経理システムとは？種類や導入メリット、選び方をチェック

「経理システムとは？」「自社に合った経理システムについて知りたい」このようなお悩みを抱えている経理担当者の方も多いのではないでしょうか。経理業務は企業の成長に不可欠ですが、手作業での処理は時間がかかり、ミスのリスクも高くなってしまうものです。そこで注目されているのが「経理システム」です。

本記事では、経理システムの基本概念から種類、導入のメリット、選び方まで詳しく解説します。経理システムの導入を検討している方や、経理業務の改善を目指している方はぜひ参考にしてください。

経理システムとは？

まずは、経理システムの概要について簡単に解説します。経理システムとは、日常的な経理業務を効率化するためのソフトウェアやツールのことをいいます。

経理業務を効率化できるツールのこと

経理システムとは、日常的な経理業務を効率化するためのソフトウェアやサービスのことをいいます。具体的には、煩雑になりがちな経費精算や請求書・領収書の管理、入出金の記録などを自動化・効率化してくれる優れものです。

経理業務の負担が軽減できるだけでなく、人的ミスの防止や法改正への効率的な対応も可能となります。以前は予算のある大手企業を中心に導入されていましたが、現代では中小企業やスタートアップ企業においても欠かせないツールとなりつつあります。

経理システムと会計システムの違い

経理システムと会計システムの違いは機能の種類にあります。一般的に「経理システム」は日常の入出金や経費管理に特化した機能に留まります。これに対して「会計システム」は、仕訳や決算書類の作成など、より広範な会計業務をカバーするための機能が付属しています。

つまり、経理業務を行うためには経理システムを使用すれば問題ないものの、それを超えた会計業務には会計システムが必要となるのです。

会計システムの方がより多くの機能を備えていますが、経理システムは比較的安価で導入できる一方、会計システムは費用が高くなる傾向があります。導入時には、費用対効果もあわせて検討するようにしましょう。

経理システムの主な種類

経理システムの主な種類を解説します。経理システムには、以下の3つの種類があります。

• 経費精算システム
• 請求書管理システム
• 債権管理システム

自社のニーズに合わせて、必要機能を備えた経理システムを導入しましょう。

経費精算システム

経費精算システムは、領収書や請求書を簡単に管理できる機能を備えています。ユーザーはスマートフォンで書類をスキャンし、そのデータをシステムにアップロードするだけで自動的に情報が入力されます。

自動化できる業務の範囲が広く、手作業での入力作業が大幅に削減される点がメリットです。また、転記や振込、帳簿の作成も自動で行えるため、経理業務の効率化が期待できます。

請求書管理システム

請求書管理システムは、その名の通り請求書管理機能を備えたシステムです。請求書管理システムの導入により、請求書の発行から受領、データ管理までを一元化することができます。

請求書のテンプレートを用いることで、情報を入力するだけで簡単に請求書が作成でき、受領日や取引先ごとの管理もスムーズに行えます。請求書に関する一連業務を効率化したい場合には特におすすめです。

債権管理システム

債権管理システムは、入金管理や自動消込を行う機能を持っています。銀行口座と連携すれば入金の確認もしやすく、債権の回収忘れを防ぐことも可能です。

入金が確認されると自動的に債権が消込まれるため、手作業による負担も軽減されます。経理業務の中でも、特に債権管理の効率化を実現したい場合におすすめです。

経理システムの導入形態

経理システムは、サービスごとに導入形態も異なります。

• インストール型
• クラウド型

メリットとデメリットも踏まえながら、それぞれの特徴を解説していきます。

インストール型の経理システムの特徴

インストール型の経理システムは、PCやタブレットにソフトウェアを直接インストールして使用するタイプのシステムです。インストール型のメリットとしては、インターネット接続がなくても利用できる点です。また、買い切り型であれば導入後はランニングコストを抑えられます。

一方、システムの更新やメンテナンスは自社で行わなければならず必要があり、管理に手間がかかることもあります。

クラウド型の経理システムの特徴

クラウド型の経理システムは、インターネット経由でアクセスできるため、端末を問わずどこからでも利用可能な点が魅力です。外出先からでも経理業務を行えるほか、リモートワークへの対応にも向いています。自動的なアップデートが行われるため、常に最新の機能を利用できるというメリットもあります。

ただしインターネット環境が必須となるほか、導入後も毎月のコストが発生します。

経理システムの導入メリット

経理システムを導入するメリットを紹介します。

• 経理業務にかかる時間を削減できる
• 法改正へスムーズに対応できる
• ケアレスミスを防げる
• 働き方の多様化に対応できる

経理業務にかかる時間を削減できる

経理業務がシステム化されることで、日常的な業務にかかる時間を大幅に短縮することが可能です。例えば従来の手作業では数時間を要した処理でも、経理システムを使えば自動で処理されるため、ほとんど時間をかけずに対応できることがあります。

経理担当者はデータ入力や確認作業などの煩雑な業務から解放され、戦略的な業務へ時間を使えるようになります。業務全体のスピードアップが叶えば、特に中小企業においては経営全体の効率向上につながるでしょう。

法改正へスムーズに対応できる

法改正へスムーズに対応できる点も大きな魅力です。法令の変更に伴う業務の見直しは、経理業務において避けては通れない課題です。しかし、経理システムを導入することで、最新の法令に即した処理が可能となり、安心して業務を行えるようになります。

特にクラウド型の経理システムを導入すれば、システム側が法改正に対して適切にアップデートしてくれます。利用者側は特別な手順を踏む必要がなく、テンプレートやマニュアルに沿って作業するだけで法律に準じた対応が可能です。

