受発注管理システムとは？機能やメリット・デメリットを解説

受発注業務は受注や発注、在庫管理や売上管理など業務内容が多岐に渡ります。そんな中で業務フローの煩雑化やミスの発生、属人化の進行に頭を悩ませている担当者の方も少なくないのではないでしょうか。

この記事ではそんな課題を一気に解決する「受発注管理システム」の基礎知識について、わかりやすく解説。機能やメリット、デメリットなどさまざまな観点から網羅的に解説します。

受発注管理システムとは

受発注管理システムとは、受発注における一連の業務を効率的に管理できるシステムのことです。受注から発注、在庫管理や売上・仕入管理までを一元的に扱い、業務の自動化とデータの一元管理を実現します。

従来の電話やメール、FAXをはじめとする連絡手法や手作業による管理では、情報の散在や入力ミスが発生するケースが多く見られました。受発注管理システムはこれらの課題を解決し、情報の一元化とデータの自動連携を実現。業務の自動化や標準化を促進して、ミスの削減や業務の迅速化につなげられます。

また、リアルタイムな在庫把握や売上・仕入の可視化など、経営判断に必要な情報をタイムリーに提供。受発注業務の効率化だけでなく、意思決定の質を高めることにも寄与します。

中小製造業や卸売業、小売業や飲食業など、受発注業務が多い企業にとって、受発注管理システムは業務改善と競争力強化に欠かせないツールといえるでしょう。

受発注管理システムの機能

受発注管理システムに搭載されている各機能を解説します。

オンライン受発注

注文ページを作成して取引先にURLを案内することで、発注者がオンラインで発注できる機能です。

この機能によって受注者と発注者はWeb上で受発注業務を行うことができ、業務効率化とペーパーレス化を実現します。FAXや電話、メールでのやり取りと比べて誤記や誤送信のリスクが低減され、スピーディーかつ正確な受発注業務が可能になります。

受発注履歴の管理や納期管理も容易になり、業務の可視化と管理強化にもつながります。

商品マスタ管理

商品情報を一元管理できる機能です。商品情報の登録や更新、検索を直感的な操作性で容易に行えます。

また登録した商品情報はオンラインの商品カタログとして展開することも可能です。発注者は最新の商品情報にアクセスしつつ、適切な商品を選択できるようになります。

たとえば商品の仕様変更がでも、情報をリアルタイムで更新して共有することが可能に。ミスの防止につながります。

在庫管理

在庫情報をリアルタイムで反映して、最新の在庫情報を確認できる機能です。在庫情報の可視化は過剰在庫や欠品のリスクを低減します。

また在庫情報は発注者と共有することも可能で。発注のタイミングや数量の最適化を図れます。在庫が少なくなった商品を優先的に発注したり、在庫型の商品の発注を控えたりすることで、在庫の適正化と業務の効率化を図れます。

メッセージ機能

取引先とのコミュニケーションをシステム経由で行ったり、確認メールを自動配信したりする機能です。スムーズな情報共有が可能になることで、より細かなフォローアップやミス防止が実現します。

メッセージの文面は事前に登録した内容やテンプレートを元にして設定可能です。受注のお礼も兼ねた内容確認メッセージを自動で送信することで、発注間違いの早期発見や手戻りの防止につながります。

請求管理

受発注業務に関する請求書の発行や管理を行える機能です。

納品書や受領書のデータを元にして、締め日のタイミングで請求書を発行して取引先へ送付できます。手作業による入力ではなく受発注データと連動させられるので、効率化はもちろんミスの防止にもつながります。

外部システム連携

販売管理システムや生産管理システムなどの外部システムと、データを連携させられる機能です。受発注にかかるデータを自動で反映させられるので、二重入力の手間を削減できます。

また商品のマスタ情報を連携することで、価格変更や数量変更、新商品の追加や商品の入れ替えなどの変更があっても、最新の情報を各システムからリアルタイムで確認できます。

レポート機能

受発注実績を集計して可視化する機能です。受発注の傾向や問題点を実績ベースで把握することで、業務の分析と改善に役立てられます。

たとえば売上分析レポートを通じて商品別の売上状況を確認すれば、新たな営業戦略の立案や在庫管理の最適化に活かせます。

受発注管理システムのメリット

受発注管理システムの導入がもたらすメリットを解説します。

• 受発注業務の負荷削減
• 受発注業務における人的ミス削減
• 受発注データを元にした適正在庫の実現
• 受発注における意思決定の迅速化
• コンプライアンスの強化
• 受発注業務の属人化防止

