WBSによる進捗管理には作業範囲や作業量、タスクごとの関連性を明確化して、工数見積もりを行いやすくする効果があります。WBSで進捗管理を行うメリットや作成時の手順、おすすめのツールなどについて確認しましょう。
最終更新日: 2024年06月28日
WBSの基礎知識
プロジェクト管理を行う上で、WBSは基礎となる重要な役割を果たします。WBSの基礎知識や、プロジェクト管理とどのような関係性があるのか把握しましょう。
WBSとは何か
WBSは「Work Breakdown Structure」の略称で、プロジェクトのタスクを細かく分割して表に整理する、プロジェクト管理方法の一種です。
プロジェクトの基礎資料となるもので、スケジュール作成や進捗管理、見積もりの作成など、さまざまな場面に利用されます。
プロジェクト開始前にWBSを作成しておくことで、プロジェクト全体の作業量を把握し、作業の抜け漏れを防止する効果が期待できるでしょう。
またWBSはスケジュール管理や工数見積もりの土台となることから、正確な見積もりを算出して過不足のない予算運用を行うために必要不可欠な存在です。
WBSで進捗管理を行うメリット
WBSを活用した進捗管理を行うと、作業範囲や作業量が明確になり、タスクごとの関連性もひと目で把握できます。また工数を正確に見積もれる点も、WBSの重要なメリットの一つです。
作業範囲や作業量が明確になる
プロジェクトの開始前にWBSを作成すると、プロジェクト全体の作業範囲や作業量が明確になります。これによりプロジェクトメンバーがどのようなタスクを受け持っているのか、可視化が可能です。
管理者がプロジェクトの全体像を把握するのはもちろん、メンバー同士が互いの作業範囲や作業量を認識する上でも役立ちます。その結果プロジェクト進行時にタスクの抜け漏れや重複を防ぎ、作業遅延の防止や品質維持に貢献するでしょう。
タスクごとの関連性を把握できる
WBSを作成すると、プロジェクトの完遂に必要な全てのタスクがリストアップされます。プロジェクトに関係する全てのタスクを洗い出すと、タスクごとの関連性を把握でき、依存関係の明確化が可能です。
プロジェクトを成功させるためには、「作業Aを終えなければ、作業Bを開始できない」などの依存関係を把握する必要があります。それぞれの作業の依存関係を明らかにして、スムーズなプロジェクト進行を実現しましょう。
工数を正確に見積もりやすくなる
WBSの作成によってタスクを細かく分解できれば、一つのタスクにどの程度の工数がかかるのかをより詳細に導き出せます。
タスクごとの工数が詳細に判明しているほど、プロジェクト全体の工数を正確に見積もりやすくなるでしょう。その結果プロジェクト進行の見通しを立てやすくなるのです。
工数の見積もりを正確に算出することで、プロジェクト開始後に大幅なスケジュール変更が発生するリスクを軽減し、安全なプロジェクト運用を実現できるでしょう。
WBSで進捗管理を行う手順
WBSを活用して進捗管理を行う際には、あらかじめゴールを定めてからプロジェクト全体のタスクを洗い出し、構造化した後でプロジェクトメンバーに割り当てることが大切です。WBSで進捗管理を行う手順について解説します。
1.ゴールを明確化する
WBSを活用した進捗管理を始めるに当たり、最初にゴールを明確化しましょう。プロジェクトのゴールが明らかになっていないと、ゴールに到達するまでに必要なタスクを洗い出せないためです。
まずはクライアントの要望を十分に理解し、プロジェクトの最終到達地点を正確に見極めることで、詳細なタスクのリストアップが可能になります。
クライアントの要望を理解できていないと、完成した成果物がクライアントの想定と食い違い、プロジェクトの失敗につながるおそれもあるため、ゴールの確認は重要なポイントです。
2.全てのタスクを洗い出す
ゴールを明確化できたら、ゴールに到達するために必要な全てのタスクを洗い出します。プロジェクト全体の作業量や作業内容を明らかにしましょう。
この時点でタスクの抜け漏れがあると、プロジェクト開始後に大幅なスケジュールの修正が発生するおそれがあります。細かいタスクも見落とさずに洗い出すことが大切です。
ただし中にはどうしてもプロジェクト開始前のリストアップが難しく、プロジェクト進行中に必要性が判明するタスクも存在します。そのためスケジュールにある程度のバッファを設けて修正の余地を残しておくのも、プロジェクトを成功に導くためのポイントです。
3.タスクを構造化する
タスクの洗い出しが完了したら、タスクの構造化を行いましょう。タスクの構造化には主に三つの主従レベルがあります。タスク同士の主従関係を明確にすることで、プロジェクト全体の構造が明らかになるでしょう。
タスク構造化の主従レベルは、順位が高い順に下記の通りです。
- プロジェクトの基本的な目標(親タスク)
- 従属関係とタスク
- サブタスク
「プロジェクトの基本的な目標(親タスク)」の下に「従属関係とタスク」が紐づき、さらにその下に「サブタスク」が紐づくという構造になっています。
4.タスクをメンバーに割り当てる
タスクの構造化が終わったら、各タスクをメンバーに割り当てましょう。タスクごとにかかる時間を予測し、緊急度や重要度なども加味し、メンバーの力量も考慮してタスクの割り当てを行うことが求められます。