ケアレスミスを防げる

経理業務では、手作業によるミスが常につきまとうものです。特に入力漏れや消込忘れは、企業にとって致命的な損失をもたらすリスクもあります。

しかし経理システムを導入すれば、自動入力や自動消込機能が備わっているため、手作業によるケアレスミスを大幅に軽減できます。ミスなく経理業務を運営できるようになることで、より正確なデータに基づいた経営判断も可能となるでしょう。

働き方の多様化に対応できる

従来の経理業務は紙の書類を伴う業務も多く、出社が必須なケースも少なくありません。しかし現代の働き方は多様化しており、経理業務もそれに合わせて柔軟に対応する必要があります。

特にクラウド型の経理システムを活用すれば、インターネットを通じて時間や場所に囚われることなく簡単に申請や承認が行えるようになります。経理システムは企業の働き方改革にも寄与し、会社全体の業務効率を高めてくれます。

経理システムの費用相場

経理システムの導入を検討する際、おおよその費用相場についても把握することが大切です。ただし、単に価格だけで選んだり、高ければ良いと考えたりするのは危険です。費用相場を理解した上で、自社のニーズに応じた機能を備えているもののなかから適正価格のサービスを選ぶようにしましょう。全体のコストを把握することで、予算に見合った選択ができるようになります。

• 初期費用は0円～20万円
• 月額費用は一人あたり300円～500円
• オプション費用は1機能あたり1,000円～3,000円

初期費用は0円～20万円

先に触れた通り、経理システムにはオンプレミス型とクラウド型があります。一般的にオンプレミス型の方が導入コストは高くなりやすく、初期費用は0円〜20万円と製品によって価格帯が大きく異なります。

最近主流となりつつあるクラウド型の場合初期費用が無料のシステムもあり、中小企業やスタートアップ企業などでも導入を検討しやすい環境が整っています。ただし導入サポートの内容によっては費用が変動するため、事前に確認が重要です。

月額費用は一人あたり300円～500円

月額費用は利用するサービスごとに料金形態が異なりますが、利用する従業員の人数に応じて変動するのが一般的です。相場としては、一人（アカウント）あたり300円〜500円程度が相場となっています。また、一定の人数までは追加料金が発生しないプランを提要しているケースもあるため、問い合わせの際に細かく確認しておくと良いでしょう。

オプション費用は1機能あたり1,000円～3,000円

自社のニーズと使用する経理システムの内容によっては、基本機能以外のオプションが必要になることもあります。

例えば、外国語表示やAPI連携などの機能には、別途料金が発生する可能性が高いです。基本料金がリーズナブルであっても、オプションを多く追加することになるとコストが増加するため、自社のニーズに合った基本機能が充実しているかを確認しておくことが大切です。

経理システムを選ぶポイント

経理システムを選ぶポイントをご紹介します。

• 自社のニーズに合ったプランかどうか
• 誰でも簡単に操作できそうか
• セキュリティ対策が整っているか

自社のニーズに合ったプランかどうか

経理システムを選ぶ際に最も重要なのは、自社のニーズにマッチしたプランを提供しているかどうかです。企業の規模や業種、独自の業務プロセスなどによって、必要となる機能やサポート内容は異なります。

仮に小規模な企業が複雑な機能を持つシステムを導入したとしても、使いこなせずに無駄なコストがかかってしまうだけです。一方、大企業の場合は、より多機能で拡張性のあるシステムが求められることも多いでしょう。自社の現状と将来をしっかりと考慮し、必要な機能が含まれているかを確認することが大切です。

誰でも簡単に操作できそうか

経理システムは長期的に使用するものであり、使いやすさも重要な要素です。

複雑な操作が必要なシステムでは担当者が使いこなせず、かえって業務が非効率になる可能性があります。UIが直感的で、シンプルな操作感のシステムを選べば、社内の教育コストも削減できます。例えば、システム導入後に社員に対して研修を行う必要がある場合、その手間と時間は思った以上に大きな負担になります。

サービスによっては無料の試用期間を設けているものもあるため、デモ版を試したり、実際のユーザーレビューを参考にしたりすると良いでしょう。

セキュリティ対策が整っているか

経理業務は機密性の高い情報を扱うため、セキュリティ対策が整っているかどうかも重要なポイントです。特に最近ではクラウドサービスの普及に伴い、サイバー攻撃や不正アクセスのリスクが高まっています。

経理システムのセキュリティが甘ければ、会社全体に大きな損失が出てしまうリスクがあります。データの暗号化やアクセス制限、二段階認証など、セキュリティ機能が充実しているシステムを選ぶことで、安心して業務を進めることができます。導入を検討しているシステムがどのようなセキュリティ対策を講じているのか、具体的に確認することがポイントです。

まとめ

本記事では、経理システムの基本から具体的な種類や導入メリット、費用相場、選び方などを詳しく解説しました。経理システムの導入により、経理業務の効率化や法令遵守、多様な働き方への対応など、様々なメリットがあります。

経理システムを導入する際は、自社のニーズに合ったプランが備わっているサービスの中から、操作が簡単でセキュリティ対策の整ったものを選ぶことがポイントです。費用相場も理解した上で、費用対効果の高いサービスを選びましょう。適切な経理システムの導入により経理業務の質が向上することで、担当者はより戦略的な業務へシフトすることができるようになります。企業全体の生産性向上を向上させたい方は、経理システムの導入をぜひ検討してみてください。

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