受発注業務の負荷削減

受発注管理システムは、受発注業務の負荷を大幅に削減します。これまで手作業で行っていた煩雑な業務を自動化することで、業務の効率化と時間削減が実現します。

受発注管理システムを使えば、受注情報の入力や発注書の作成、納期管理などの業務をひとつひとつ手入力で進める必要はありません。付加価値を生み出すほかの業務により多くの時間を割けるようになり、生産性の向上につなげることができます。

受発注業務における人的ミス削減

受発注管理システムを使えば、受発注における人的ミスを大きく削減できます。あらかじめ設定しておいたルールに基づいてデータ入力や計算の処理を行うため、ヒューマンエラーが発生する心配はありません。

受発注におけるミスは、取引先の信頼を失うきっかけにもなりかねない重要事項です。入力ミスや計算ミスをはじめとする各種エラーを未然に防ぐことで、取引先との安定的な関係性構築にもつながります。

受発注データを元にした適正在庫の実現

受発注管理システムの活用はデータを元にした適正在庫を実現します。過剰在庫は資金を圧迫し、一方で欠品は機会損失につながりかねません。

受発注データをリアルタイムに分析することで、需要予測の精度を高めることが可能です。過去の受注実績と現在の受注状況から将来の需要を予測して、過剰在庫や欠品の発生を防ぎます。

適切なデータ分析と処理により在庫回転率が向上すれば、キャッシュフロー改善の効果も期待できます。

受発注における意思決定の迅速化

ビジネスにおいて、意思決定の速度は非常に重要です。受発注管理システムは、この意思決定の迅速化に大きく貢献します。

受発注データをリアルタイムに可視化することで、受注状況や在庫状況を即座に把握することが可能です。これによって追加発注の必要性を瞬時に判断することができ、ビジネスチャンスを逃さずに対応できるようになります。

また受発注のトレンドを分析すれば、販売戦略の調整や新商品の開発にも役立てられます。

コンプライアンスの強化

企業にとってコンプライアンスの強化は必須の課題です。受発注管理システムはこの課題解決に大きく貢献します。

受発注業務に関するすべての情報を電子的に管理することで、不正取引の防止やトレーサビリティの確保が可能になります。取引履歴を自動的に記録して監査証跡を残すことで、不正な取引を抑止できるのです。

トレーサビリティを確保しておけば、万が一問題が発生した場合でも迅速な原因究明と対応が可能になります。

受発注業務の属人化防止

受発注管理システムは受発注業務の属人化防止にも寄与します。業務プロセスを標準化してシステムで管理することで、誰もが同じ方法で業務を遂行できるようになります。

受発注管理システムを活用すれば、たとえば担当者の離職や急な欠勤があった場合でも、業務が滞る心配はありません。特定の個人に依存しない業務体制を構築することで、業務の引き継ぎやバックアップ体制の構築が容易になり、業務の継続性を担保することができます。

受発注管理システムのデメリット

受発注管理システムは多くのメリットをもたらしますが、一方でいくつかのデメリットも存在します。

導入コストや運用コストが高額になる可能性がある

受発注管理システムを導入する際、システム導入費用や運用コストが高額になる可能性があります。

製品によって料金プランは異なりますが、多くの場合は利用できる機能の数やユーザーID数、データ量によって料金が変動します。また中には自社の受発注業務にあわせて開発できる製品もあり、その場合は多額の初期費用がかかります。

自社に必要な機能要件を見極めて、適切な製品を選ぶことが大切です。システムの導入によって得られる効果とコストを照らし合わせて、費用対効果がプラスになる製品を選びましょう。コストに見合うだけのメリットがあるのかどうか、中長期的な観点で定量的に検討する必要があります。

システムの導入初期は業務効率が一時的に低下する

受発注管理システムを導入する際、業務プロセスの変更に伴う現場の混乱やシステム切り替え時の業務停滞、データ移行に伴う業務の一時的な停止などが発生して、一時的に業務効率が低下する可能性があります。

