RPAを導入したものの期待していたような成果が得られない、というケースはよくあります。自社に適したツールに乗り換えるためには、どのような点に注目すればよいのでしょうか。ツール導入する際の注意点を解説します。
最終更新日: 2024年06月28日
RPAツールの乗り換えを検討すべきタイミング
RPAツールの導入・運用には、時間やコストがかかりますので、乗り換えのタイミングを見極めることが重要です。現在使用中のツールについて、社内で指摘されている課題を明らかにしましょう。
想定していた業務の自動化ができない
ある程度運用した結果、想定していたほど業務を自動化できていない場合は、乗り換えを検討してもよいでしょう。初めてRPAツールを導入する際は、多くのケースで自動化したい業務の内容や導入後の効果についての見通しが不十分な状態です。
できるだけ費用がかからず簡単に使えるツールを選ぶ会社も多いのではないでしょうか。ただしこうしたツールは機能が限られており、カスタマイズするにも高度なスキルが必要です。
一つの業務を自動化するために多くの人員や時間を確保しなければならず、かえって効率が下がるケースもあるのです。また一部の業務のみは自動化できても、会社全体としては非効率なままでは、使い続ける意味はないといえます。
コストが高く費用対効果が見合わない
RPAツールは業務効率化の程度にかかわらず、毎月一定の使用料がかかります。うまく効率化できれば人件費をはじめとする経費削減につながるため、コスト以上の価値はあるでしょう。
しかし思ったほど効率化できない場合は、ツールにかけるコストが高く感じられます。業務遂行にかかる経費が減らないばかりか、ツールの運用のためにスキルのある社員を確保するなど、さらに費用がかさむ場合もあります。
導入して間もない頃はともかく、一定期間使ってみても費用対効果が感じられない場合は、早めに乗り換えるべきでしょう。
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RPAツールを乗り換えする際の注意点
RPAツールの乗り換えには、従来のツールで生じていた問題を解決することはもちろん、より高い効果を得ることが期待されます。乗り換えを成功させるために、注意したいポイントを解説します。
目的と期待する効果を明確にする
乗り換えを推進するにあたり、あらかじめ乗り換える目的と期待できる効果を明確にしましょう。目的や効果が十分に検討されないままでは、新しいツールでも同じような問題が生じる可能性があります。
主に以下の項目について、乗り換えの必要性や、導入後にどう変わるのかを客観的に分かるようにしておくとよいでしょう。
- 自動化できる業務の範囲
- 自動化によって削減できる経費や時間
- 自動化がもたらす労働環境の改善や顧客満足度向上などのプラス効果
新しいツールはまずは一つの部署から導入する
RPAツールに限らず新しいシステムを取り入れる際には、一つの部署から始めるのが基本です。小さくスタートすればあまり費用がかからず、期待した効果が得られない場合でも早く見切りをつけられます。
検証に時間はかかりますが、一気に全社に導入するよりも失敗のダメージを小さく抑えられるでしょう。試用期間中にマニュアルを作成し、トラブルに対応できる体制を整えておけば、本格的に導入した後も混乱が少なくスムーズに運用できます。
次の記事ではおすすめのRPAツールを各製品の特徴や機能で比較しています。ぜひ、あわせて参考にしてください。
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