範囲を1〜2つに定めて導入しましょう。
スモールスタートで動作確認を行うことにより、万が一自動化によるエラーが発生した場合のリスクを最小限に抑えられます。
改善事例を横展開してRPAを本格導入する
ひとつめの部署や業務でRPAによる導入効果が得られたら、ほかの部署や業務にもRPAを導入しましょう。
類似業務から順にRPA化することで開発工数を抑えられたり、最適化を繰り返して大きなエラーを未然に防げたりします。
RPAの効果測定をする
本格的にRPAを全社展開したあとは、RPA導入の効果測定を行います。
業務時間や人件費をはじめとした数値上の定量的効果を測定し、自社のRPA導入目標や指標を達成できているか確認しましょう。
また社員のモチベーションなど、数値で測定できない定性的効果も検証する必要があります。定性的効果は社員アンケートなどで調査をするのがおすすめです。
RPAの運用と保守を継続して行う
RPAツールの本格導入後は、定期的なメンテナンスを行う必要があります。必要のない場所でRPAが稼働し続けていないか、エラーが起きていないかなどを確認しましょう。
RPAの長期的な運用を見据えて、ITスキルを持つ人材の育成や、RPA運用に関するルールの作成を行うことも重要です。Webセミナーやサポートなどを活用しながら、社内でRPAを運用できる体制を整えましょう。
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RPA導入のコツと注意点
RPAを導入する際には定量的な目標を立てておくことや、スモールスタートではじめること、社内の管理体制を整えることが大切です。マニュアルで運用ルールを明文化することも、トラブルを防ぐ秘訣になります。
定量的な目標を立てておく
RPAは業務効率化や生産性向上など、主に定性的な効果を得られるツールです。自社で数値目標を定めていないと、成果が見えにくくなってしまう場合があります。
RPAを導入する際にはあらかじめ、人件費や業務時間、ミスの発生頻度など定量的目標をしっかりと明確にしましょう。
取り決めた目標や指標に基づいて定期的に効果測定を行い、RPAを利用する社員たちに効果を実感してもらうことも大切です。
スモールスタートではじめる
自動化によるエラーなど、RPAのリスクを抑えるためにはスモールスタートで導入することがおすすめです。
1〜2つの単純な業務に絞ってRPAの動作確認を行い、類似した業務に横展開していくことにより未然に失敗を防げます。
誤動作を起こしていないかなど、RPAには定期的なメンテナンスも必要です。小規模で導入することにより、担当者が運用に慣れるまでの間は負担を削減できます。
社内の管理体制を整える
RPA運用ができる人材の育成や担当部署の設立など、RPAの開発からメンテナンスまでを内製できるように体制を整えましょう。
社内に担当者がいることで長期的に見て効果的な運用が可能になったり、トラブルへの対処を迅速に行えたりとメリットがあります。
また社内ヘルプデスクなどの設置をして、RPAに関する疑問をいつでも解消できるようにしておくことも大切です。
マニュアルで運用ルールを明文化する
わかりやすい業務マニュアルを作成して、運用ルールを明文化しておくことがRPA運用成功のコツです。
RPA化する業務に関する取り決めや、RPAのメンテナンス方法、エラーが起きた際の対応フローなどをマニュアルに記載しましょう。
意味を成さないRPAが勝手に開発されてしまったり、エラーの対処方法が行き届いていなかったりなど、社内の業務に混乱を招くようなトラブルを未然に防げます。
また運用中に出てくる新たな問題点はマニュアルに追加して、運用ルールをブラッシュアップしていきましょう。修正や改善を繰り返すことで、運用が安定していきます。
必要に応じて導入サポートを活用する
RPAツールのベンダーは各社ともに導入サポートを用意しています。はじめてRPAツールを導入する場合や全社展開の難易度が高い場合は、導入サポートを活用するのも1つの手です。
ヘルプデスクやシナリオ作成代行、操作方法のレクチャーなど、サポートは幅広く用意されています。eラーニングや内製化に向けた研修など、会社によってサポート内容が異なるのであらかじめ確認しておきましょう。
RPAの導入事例
RPAの導入事例について、導入時の状況や導入効果などの観点から解説します。
業務に合ったRPAを選んでデータの転記作業を自動化
Web広告事業を中心としているA社では、Webサイトと自社システム間における煩雑なデータ転記作業に悩んでいました。
社員の仕事に対するモチベーション低下を危惧して、データを扱うルーティン業務をRPA化したそうです。Webを介する作業が多いため、Web上の作業を自動化しやすいRPAツールを選定しました。
RPAを導入したことによってA社は50近くの業務を自動化し、1月あたり150時間もの業務時間短縮に成功したとのこと。今後は更なる機能の拡張にも目を向けていると話しています。
スモールスタートで経理や人事の業務を自動化
膨大なバックオフィス業務に悩まされていたB社。ストレス軽減と業務改善のためにRPAツールを導入したそうです。
専門知識が不要な点やテンプレートから業務を自動化できる点に注目して、RPAツールを選んだとのことです。
導入初期のB社は製品のコンサルタントに付き添ってもらいながら、10個前後の業務で運用を開始しました。
RPAの導入後は1年あたり150,000時間の業務時間削減や、業務品質の向上を達成できたとのことでした。
まとめ
RPAツールについて、導入方法や運用を成功させるコツなどの観点から解説しました。
【RPAツールについて覚えておきたい3つのポイント】
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RPAツールは企業規模や業種、予算にあわせて、さまざまな種類の製品が流通しています。自社にとって使いやすいRPAツールを導入して、業務効率化や働き方改革の実現を目指してみてはいかがでしょうか。
以下の記事では、おすすめのRPAツールを各製品の特徴や機能で比較しています。ぜひ、あわせて参考にしてください。
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