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受発注管理システムとは受発注や販売、在庫管理、稟議フローなどのさまざまな業務の各工程を効率化できる管理システムです。受注データをERP(基幹システム)に自動で登録でき、ミスなく帳票を発行できます。システム上で発注管理がおこなえるため、メールや電話によるやり取りから脱却できます。
CSV形式またはAPI連携に対応している場合は外部のERP(基幹システム)と連携して業務の自動化や標準化が可能です。複数拠点の倉庫と連動してECと実店舗を一括管理し、分散したシステムを一元化することで各パッケージの利用料も抑えられるでしょう。
運用課題 | ケース① | ケース② | ケース③ |
システム導入前 |
FAXや電話、メールによる作業の人的負荷の発生(早朝出勤や残業など) |
従業員が在宅ワークできない |
ERP(基幹システム)への入力ミスの発生 |
システム導入後 |
PCやスマホ、タブレットなどを活用した注文処理が可能になり人的負荷を低減できる。 |
24時間365日オンライン完結での注文や問い合わせ対応が可能になり、テレワークに対応できる。 |
在庫や商品情報をオンライン上で確認でき人手による入力作業が不要になり、人的ミスを削減できる。 |
経済産業省では2023年本年を目途にサプライチェーンの高度化を背景に電子受発注システムの導入率50%以上の達成を目指しています(※)。
大企業の場合は業種ごとにシステムの整備が進んでいますが、中小企業は複数の業種間で商取引をおこなう際に業務ごとに対応したそれぞれのシステムを導入する必要があり、費用面が課題となっています。解決策として複数のシステムを一元管理できるクラウド型システムの導入が各社で進んでいます。クラウド型のシステムは拡張機能に優れており、事業の中長期的なスケールアップに合わせて利用出来る点もメリットになるでしょう。
また海外では既に複数のシステム間をAPI連携技術によってデータ連携し共有する基盤整備が急速に普及しています。中小企業庁でもAPI連携によるこのようなデータ連携基盤の整備による受発注のデジタル化を推奨しています。
※ミツモア調べ(2023年11月時点)
※「―」はホームページに記載なし
受発注管理システムは発注システムから送られてきた受注をそのまま出荷指示へと連動し、受注や発注処理を自動的におこないます。また受注データを他のERP(基幹システム)と一元管理できるため、従来の電話やFAX、メールによる納品書や送り状発行の工数を削減できます。
受注情報を出荷指示へ入力する従来の方法だと、転記時に起こるミスを完全に防ぐのは困難です。また電話でのやり取りでは「言った、言わなかった」のトラブルになる可能性があります。
受注管理システムでは情報をデータとして残すため、確実な出荷指示を実現。聞き間違いや確認ミス、転記ミスが起こらず人為的エラーを防げ、得意先や取引量が増えた際でも混乱を防ぎやすいです。
受発注管理システムを導入すると、受注や発注に関わる情報が全てデータ化されます。受発注の数量や金額をリアルタイムで把握できるようになり、正確なキャッシュフローに役立てられるでしょう。
また受発注データは受注側と発注側双方で共有できます。そのため納品書と請求書のデータが正確に突合でき、細かく照合をする必要がありません。月末月初の締めや請求処理がスムーズになり、月次決算が早期に完了します。
企業間取引では毎回異なる商品を発注するよりも、ある程度同じ商品を注文するケースの方がよくあります。しかしFAXやメールでの発注では毎回注文書を作成しなくてはいけないのが手間と感じる人も多いでしょう。
受発注管理システムでは発注履歴が残るため、1から注文書を作らず数量や納入希望日を変更するだけで完了します。また発注側と受注側双方のメリットとしては履歴を蓄積し、実績データの分析に利用できることが挙げられます。時期ごとの商品の動きや発注頻度を分析すれば、仕入計画や予算管理が容易になるでしょう。
取引先や受注数量が増えるにつれ、イレギュラーな受注も増えてくる可能性があります。電話やFAXの受注では受注処理や出荷指示に手間がかかるため、急ぎの発注や変則ロットなどのイレギュラーに対応しきれないケースが発生しやすいです。
しかし受発注管理システムでは、取引先ごとのロットやリードタイムの変更を設定ひとつで反映可能。取引先ごとのイレギュラーや急な要望にも柔軟に対応でき、幅広い顧客のニーズに応えられるようになります。またオフィスに人がいる時間帯しか受注できない電話などの受注方法と違い、24時間注文を受け付けられるため、機会損失も防げるでしょう。
