債務管理・債権管理システム比較おすすめ6選

商品やサービスを提供したあとは、代金を回収する必要があります。どの入金がどの売上分なのかを管理し、照合するのは手間のかかる作業ですが、債務管理・債権管理システムはそれら一連の業務を自動化し効率化するためのシステムです。

債権管理システム

債務管理には大きくわけて売掛金計上、請求書発行、入金管理、消込といった業務が含まれます。商品やサービスの代金を売上として計上し得意先へ請求、入金を確認したら計上した売上データと入金データを照合し消し込みます。ほかにも各種帳票の発行ができたり、前受金や割賦債権の管理ができたりといった機能を備えたシステムもあります。

債務管理システム

債権管理システムには債務管理機能を備えたものも多く存在します。債務管理でできる機能は買掛金計上と出金管理、消込で、購入した商品やサービスの代金を買掛金として計上し、商品代金を支払ったあと債務データと出金データを照合し消し込みます。銀行からの借り入れや社債、金利や月々の返済などの管理も債務管理でおこなう業務です。

入金消込業務に特化

入金消込の人的ミスや属人化を防ぐために、入金管理と消込業務を自動化する機能に特化したタイプです。会計システムでは対応しきれない複雑な照合作業が自動でおこなわれたり、入金データが自動連携されたりと入金消込作業を効率化する機能が搭載されています。

一括入金や分割入金が混在する取引先を多く抱える企業や、少人数で経理を回していて手が足りない企業におすすめです。

請求書発行業務＋入金消込業務を自動化

入金消込の照合機能のほかに請求書発行機能が備わっているタイプです。請求書の作成から発行、送付、入金確認といった一連の流れを自動化できます。入金情報と請求情報を紐づけて消込をおこなったり、請求書データから消込したい請求書を選んで入金消込をしたりと企業によってやりやすい消込方法が選べるものもあります。

また請求書発行業務をシステム上で一斉にメール送付できるものや郵送代行を請け負うシステムなど、請求書発行にかかわる業務工数を削減できるものが多数存在します。

一連の業務を管理

さらに包括的な管理がしたい場合は、販売管理システムやERPの中に債権管理及び債務管理が含まれているものを選びましょう。販売管理システムやERPの中でも段階的に必要な機能を導入できるタイプなら、最初は小さく始めて必要な機能は徐々に追加できます。

対応したい業務範囲や利用者を確認する

債務管理・債権管理システムには入金消込に特化したものや、請求書発行機能を持つものなどさまざまなタイプがあります。まずは自社がどこまでの範囲の業務を自動化したいのかを確認しましょう。債務や債権の管理に主眼をあてたいのか、ワークフローや内部統制などを強化したいのかによって選ぶシステムは異なります。

また債務管理・債権管理システムを使う人物が経理や簿記知識に詳しいかどうかも重要です。経理や財務部門で相応の知識を持つ人物が利用するのなら、企業のお金の流れを把握し管理できるような製品が良いでしょう。一方あまり知識のない従業員が、ただ消込入力をするのみなら、簡単に入力ができる使いやすいシステムが向いています。

会計システムなど外部システムとの連携が必要か

会計システムなど外部のシステムとの連携が必要なら、連携を検討しているシステムとの互換性があるかを確認しておきましょう。連携方法にはAPI連携やCSV連携などの種類があります。API連携ができればデータ移行の手間がなくスムーズに連携可能ですが、債務、債権管理システムによってAPI連携ができる外部システムは異なります。API連携ができなくてもCSV連携で対応できることが多いので、確認が必要です。

また銀行の入金データを自動でインポートしたり、銀行振込APIでワンクリックで振込業務が完了したりと銀行とのデータのやり取りを自動化するシステムもあります。複数の銀行のネットバンキングにログインしてデータを取得する必要がなくなるため、入金処理を効率化したい企業は検討すると良いでしょう。

自社にとって必要な機能が揃っているか

入金消込や請求管理などはほとんどの債務、債権管理システムで可能ですが、業態や業界、導入目的によってあれば助かる機能は異なります。銀行振込だけでなく手形決済などの各種決済方法を利用している場合は、多くの決済手段に対応した製品が必要です。また期ズレや予定外の入金対応など、イレギュラーな入金が多く発生する企業ではそれらを簡単に処理できる機能が搭載されたシステムを選ぶ必要があるでしょう。

