来場者管理システムおすすめ10選！選び方やメリットも詳しく解説

入場受付や顧客フォローを自動化することで、円滑なイベント運営を実現する来場者管理システム。

中には「QRコードで受付をスムーズにしたい・・・」「中小規模で使いやすい製品がいい」など、自社にあったシステムを選びかねている方もいるかもしれません。

そこで本記事ではおすすめの来場者管理システムを、目的別に一挙10製品ご紹介。製品を選ぶ際のポイントやメリットも併せて解説します。ぜひ、システム選びの参考にしてください。

来場者管理システムとは

来場者管理システムとは来場者1人ひとりの情報を、リアルタイムかつ自動的に管理できるシステムです。Web上での申し込み受付やQRコードによる入場管理など、イベントや展示会の運営を効率化する機能を搭載しています。

来場者管理システムの主な機能

来場者管理システムでは、Web申込フォームを設置したり入場用QRコードでの来場受付などができます。

中には次回のイベント告知など、開催後のフォローやマーケティングに役立つ機能を搭載した製品もあります。

入場手続きに特化した来場者管理システム5選

スムーズな入場手続きに特化した来場者管理システムを5製品紹介します。各製品が搭載している機能や、おすすめの利用規模なども表でまとめました。

「KOSAIDO NEXT」スマホひとつ！QRコードでスムーズな受付を実現

• スマホさえあれば来場受付が可能
• 会場内の参加者数をリアルタイムで集計
• オプションで重複入場チェックも

「KOSAIDO NEXT」はスマホひとつで来場受付ができる来場者管理システムです。来場手続きは、QRコード・バーコードを読み取るだけ。イベント参加申込後、来場者にメールが自動送信されるので、連絡漏れを防ぐこともできます。

また、データベースに蓄積された来場者情報をリアルタイムで確認できるため、詳細な分析に役立てられます。会員限定イベントでは「会員ID」を発行し、会員かどうかを判断したうえで入場する使い方も可能です。

オプションの重複入場チェック機能を導入すれば、チケットの使い回しも防止できます。

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「Q-PASS」事前決済対応で有料イベントにもおすすめ

• 事前決済機能で有料イベントにも対応
• 動画配信機能を利用しウェビナーも開催可能
• イベント当日の人的サポートの代行も

「Q-PASS」は事前のクレジットカード決済や、請求書・領収書などの発行もできる来場者管理システムです。事前決済で入場料が発生するイベントにもスムーズに対応でき、煩雑になりがちな入金管理が簡単になります。

申込者と担当営業者をひも付けられるので、きめ細やかなアプローチを実現できるところも魅力です。

「申込者マイページ」からセミナーへの申込はもちろん、アンケートの実施や資料のダウンロードなどもできます。セミナー・イベントをより充実させられます。

セミナー・WEBイベントのオンライン配信にも対応しており、申込登録後にマイページ内で配信できます。限られた人だけが閲覧できる、クローズドなウェビナーを開催したいときにおすすめです。

イベント当日にスタッフが不足しているときの、人的サポートの代行も行っているので、人手不足に悩んでいる場合は相談してみましょう。

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「展示会受付.com」柔軟なカスタマイズで小規模から大規模まで幅広く導入可

• シンプルな基本システムをオプションでカスタマイズ可能
• 小規模から大規模まで多種多様な100以上の展示会で導入
• 3種類の入場方法に対応

「展示会受付.com」は商談会・展示会・講演会など、多種多様な100以上の展示会で導入された実績を持つ、来場者管理システムです。QRコードのスキャンによる受付手続きや、非対面による入場パス発行など、3種類の入場方法に対応しています。

会場内の滞在者数・来場者の滞在時間を、リアルタイムでチェック可能です。主催者側が会場内の様子を詳細に把握でき、混雑緩和やスムーズな運営に役立ちます。

またブース受付システムを利用し、出展者が訪問履歴を管理することも可能です。標準機能に多彩なオプションを追加して、カスタマイズできるので無駄がありません。

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「イーベ！」来場者管理含むイベント運営業務をオールインワンで

• 約8万件の運用実績
• 決済代行サービスと連携できる
• 記名・無記名のアンケートに対応

「イーベ！」は約8万件の運用実績を持つ来場者管理システムです。申込フォームの作成、入金状況・メール履歴などを含む申込者の一元管理、当日の入退場管理など、スムーズなイベント開催に必要な機能を一通り備えています。

