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受発注管理システムとは受注から発注、在庫管理や売上・仕入管理などの業務を効率的に管理できるシステムです。従来の電話やメール、FAXによる受発注管理で発生していた、情報の散在や入力ミスなどの課題を解決する機能を備えています。
受発注管理システムは基本的に以下の3機能で構成されています。
受注・発注管理は必要な商品の発注書作成や受発注の経過を管理する機能です。加えて、商品の入庫や出庫を追跡し、在庫状況を受発注に反映する在庫管理機能。過去の注文履歴や在庫データを解析し、レポート化するデータ管理・分析機能が備わっています。
これら3要素が連携し合うことで、受発注管理業務を効率化できるのです。
関連記事:受発注管理システムとは?機能やメリット・デメリットを解説|ミツモア
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複数選択可
自社内・店舗間での受発注では、営業と本社や店舗同士などの間で商品のやりとりができます。
受発注管理システムを業種や傾向別のおすすめタイプに分けました。以下のようなタイプがあります。
卸売業向けの販売管理システムは、複数の店舗やサプライヤーとの取引を効率化する機能が豊富です。発注書の生成や、受注から発注までのフローを自動化する機能を備えており、取引先ごとの細かい条件設定もできます。受発注業務の負担増と属人化に懸念があるユーザーにもおすすめです。
小売業向けのECサイト利用できる受発注管理システムは、顧客からの注文処理やECサイトと連携した在庫管理、複数のチャネルの履歴を追跡する機能などが備わっています。ECサイトでの製品売上も含めて在庫を集計し、適切なタイミングで受発注業務をおこなうことができます。
製造業向けの受発注管理システムは受発注の機能だけでなく、倉庫管理や案件管理などの機能も備えています。配送や出荷含めた在庫管理、複数倉庫の管理などに対応しているため、リアルな出荷実績に基づいた受発注管理ができます。
飲食業向けの受発注管理システムは、食材の発注や在庫、メニュー管理機能など、飲食業で使う在庫管理と受発注の連携機能が充実しています。 季節や需要に応じた発注が重要で、業務のスピードと正確性を重視しています。
※ミツモア調べ(2024年5月時点)
※2 ラクス調べ(2023年9月時点)
※「―」はホームページに記載なし
卸売業・BtoBでの受発注管理に向いている受発注管理システムを紹介します。
CO-NECT(コネクト)はこれまでに導入社数25,000社に導入された実績のある受発注管理システムです。食品やアパレル、建設、サービス、一次産業など幅広い業界の企業で導入されています。また従業員数名の企業から数千人の企業まで導入されており、会社の規模を問わず利用できます。
※ 株式会社ネットショップ支援室調べ(2023年時点)
GEN(ジェン)は見積もりや発注の承認ワークフローを設定可能です。また承認経路を自由に設定できるので、自社にあった柔軟な承認プロセスの構築ができます。さらに承認者や確認者もコメントを残せるので、リモートワークの際でも進捗や結果を共有できます。
高度な売上分析を瞬時に共有できます。見積もりから請求までのデータを一元化するだけではなく、売れ筋商品の地域別の動向や部署ごとの目標達成率などをリアルタイムで分析や保存、共有ができます。
見積書や出荷指示書、請求書などの帳票をExcelで編集可能です。GENにはさまざまなテンプレートが用意されているので、それをベースに作り込むことができます。また帳票はPDFやExcelで出力可能です。さらにGENから直接メールで送信することもできます。
BC受発注は、30年以上にわたって基幹システムを開発・提供し続けるカシオが、受発注業務を効率化するためにとにかく簡単な操作性にこだわって開発した受発注管理システムです。従来の電話、FAX、メールでの受発注業務をスマートフォンやパソコンから簡単におこなえるようにすることで、受注側と発注側発注側双方の業務を大幅に改善します。
得意先が発注した内容は、管理画面に一覧で表示・確認ができます。また、受注したデータはCSVデータでダウンロードできるので、加工してお使いの基幹システムへの連携が可能です。電話やFAXで発注があった時に、伝票に手入力する手間が省けるほか、転記ミスもなくなり業務効率を向上させます。
基幹システムで「弥生販売」や「商奉行」をご利用中の場合は、オプションサービスのご利用で得意先や商品情報、受注データの連携を行うことができるので、より一層業務を効率化することができます。
セカイカートの受発注管理システムは、見積もり、受注、配送などの基本機能に加え、顧客管理や在庫管理も可能です。商品カテゴリや得意先ごとにデータを集計し、見積もり・販売の実績を可視化。これらの分析結果を販売戦略やマーケティング施策の立案に役立てることで、BtoB受注業務におけるさまざまな課題を解決します。
創業50年以上の顧客支援実績とノウハウを活かし、導入企業が自社業務フローにあわせて標準機能を設定変更可能なクラウドサービスを提供しています。これにより、導入企業は業務フローの大幅変更を避けることが可能です。さらに、各種データのインポート・エクスポート機能によって、CSV形式で出荷依頼や配送番号などの入出力がスムーズに。利用されている他社システムとも簡単に連携できます。
多言語対応や多通貨のサポートなど、越境取引に適した機能を搭載。米ドルやユーロをはじめとした通貨に対応し、海外配送業者とのスムーズな連携も可能です。さらに、特定の顧客や国に向けた商品制御もおこなえます。これにより、グローバルな取引を効率よく進めることができ、国や地域に応じた柔軟な販売戦略が実現可能です。
小売業やECサイトとの連携が使いやすい受発注管理システムを紹介します。
単価設定や割引率など自社のルールに合わせて売上や原価の計算ロジックを柔軟にカスタマイズ可能です。複雑な金額計算を自動化することにより、担当者の負担やミスを大幅に削減可能です。