CO-NECT(コネクト)はこれまでに導入社数25,000社に導入された実績のある受発注管理システムです。食品やアパレル、建設、サービス、一次産業など幅広い業界の企業で導入されています。また従業員数名の企業から数千人の企業まで導入されており、会社の規模を問わず利用できます。
※ 株式会社ネットショップ支援室調べ(2023年時点)
楽楽販売は、受発注業務のみならず、請求業務、売り上げ管理、仕入れ業務などの受発注業務に関わる一連の業務の効率化を実現します。発注書作成、資料送付などのルーチンワークもワンクリックで自動化するほか、基幹システムと受発注データを連携することで入力の手間やミスを削減、脱Excel管理によってヒューマンエラーを防止します。
案件ごとの収支や売り上げ予測を把握できていない場合や長期にわたる業務で担当者が交代する場合にも有用です。案件ごとに発注内容の紐づけ、対応履歴や進捗状況など、情報の検索・共有ができます。
自社の業務フローに合わせた形でシステムを柔軟に構築することができるため、営業や経理、事務部門などの受発注業務に関連する部門全体の作業工数を削減できます。その結果、発注稟議や支払い作業がスムーズになり、リソースを適切に配分できるため、推進力のある組織づくりにもつながるでしょう。
Bカートは1,500社(※)を超える企業が導入しているシステムです。受発注業務を自動化することで、作業時間の短縮や人為的ミス防止を実現できます。ASPサービスならではの連携機能を使えば、決済の請求業務、販売管理、出荷・倉庫管理などに幅広く対応可能です。
同じ製品でも取引条件や実績によって販売価格が異なるケースもあるでしょう。価格管理機能を使えば取引先ごとに掛け率や単価を設定でき、商談価格といった例外的な価格にも柔軟に対応できます。
取引の規模や実績に応じて、決済方法を変えられます。既存客には売掛対応して、新規顧客には銀行振込やクレジットカード決済といった外部決済を用いて未回収リスクを担保するなど、取引先に応じて柔軟に決済方法を調整可能です。
※ 株式会社Dai調べ(2023年2月現在)
freee販売で案件情報から請求書の発行が、シームレスに実現できます。情報が1つのシステム内に集約されているため、転記の作業が不要になりミスの削減につながります。
案件別に発注や仕入の管理をできます。freee販売で業務を進めると、案件別に売上金額と仕入れ金額が自然と集約されるので、案件別の粗利見込みや実績が自動で可視化されます。
導入支援をご用意しているので自社の状況にあわせた、最適なシステムの運用方法や操作方法のレクチャーなどを専任担当が継続的にサポートします。
GEN(ジェン)は見積もりや発注の承認ワークフローを設定可能です。また承認経路を自由に設定できるので、自社にあった柔軟な承認プロセスの構築ができます。さらに承認者や確認者もコメントを残せるので、リモートワークの際でも進捗や結果を共有できます。
高度な売上分析を瞬時に共有できます。見積もりから請求までのデータを一元化するだけではなく、売れ筋商品の地域別の動向や部署ごとの目標達成率などをリアルタイムで分析や保存、共有ができます。
見積書や出荷指示書、請求書などの帳票をExcelで編集可能です。GENにはさまざまなテンプレートが用意されているので、それをベースに作り込むことができます。また帳票はPDFやExcelで出力可能です。さらにGENから直接メールで送信することもできます。
受発注の形態は業種や業態によってさまざまです。標準機能に加え自社の特有の業務、取引条件に合わせてシステム構築ができるかも製品選びのポイントになります。
たとえばアパレルでは予約注文や客注に対応していたり、食品卸では不定貫(ふていかん)の出荷ができたりといった機能が必要になります。受発注管理システムを選ぶ際には自社の業態や業種に合った機能が搭載されている製品を選びましょう。
受発注管理システムは受注側と発注側の両方の操作が必要です。自社にとって使いやすいと感じても、取引先が使いにくければ利用が遠のき発注減少につながるため、誰でも使いやすいシステムであるかが重要です。発注画面がECモールのような使いやすさだったり、モバイル対応していたりといった製品だと直感的に使えるため安心でしょう。
また受注側の管理画面が使いやすいと、担当者の不在や部署変更に柔軟に対応できます。業務の属人化を防ぐためにも、誰にでも使える分かりやすいインターフェイスを備えた製品を選びましょう。
操作方法がわからなかったり、トラブルが起きた際に重要なのがサポート体制です。受発注管理システムがストップすると業務が滞るため、一刻も早い解決が望まれます。いつでもサポートを受けられるように、サポート対応の時間帯や休業日を確認しておきましょう。
またフルスクラッチ型やパッケージに機能を追加できるタイプの製品は、導入検討段階から運用サポートまで手厚いものが少なくありません。自社にとって解決するべき課題はどれか、どのような機能が必要かをじっくりカウンセリングできるため、ピッタリの受発注管理システムが実現するでしょう。
