受発注業務とは？基本的な流れや効率化する方法を解説

発注業務は様々な企業において欠かせない重要な業務ですが、煩雑になりやすく課題を抱えている企業も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、受発注業務の基本的な流れを解説するとともに、多くの企業が抱えがちな課題や効率化の方法もご紹介します。記事の後半では、業務の効率化に役立つシステムもまとめているので、ぜひ参考にしてみてください。

受発注業務とは

受発注業務とは、商品の売買やサービスを提供する際、企業が顧客や取引先と交わす注文のやり取りのことです。受発注業務は、大きく分けて「受注業務」と「発注業務」の2つに分類されます。

「受注業務」とは、顧客や取引先から商品やサービスの注文を受け付け、処理するプロセスのことです。例えば、注文の受付や注文内容の確認、在庫確認、納期調整などが含まれます。

一方「発注業務」は、必要な商品やサービスを仕入先や取引先に注文することです。在庫量をもとに発注数量を決定し、発注書を作成して仕入先へ注文を行います。

受発注業務の基本的な流れ

続いて、受発注業務の基本的な流れを見てみましょう。

1. 見積もり

まず、発注側が受注側に対して見積もりを依頼します。見積もりの依頼を受けた受注側は、依頼内容に基づいて詳細な見積もり書を作成して提出します。見積もり書には、商品の価格や納期、納品方法、支払い条件などが記載されます。

発注側は提出された見積もりを確認して、問題がなければ発注処理を行います。必要に応じて、修正や再見積もりが依頼される場合もあります。

2. 発注確定（契約締結）

見積もりに対して合意が得られたら、発注側が正式な発注書を作成して受注側に送付します。発注書には見積もりの内容を基にした具体的な発注条件が記載され、双方の合意内容を確認できるようになっています。

発注書を受け取った受注側は、内容を確認し、問題がなければ契約として締結します。このやり取りを持って発注が確定となり、受注側は商品やサービスの提供に向けて準備を始めます。

なお、発注書の発行は義務ではなく、契約自体は口頭でも成立します。ただし、下請法の適用を受ける取引の場合は、発注書の発行が必須となります。

3. 商品の発送・受領

契約が締結された後、受注側は商品の準備を行い、発送の手続きを進めます。商品が準備できたら発送指示を出し、納品書を作成します。納品書には商品名や数量、納品先、納期などを明記します。

発注側は商品が到着したら、納品書に記載された内容と実際の納品物が一致しているかを確認します。必要に応じて、納品後の品質チェックや検品も行います。万が一納品トラブルがあった場合、受注側に対して返品や交換の手続きを依頼することになります。

4. 支払い・請求

商品が受け取られた後、受注側は売上伝票を作成して、発注側に請求書を送付します。請求書には、納品した商品やサービスの詳細や金額、支払い期日などを記載します。

発注側は請求書を受け取った後、定められた期日までに支払いを行います。支払い方法は、振込やクレジットカード決済などさまざまですが、支払い期日を守ることが重要です。支払いが完了したら、受注側は必要に応じて領収書を発行します。

企業が受発注業務で抱えがちな課題

ここからは、企業が受発注業務で抱えがちな課題について見てみましょう。受発注業務において、以下のような課題を抱えている企業が多いです。

作業工程が複雑

受発注業務には複数の工程があり、業務が煩雑になりがちです。

例えば発注だけでも、見積もり依頼や注文内容の確認、契約書の締結、納品書の作成、支払い手続きなど、さまざまなやり取りを行わなければいけません。取引先との連絡はもちろん、社内においても他部間とのやり取りや申請が発生することも多く、情報共有や確認作業に時間がかかります。

また、もし手作業で受発注業務を行っている場合、人為的ミスによる業務遅延や出戻りが起こりやすくなります。受発注業務が滞ると、納期や支払いに遅れが生じてしまうリスクもあります。

