振り返りで生産性を高めよう！フレームワークや成功させるコツを紹介

業務の効率化を図り生産性を高めるためには、定期的な振り返りが効果的です。ビジネスシーンにおける振り返りの意味や、具体的なメリットを紹介します。また振り返りに役立つフレームワークや、成功させるポイントについても解説します。

振り返り(リフレクション)とは？

ビジネスシーンにおいて「振り返り(リフレクション)」は、どのような意味を持つのでしょうか。振り返りの定義や、反省との違いを紹介します。

振り返りの定義

ビジネスシーンにおける振り返りは、英語で内省を意味する「リフレクション」とも呼ばれ、仕事を見つめ直す行為を意味します。

振り返りの重要性を最初に提言したのは、マサチューセッツ工科大学のドナルド・ショーンです。ショーンは組織学習の研究を通して、振り返りが業務改善や効率化を、促進することを発見しました。

企業の中で人材が成長していくためには、単に業務をこなすだけでは十分とはいえません。定期的に業務から離れ、自らの仕事の進め方や行動・考え方などを客観的に振り返りながら、改善していく必要があります。

「振り返り＝反省」ではない

振り返り(リフレクション)とよく似た言葉として挙げられるのが「反省」です。どちらも自身の行動や考え方などを、見つめ直す行為という点が共通しています。

しかし反省で見つめ直す対象は、基本的に自らの誤りに限定されます。仕事でいえば失敗やミスをした原因は何かを考え、同じ失敗を繰り返さないように、自らを戒める行為といえるでしょう。

一方で振り返りでは失敗も成功もフラットな視点から見つめ直した上で、現状をさらに良くできないかと考え、振り返りの対象は誤りに限りません。その意味で反省は後ろ向きな考え方、振り返りは前向きな考え方とも換言できます。

業務の振り返りを行うメリット

業務の振り返りを行うと、どのようなメリットがあるのでしょうか。振り返りの代表的なメリットを二つ解説します。

改善点がわかる

振り返りを行うと自身の仕事の進め方について、良かった点や悪かった点が浮き彫りになります。そのため良かった点は取り入れる、悪かった点は再発しないよう対策を考える、といったように業務の改善点を具体化できるのです。

また振り返りを繰り返すうちに自らが陥りやすい失敗パターンが見えてくるため、自然と意識が向いてミスを防げるようになります。

結果的にただ漠然と仕事をする場合と比べて、よりスムーズに業務効率化や、生産性向上を実現できるでしょう。

モチベーション向上につながる

振り返りは自らのダメなところや失敗だけでなく、良かったところも振り返る行為です。そのため自らの強みや日々の成長が実感でき、モチベーション向上にもつながります。

前向きな気持ちで取り組めるようになるため、仕事や人間関係におけるストレスの緩和や、成長促進にも効果が期待できるでしょう。

また振り返りを行うと、毎日のように繰り返される仕事の中に、いくつもの課題が見つかるようになります。そのため退屈に感じられるルーチンワークにも、やりがいを見出しやすくなるでしょう。

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振り返りに役立つフレームワーク

仕事で効果的な振り返りを行うには、網羅的視点と有効なプロセスを示してくれる、フレームワークの利用がおすすめです。振り返りに役立つフレームワークには、どのような種類があるのでしょうか。代表的な五つのフレームワークを紹介します。

PDCA

「PDCA」は次に挙げる四つのプロセスを繰り返して、振り返りを行うフレームワークです。

• 計画(Plan)
• 実行(Do)
• 評価(Check)
• 改善(Action)

どのように業務を進めるか計画や目標を立て、実行した後にどれくらいプラン通りに進められたかの評価をします。プラン通りに進まなかったところは改善案を考え、再び新たな計画と目標を立てて業務を実行します。

PDCAはもともと品質管理を目的に生まれました。目標設定と改善の繰り返しにより、業務の質向上にも役立つでしょう。個人で進める業務にも、チームで進める業務にも利用できる、汎用性の高いフレームワークです。

YWT

「YWT」はやったこと(Y)・わかったこと(W)・次にやること(T)の、三つの観点から業務を振り返るフレームワークです。各項目をシートなどに箇条書きで書き出していきます。

やったこと(Y)については、行動の理由や得られた結果を含めて振り返るのがポイントです。その上でわかったこと(W)を考えると、次にやること(T)が明確になります。

実践からの学びを言語化して次に活かすため、経験を重視した振り返りを行うのに最適です。計画を立ててから取り組むPDCAと比べると、より手軽に行える点、フラットな視点を維持できる点がメリットといえるでしょう。

