boxを使いこなすには？基本的な使い方や便利な機能を解説

boxとはファイル共有サービスの1つです。社内外の人とファイルの共有を行うときに役に立ちます。便利な機能が多いため、使いこなすのが難しいと感じる人もいるでしょう。boxの基本的な使い方や、使いこなす上で欠かせない機能について解説します。

boxの特徴とは

boxの使い方を知る前に、boxとはどのようなサービスなのかを確認しておきましょう。boxの概要を解説します。

容量無制限のファイル共有サービス

boxは世界で幅広く使われているファイル共有サービスです。官公庁や企業間では、データを共有する際に使われています。

使い方は、あらかじめ共有したいファイルをboxに保存しておきます。そのファイルに対して招待をするか、相手にリンクを送付することでファイルの共有が可能です。

共有したい相手がboxのアカウントを持っていなくとも、ファイルを共有できます。保存できるファイルの容量はプランによって異なり、中には容量無制限で使えるプランがあります。

セキュリティ面は定期的な更新を行っているため万全です。安心して使えるサービスと言えるでしょう。

boxの基本的な使い方

boxの使い方について詳しく見ていきましょう。アカウントの作り方から、操作方法について説明します。

アカウントを作成する

操作を分かりやすくするために、事前にブラウザの機能を使用して日本語訳表示にしておきましょう。まずはパソコン・スマートフォン・タブレットなどから、boxの公式サイトにアクセスします。

boxの公式サイトはこちらから。

boxのアカウント作成をします。操作手順は以下の通りです。

1. 「始めましょう」をクリック。プランを選ぶ画面が表示される
2. 購入したいプランの「それを購入」をクリック。お試しで使う場合は、「それを試してみてください」をクリック
   ※個人プランを選択する場合は、「個人とチーム」を選んでからプランを選択
3. 空欄になっているカ所に必要事項を入力して「はじめに」をクリックする

登録が完了したら、boxの公式サイトにアクセスしログインします。

ファイルのアップロード・ダウンロード

boxへのファイルのアップロードや、ダウンロードのやり方を解説します。ファイルのアップロードについては、以下の手順を踏みましょう。

1. 画面の右上にある「新しい＋」をクリック
2. 「ファイルのアップロード」「フォルダのアップロード」から、アップロードをしたいデータの種類に合ったものをクリック
3. パソコンの中にあるファイルが表示される。アップロードしたいファイルをクリック

続いて、box上でファイルをダウンロードするための手順を解説します。

1. ダウンロードしたいファイルを右クリック
2. 「ダウンロード」をクリック

基本的な使い方を理解して、boxを使いこなしましょう。

ファイル共有の方法

ファイルを共有するやり方について気になりませんか。ファイルを共有する2つの方法をご紹介します。

ユーザーを招待する

boxには「コラボレーション」機能があります。フォルダやファイルに招待されたユーザーを「コラボレータ」と呼んでいます。

フォルダやファイルに対してコラボレータを招待することで、ファイルを共有できるようになるのです。

コラボレータを招待するには、次の手順で行います。

1. 共有したいフォルダやファイルを右クリックし、「シェア」をクリック
2. 別のウィンドウが表示され、「名前またはメールアドレスを追加する」をクリック
3. 招待したいコラボレータの「名前」、もしくは「メールアドレス」を入力
   ※コラボレータが複数いる場合は、コラボレータごとにスペースで区切る
4. 「メッセージ(オプション)」にて、伝えたいメッセージがあれば入力し「送信」をクリック
   ※コラボレーション機能を使う際には、招待したいコラボレータがboxアカウントを所持している必要があります

コラボレータを招待して、ファイルの共有を試してみましょう。

共有リンクを活用する

ファイルの共有方法として、「共有リンク」を使った方法があります。相手に共有リンクを教えることで、ファイルの共有ができるのです。

共有リンクは一方的に情報を伝えたい場合や、リンクを伝える相手に対してプレビューやダウンロードのみで完結させたいときに役に立ちます。手順は以下の通りです。

1. 共有したいファイルにカーソルを合わせて、「クリップマーク」をクリック
2. 別のウィンドウが表示され、「共有リンク」にリンクが作成される
3. 「コピー」を選択してからコピーする

