業務のデジタル化が進んでいる昨今では、社内で大量のPCを管理しているというケースもあるでしょう。社内にあるPCを適切に管理するには手間と時間がかかってしまいます。このような管理を適切に行う方法とおすすめの管理ソフトを紹介します。
最終更新日: 2024年06月28日
PC管理の基礎知識
事務処理などのオフィス業務に、今やPCは欠かすことのできない存在です。顧客のデータや取引先との議事録、会計・監査情報など重要なデータを会社のPCで管理しています。
企業ではPC自体をどのように管理するかが大きな課題です。そこでPC管理の基礎知識について、学んでいきましょう。
企業が所有するPCを管理すること
現代の企業では社内情報や資産管理にPCを使うことが一般的です。企業規模によっては、数百台以上のPCを所有していることも珍しくはありません。
PC管理とは、これらのPCを企業側が管理することです。社内で運用するPCはライセンスや情報、OSのバージョンなどのハードウェア、業務用のソフトやツールといったソフトウェアの両方の管理を行う必要があります。PC管理に関わる業務が多岐に渡る点も課題のひとつです。
PC管理の必要性
90年代、PCは高価で企業が複数のPCを所有することはほとんどありませんでした。現在では社員1人につきPC1台が支給されることは当たり前となっています。そのため企業では、社内PCを管理する業務の必要性が高くなっているのです。
社内でPC管理が重要視される理由は、台帳上の管理と実際の管理に不具合が起こることがあげられます。台帳上の資産と実際の資産の整合性がとれていないと、PCの入替やアップデートを行った際に、古いPCが放置されてしまうということもあり得るのです。
またPCをきちんと管理していないと、セキュリティソフトやアップデートの更新漏れなどの、ヒューマンミスが発生しやすくなります。例え最新のセキュリティ対策を施していても、古いPCがあるだけでそこからウイルスに感染し、社内情報が漏えいしてしまうといった事態も起こりえるでしょう。
こうしたトラブルを防ぐためにも、PC管理は業務上必須と考えられています。
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PC管理の基本項目
PC管理はどのように行うとよいのでしょうか。PC管理には、基本となるいくつかの項目があります。それぞれについて詳しく見ていきましょう。
資産管理
定期修理が必要な大型設備や機械類は、台帳を用いて管理するのが一般的です。PCもIT資産というカテゴリーで管理される機器となります。
IT資産とは、Wi-FiやLANケーブル・スマートフォン・複合機・IP電話・支援ソフト・ライセンスなど、ITにまつわる企業の資産を指します。PCの場合ももちろんIT資産として管理される資産です。
PC管理ではPCを固定資産として台帳に記載し、廃棄するまでを記録しておきます。つまりPCを会社の資産として管理することがPC管理の基礎的な管理項目のひとつなのです。
インベントリ管理
「インベントリ(Inventory)」とは、「目録」「保有資産」を意味する言葉になります。資産台帳に掲載するインベントリの情報を収集することも、PC管理における重要な項目です。
CPUやメモリの性能、OSのバージョンやインストールされているソフトなどを細かく管理することを指します。これらに変更があった場合はその都度台帳に記載し、現在の正しいPCの状態が把握できるようにすることを目的とした作業です。
ライセンス管理
サブスクリプション型のソフトウェアやクラウドサービスなどのライセンスを利用しているケースもあるでしょう。ライセンスはソフトウェアの導入時に一括で支払うこともあれば、毎月もしくは毎年の支払いが発生するものもあります。ライセンスにまつわる管理も、PC管理項目のひとつです。
ライセンス管理が正しく行われていなければ、すでに使っていないPCのライセンス料をムダに支払っていたり、ライセンス期限が切れているにもかかわらず更新せずにソフトが使えなくなってしったりするトラブルも生じます。
ライセンス管理を適切に行うことで、普段のPC業務を円滑に行うことが可能になるのです。
PC管理は管理ソフトを使おう
大量のPCを人の手で管理するのはとても重労働です。また情報漏えいや脆弱性のリスクを考えれば、ヒューマンエラーが起こってしまうことは避けるべき問題になります。
ヒューマンエラーを回避するためにはPC管理を管理ソフトで行う方法がおすすめです。管理ソフトを使う目的や有効性について解説します。
PCが増えて手作業は非効率
管理するPCの数が増えたことにより、手作業による管理に限界を感じている企業もあるしょう。
紙での管理はおろかExcelを使った管理でも人件費がかさみます。何より管理ソフトで自動化できる機能を考慮すれば、手作業による台帳作成を行うほうが、むしろ非効率だといえるでしょう。
IT資産の管理はPCのみに留まらず、スマホなどのデバイスを含め、1社員につき数台の管理が必要になる企業も増えています。
そうなると、手作業での管理はコスト的にもリソース的にも不可能となるでしょう。
管理ソフトの有効性
管理ソフトを使うことの大きなメリットは、さまざまなタスクを自動化できるという点にあります。台帳の作成と更新はもちろん、ライセンス管理やインベントリの収集など、あらゆる管理を自動で行えるようになるからです。
