情報資産は企業や組織にとって重要な資産です。組織に恩恵をもたらしてくれますが、不十分に管理していると大きな損害につながる恐れもあるでしょう。情報資産を管理するリスクとその対策、適切な運用方法を見ていきましょう。
最終更新日: 2024年06月28日
情報資産とは
情報資産とは、簡単にいえば社内や組織内にあるヒト・モノ・カネに関するデータ・紙全てを表すものです。HDDやSSDに加え外部記録媒体の外付けHDD、USBメモリなどに保存されている対象のデータなど、これらすべてが該当します。
会社を運営すると経営や営業活動に関するデータが蓄積されますが、これらもすべて情報資産とみなします。中には顧客情報や企業の方針や戦略を記載した重要な文書もあるでしょう。
このように情報資産は外部に漏れると企業に大きな損失を与えるものがあり、取り扱いは十分注意が必要であることがわかります。
情報資産は企業や組織が運営していくうえで必ず生まれる資産であり、いわば生命線ともいえるでしょう。
情報資産の具体例
情報資産の具体例としては、次のものがあげられます。
- 住所や氏名、電話番号やクレジットカードなど顧客の個人情報
- 顧客の商品購入履歴
- 企業の人事情報
- 貸借対照表やキャッシュフローなどの財務情報
- 社員のメールアドレス
- 企業間で交わした契約書
- 商品の仕入先や販売先データ
- 社内利用システムのIDやパスワード
- 製品の仕様書や設計図面、生産計画
- 企業のブランドイメージ
- 特許やノウハウ
- サーバーや記録メディア
このように情報資産には身近なものも多く含まれており、企業や個人の持つあらゆる情報が情報資産として扱われます。顧客情報や社員の人事情報はもちろん、財務書類や契約書などの記録媒体や紙も情報資産です。
分類方法は企業によって異なるものの、これらの情報資産は「情報」と「情報システム」に大別されます。また「情報」の中には音声や映像など「無形資産」と「有形資産」の両方の形態で存在するものもあります。
これらの情報資産は、社外に漏れると企業としての評価が下がったり、悪用されたりするリスクがあるため、厳重に取り扱わなければなりません。
情報資産の管理方法
情報の取り扱いは十分注意しなければならず、そのためにもルール作りや運用方法の徹底は重要です。情報資産の適切な管理方法を紹介します。
情報媒体の把握と管理
まず自社にどんな情報があり、それらがどこに保存されているのかを把握しましょう。HDD・SSD・サーバー・USBメモリ・紙文書など、情報資産はさまざまな形で社内に存在します。
どのような情報をどの媒体に記録しているかを確認し、それに見合った管理や取り扱う際のルールを徹底しましょう。管理が煩雑にならないためにも、記録媒体は統一しておくと便利です。
大切な情報はエクセルでリスト化したり、保管庫に分かりやすいよう貼り紙をつけたりするなど、保管する工夫が大切です。
情報を扱うルール作り
保管場所や媒体を把握できたらルールを作ります。どこの部署が責任を持って管理するのか、保管庫に鍵を必ずつけるのかなど、取り扱う運用ルールを決めましょう。
情報を持ち出す際は持ち出し管理簿を記録したり、保管庫の鍵を使う際も記録簿に記入するなどのルールも有効です。
またUSBメモリは紛失やウィルスに感染しやすい記録媒体であるため、運用ルールはしっかり決めましょう。例えば自社で使えるUSBは部署に一つだけにすることや、使用する際は上司の許可を必要とするなどです。
ログの監視やセキュリティ強化
どれだけルールを徹底しても、忙しいやわずらわしいといった理由からルールを無視する社員もいるでしょう。内部不正は情報漏えいの原因の一つです。
このようなヒューマンエラーを防ぐために、システムを強化し簡単に情報にアクセスできないようにするのも効果的でしょう。
例えば会社で利用するパソコンやサーバー全てのログを常時監視し、セキュリティ面に異常が発生した場合にアラート警告を出すといった運用も可能です。
決められた端末以外が社内ネットワークに接続されたことも検知できます。
このようにシステムのセキュリティを高めるのも情報漏えいを未然に防ぐ有効な手段です。
情報資産管理に伴うリスク
情報資産は会社を運営するために必要なものであり、とても有益なものです。しかし取り扱いを間違うと企業だけでなく個人にも大きな影響を与えてしまいます。
情報資産管理に伴うリスクを見ていきましょう。
情報漏えい
自社の大切な情報がインターネット上に漏えいしてしまった場合、全ての情報を削除するのはほぼ不可能です。その場合企業は大きなダメージを受けるでしょう。
また自社だけでなく、顧客情報が漏れた場合はさらに被害は大きくなります。社会的信頼を失墜してしまうだけでなく、事によっては多額の賠償金を支払わなければならないかもしれません。
外部に大切な情報を漏らしてしまうと、企業だけでなく個人も責任を負う確率が高いのです。これが情報漏えいの恐ろしいところでしょう。
不正アクセスやデータの改ざん
情報漏えいが起きてしまう原因のほとんどが不十分な管理体制です。
例えば保管先のサーバーにアクセスできる権限設定がされておらず、悪意を持った第3者によって不正アクセスされてしまう場合があります。
これは、サーバーを管理する部署や担当者が決められていないなど管理体制が不十分であることや、アクセス権限設定を更新するルールなどが徹底されていないといった原因が考えられるでしょう。
またサイバー攻撃によってデータが改ざんされてしまう恐れもあります。
情報資産を適切に扱おう
情報資産は企業や組織を運営するうえで必ず発生するものであり、恩恵をもたらします。しかし取り扱いを間違うと大きな損失を与えてしまうので、注意が必要です。
自社にどのような情報があるか整理し適切に運用しましょう。そのためには情報資産ごとに取り扱いに関するルール作りが重要です。
またシステムのセキュリティを強化して未然に事故を防ぐのも、情報を管理する企業の責任といえます。
情報資産を適切に取り扱い社会や組織に損失を与えないようにしましょう。
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