自社の業務フローに合わせた請求処理や売上計上が実現します。必要なタイミングと必要な形でアウトプットができるため、月末月初の作業を大幅に削減できます。それによってミスのリスクも低減可能です。
案件進捗がひと目でわかり、属人化を避けることができます。またメールや電話での進捗確認が不要になります。さらにアラート機能で発注漏れの防止も可能です。
※株式会社ラクス(2023年9月時点)
Bカートは1,500社(※)を超える企業が導入しているシステムです。受発注業務を自動化することで、作業時間の短縮や人為的ミス防止を実現できます。ASPサービスならではの連携機能を使えば、決済の請求業務、販売管理、出荷・倉庫管理などに幅広く対応可能です。
同じ製品でも取引条件や実績によって販売価格が異なるケースもあるでしょう。価格管理機能を使えば取引先ごとに掛け率や単価を設定でき、商談価格といった例外的な価格にも柔軟に対応できます。
取引の規模や実績に応じて、決済方法を変えられます。既存客には売掛対応して、新規顧客には銀行振込やクレジットカード決済といった外部決済を用いて未回収リスクを担保するなど、取引先に応じて柔軟に決済方法を調整可能です。
※ 株式会社Dai調べ(2023年2月現在)
freee販売で案件情報から請求書の発行が、シームレスに実現できます。情報が1つのシステム内に集約されているため、転記の作業が不要になりミスの削減につながります。
案件別に発注や仕入の管理をできます。freee販売で業務を進めると、案件別に売上金額と仕入れ金額が自然と集約されるので、案件別の粗利見込みや実績が自動で可視化されます。
導入支援をご用意しているので自社の状況にあわせた、最適なシステムの運用方法や操作方法のレクチャーなどを専任担当が継続的にサポートします。
LOGILESSなら受注から出荷までの一元管理で全注文の90%以上の自動出荷を実現できます。EC事業者は毎日の受注から出荷まで作業の必要がなくなるため、ヒューマンエラーを防止し、マーケティングや付加価値の高い作業にリソースを投資できます。
自社の倉庫に初期費用0円且つ開発不要で導入できるだけでなく、物流代行と並行して利用できます。物流代行をはじめていない方向けには倉庫事業者を紹介するサービスも提供されています。
特定の顧客へのカタログや商品の配送、ギフトのための梱包など売上アップや顧客満足度向上のための施策を簡単な設定で自動化できます。
製造業向けの受発注管理システムとその他業務向けの受発注管理システムを紹介します。
TS-BASE 受発注の利用者向け受発注管理機能を使うと、アナログでは見えづらい受発注状況をクラウドシステム上で管理できるようになります。電話やFAXを使った受発注業務の手間が短縮され、状況をひと目で把握できます。
出荷状況や在庫状態の管理だけでなく、注文サイトや仕入先システムと連携した情報管理ができます。注文者や仕入先の情報を一括して管理できるため、受発注の処理がよりスピーディーかつ容易になるでしょう。
受発注に使用した各種データは細かく条件を設定して出力ができます。注文や出荷実績データを出力することで他業務に活かせるでしょう。またオプションによってデータ分析機能を搭載することもできます。社内報告業務に活用できるでしょう。
飲食業向けの受発注管理システムを紹介します。
受発注の形態は、業種や業態によってさまざまです。標準機能に加え、自社の特有の業務、取引条件に合わせてシステム構築ができるかも製品選びのポイントになります。
たとえば、アパレルでは予約注文や客注に対応していたり、食品卸では不定貫(ふていかん)の出荷ができたりといった機能が必要になります。受発注管理システムを選ぶ際には、自社の業態や業種に合った機能が搭載されている製品を選びましょう。
受発注管理システムは、受注側と発注側の両方の操作が必要です。自社にとって使いやすいと感じても、取引先が使いにくければ利用が遠のき、発注減少につながるため、誰でも使いやすいシステムであるかが重要です。
発注画面がECモールのような使いやすさだったり、モバイル対応していたりといった製品だと直感的に使えるため安心でしょう。取引先が使う画面や必要な操作を確認してから製品を選びましょう。
受発注業務をスムーズに行うためには、自動化機能の充実が重要です。たとえば、受注情報をもとに自動で発注書を生成する機能があれば、特に大量の注文が発生する状況でもミスなく処理できます。
また、発注の優先順位設定ができれば、特定の商品や取引先に対して迅速に対応できるようになります。大量の受発注をおこなうことが想定される場合、自動化機能や取引先に合わせた設定ができるかは必ずチェックしておきましょう。
業種によっては常にPCの前にいるわけでなく、現場や倉庫から注文する場面が想定されます。発注側の利便性のために、モバイルや複数デバイスに対応していると安心です。
企業によっては、営業担当が客先へ出向き、注文を聞いてくるケースもあるでしょう。モバイル対応していれば、取ってきた注文をその場で発注できるため、発注漏れなどのミスを防げます。
関連記事:アプリ対応の受発注システム12選!選び方のポイントも紹介|ミツモア
受発注管理システムを販売管理システムや会計システム、在庫管理システムなどと連携できれば、さらなる効率化が叶います。
ネットショップを運営する際は、外部のECモールやカート、倉庫管理システムとの連携が欠かせません。在庫の自動更新や出荷指示、送り状の発行まで全てを連携させることで、業務工数が大幅に削減され、生産性もアップします。
利用しているシステムとの連携はもちろん、将来的な展望を見据えたうえで連携や拡張できる機能をチェックしましょう。
受発注管理システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。
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