受付システムは訪問者の受付を自動化する機能だけでなく、セキュリティ管理や受付状況の可視化などさまざまな機能を備えています。
最終更新日: 2024年06月28日
当記事ではそんな受付システムの機能を紹介しました。
受付管理機能
受付管理機能とは来訪者の受付処理や受付情報の管理を行う機能です。
受付業務の効率化や情報管理の強化などを目的としています。具体的には以下のような機能があります。
自動受付機能
来訪者をタッチパネルや受付端末をによって、自動でチェックイン受付できる機能です。
QRコード認証や名刺撮影、キーボード入力など受付に必要な操作や認証方法は製品によって異なります。
来訪者情報登録機能
来訪者の情報を登録し、今後の管理に利用できるように収集・管理する機能です。
来訪者の所属や氏名と担当者などの情報を登録。事前に来訪日時や要件などを整理します。検索すれば、情報にいつでもアクセスできます。
コミュニケーション機能
コミュニケーション機能は来訪者と担当者、受付者のコミュニケーションを円滑化する機能です。来訪者の受付状況や対応状態を即座に伝達できます。
担当者通知機能
来訪者の受付完了時に担当者にメールやSMSなどで自動通知したり、チャットで来訪者とコミュニケーションが取れる機能です。
ビデオ通話やリンクの埋め込みができるものもあり、面会の可否や待ち合わせ場所の指定も容易にできます。
多言語対応機能
多言語対応機能は外国人来訪者に対応するために、受付システムの言語を切り替えることができる機能です。
システム画面上で表示言語を変更したり、多言語での案内や通知、問い合わせ対応をおこなえます。来訪者の言語に合わせて、音声案内できる製品もあります。
セキュリティ管理機能
受付した訪問者や従業員の出入り状況を記録し、不正な入退室やアクセスをしていないか管理する機能です。
ユーザー認証やアクセス制御など、内部データに関するセキュリティと外からの訪問者に対するセキュリティの2つの役割が持ちます。
入退室管理機能
入退室管理機能は建物や特定のエリアへの人の出入りを制御し、記録することで、セキュリティを強化する機能です。
ICカードや生体認証を使い、入退室情報を記録し、入館証の発行などもおこないます。
アクセス制限機能
アクセス制限機能はシステム内の機能やデータへのアクセスを、ユーザーの役割や権限に基づいて制限する機能です。
例えば、受付担当者は訪問者の情報を登録・閲覧できるが、人事部門の情報にはアクセスできないように設定することなどができます。
カスタマイズ設定機能
カスタマイズ設定機能は企業のニーズに合わせて、訪問者情報の入力項目や受付画面のレイアウトなどを変更できる機能を指します。
承認や通知のフローもカスタマイズできる製品が多いです。
UI・デザインカスタマイズ機能
受付システムではタブレットや受付端末を使って、訪問者に情報を入力してもらうため、UIや受付画面のレイアウトが大切です。そのためUI・デザインカスタマイズ機能を備えた製品が多くあります。
具体的には、画面レイアウトや入館証などを組織のロゴやテーマカラーを使ったものに変更することができます。
訪問者情報の入力フィールドに訪問目的や所属部署などの項目を足す機能も備えています。
受付フローのカスタマイズ機能
受付フローや通知設定などのカスタマイズ機能も基本的に多くの製品が備えています。
例えば、特定の訪問者に対して、上位者の承認を必要とするよう設定することが可能です。訪問者の到着時や承認時に、メールやSMSでの通知先や、通知内容をカスタマイズもできます。
システム連携機能
受付システムの連携機能は他システムとデータや機能を共有し、相互に情報をやり取りすることで、業務の効率化や自動化を実現する機能です。
通知ツール連携
主にMicrosoft TeamsやSlack、chatworkなどのビジネスチャットツールやメール、電話などと連携して来訪者の訪問を通知する機能です。
受付システムは来訪者の訪問を知らせる都合上、既存のコミュニケーションツールとの連携機能を必ず備えています。どのツールと連携できるかは必ず確認しておきましょう。
外部システム連携
受付システムの場合、人事システムやカレンダーシステムとの連携によって予約状況や従業員情報を効率的に管理します。製品内に入退室管理機能やスケジューリング機能が備わっていて連携が必要ない製品もあります。
受付システムを利用して受付業務を効率化しよう！
受付システムに備えついている機能は多種多様です。製品によっても機能は異なり、使用する端末によっても使える機能は変わります。
自社に合ったシステムを見つけるためには、製品ごとの特長や機能について比較する必要があるでしょう。
以下の記事では製品ごとの機能や料金についてまとめています。製品選びの際はぜひ参考までにご覧ください。
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