無料で使える経費精算ステムは「AI EXPENSE」！無料トライアルおすすめ8選

「費用を抑えて試したい」「少人数だから無料プランで運用したい」とお考えではないでしょうか。

無料で使える経費精算システムには、期間や人数の制限なく0円で使える永年無料型と、最大2カ月ほど有料版を試せるトライアル型の2種類があります。

このうち永年無料はAI EXPENSEの1製品なので、本記事ではそのできることやできないことを整理したうえで、有料版を試せる製品まで厳選して紹介します。

AI EXPENSE（株式会社トランスファーデータ）とは？

AI EXPENSE（株式会社トランスファーデータ）

AI EXPENSEは、エクセルや紙での申請業務からの脱却を目的としたクラウド型の経費精算システムです。

多くの無料システムが人数や期間に制限を設けるなか、人数無制限かつ期間の制限なく0円で使えるのが大きな特徴です。申請から承認、管理までオンライン上で完結し、場所を選ばず経費精算ができます。 

AI EXPENSEができること

無料で製品を選ぶときに見落としやすいのが、使える人数の上限、月あたりの申請件数、過去データの保存期間です。AI EXPENSEはこの3つに上限がなく、従業員全員で使っても0円のまま続けられます。基本機能もそろっています。

• 一般経費や交通費の申請と承認
• 部門長や経理担当による承認フロー
• CSV出力
• 電子帳簿保存法やインボイス制度への対応

使う人数が少なく、申請件数も多くなく、領収書を手入力で回せる規模なら、これだけでエクセルや紙から十分に卒業できます。

AI EXPENSEでできないこと

一方で、無料製品が共通してつまずきやすいのが、領収書の自動読み取り、外部サービスとの連携、サポート体制です。AI EXPENSEもこの3つには対応していません。

• 領収書の自動読み取り（OCR）。金額や日付は手入力になります
• クレジットカードやICカードとの連携
• サポート窓口への問い合わせ

シンプルな設計のため、本格的な自動化や外部システムとの連携が必要なら別製品を検討しましょう。

人数が増えてきた、申請が溜まって手入力がつらい、過去データを長く残したい、と感じ始めたら、無料を卒業して有料やトライアルへ移る合図です。まずは費用をかけずにデジタル化を試したい企業に向いています。 

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無料トライアルで確認しておきたい4つのポイント

トライアル期間中に見るべきは、操作感だけではありません。有料へ移ったあとに後悔しないよう、次の4点を試用中に確かめましょう。とくにAI-OCRは、対応の有無だけでなく手書きや複数枚での精度まで踏み込んで見ておくと安心です。

ワークフローが自社の承認フローに合うか

導入後に不満が出やすいのが、承認フローの柔軟性です。申請者や承認者、経理担当者それぞれの役割に合わせたルートを組めるか、差し戻しや再申請の操作がスムーズかをトライアル中に見ておきましょう。役割が多い企業ほど、ここのつくり込みが運用定着を左右します。

サポート窓口の種類と対応範囲

トライアル中は手厚くても、本番運用後に対応が薄くなるケースがあります。チャットや電話、Web会議など窓口の種類と、導入後も同水準のサポートを受けられるかを事前に押さえておきたいところです。とくに無料や低価格のプランは、窓口がメールのみに絞られる製品もあります。

AI-OCRの精度と操作のしやすさ

領収書の自動読み取りは、精度に製品差があります。手書き領収書や複数枚まとめての読み取りに対応しているか、読み取り後の修正が直感的かも見ておきましょう。申請者が使いこなせないと、導入後も手入力に戻ってしまい、せっかくの自動化が機能しません。

電子帳簿保存法やインボイス対応の標準装備度

法対応の機能がオプション扱いの製品は、有料へ移ったあとに追加料金が発生する場合があります。電子帳簿保存法のスキャナ保存要件やインボイス制度の登録番号の自動照合が、基本プランに含まれるかをトライアル中に確かめておきましょう。ここを見落とすと、想定より月額費用がふくらみます。

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無料で試せる経費精算システムの比較表

無料トライアルで気になるのが、期間が終わったあとに勝手に課金されないか、という点ではないでしょうか。

今回紹介した製品は、いずれも期間が終わっても自動で有料に切り替わることはありません。終了後の扱いは製品ごとに違うので、下の表で確かめておきましょう。

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無料トライアルで試せる経費精算システム7選

無料では機能に限りがあるため、より充実した経費精算を実現したい場合はトライアルを活用した有料システムの検討が現実的です。操作感や自社への適合性を試してから導入を判断できる7製品をピックアップしました。

ジョブカン経費精算（株式会社DONUTS）

ジョブカン経費精算は、初期費用やサポート費用無料で、期間の定めなく利用できる経費精算システムです。

仕訳や振込データの自動作成機能により、作成データを会計ソフトへ取り込むだけで処理が完了します。シンプルで使いやすいデザインに定評があり、従業員の利用率向上を目指す組織にも適しています。

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マネーフォワード クラウド経費（株式会社マネーフォワード）

マネーフォワード クラウド経費は、株式会社マネーフォワードが提供するクラウド型経費精算システムです。

経費の申請や承認をスマートフォンで完結でき、ICカードの履歴を取り込んで交通費申請も行えます。申請時の不備を指摘するアラート機能も備わっており、差し戻しの負担を軽減できます。

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ジンジャー経費（jinjer株式会社）

ジンジャー経費はシンプルな画面レイアウトやボタン配置により誰でも簡単に操作できるクラウド型の経費精算サービスです。

仕訳や振込データの作成も自動化でき、スマートフォンアプリを使えば外出先からでも申請が行えます。無料トライアルでは担当者が運用イメージを詳しく説明するため、導入後のミスマッチを防げます。

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kincone（株式会社ソウルウェア）

kinconeはICカードを利用して打刻することにより、出勤・退勤管理と交通費精算が同時にできるシステムです。

交通系ICカードをかざすだけで乗降履歴を自動取得し、交通費の入力作業を大幅に削減できます。出退勤管理と経費精算をまとめて効率化したい企業に適しています。

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rakumoケイヒ（rakumo株式会社）

rakumoケイヒはGoogle Workspaceと連携した経費精算システムです。

NAVITIMEと連携することで運賃や乗り換え情報を取得し、交通費の入力や計算を自動化できます。すでにGoogleのツールを利用している企業であれば、既存の環境をそのまま活かして導入できます。

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Staple（Staple合同会社）

stapleは日本初の法人プリペイドカード一体型経費精算システムです。

従業員用の法人プリペイドカードを発行できるため、経費の発生状況をリアルタイムで把握でき、立替払いそのものをなくせます。SlackやMicrosoft Teamsとの連携にも対応しており、申請や承認をチャット上で完結できます。

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BIZUTTO経費（アルプスシステムインテグレーション株式会社）

BIZUTTO経費は2年目以降から、月額利用料半額で使い続けられるクラウド型経費精算システムです。

10名単位で柔軟にプランを設定でき、ワークフロー機能により申請から承認までをシステム上で一元管理できます。長期利用を前提に月額費用を抑えたい中小企業に適しています。

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