ほかにも請求書発行にかかわる雑務を効率化できるものや与信管理ができるもの、ワークフロー機能がある製品などさまざまなシステムがあります。どの機能が必要なのかを明確にしておけば、債務管理・債権管理システム選びが楽になるでしょう。

予算に見合っているか

いくら業務を効率的にしてくれるシステムでも、費用対効果が見合っていなければ継続して利用できません。また企業によってシステムに割ける予算は異なります。そのため想定する予算の中で、自社の希望をなるべく満たす債務、債権管理システムを選びが重要です。

入金消込だけでなく請求管理やERP、販売管理システムを含むものだと価格は高価になる傾向にあります。要見積りのシステムもあるため、必要な機能と予算を明確にして見積り依頼をしましょう。

セキュリティ対策が必要か

企業の財務情報や顧客情報、取引状況がデータとして含まれる債務、債権管理システムではセキュリティ対策が重要です。一般的には自社サーバー内にシステムを構築するオンプレミス型のシステムの方が悪意のある攻撃からデータを守りやすく、セキュリティを高く保てると言われています。

ただし近頃ではインターネット経由でシステムを利用するクラウド型にも、暗号化や多段階認証などでセキュリティを強化している製品が多く存在します。そのためどのレベルまでのセキュリティを求めるかによって選ぶと良いでしょう。

サポート体制が充実しているか

入金消込をする際にシステムの操作方法がわからなかったり、不具合で作業がストップしたりといったトラブルがあると、最終的な締め作業にまで遅れが発生します。締め日前後は業務量が増加し、ただでさえ忙しい時期のためなるべくトラブルは避けるに越したことはありません。

操作方法やトラブルの解決方法をすぐに聞けるよう、サポート体制の充実度を確認しておくことが大切です。サポート方法は電話かメールか、サポートデスクの営業時間など細かく確認しておきましょう。

消込作業を自動化し効率化できる

入金消込作業は得意先の売上金額と銀行へ入金された金額を照合して、消し込んでいく作業です。目視での作業だと一件一件リストから該当の入金金額を探し出し、照合していかなくてはいけません。消込対象が多いと非常に時間がかかるうえに、ミスが起こりやすい業務と言えるでしょう。

債務、債権管理システムは銀行への入金を自動でシステムに取り込み、該当する売上と自動で照合します。あとは消込作業をおこなうだけなので、入金消込業務が効率化できます。

債権回収業務を効率化できる

債務、債権管理システムは自動で入金と売上を照合するため、未入金の得意先がすぐに把握できます。いち早く未入金に気づければ、早期の対応が可能になるでしょう。また債権回収に対する業務をフロー化し、効率よく債権回収がおこなえます。

中には得意先に対して入金予定日前日にアラートを送信したり、未入金が発覚した時点で得意先に自動で督促メールが送られるシステムもあります。債権の回収漏れを防ぎ、確実な回収が実現します。

債務状況の把握が容易になり一元管理できる

会計システムでは把握が難しい売掛や前受、未収入金などの入金情報を、債務管理・債権管理システムでは可視化が可能です。またリアルタイムで請求や回収状況、未払いの取引先などが把握できるため、回収漏れを防止します。入金や請求、与信の管理が容易になり、管理体制の強化と経営リスクの軽減につながるでしょう。

自社に合った機能を選定する

EC運営やメーカー、卸売業など特殊な入金方法や商慣習がある場合は、それに対応した機能を搭載した製品を選ばなくてはいけません。たとえばEC運営ではクーポンやポイントの処理を効率化するなど、特定の業界に特化した製品が存在します。

入金消込や請求方法など自社の業種や業態にフィットした機能を持つ製品を選ばないと、導入したものの使えないケースが発生するため注意が必要です。

導入スケジュールや運用までの時間や費用を考慮する

新しいシステムを導入する際は導入費用や利用者が操作に慣れるまでの時間が必要です。また請求や入金消込業務は毎月決まったスケジュールでおこなわれるため、実際に業務が始まるまでに操作方法の教育を済ませておくなどしっかりとスケジューリングしなくてはいけません。またデータ移行にも時間が必要なので、段取りをつけてから導入しましょう。

債務、債権管理システムを導入するといっても、製品によって機能や料金はさまざまです。いざ導入を考えたときに、「どのシステムが自社に合っているかわからない…」と悩んでしまう方も多いのではないでしょうか。

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