始末書の書き方をシーン別に解説。書き方のポイントも確認

始末書の書き方には、どのようなポイントがあるのでしょうか？始末書が必要になるシーンや、始末書を作成するときに役立つシーン別の例文を紹介します。また反省の気持ちをきちんと伝えられるよう、始末書を提出するときの注意点もチェックしましょう。

始末書とは？

問題が起きたとき、問題についての客観的な報告に加え、反省の気持ちを表すために提出するのが始末書です。顛末書も同様に問題について報告しますが、反省を含まない点が異なります。

反省の気持ちを表す社内文書

仕事に従事している中で、ミス・不始末・トラブルなどの問題が発生すると、会社へその内容を報告しなければいけません。どのような経緯で問題が起き、どのような結果に至ったのか、客観的に説明します。

加えて起こった問題に対する、反省の気持ちも表す必要があるでしょう。このように問題についての客観的な報告と、反省や謝罪の気持ちを併せて伝える社内文書が、始末書です。

そのため始末書の提出を求められたときには、謝罪やおわびの内容が入っていなければいけません。

顛末書は問題やトラブルの報告書

始末書と似た社内文書に「顛末書」があります。顚末とは「物事の始めから終わりまでの事情」を表す言葉です。つまり問題について、客観的な事実を説明する社内文書といえます。

必要なのは事実の報告のみです。問題が起きた理由を分かりやすく順番に説明すればよく、反省や謝罪の気持ちを含める必要はありません。

始末書が必要なシーン

問題やトラブルが起きたときに作成する始末書ですが、日常的に起こりがちな軽微なミスでは不要なことが多いでしょう。ではどのようなときに作成するのでしょうか。具体的なシーンを紹介します。

会社に損失を負わせた場合

会社へ何かしらの損失を与えた場合には、始末書を提出しなければいけません。会社へ与える損失として、以下のようなケースがあります。

• 売り上げとして預かっていた現金を紛失した
• 会社から貸与されていたスマホを水に落とし故障させた
• 管理している在庫のデータが実際の在庫数と大きく違った

損失は金銭の紛失や物品の破損など、直接的に金銭に関わるものはもちろん、データのような金銭との関わりが間接的なものも、対象となります。

社内規定違反を行った場合

会社で定めている「就業規則」や「服務規律」といった、社内規定に違反すると、始末書の対象です。就業規則は会社と従業員の間に定められているルール、服務規律は従業員が業務を行うときに、守るべきルールのことを指します。

多くの従業員が会社の方針に従い、仕事に取り組むには、ルールが必要です。守れない場合には社内規定を守れなかった理由や、それについての反省を、始末書で提出しなければいけません。

また広く社会一般のルールである、法律に違反したときにも、始末書の提出が必要なケースがあります。重篤な法律や社会規範違反では、始末書のプロセスなしに解雇といった、重い処分となることもあるでしょう。

仕事上のミスやトラブルが起きた場合

就業規則や服務規律を守っていたとしても、仕事をしている中で、ミスやトラブルが発生することはあります。ミスやトラブルが、取引先や顧客を巻き込む重大なものであれば、始末書を提出しなければいけません。

この場合始末書の提出には、単に謝罪の意味だけでなく、再発防止の役割もあります。なぜミスが起こったのかを振り返り、次回以降同じことを起こさないために、どのように行動すべきかという点も意識し作成します。

始末書の書き方のポイント

始末書の書き方には形式があります。しかし頻繁に書く書類ではないため、どのように書けば良いか把握していない人も多いでしょう。そこで始末書に含める項目や、書き方のポイントを紹介します。

始末書に含める項目

必ず含めるべき項目を押さえておけば、迷わずに始末書を作成可能です。表題を「始末書」としたら、以下の項目を記載します。

• 提出日
• 宛名(会社名・代表者名)
• 自分の氏名・所属
• 発生日時
• 不始末の内容
• 反省内容
• 今後の対策

このとき反省内容には、今後同じような事態を繰り返さないことや、寛大な措置をお願いしたいことなども、含めると良いでしょう。

宛名の書き方

始末書の宛名は社長が一般的です。ただし会社によっては、支店長や部長などにするケースもあるため、事前に確認します。宛名は「役職名＋氏名＋様」と記載するルールにのっとり、「代表取締役社長 ○○様」「○○支部長 △△様」などと書くのが正解です。

また始末書のフォーマットがある場合、会社名・代表者名というように、欄が作成されているケースもあります。このときはフォーマットに従い記入すれば、問題ありません。

事実を正確に簡潔に書く

起こった問題については、できるだけ簡潔に書くのがポイントです。回りくどい表現は読みにくさや理解のしにくさにつながりますし、自分を正当化する言い回しや、他の人の責任とする内容では、反省の気持ちが伝わりません。

