組織が停滞気味だと感じているのなら職務分掌の導入を検討するのがおすすめです。今までの働き方が改善され、組織運営におけるさまざまな恩恵を受けられるでしょう。職務分掌の目的や効果、規程の作り方を紹介します。
最終更新日: 2024年03月05日
職務分掌とは
組織における職務分掌とはどのようなものなのか、まずは基本知識を解説します。また似た意味を持つ業務分掌についても理解しましょう。
各社員が行う職務・職責・権限を明確にする
分掌(ぶんしょう)とは業務を割り振りすることです。職務分掌は組織における各個人の職務・職責・権限を明確化することを意味します。
企業で職務分掌を定める際は、「職務分掌規程」と呼ばれる文書を作成するのが、一般的です。職務ごとの役割や責任を果たすための具体的な行動を記載します。
例えば課長職の場合は「部署を活性化させる」という役割を果たすために「話しかけられたら最後まで話を聞く」や「メンバーと常にしっかりと向き合う姿勢を意識する」などの行動を定められるでしょう。
似た言葉である「業務分掌」との違い
「職務分掌」と「業務分掌」は意味が似ており、混同されることが多々あります。職務分掌が個人レベルでの責任や権限を明確化するのに対し、部署単位の責任や権限を明確にするのが業務分掌です。
職務分掌では責任範囲と権限を個人レベルで定めるため、内容がより詳細なものになります。一方の業務分掌は責任や権限が職務分掌に比べ大まかになる傾向です。
職務分掌だけでなく、業務分掌を設定している企業もあります。業務分掌を定めておけば、部署やチームの責任と権限を適切に配分することが可能です。
職務分掌を規定し、各社員の責任の所在を明確化する
職務分掌を規定する大きな目的は、社員ごとの責任の所在をはっきりさせることです。やるべきことが個人レベルで明確になるため事業運営がスムーズに進みます。
規程を定めていない場合は、社員の業務・責任があいまいになりがちです。職務分掌を定めれば内部統制が図れる上、経営上のさまざまなリスクを回避できます。
各社員の責任範囲が明確になるため、「自分がやるべきなのだろうか」と悩む社員が減るでしょう。「自分がやる必要はない」といった言い逃れもできなくなります。
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職務分掌を導入するメリット・デメリット
職務分掌にはメリットとデメリットがあります。導入を検討する場合はデメリットやリスクも理解した上で、自社に合うかどうか慎重に考えましょう。
組織の健全化や人材育成の効率化
職務分掌のメリットの一つに組織の健全化が挙げられます。個々の職務や権限が明確になり優先すべき仕事がはっきりするため、組織運営がスムーズに進むようになるでしょう。
人材育成の効率化につながる点もメリットです。やるべき業務が個人レベルで明確になることから社員ごとに必要な能力をピンポイントで育成できます。
不正が発生するリスクを軽減できる点もポイントです。責任だけでなく権限を分散させるため権限が偏ることによる不正の隠ぺいを防げます。
消極的な従業員の増加や部署間の軋轢を生む
職務分掌で個々の責任範囲が明確になると、決められたことや指示されたことしかやらない社員が増えかねません。消極的な従業員を増やしてしまう恐れがあります。
部署間の軋轢を生むリスクがある点もデメリットです。新たな業務やイレギュラーな仕事は責任範囲が明確になっていないため、部署同士で責任をなすり付け合う可能性もあるでしょう。
職務分掌は小規模な組織には向きません。従業員の人数が少ない企業では、個々が自分の責任範囲を超えて仕事をしなければならないケースが多いためです。
職務分掌規程の作り方と注意点
自社で規程を作成する手順を覚えておきましょう。規程を作る際に気を付けたいポイントも解説します。
職務分掌規程を作る手順
規程を作る場合にはまずは経営者の了承を得る必要があります。職務分掌の重要性を理解してもらい、経営者が感じている組織の課題も把握しておきましょう。
経営者から了承を得たら会社の組織構造を確認し、部署や職務ごとに業務内容を洗い出します。それぞれの役割や責任を明確にするためには、管理職だけでなく現場の声も拾わなければなりません。
部署単位の業務を細分化できたら、権限を振り分けます。できるだけあいまいさを排除した権限や責任範囲を設定し、規程として明文化しておきましょう。
規程を作る際の注意点
すべての業務が一つの部署で行われるとは限りません。業務によっては複数の部署が連携して行うべきものもあるため、連携の必要性がある業務についてはその旨を記載しておきましょう。
責任や権限の分散を意識するのも大切です。特定の従業員に業務が集中しないようバランスを考慮して、適切な担当者に業務を割り振る必要があります。
職務分掌規程は社外秘の重要情報が、数多く記載されるものであるため、取り扱いにあたっては注意が必要です。
職務分掌により責任範囲と権限が明確に
職務分掌規程を作成すれば、従業員ごとの職責や権限を明確にできます。組織の健全化や人材育成の効率化を期待できる点が規程を作る主なメリットです。
一方で消極的な社員が増えたり、部署間の軋轢を生んだりするリスクもあります。社内で必要性を慎重に検討した上で、メリットが大きいと判断できるなら導入してみましょう。
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