クレジットカード・コンビニ決済に対応しており、決済代行サービスとの連携が可能なため、有料イベントの開催もスムーズです。

記名・無記名の両方に対応したアンケートフォームの作成も簡単に行えるため、参加者の感想・評価からイベント結果をより客観的に確認できるでしょう。

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「イベントクリエイト」誰でも使える！簡単操作で担当者の負担を軽減

• 自社サイトに溶け込むデザインの受付ページを作成
• 専門知識がなくても使える設計
• イベントごとにアンケートを作成可能

「イベントクリエイト」は簡単な操作で使える、法人・団体向けの来場者管理システムです。専門的な知識がなくても、自社サイトのデザインに溶け込むような、イベント告知ページ・申込受付フォームを作れます。

イベントに関する情報の更新を、担当者だけで簡単に行いたい企業におすすめです。イベントへの申込完了後は、参加者に確認メールを自動で送信できます。

イベントごとのアンケートを作成する機能もあり、イベント開催前の情報収集や、開催後の調査が簡単です。

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出展者管理にも対応した来場者管理システム3選

出展者含む関係者の管理にも対応した来場者管理システムを3製品紹介します。

「Event Cloud Mix」100以上の豊富な機能、出展者とのコミュニケーションまで一元化

• イベント開催に役立つ100を超える機能を搭載
• 出展者とのコミュニケーションも一元管理
• ブースごとの来場者をリアルタイムで共有可能

「Event Cloud Mix」は登録者管理・集客管理・イベントサイト管理・出展者管理・顧客管理・来場者管理など、豊富な管理機能を搭載している来場者管理システムです。

出展者のアカウント発行・ブース来場者情報のリアルタイム共有・タスク承認フローなど、煩雑になりがちな出展者とのコミュニケーションをスムーズにするための、豊富な機能を備えています。

イベントに関わる全ての人・ものを一元管理できるようになり、生産性を向上させられるでしょう。

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「EXPOT」30年以上のノウハウを生かしてイベントの関係者を管理

• オプションの追加で来場者と出展者の情報を一元管理
• 直感的な操作ができる画面を採用
• 必要データを出展者ごとに制限をかけて共有可能

「EXPOT」は30年以上のキャリアを持つ、展示会施工会社が開発した来場者管理システムです。出展者管理・協力業者管理・主催者管理の3つの画面から、効率よくイベントの進捗管理ができます。

各種申請書などの提出状況は、一覧画面でチェックが可能です。出展者ごとに制限を設けた状態でファイルの共有ができ、安全管理が楽になります。

提出期限を過ぎているものに対するアラートや、再提出の依頼をかける機能もあり、コミュニケーションに関する担当者の負担を減らしたい企業におすすめです。

※システムを利用する場合は34万円～　内訳：初期費用(初月のみ)＋月額費用(4ヶ月間)

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「ECOS」3つの管理機能で課題を解決

• 各出展者がマイページから必要な情報を提供できる
• PRに役立つページを簡単に作成
• クレジットカード払いで事前決済が可能

「ECOS」は来場者管理・出展者管理・セミナー管理機能のほか、オンライン決済にも対応した来場者管理システムです。

「出展者向けマイページ」を発行する機能があり、オンライン提出フォームを使って、出展者と効率よくやりとりできます。アポイントメントの申込やメールの一斉送信など、出展者とのコミュニケーションに、便利な機能が豊富です。

アナログなやりとりを電子化することで、コスト・手間を削減できます。イベントの見どころ・出展者リストなどを盛り込んだイベントのPRページを、簡単に作成可能なところも魅力です。

必要な情報を登録するだけで簡単にページを作成できるので、独自にWEBサイトを構築する必要がありません。

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見込み客へのアプローチに強みを持つ来場者管理システム2選

来場者に関するデータ集計や集客に強みのある来場者管理システムを2製品紹介します。

「Peatix」集客増に効果的！潜在顧客にイベント情報を届けられる

• Peatixの会員約840万人以上に効果的な告知ができる
• グループ機能で参加者とつながれる
• 無料イベントなら完全無料で使える

「Peatix」はオフライン・オンライン・ハイブリッドなど、あらゆる形式のイベントに使える来場者管理システムです。Peatixの会員840万人の中から、イベントに興味がある人に告知できます。

イベントの告知目的のみの利用もでき、集客に問題を抱えている企業におすすめです。イベント参加者とのメッセージのやりとりにも使える「グループ機能」を利用すれば、次回以降のイベント告知が自動で行えます。

無料・当日現金払いなど、さまざまなニーズに対応可能です。初期登録料・月額費は無料で、無料イベントの場合費用をかけずに利用できます。

※有料イベントの場合は販売手数料が発生：4.9％＋99円/チケット1枚

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「EventRegist」リード獲得を多彩な機能で実現、オフラインとオンラインに対応可能