ヒューマンエラーの発生

受発注業務においては手入力や口頭での確認が多く、ヒューマンエラーが発生しやすいことも特徴です。注文内容や納期、価格などの情報を手入力で対応していると、数字や文字を誤って入力してしまうリスクがあります。

また、電話やメールでの確認においても、聞き間違いや伝達ミスが発生することがあるでしょう。過剰発注や不足発注が起これば、納期遅延や過剰在庫によりクレームやトラブルに発展してしまう可能性も。さらに、返品・交換の対応にも手間やコストがかかります。

ヒューマンエラーを防ぐためにはできるだけ手作業を減らし、精度の高い方法を導入する必要があります。

部署間の連携不足

受発注業務には、営業部や調達部、経理部など、複数の部署が関わります。しかし、部署間の連携がスムーズにできていなければ、業務効率は悪化してしまいます。社内で必要な情報がきちんと共有されていなければ、納品が遅れたり、誤った商品が発送されることになりかねません。

また、経理部門との連携も欠かせません。請求書が送られた後の支払いが遅れたり、請求額に誤りがあったりした場合、余計なコミュニケーションコストが生じて全体の業務効率も低下します。

業務の属人化

受発注業務が煩雑な場合、業務の属人化も起こりがちです。「ベテランの〇〇さんしかわからない」「マニュアルがなく、他の人では対応できない」といった問題を抱えている企業も多いでしょう。

特定の担当者しか業務フローを把握していない場合、その担当者が不在になったり、退職したりすると、業務が停滞してしまいます。業務の属人化は企業全体の業務効率を低下させるため、早急な対策が必要です。

受発注業務を効率化する3つの方法

ここからは、受発注業務を効率化する具体的な方法を見ていきましょう。

業務フローの見直し

まずは、現状の業務フローの見直しから始めましょう。

受発注業務は何度も繰り返し行われるルーティン業務であることが多く、小さな無駄も月間・年間の作業量で換算すると意外と大きな影響があるものです。業務フローの見直しを行うことで、作業を大幅に効率化できる可能性があります。

見直しの際は各工程を細かく確認し、どこで時間がかかっているのか、どこでミスが発生しやすいのかを明確にしましょう。

例えば、手作業で行っていた受注内容の確認や注文書の作成をデジタル化することで、作業のスピードが格段に向上します。また、情報が各部署間で共有されていない場合、業務フローを統合して、各々が必要な情報を得られる仕組みを作ることが重要です。

受発注管理システムの導入

受発注業務を効率化する最も効果的な方法は、自社に合った受発注管理システムを導入することです。受発注管理システムを使えば業務の自動化が進み、業務効率が飛躍的に向上します。受注から発注、納品までの流れを一元管理できるため、手作業によるミスや時間のロスを大幅に減らせるでしょう。登録されたデータをもとに、発注状況や納品進捗もリアルタイムで確認できるため、在庫管理や納期調整もスムーズになります。

もちろん導入の際は初期投資がかかりますが、長期的に見れば人的リソースの削減やミスの削減が大きな効果を生むため、十分に費用を回収できるでしょう。特に注文が多く複雑な場合や、複数の部署が受発注業務に関わる場合におすすめです。

アウトソーシング・BPOの活用

自社内で受発注業務を処理するリソースが不足している場合、アウトソーシングやBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）を活用するのも一つの方法。受発注業務を外部のパートナーに任せられるため、自社のリソースを他の重要な業務に集中させられるようになります。

特に受発注業務はルーティン化しやすい単純作業が多く、コスト削減も期待できます。外部のBPO業者は専門的な知識やノウハウがあるため、業務の精度も高くなり、ヒューマンエラーも少なくなるでしょう。

