RPAツールのメリット7つを詳しく解説！デメリットとその対策方法も紹介

PC上の定型業務を自動化するため、さまざまな企業で導入が進むRPAツール。「どのような導入効果を期待できるのだろうか」「デメリットなどの心配はないのだろうか・・・？」とお考えの方もいるかもしれません。

そこで本記事ではRPAツールのメリットを詳しく解説。併せてデメリットとその対策方法についても紹介します。ぜひ、RPAツール導入を検討する際の参考にしてください。

RPAツールとは

RPAツールとは「Robotic Process Automation」の略で、コピー&ペーストや集計作業など、PC上の定型業務を自動化できるツールです。

ソフトウェアロボットを搭載しており、ルール化した処理手順を記憶させることで日常的なルーティンワークをこなしてくれます。

RPAツールが主に得意としているのはデータ入力や経理部門における経費精算、人事部門における勤怠管理など、繰り返し発生する定型業務です。

RPAツールで実際にできることについては、以下の記事で詳しく解説しています。ぜひ、あわせて参考にしてください。

RPAツールのメリット

RPAツールは業務効率化やコスト削減、ヒューマンエラーの抑制などに効果があります。従業員がコア業務に集中できて、企業の生産性UPにつながるのもメリットです。

業務効率化とコスト削減が叶う

大幅な業務の効率化と、それに伴うコスト削減がRPAツールを導入する大きなメリットです。

RPAツールは単純作業の高速処理を得意としています。例えば請求書のメール配信や勤怠データの集計など月末にかさばる業務も、RPAツールならスムーズな自動処理が可能。「時間内に業務が終わらない」といった事態も起こりません。

他にもデータ入力やデータ集計、照合作業、帳票作成などの定型業務を自動化することで効率化を実現できます。

またRPAツールは24時間365日休まずに稼働し続けるので、残業代や採用コストといった人件費を削減できるのもメリットです。

ミス防止や業務品質の均一化を実現できる

業務量やコンディションに左右されず、企業の信用に関わるようなミスを防げるのがRPAツールのメリットです。

RPAツールはあらかじめ指定した一定の動作を正確に繰り返します。事前に正しい処理手順を登録しておくことで、高精度で業務をこなしてくれるのが心強い点です。人為的ミスを防止するためのダブルチェックを行う手間も省けます。

またRPAツールは作業スピードや丁寧さに差が生じることもなく、業務品質の均一化にも効果的です。

企業全体の生産性向上につながる

データ入力や帳票作成、メール送信などの細かな業務に対し、個別でのシステム化が難しいと感じている方もいるかもしれません。その点RPAツールなら粒度の小さな事務業務でも、比較的安価かつ短期間での自動化が可能です。

RPAツールで事務作業を自動化することで、より多くの人員を生産性の高い業務に充てられます。従業員は売上や成果などの付加価値につながる業務に集中でき、企業全体の生産性向上が狙えるのがメリットです。

従業員のモチベーションを向上できる

RPAツールに単純なルーティン作業を任せることで、従業員は売上や成果と結びつきの強い業務に集中できます。従業員にやりがいを感じてもらいやすく、モチベーションを向上できるのが大きなメリットです。

スキル向上のために時間を有効活用できたり、クリエイティブな業務に挑戦したりと、成長できる社内環境を整えることで従業員満足度の向上も見込めます。

労働環境の改善につながる

RPAツールを導入することで、24時間365日業務の自動化が実現します。データ入力やデータ収集、報告書作成といったルーティンワークを業務時間外でも進められるようになり、従業員の負担を大幅に削減できるのがメリットです。

また勤怠管理にRPAツールを活用して、残業時間のモニタリングを行なっている事例もあります。残業時間が規定を超えた場合にリマインドメールを自動送付して、従業員へ改善の意識づけが可能です。離職などによる人材不足を未然に防げるでしょう。

業務スピードの向上により顧客満足度が向上する

RPAツールで業務スピードを向上することで、顧客満足度を向上できるのがメリットです。例えばサービスへの申し込みが増加する繁忙期にも、申込受付や顧客情報のシステム入力などの自動化によって即時対応が可能になります。

また顧客サービスに集中できるように、納品書の受付や在庫管理システムへのデータ登録といった、単純な受発注業務を自動化するのも1つの手です。十分な時間をとって顧客対応を行えるため、結果的にサービスの品質向上につながります。

現場の業務フローに合わせたDX推進ができる

プログラミングなどの専門的なIT知識がなくとも扱えるRPAツール。業務を担当している従業員が自動化に関与しやすく、現場の実情に合ったDX化を推進できるのがRPAツールのメリットです。

RPAツールは操作手順をPC上で録画したり、フローチャート形式で処理手順を並べたりすることで業務を自動化できます。業務フローの変更に伴うメンテナンスなども、現場主導で行いやすいのが便利な点です。

RPAツールのデメリット

RPAツールを導入する際の懸念点として、業務停止や誤作動のリスクがあることや業務のブラックボックス化が進むといった点が考えられます。セキュリティ問題につながる恐れがある点にも注意が必要です。

業務停止のリスクがある

万が一システム障害やエラーが発生してRPAツールを稼働できない場合、業務停止のリスクがあることには注意が必要です。

また自動化する業務によっては、負荷が大きすぎてPCやサーバーがダウンする恐れも。作業中のデータが保存できていなかったり、データが消失してしまったりします。

対策としてはベンダーから受けられる緊急時のサポート内容を、導入のタイミングで確認することが大切です。加えて業務が停止した際の対応マニュアルを、あらかじめ社内で作成しておく必要もあります。

またサーバーとPCのストレージ容量や性能に問題がないか確認して、RPAツールの運用に適した環境を整備することも重要です。

誤作動を起こす場合がある

RPAツールは人間が指示した手順に基づいて、同じ作業を繰り返し実行するツールです。指示を出す際に人為的なミスをしてしまうと、誤作動を続ける点でリスクがあります。

アプリケーションの仕様変更や例外によるエラーが起きた場合も、RPAツールは自分の判断で回避することができません。

誤動作を未然に防ぐためにも、作成した指示内容をもとにしたテスト稼働や、定期的なメンテナンスを行うようにしましょう。

誤作動が起きてしまった場合を想定して、RPAツールの管理者へ通知が送られるよう設定をすることも、運用中のリスクをできるだけ小さく抑えるコツです。

業務のブラックボックス化が進む恐れがある

専門性の高い業務などを長期間RPAツールに任せていると、業務のブラックボックス化が進む恐れがあります。従業員が業務の進め方を覚えている必要がなくなるためです。

RPAツールによるブラックボックス化を防ぐためにも、業務の進め方を社内で継承できるようなマニュアルを残しましょう。

またRPAツール自体の操作自体を、マウスやクリックを使った短い手順で実行できるようにすることがブラックボックス化を防ぐ秘訣。属人化を予防して、むしろ誰にでも業務が進められる環境が整います。

セキュリティ問題につながる可能性がある

セキュリティ管理が不十分だと、情報漏洩などの問題が発生する可能性もあるのがRPAツールの注意点です。

例えばデータベースへのアクセス権限やログインパスワードをRPAツールに与えた場合、設定ミスによって社外に情報が漏れ出ることも危惧されます。

対策としてIDやパスワードが含まれる処理を任せる際は、そのままの文字列をRPAツールに入力するのではなく、必ず暗号化するようにしましょう。

またセキュリティアップデートをかかさずに行なったり、操作ログを保管したりすることも大切です。不正や不具合を抑制し、問題があった際にも原因をきちんと把握できます。

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