人間と違って24時間稼働できる点や、計算や入力にミスが発生しない点も、管理ソフトを使うメリットになります。
セキュリティ管理も人間が行うよりも高い精度で行えるでしょう。管理ソフトの導入は、PC管理を行う企業にとっては必須になってきているといえます。
PC管理ソフトの選び方
管理ソフトといっても、無料のものから有料のもの、オールマイティなものから一分野に特化したものなど、さまざまな種類があります。
自社で扱う管理ソフトを選ぶにはどのような点に注目すべきでしょうか。
必要な機能がそろっているか
基本的な管理項目はもちろんのこと、業種によって必要な機能も違ってきます。
労務管理やログの管理・リモートコントロール・ワークフローまで行えるものなど、ツールによってさまざまです。自社が必要とする機能があるかどうかを見極めましょう。
管理するPCの台数や管理できる年数・容量など、事業規模とツールの規格があっているかどうかも確認する必要があります。
セキュリティ
不正アクセスやインストールなどの基本的なセキュリティ対策はもちろん、管理しているPCのセキュリティ情報、社員のログを監視する機能など、セキュリティ機能にも注目しましょう。
セキュリティ機能が乏しいと、データの持ち出しや不正アクセスといったリスクを抱えることになります。
対応するOSやデバイス
PC管理といっても、ひとつのツールを使って管理するのであれば、スマホなどのほかのデバイスからも管理・アクセスできるツールのほうが便利です。Windowsだけでなく、Macなども必要であれば対応しているものを選びましょう。
そのほかにも、会社のデータベースと連携できるかどうか、会社で使っているツールを使えるかどうかなど、拡張性と連携面についても注目することが重要です。
PC管理ソフトおすすめ4選
IT資産管理ツールの中でも、利便性やセキュリティを備えたおすすめソフトを紹介します。自社で導入する際の参考にしてください。
Freshservice
資産のライフサイクルをひとつの画面でトラッキングできるため、資産管理の把握が簡単で正確な情報を入手できます。過去から現在に至るまでの資産の変化をトラッキングでき、ライセンス管理などは有効期限やアップデートも正確に把握することができるので、漏れも発生しません。
ITIL準拠の高機能の管理が可能で、クラウドサービスのためソフトのアップデートなどにリソースを割くことはありません。業務効率化が図れるおすすめのツールです。
SKYSEA Client View
テレビCMでも放送された資産管理・運用管理のためのソフトです。800万以上のクライアントへの導入実績があり、信頼性の高いソフトになっています。
特にセキュリティ対策に力を入れていて、社内ポリシーに沿ったアクセス制限、ログ管理、サーバー監視などさまざまな機能を有している点が特徴です。
未登録のPCからの接続などを一方的にシャットアウトすることもできます。許可していないアプリのアクセスやインストールに対してはアラートを鳴らすなど、安全管理において有用なソフトです。
iTAssetEye
NTTグループにおけるソフトウェア・情報通信システムの設計などを行うNTTテクノクロスが開発・運用しているIT資産管理のソフトになります。
クライアント端末、周辺機器、モバイル機器、さらには在宅ワークのための自宅PCなど、すべてのIT資産を管理することができます。資産の更新、参照範囲のレベルを組織とロールの組み合わせで設定できる拡張性の高さも魅力で、あらゆる業種に対応できるのです。
台帳更新の際の承認機能や証跡管理機能など、内部統制機能が充実している点も特徴です。IT資産管理のワークショップなども開催していて、IT管理をはじめて行うという担当者でも使いこなすことができるツールになります。
SS1
株式会社ディー・オー・エスが運用するソフトです。管理画面が分かりやすく、ExcelやWordのようなオフィスソフトを使う感覚で使用できます。
基本的な管理機能の他に、働き方改革のサポートやMacの管理、モバイルデバイスの管理などにも対応していて、デバイスが多種に渡る業種にも対応可能です。
運用までしっかりサポートしてくれる上に、専用スタッフのサポートを受けられるので、安心して任せることができます。
適切なソフトで管理コストを下げる
企業が管理しているPCをはじめとするIT資産は増加の一途をたどっています。人の手で管理するにはリソースやコストがかかりすぎてしまうため、管理ソフトの導入が各企業の課題となります。
自社にマッチングした適切なソフトの導入は、管理コストを下げるだけでなく業務効率化の面においても高いパフォーマンスを発揮するでしょう。さまざまなソフトを比較し、自社にぴったりの管理ソフトを選んでみてください。
ぴったりのPC管理ソフト選びはミツモアで
PC管理ソフトを導入すれば、パソコンやスマートフォンをはじめとした各種IT資産の利用状況やアップデートの状態などをまとめて確認可能です。
現在は多くのソフトウェアがリリースされており、ぴったりの製品もユーザーによってさまざま。そんな中で製品をひとつずつチェックしていては、比較検討に時間も手間もかかってしまいます。
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