個人または数人の小規模な業務を振り返るときに、効果を発揮します。

KPT

「KPT」で明確にする項目は次の三つです。

• 続けるべきこと(Keep)
• 課題(Problem)
• 次にすること(Try)

「続けるべきこと」では業務を進める中で良かった点を挙げます。反対に「課題」で挙げるのは悪かった点や失敗例です。この二つを考えた上で、最後に「次にすること」を、具体的な行動レベルで考えて次の業務に活かしましょう。

各項目はYWTと同じく、シートなどに思いつくまま書き出していきます。チームで行う場合には、ホワイトボードと付箋を使うと便利でしょう。

少人数のチームや個人の業務を、時間をかけずに振り返ることに適したフレームワークです。

経験学習モデル

「経験学習モデル」は業務の中で起きた出来事や経験から、ほかの状況にも応用できる概念を抽出するフレームワークです。プロセスとしては次の四つが挙げられます。

• 経験：具体的な出来事と経験を書き出す
• 省察：さまざまな角度から振り返る
• 概念化：応用可能な形に一般化する
• 試行：別の状況に応用する

特に重要なのは「概念化」で、個別具体の事象から、より広い範囲に応用できる法則を考えることがポイントです。省察のプロセスで多角的な分析を行い、事象が発生した理由を深掘りしましょう。

時間をかけて個人の業務を振り返るときにおすすめです。

4行日記

「4行日記」は1日の出来事をまとめて振り返るのに適したフレームワークで、次の4項目で構成されます。文量は1行あたり20文字程度が目安です。

• 事実
• 気付き
• 教訓
• 宣言

「教訓」は事象から得られた「気付き」を、より汎用性の高い言葉に言い換えるプロセスです。これを踏まえて最後に自分がありたい姿を、できるだけポジティブに「宣言」して、次回に活かします。

個人の業務を振り返った上で得られた知見を、チームメンバーに共有するのに適したフレームワークです。振り返りの対象は客観的な事実のため、誤った思い込みや、考え方の癖から抜け出すのにも効果的です。

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振り返りを成功させるポイント

ビジネスシーンで振り返りを成功させるには、どのようなポイントを踏まえればよいのでしょうか。振り返りを成功させる三つのポイントを紹介します。

振り返りの時間を確保する

気が向いたときに実施するというやり方では、振り返りの効果を最大化するのは難しいでしょう。失敗のパターンや小さな変化は、毎日の繰り返しによって、ようやく見えて来るものです。

振り返りを習慣化するには、タスクの一つとしてスケジュールに組み込むのが確実。まずは10分でも構わないので、終業前や帰りの電車、1日の終わりなどに振り返りの時間を設けましょう。

目的意識を持ち未来につなげる

振り返りを行うのは、あくまでも過去ではなく未来を見据えるためです。そのためただ事象を書き出したり、良かった点と悪かった点を考えたりするだけで、満足しては意味がありません。

振り返った内容を未来に活かすための視点を忘れず、最後にできるだけ具体的な改善案を出すように心がけましょう。また改善案は必ず実行するようにします。

なかなか実行に移せないときは、具体的なシチュエーションを決め、プロセスを細分化するのがおすすめです。

失敗を責めない

振り返りの時間が単なる反省会にならないように注意が必要です。ネガティブな内容ばかりを振り返ってしまうと、自信喪失や自己肯定感の低下につながりかねません。

失敗を責めるのではなく、客観的な視点から事象や自身の行動を見つめ直すのが成功の秘訣です。

失敗や改善すべき点にばかり目が行ってしまうときは、あえて「良かった点」に注目してみましょう。それまで意識していなかった自分の強みや、業務を効率化させるポイントなど、新たな発見があるはずです。

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振り返りを習慣化して生産性を高めよう

ビジネスシーンにおける振り返り(リフレクション)は、業務から離れて仕事の進め方や行動・考え方などを見直す行為です。振り返りの習慣化は、業務の改善点を明確にするだけでなく、モチベーション向上にも効果を発揮します。

実際に振り返りを行う際には、具体的なプロセスを示してくれるフレームワークの利用が有効でしょう。また振り返りの時間はスケジュールに組み込む、改善案は必ず実行する、失敗を責めないといった点も重要です。

毎日の振り返りを通して、生産性の向上を目指しましょう。

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