業務効率化にぴったりな受発注システム5選

業務効率化を目指すなら、受発注システムの活用がおすすめです。

ここからは、受発注業務の効率化にぴったりな受発注システムをピックアップしてご紹介します。使いやすいシステムをまとめているので、ぜひ参考にしてみてください。

CO-NECT

CO-NECTは卸売業に特化した受発注システムで、豊富な機能と使いやすさが特徴です。取引先ごとに異なる販売価格や商品表示を柔軟に設定できるため、さまざまな取引条件に対応可能です。また、最低注文数やロット設定、品予定日回答など、受発注業務に必要な機能を網羅しています。

リアルタイムで注文内容や在庫状況を確認できるため、仕入れや納品のタイミングを最適化し、リードタイムを大幅に短縮できます。さらに、業績や在庫管理を簡単に把握できるレポート機能も搭載されています。

初期設定やカスタマイズが簡単で、スムーズに導入できることも大きなメリット。規模を問わず、スモールスタートから段階的に導入できます。ビジネスの成長に合わせて、機能の追加や拡張が可能です。

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スマレジEC・B2B

スマレジEC・B2Bは、企業独自のルールに合わせて単価設定や割引率を柔軟にカスタマイズできる受発注システム。複雑な金額計算を自動化することで担当者の負担を軽減し、ミスを大幅に減らすことができます。

業務フローに合わせて請求処理や売上計上が可能で、月末月初の作業負担やミスのリスクを軽減できることも特徴。案件の進捗状況が一目で確認できるため、業務の属人化も防げます。

また、進捗確認のための電話やメールのやり取りが不要になるのもメリットです。アラート機能を活用すれば、発注漏れの心配もいりません。

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楽楽販売

楽楽販売は、卸取引に特化したシステムで、取引先ごとに指値や掛け率を設定したり、割引を反映させたりすることができます。自社のニーズに応じて、情報の非表示やサイトの一部非公開化も可能です。

売上アップを狙うためのアップセル・クロスセル機能や、メルマガ配信機能、営業支援機能も活用でき、工数削減によって余った時間やリソースで新規顧客の獲得や休眠顧客の掘り起こしが進みます。加えて、決済サービスや送り状、WMS（倉庫管理システム）、在庫管理システム、基幹・販売管理システムとの連携にも対応しており、BtoB向けの受発注業務を大幅に効率化したい企業に最適です。

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Bカート

Bカートは、2,000社以上の企業が導入（※）しているシステムです。

受発注業務を自動化することで作業時間を短縮し、人為的なミスを防いでくれます。ASPサービスの連携機能を活用すれば、決済請求業務や販売管理、出荷・倉庫管理などにも幅広く対応できるのが魅力です。

さらに、取引の規模や実績に応じて、柔軟に決済方法を変更できることも大きな特徴。例えば既存の顧客には売掛対応を行い、新規顧客には銀行振込やクレジットカード決済を利用して未回収リスクを回避するなど、取引先に合わせた決済方法を選べます。

※日本ネット経済調べ

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freee販売

freee販売では、案件情報から請求書の発行までをシームレスに行えます。すべての情報が1つのシステムに集約されるため、転記作業が不要になり、ミスを減らすことができます。

また、案件ごとに発注や仕入れを管理でき、業務を進める中で売上金額や仕入れ金額が自動的に集約されます。これにより、案件ごとの粗利見込みや実績が瞬時に可視化されます。

導入支援も利用可能なところも、本サービスの魅力の一つ。自社の状況に合わせた最適なシステム運用方法や操作方法について、専任担当者が継続的にサポートしてくれます。

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受発注業務の効率化で生産性向上を実現

本記事では、受発注業務について解説しました。受発注業務は売上を上げるための重要な工程である一方、課題を抱えやすい業務でもあります。そのため、定期的に業務フローの見直しを行い、効率化できないか検討しましょう。

ヒューマンエラーが多い、社内での情報共有が大変、といった場合には、受発注システムを導入することもおすすめです。業務の自動化めてミスや作業時間を削減することで、企業全体の生産性を向上できるでしょう。