ほかにも税制や法改正への対応や取引先からの問い合わせサポートなど、アフターサポートの充実度もチェックしておくと安心です。
業種によっては常にPCの前にいるわけでなく、現場や倉庫から注文する場面が想定されます。発注側の利便性のために、モバイルや複数デバイスに対応していると安心です。発注のために場所を移動する必要がなく、思い立った時にすぐに注文できるため発注業務が効率化されます。
企業によっては営業担当が客先へ出向き、注文を聞いてくるケースもあるでしょう。その際もモバイル対応は便利です。取ってきた注文をその場でシステムから発注できるため、発注漏れなどのミスが起こりません。
受発注管理システムを販売管理システムや会計システム、在庫管理システムなどと連携すれば、さらなる効率化が叶います。各システムにデータが自動連携されれば、人の手で入力をする必要がなくなりミスも軽減されるでしょう。
ネットショップを運営する際は外部のECモールやカート、倉庫管理システムとの連携が欠かせません。在庫の自動更新や出荷指示、送り状の発行まで全てを連携させることで、業務工数が大幅に削減され生産性もアップします。現在使用しているシステムとの連携はもちろん、将来的な展望を見据えたうえで連携や拡張できる機能をチェックしましょう。
高性能なシステムの導入が必ずしも自社に合っているとは限りません。予算を踏まえて必要としている機能を過不足なく搭載したシステムを選択しましょう。既に各業務ごとに各システムを利用している場合は一元化することでシステム投資を抑えられるでしょう。
また受発注管理システムの料金体系は月額固定制やユーザー数による従量課金制など幅広く存在するため、自社にあった料金体系を探すことが大切です。またERP(基幹システム)との連携や、オプション追加で料金が加算される場合もあります。
中には「IT導入補助金」の対象となっているシステムもあります。気になる方は問い合わせてみてはいかがでしょうか。
受注側と発注側双方にメリットのある受発注管理システムですが、いくら受注側がシステムを導入しても発注側が対応していなければ稼働できません。取引先によって連携している企業としていない企業が混在していると、受注側の処理も混在することとなり従来の方法よりも手間がかかる結果になるでしょう。
受注側にとっては処理を効率化できるシステムでも、発注側が従来のやり方を変えるのに抵抗があるかもしれません。双方の連携ミスを防ぐためにも、たとえばスマホから発注できるなど注文しやすいシステムを選ぶのが大切です。
取引先によってはどうしても従来の電話やFAX、メールといった発注方法にこだわる人もいるでしょう。そういった場合に無理やり受発注管理システムの導入を推し進めてしまうと、取引先との関係悪化につながりかねません。
マルチチャネル対応の受発注管理システムなら、多様化する受注方法にも柔軟に対応できます。システムからの受注取込と、電話やFAX、メール注文をデータ入力して出荷指示を出す方法との2つに対応していれば、顧客の好みに合わせた受注業務が実現可能です。一方システムの導入で逆に業務が複雑化しないよう、業務フローを考える必要もあるでしょう。
新しいシステムを導入する際は業務フローの変更や操作方法の習得など準備に時間を要します。実際に稼働した後も、安定して運用できるまで一定の時間がかかるでしょう。さらに受発注管理システムでは、取引先へのレクチャーも必要です。
発注システムへの登録や操作方法、トラブル発生時などサポートが必要な場面は多岐にわたります。これまでのやり方を変える必要があるため、最初は社内と取引先に混乱が見られるでしょう。混乱を最小限にするためには使いやすいUIのシステムや、導入サポートの手厚いシステムを選ぶと安心です。
ネットショップの運営や、BtoB取引などさまざまな場面で受発注管理は必要です。かつておこなっていた電話やFAX、メールによる受注では、発注側と受注側双方に業務の手間が必要でした。企業によって異なる多種多様な受発注業務を効率化するためには、受発注管理システムは欠かせません。
しかし受発注管理システムには飲食店に特化したものやERP(基幹システム)と連携できるもの、BtoB向けなどさまざまな製品が存在します。価格体系や導入形態もバラバラなため、全ての受発注管理システムがフィットするとは限りません。
多くの製品の中から最適な受発注管理システムを選ぶためにも、平均2分でできる無料診断を試してみましょう。事業形態や業種、従業員数、必要な機能などの質問に回答すると、自社にぴったりの受発注管理システムが見つかります。
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