出来事を記載するときには、客観的な事実を、正確かつ正直に書くと良いでしょう。始末書では併せて謝罪もします。このとき謝罪が大げさになり過ぎると、誠実さを伝えにくくなる点に要注意です。

シーン別始末書の例文

盛り込むべき項目が分かっても、不始末の内容・謝罪・今後の対策などをどのように文章にすればよいか、迷うこともあります。紹介するシーン別始末書の例文をチェックすれば、スムーズに書けるでしょう。

遅刻をしたときの始末書

始末書を提出しなければいけないほどの遅刻であれば、1度や2度ではないでしょう。度重なる遅刻の事実を伝えた上で、以下の通り反省していることを示します。

「繰り返し注意を受けたにもかかわらず、正当な理由なく遅刻をする日が続いた結果、業務に支障を来してしまいました。全ての責任は私自身の自己管理能力の低さに起因しており、言い訳のしようもありません」

加えて今後遅刻しないために、どのような対策を行うかも記載が必要です。例えば「今後は遅刻をしないよう、就寝時間をこれまでより1時間早くし、余裕を持って起床できるよう、自己管理を徹底いたします。」という内容であれば、改善方法も明確に伝えられます。

事故を起こしたときの始末書

事故による始末書では、事故の状況とその後の処理について、以下のように正しく伝えることが重要です。

「○年○月○日午後○時頃、○○市○○町のコンビニ駐車場にて、発進のためバックで車を動かした際、不注意で他の車への接触事故を起こしてしまいました。幸い双方ともけがはありませんが、車が破損したため、総務部へ修理の依頼中です。」

また再発防止のために実行することも記載します。今回のケースでは、バックをするときに事故を起こしているため、「バックで発進するときには、必ず振り返って状況を確認した上で、運転するように徹底します」というようにすればよいでしょう。

お金を紛失したときの始末書

お金の紛失は、会社の利益に直結する重大な事態です。そのため「このたびは私の不注意により、お客様からお預かりした現金○円を紛失してしまいました。誠に申し訳ありません」のように、謝罪の気持ちが十分伝わるよう、表現するとよいでしょう。

さらに紛失に至る経緯を説明した上で、再発防止策も具体的に記載します。例えばお客様からお金を受け取るときのミスであれば、「今後はお客様にも金額を確認していただきながら、金銭授受を行います」と記載するとよいでしょう。

また売上金を金庫といった保管場所へ入れず、そのまま置いておいた間に紛失することも、あるかもしれません。このような場合は、盗難の可能性を否定できないため、警察への届けも必要です。

始末書の注意点

どれだけ丁寧に始末書を仕上げても、提出が遅いと誠意は伝わりにくいでしょう。謝罪の気持ちをしっかりと伝えるためにも、できるだけ早く提出します。ただ提出するだけでは、同じ問題を繰り返してしまう可能性があるため、今後へ生かすことも重要です。

なるべく早く提出する

始末書を提出するタイミングは、できるだけ早い方が良いでしょう。タイミングを逃し提出が遅くなると、反省や謝罪の気持ちが、十分に伝わらないかもしれません。

ただし始末書は、問題が収束してから提出するのが一般的です。そのため収束までに継続的な調査が必要なときには、まず口頭による報告と謝罪をします。そして収束後に、改めて始末書を作成し、おわびの気持ちを伝えます。

提出された始末書は今後に生かす

謝罪だけが始末書の目的ではありません。始末書に記載する問題の内容や、今後の対策は、他の従業員にとっても役立つ情報です。実際に起こった問題について知っていれば、再発防止につながります。

もちろん問題の原因となり、始末書を作成した従業員にとっても、同じ失敗を避けるために役立つはずです。始末書によって再発防止へ向けた対策も記載しているため、実行に移すと良いでしょう。

ただしそれでも同じ問題を起こした場合には、より重い処分が下されます。就業規則に記載があれば、減給・出勤停止・降格・懲戒処分・懲戒解雇などの、処分を受けることになるかもしれません。

また厳しい処分に対し、従業員と会社との間で裁判になれば、始末書は従業員に非があることを示す、有力な証拠となります。

始末書は正しい書き方で

問題が起きたとき、その内容の報告と、謝罪の気持ちを示す目的で提出するのが始末書です。例えば会社のお金や備品を紛失したり、データの不一致が起こったりしたときに提出が求められます。

始末書には、提出日・宛名・自分の氏名と、所属・発生日時・不始末の内容・反省内容・今後の対策を記載するのが一般的です。問題がなぜ起こったのか詳しく報告することで、作成した本人はもちろん、他の従業員への注意喚起にもつながります。

また反省の気持ちが伝わりやすいよう、できるだけ早めに提出するのもポイントです。問題が終息したらすぐに提出できるよう、準備しておくと良いでしょう。