タスクを割り当てる上で、タスク同士の関連性も十分に検討しましょう。関連性を考慮せずにタスクを割り当てると、プロジェクト開始後に待ち時間が多く発生したり、次のタスクの開始まで時間が短すぎたりという事態が発生します。
いずれもスムーズな進行に支障をきたすおそれがある要素です。
5.スケジュールに落とし込む
タスクをメンバーに割り当て終えたら、各タスクをスケジュールに落とし込みます。ここまでに行ってきた「ゴールの明確化」「タスクの洗い出し」「構造化」の精度がスケジュールの精度に直結するので、手順を一つずつ丁寧に進めることが大切です。
前述のように中にはプロジェクト進行中に新たなタスクが発生する可能性もあります。そのためタスクを詰め込み過ぎるのではなく、ある程度のバッファを持たせたスケジュールの作成を意識しましょう。
WBSで進捗管理を行うポイント
WBSで進捗管理を行うときは、進捗管理を行う目的を理解した上で、複数人の視点から作成に努める点が求められます。WBSで進捗管理を行う上での二つのポイントについて詳しく解説します。
進捗管理を行う目的を理解する
WBSを活用した進捗管理を成功させるポイントの一つは、「なぜ進捗管理を行う必要があるのか」を十分に理解することです。
スケジュール作成や工数管理の目的を理解していないと、「なぜWBSの作成に膨大な時間を使わなければならないのだろう？」と疑問を感じ、プロジェクト開始前の準備がおろそかになる可能性があります。
事前準備が曖昧なままプロジェクトを開始すると、想定外のタスクが発生したり、工数の見積もりが甘くスケジュール通りに作業が進行しなかったりと、さまざまな問題が起こりかねません。
進捗管理を行う意義を理解して、WBS作成のための十分な時間を確保することが大切です。
複数人の視点で作成する
WBSによる進捗管理を1人で行うと、タスクに抜け漏れや見落としが発生しやすくなります。WBSを作成する際は、全てのタスクを洗い出せているかどうかチェックするために、複数人の視点で管理するのがおすすめです。
複数人でWBSの作成・チェックを行うと、1人では気が付けなかったタスクの抜け漏れを発見しやすくなり、プロジェクト開始後の大幅な軌道修正を回避できます。
また計画の妥当性を複数人の視点から冷静に判断できるため、無理のあるプロジェクト進行を防ぎ、品質の維持にもつながるでしょう。
おすすめのWBSツール3選
WBSを作成するときは、WBSツールを導入するとタスクの洗い出しやスケジュール作成が簡単にできます。初めての場合でも導入しやすい、おすすめのWBSツール3選を紹介します。
Backlog
Backlogは「株式会社ヌーラボ」が開発したWBSツールです。初めての人でも直感的に扱いやすいシンプルなUI(ユーザーインターフェース)が特徴的で、業種・業態を選ばず利用できます。
スケジュール作成機能やタスク管理機能に加え、プロジェクト内の共有事項を管理するための「Wiki機能」が備わっており、会議の議事録や作業マニュアルをツール内に記録可能です。
チームコラボレーションツールが豊富に用意されているため、WBS作成だけでなく、プロジェクト開始後の管理にも重宝します。
月額料金は最安のスタータープランで2,640円(税込)で、30IDまで利用可能です。
Redmine
Redmineは「ファーエンドテクノロジー株式会社」が開発したWBSツールです。オープンソースソフトウエアとして提供されているため、システムの運用知識がある組織なら、完全無料で利用できます。
ただし運用知識がない場合でも、Redmineを活用して構築された有料ツールを導入することでRedmineの機能の利用が可能です。
Redmineでは「チケット」と呼ばれる機能を利用して、プロジェクトメンバーのタスク管理を行います。プロジェクト全体に向けたお知らせを発信する「ニュース」機能など、プロジェクト開始後の運用に役立つ機能も豊富です。
Jooto
Jootoは「株式会社PR TIMES」が開発したWBSツールです。シンプルな操作感が魅力の一つで、ドラッグ＆ドロップによる直感的なタスク管理に対応しています。導入企業は1,800社以上で、実績も豊富です。
最低月額料金はスタンダードプランで1ユーザーあたり458円(税込)ですが、無料で利用できるフリープランも用意されています。
最大4人までであれば全ての基本機能を無料で使えるため、本格的に導入する前に使い勝手を試してみたいという場合にもおすすめです。
WBSを活用して正確な進捗管理を行おう
WBSを活用するとプロジェクトの全体像が可視化され、タスク同士の関連性も明確になります。プロジェクトメンバーの作業範囲に対する認識を共有できるので、新たなプロジェクトを開始するときは、WBSの積極的な活用がおすすめです。
WBSを作成する際には、プロジェクト開始後の混乱を避けるためにも、タスクをできるだけ詳細に洗い出す必要があります。WBSツールの導入も視野に入れ、正確な進捗管理を行いましょう。
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