メールやメッセージアプリなどを使って、コピーしたリンクを送信することでファイルが共有できます。

作成した共有リンクは、有効期限やパスワードを設定することが可能です。うまく活用して、boxをもっと活用してみてください。

ぴったりのオンラインストレージを無料で診断する

boxをもっと使いこなそう

boxにはいくつかの便利な機能があります。boxを使いこなす上で知っておきたい3つの機能についてご紹介します。

データの自動更新機能

boxには「自動更新機能」があります。ファイルに変更を加えたとき、自動で新しいファイルに置き換わる機能です。

自動更新機能があればファイルを修正しても、改めて共有リンクを送り直す必要がなくなります。変更履歴が残せるため、元の状態に戻すことも可能です。

boxにはファイルの自動更新機能があることを頭に入れておきましょう。

7種類の権限

boxには7種類のアクセス権限を付与することが可能です。コラボレータごとに、「閲覧のみ」「アップロードのみ」などを指定できます。

権限の使い分けをしておかないと、編集する必要のない人が勝手に編集することや、誤った操作でファイルを削除してしまう可能性が考えられます。

権限ごとによってできる操作については、下記の表にまとめました。

出典： コラボレータの権限レベルについて| box

共有相手によって権限を使い分けることで、情報の漏えいやその他トラブルなどを防げるので、使いこなせるようにしましょう。

メールによるお知らせ機能

boxにはファイルに変更があった際に、その変更内容をメールによって通知する「通知メール機能」があります。

フォルダごとにメールで通知を受け取るかどうかを、細かく決めることができます。設定の方法については、以下の通りです。

1. boxのファイル管理画面から、右上にあるユーザーアイコンをクリック
2. 「アカウント設定」をクリックし、「通知」を選択
3. 「ダウンロード」「アップロード」「コメント」「プレビュー」「削除」の中から、通知したいアクションを選択
   ※「私が所有するアイテム」は自分が所有者もしくは共同所有者であるフォルダ
   ※「私が参加したアイテムで」は何かしらのアクセス権限が与えられているフォルダ
4. 画面の右上にある「変更内容を保存」を選択

メールによってリアルタイムで通知されます。

思わぬところでファイルの編集や削除が行われても、すぐに把握することが可能です。セキュリティ対策として期待できるでしょう。

企業向けbox「Box Drive」

boxには「Box Drive」と呼ばれるアプリがあります。企業向けのクラウドサービスです。

Box Driveを使うことで、Windowsならエクスプローラー、MacであればFinderのように操作することが可能です。

デスクトップから直接boxに接続できるため、ハードディスクを圧迫することがなくなるでしょう。実際にダウンロードして良さそうであれば、自社内で導入を検討してみてはいかがでしょうか。

ぴったりのオンラインストレージを無料で診断する

セキュリティ対策は万全

社内でboxを導入する際にセキュリティ面に問題がないかどうか、不安に思う人がいるかもしれません。セキュリティを高める2つの機能を説明します。

電子透かし埋め込み機能

boxは電子透かしを埋め込む機能があります。設定しておくだけで、プレビュー時にユーザーのIPアドレスや日付が「透かし」として記載できるのです。

電子透かし機能を使うことで、セキュリティ面を万全にできます。保存されたファイルを無許可で共有しようとするユーザーへの抑止力になるからです。

もし無断でファイルを共有しても、誰がそれを行なったのかが簡単に判明してしまうため、情報の外部流出を防げます。

セキュリティの向上のためにも、電子透かしの設定を行ってみてください。

アクセス統計の活用

boxのセキュリティ対策の1つとして「アクセス統計」があります。

アクセス統計とはbox内に保存されているファイルに対して、誰が何を実行したのかという情報を追跡できる機能です。

アクセス統計を活用すれば、ファイルが流出したときや何らかの問題が発生した際に、アクセス統計を分析することで原因を見つけ出せるでしょう。

アクセス統計を活用し、セキュリティ面を強化してみてください。

ぴったりのオンラインストレージを無料で診断する

boxを活用してスムーズなリモートワークを

今回はboxの基本的な使い方や、さらに使いこなすための機能について説明しました。

使い方はシンプルです。共有したいファイルをboxにアップロードし、共有したファイルは招待する、もしくは共有リンクを作成して伝えるだけで共有できます。

共有リンクを使った方法であれば、共有したい相手がboxのアカウントを持っていなくても共有することが可能です。

他にもboxには便利な機能があり、セキュリティ面も盤石です。自社でboxを導入して、リモートワークの環境を整えていきましょう。