RPAツールでできることとは？RPAをうまく活用するコツも解説

定型業務を自動化する手段として注目を集めているRPAツール。中には「実際にどんなことができるんだろう？」「自社の業務でうまく活用できるだろうか・・・」とお考えの方もいるかもしれません。

そこで本記事ではRPAツールでできることやできないことを詳しく紹介。RPAツールをうまく活用するコツについても解説します。ぜひ、RPAツール導入を検討する際の参考にしてください。

RPAツールでできること

RPAツールでは定型業務の自動化ができます。具体的に得意としているのはデータの入力や収集、定型レポートの作成、バックオフィス業務などです。

データ入力

ExcelやWordへの単純なコピー&ペースト作業を、RPAツールによって自動化できます。例えば申込書の顧客情報をデータベースへ反映したり、マスタ登録や更新といった業務に活用可能です。

ルーティン化されたデータ入力業務は比較的容易に自動化でき、多くの企業でRPAツールの活用が進んでいます。

データ収集

RPAツールを使うことでWeb上にあるデータの中から、あらかじめ設定した条件の情報を自動で収集できます。

例えば市場における価格調査やWebサイト上での自社サービスへの口コミ集計など、スクレイピングと呼ばれるデータ抽出作業に活用可能です。

データ形成

RPAツールではグラフ作成や、データ形式の最適化を行うデータクレンジング作業などを自動化できます。

RPAツールを使うことで、手間と時間をかけずにデータの整備が可能です。顧客ニーズや売上などを分析する際に役立ちます。

定型レポートの作成

議事録や業務日報、商談の報告書、社内システムのログ報告といったレポートの作成をRPAツールで自動化できます。

抽出する情報や頻度、出力形式などの条件をあらかじめ設定しておくことで、定型的なレポート作成が可能です。

経費精算

定型作業の多い経費精算は、RPAツールによる自動化と相性の良い業務のひとつです。RPAツールは複数のデータを照合して、内容の一致・不一致を自動検出できます。

具体的には交通費精算における最短経路の算出や、申請データとの突合作業などの自動化に活用可能です。会計ソフトに経費データを転記したり、領収書を帳簿に自動登録したりもできます。

勤怠管理

勤怠管理システムとRPAツールを連携することで、勤怠に関わる転記作業や照合作業を自動化できます。

例えば月次の勤怠データ集計や有給取得状況を見える化したり、残業の申請承認を自動化したりといったことが可能です。

在庫管理

メールで受信した納品書を読み込んで、在庫管理システムにデータ登録する、といった在庫管理の流れをRPAツールに任せられます。

販売管理システムの在庫状況をリアルタイムで更新したり、入荷予定時期の手配書を印刷したりといった作業も自動化が可能です。

顧客管理

RPAツールを利用することで、顧客管理システムへの顧客情報の登録を自動化できます。

あらかじめ条件を設定したうえでWebサイトから顧客情報を抽出し、見込み顧客リストを作成することも可能です。

請求書業務

会計システムからの請求データ出力、請求書の作成、印刷といった業務をRPAツールが一気通貫で自動化します。

また請求書を受領した際には、メールに添付された請求データの照合作業も可能です。

入金消込

RPAツールが取引先への請求内容と口座の入金データを照合し、入金消し込みを自動で行います。

毎月の入金データと振込内容の照合をRPAツールに任せて、イレギュラーな入金消し込みのみ担当者が巻き取るといった形で効率化が可能です。

ヘルプデスク業務

あらかじめ質問と回答の定型文を記憶させておくことで、RPAツールによるヘルプデスクの自動化が可能です。

チャットボットやメールなどの形式で回答を送信し、問い合わせ担当者の業務削減を削減します。

メール配信

納期に関する通知メールや月次の請求書メールなど、定型文のメールをRPAツールで自動生成できます。

宛名や本文をコピー&ペーストで作成する点で、ヒューマンエラーが起こりません。ファイルの添付やスケジュールアプリとの連携も可能です。

RPAツールでできないこと

RPAツールでは判断力を要する業務や複雑な処理が発生する業務、手書き文字や画像の認識などを不得意としています。

判断力を必要とする業務

RPAツールに向いていない分野として、ルール化できず臨機応変な判断を要する業務が挙げられます。

人間があらかじめ記憶させた手順に基づいて、同じ作業を繰り返し実行するのがRPAの仕組みです。

コピー&ペーストなどで済むようなルーティン業務の自動化に長けている一方、例外が発生する非定型業務は不得意としています。

作業中にエラーが起きた場合も、RPAツールは自ら判断をして回避することができません。RPAツールが停止したときのことを想定して、管理者へ通知が送られるようにするなどの工夫をする必要があります。

複雑な処理が発生する業務

手順をルール化できない作業や、細かな条件によって工程が分岐する作業はRPAツールの不得意な分野です。

例えば一見RPAツールが得意そうなデータ入力でも、処理する時期によって入力項目や稼働時刻が異なる場合、あらかじめ条件分岐を細部まで指示する必要があります。開発コストがかかる点で、自動化による恩恵を得にくいと感じてしまうかもしれません。

またRPAツールは事前に設定した手順通りに動くので、細かな指示を間違えてしまった場合、誤った作業を繰り返す恐れもあります。

手書き文字や画像の認識が必要な業務

RPAツールには紙面の手書き文字や画像データの認識ができません。読み取りできるのはPCやアプリケーション上の文字データのみです。

書類や写真のデータをPC上に取り込みたい場合は「AI-OCR」を活用する必要があります。

AI-OCRとはAI(人工知能)とOCR(Optical Character Recognition／光学文字認識)を組み合わせたもので、手書き文字を電子的なテキストデータとして変換するツールです。

RPAツールとAI-OCRを併用することで、経費精算を自動化するために領収書を読み取るなど、RPAツール活用の幅が広がります。

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RPAツールをうまく活用するコツ

RPAツールをうまく活用するコツは、「小さな業務自動化から始める」「対象業務を見極める」「ベンダーからのサポートを活用する」の3点です。

小さな業務自動化から始める

RPAツールを始める際は、スモールスタートから徐々に導入範囲を広げていくことが運用成功のコツです。

RPAツールにはあらかじめ人の手で、自動化する業務の手順を記憶させる必要があります。大規模な運用をいきなり開始すると、設定ミスなどにより予期せぬエラーが生じる場合もあるでしょう。

RPAの動作確認をしつつ簡単な業務から自動化して、効果を実感しながら進めるのがおすすめです。

対象業務を見極める

どこまで自動化すべきか、対象業務を見極めることでRPAツールをうまく活用できる可能性がグッと向上します。

例えば処理件数が多い業務を優先して自動化したり、ヒューマンエラーの目立つ単純作業をRPAツールに置き換えたりと、より効果的に使う方法を洗い出すことが大切です。

RPAツールを選定するタイミングでも、自社が自動化したい業務との相性が良いか、しっかりと確認したうえで選ぶと良いでしょう。

ベンダーからのサポートを活用する

RPAツールの運用に不可欠なのが定期的にメンテナンスです。例えば社内システムのアップデートに合わせた更新作業や、放置された不要なRPAツールを停止させる作業などを行います。

RPAツールを適切に運用できるIT人材が不在の場合は、ベンダーからのサポートを利用するのがおすすめです。

ただし長期的には、RPAツールの担当者を育成することが成功の秘訣となります。社内に担当者を用意することで、エラーが起きた際に外部へ頼らず迅速に解消できるためです。

ベンダーからのサポートでノウハウを獲得しつつ、RPAツール運用の内製化を進めるのが良いでしょう。

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まとめ