業務で使うソフトウェアの管理は、効率的な業務運営に欠かせません。他の経営資産に比べて軽視されがちですが、IT資産をうまく管理することで業務の生産性が向上し、社員が作業しやすい環境を構築できるでしょう。IT資産管理のポイントを解説します。
最終更新日: 2024年06月28日
IT資産管理とは？
IT資産管理とは、業務で使用する各種ソフトウェアやパソコンなどのハードウェア、そしてプリンターなどの周辺機器やHDDなどの記録媒体といった、IT関連資産を管理することです。
業務に関わるIT資産をしっかりと管理しておけば、社員が必要なタイミングでソフトウェアを活用でき、余計にパソコンを購入してしまったり、本来は不要なソフトウェアなどを導入してしまったりする無駄を防げます。
IT資産管理の目的
社員の業務効率化の実現と、無駄な投資の抑制がIT資産管理の主な目的です。高機能なソフトウェアを導入しても、現場の社員が使えない状態になっていたり、必要な機能が実装されていなかったりすれば、結局そのまま放置されてしまうでしょう。
また各部署がばらばらにIT機器を管理していると、余計なパソコンやソフトウェアを購入してしまうかもしれません。そういった無駄な投資を防ぎ、必要な社員がスムーズにIT機器を利用できる環境を構築することで、結果的に業務効率化を推進できます。
管理対象となるIT資産
管理の対象となるIT関連資産は、主に次の3カテゴリーに分けられます。
- ハードウェア：パソコンやサーバーマシン、HDDやUSBメモリなどの記録媒体、ネットワーク機器など
- ソフトウェア：パソコンにインストールされているOSやアプリケーション、業務用システムなど
- ライセンス：ソフトウェアを利用するための有償ライセンス。サブスクリプション(継続課金)で利用するタイプのソフトウェアやクラウドサービスを含む
これらのIT関連資産を正確に管理すれば、無駄な投資や機材の購入を防げるだけでなく、機器の紛失も防止できるので、企業全体のセキュリティ対策にもなります。
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IT資産管理のメリット
IT資産管理のメリットについて、もう少し掘り下げてみましょう。無駄な投資を避けられるのに加えて、次のようなメリットがあります。
管理システムの導入による作業効率化
IT資産管理のための専用システムを導入すれば、パソコンやソフトウェアの情報を集約し、まとめて管理できるようになります。
すべての作業機器を一元管理することで、使用されていない端末や、ライセンス契約の切れているソフトウェアなどを検出・整理できるので、必要な時期にメンテナンスが行えるようになるでしょう。すでに社内に導入されているにもかかわらず、新しく購入してしまう無駄も防げます。
ソフトウェアの管理・アップデートの効率化
IT資産の中でも、特にソフトウェアは定期的にアップデートが必要ですが、各部署で独自に多くのソフトウェアを管理していると、更新作業がどうしても非効率になってしまいます。
IT資産管理システムならば、必要なソフトウェアを一斉にアップデートできるので、個別にパソコンを操作する必要はなく、作業漏れも発生しません。効率良く更新作業が行えるため、IT管理者や各部署のIT担当社員の負担を軽減できます。
セキュリティレベルの向上
一元的にIT資産を管理できるようになれば、必然的に企業のセキュリティレベルも向上します。どの部署にどれぐらいのIT機器が配備されているかが分かるので、紛失や盗難による物理的な損失を回避できるのに加えて、情報漏えいも防止できるのです。
実際、多くの企業でIT機器の盗難や紛失が起こっており、そこから機密情報が漏えいしてしまった事例は少なくありません。セキュリティの観点からも、徹底したIT資産管理が必要なのです。
IT資産管理システムの機能と選び方
IT資産管理システムの主な機能と選び方を解説します。機能や操作性、ベンダーのサポート体制などに注目しながら、自社に合った管理システムを導入しましょう。
IT資産管理システムの主な機能
IT資産管理システムには、主に次の機能が実装されています。
- 台帳管理機能：IT関連資産の保有状況を把握する
- ライセンス管理機能：各ソフトウェアのライセンスを管理する
- インベントリ機能：社内のハードウェア・ソフトウェアの情報を収集する
- ログ管理機能：アプリケーションの利用状況やファイル操作の状況をログとして記録・管理する
- アラート機能：不正な行為があった場合、管理者に知らせるとともに、当該ユーザーにアラートを送る
- レポート機能：各IT危機へのアクセス状況などをレポートとして可視化する
システムによっては実装されていない機能もありますが、社内のIT関連機器を効率的かつ安全に管理するための機能を多く持っています。
選び方のポイント
IT資産管理システムを選ぶ際には、次のポイントを意識しましょう。
- オンプレミス型かクラウド型か、自社の環境に合った方を選ぶ
- 必要な機能を持っているか判断する
- 自社のセキュリティポリシーに合致しているかチェックする
- 十分なサポートを受けられるか確認する
当然、高機能で大規模ビジネス向けのシステムは高額になるので、上記の点を考慮しながら、コストとのバランスを考えて慎重に選択する必要があります。
IT資産の集中管理で業務効率化を実現
IT資産管理とは何か、主なメリットとIT資産管理システムの選び方を解説しました。IT資産という言葉はどこか漠然としていますが、パソコンやその周辺機器、そしてインストールされているソフトウェアなどを意味し、それらを一元的に管理する方法が求められている点を理解しましょう。
効率的なIT資産管理には専用のシステムが必要です。導入コストや機能、セキュリティなどに注目して、自社のビジネス規模や業務環境に合った製品やサービスを導入しましょう。
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