業務への影響を最小限に抑えるために、事前のスケジューリングやアナウンスを実施する必要があるでしょう。

取引先への確認や同意が必要になる

受発注管理システムを導入する際は、取引先にも同じシステムを使用してもらう必要があります。そのため、取引先への説明やシステム利用の同意が事前に必要となります。

取引先が多数ある場合やシステム環境が異なる場合は、調整が難航する可能性も考えられます。取引先との円滑なコミュニケーションと、システム導入メリットの明確な説明が求められます。

システムが定着するまでに時間がかかる

受発注管理システムを導入しても、社内外の関係者全員がシステムを適切に使えるようになるまでは一定の時間を要します。システムの操作方法を習熟するための教育や、新しい業務フローに適応するための調整が必要です。またシステムを使用する中で、運用上の問題点や改善点が明らかになることも考えられるでしょう。

受発注担当者など関係者を対象に、マニュアルを用意したり勉強会を開催したりしてフォローアップを進める体制の構築が求められます。

受発注管理システムの導入がおすすめの企業

受発注管理システムの導入がおすすめの企業を紹介します。

受発注管理システムはさまざまな業種や規模の企業で採用されています。その中でも、特に以下のような課題を抱えている企業ではシステム導入によって大きなメリットが期待できます。

受発注業務で大量の紙のやりとりが発生している企業

製造業や卸売業など受発注業務が頻繁に行われる企業では、紙ベースのやりとりだと非効率的でコストがかさむ傾向にあります。受発注書や注文書、納品書などの書類を作成して印刷、郵送や保管する手間は膨大で、生産性を低下させる要因になります。

受発注管理システムを導入すれば、これらの書類をデジタル化してペーパーレス化を実現できます。さらに書類の補完スペースが不要になり、オフィス環境の改善にも寄与します。

電子データでの受発注業務は時間とコストを大きく削減して、紙のやり取りが生み出す課題を解消します。

商品の問い合わせ電話が多い企業

小売業や卸売業など多数の商品を取り扱う企業では、商品の在庫状況や仕様、価格などに関する問い合わせ電話が頻発します。仮に営業担当者が問い合わせ対応に追われると、本来の業務に支障をきたして生産性が低下します。

受発注管理システムを導入してWeb上で商品情報を公開しておけば、問い合わせ電話を大幅に減らすことが可能です。取引先は必要な情報をいつでも確認できるようになるので、電話でわざわざ問い合わせる必要がなくなります。

受発注業務のミスが多発してトラブルに発展することが多い企業

人手による受発注業務では、入力ミスや転記ミスが発生しやすく、納期遅延や間違った商品の発注などのトラブルにつながります。トラブルが頻発すると取引先との関係悪化や損失が生じ、ビジネスに大きな影響を与えます。

受発注管理システムを活用すれば、これらのミスを防止して業務の正確性を向上させることができます。システムによる自動チェックやデータの一元管理によりミスの発生を抑制して、トラブルのリスクを最小限に抑えられます。

受発注業務に関する情報共有に時間がかかっている企業

建設業や製造業など、複数の部署や拠点が関わる受発注業務では、情報共有の難しさが業務効率化を妨げる要因となります。電話やメール、FAXでのコミュニケーションは情報の行き違いやすれ違いが生じやすく、業務の停滞につながります。

クラウド型の受発注管理システムを導入することで、リアルタイムな情報共有が可能になります。関係者全員が必要な情報へ瞬時にアクセスできるようになれば、コミュニケーションの効率化が図れます。

その結果、受発注業務のスピードアップと生産性の向上が期待できます。

まとめ

受発注管理システムは受発注業務の負荷やミスの削減、データを元にした意思決定の実現など多岐にわたるメリットをもたらします。紙のやり取りが多い企業や受発注ミスが頻発する企業などでは、システムによる電子化によって多くの課題を解消できるでしょう。

ただし、受発注管理システムの導入には一定のコストと時間がかかるため、自社の課題や業務プロセスを正確に分析して最適なシステムを選定することが重要です。

次の記事では、おすすめの受発注管理システム各製品を特徴や機能で比較しています。ぜひ、製品選びの参考にしてください。自社にぴったりの受発注管理システムを見つけて、業務改善の実現に向けた第一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。

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