• ベーシックプランは基本機能が全て無料
• オフライン・オンラインイベントの両方に対応
• プレミアム機能によりきめ細やかな運用が可能

「EventRegist」は個人的なイベントの主催から法人イベントまで、幅広くカバーできる来場者管理システムです。

ベーシックプランはイベント告知ページの作成や、オンラインの事前決済、申込・参加者情報の管理など、基本的な機能を無料で利用できます。

有料イベントの場合、チケット販売手数料(8%)が必要です。特定の参加者が来場したタイミングで担当者にメール通知をする機能や、抽選チケットの発行といったプレミアム機能を追加すれば、よりニーズに合った運用が可能になります。

また「EventRegist-enavle」の利用により、オンラインイベントにも対応可能です。

※有料イベントの場合手数料が発生：チケット販売額の8％負担

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来場者管理システムを選ぶ際のポイント

来場者管理システムを選ぶ際は、イベントの規模や目的と合っているかや、全体でかかるコストを確認することが大切です。使いやすい画面設計の製品を選ぶことも、導入成功の秘訣と言えます。

イベントの規模や目的に合っている製品を選ぶ

来場者管理システムはイベントの規模や自社の目的に合わせて選ぶことが大切です。中〜小規模なイベントの場合、入場用QRコードを活用したシンプルな受付機能のみでも特に問題なく運用できます。

一方で出展者や業者などイベントに関わる人々の管理も必要な場合は、「出展者管理機能」を備えたタイプが便利です。

また次のイベント内容を考えるのに役立てたい場合や、集客に力を入れたい場合にはアンケート機能や来場者の行動分析など情報収集できる製品が向いています。

システム利用料やオプションなどの合計コストを確認する

基本のシステム利用料やオプション料金など、導入するにあたってかかる合計費用を確認しましょう。

基本システムに有料オプションを追加するケースや、使用可能な機能の充実度によって、料金プランを分けている例は少なくありません。

例えば月額利用料なしで無料イベントの来場者管理を行える製品があります。一方で重複入場チェックやブースごとの来場者状況チェックなど、機能を追加する際にオプション料金が必要な場合も。

また有料イベントを開催する場合には、事前決済の際に「決済手数料」が発生します。自社が利用する機能を踏まえて、合計コストで製品比較を行いましょう。

誰でも使いやすい画面設計の製品を選ぶ

「分かりやすいインターフェースになっているか」「長い訓練時間が必要なく誰でも簡単に使いこなせるか」なども、チェックしたいポイントです。

自社の担当者含む受付スタッフや出展者が簡単に操作できる作りになっていないと、必要な機能をスムーズに使えず、十分に活用しきれない恐れがあります。

事前にデモ画面やトライアル期間などを利用し、操作性を確認してから導入するのも1つの手です。

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来場者管理システムを導入するメリット

来場者管理システムを導入すると「来場者情報の一元管理による業務効率化」や「受付と案内の円滑化」「感染症対策」につながります。来場者のデータを収集して、集客に生かすことも可能です。

来場者情報の一元管理により業務効率化を図れる

来場者管理システムではWeb申込フォームから受け付けた情報を、自動でシステムに反映して一元管理できます。Excelや紙ベースのような転記作業が不要となり、業務効率化につながるのがメリットです。

顧客情報に基づいた事前の案内メール配信も、来場者管理システムに任せることで効率よく行えます。

来場者の受付や案内がスムーズになる

来場者管理システムを使うと、QRコードやバーコードで当日の入場受付を円滑に行えます。入場料の支払いも事前決済制を取ることで、入場時に並び列が発生することはありません。

開催者側の負担削減はもちろん、来場者もストレスなく快適に過ごせるのが嬉しいポイントです。

またシステム活用で申し込み受付を自動化すると、イベント開催前日の申し込みや当日券の購入にも慌てず対応できます。イベント参加へのハードルも低くなり、来場者数の増加が期待できるでしょう。

密を防いで感染症対策ができる

来場者管理システム上では、来場者数をリアルタイムで把握できます。またあらかじめ申し込み受付の時点で、定員を超えたら募集終了に設定することも可能です。

会場内の人数を一定に保って混雑を避けることで、効果的なコロナ対策につながるのがメリットです。

来場者を入場用コードに紐づけて管理することで、万が一イベントの最中に体調不良者がいた場合にも素早い連絡が取りやすくなります。

データ収集による集客UPが期待できる

来場者の動向やアンケートから情報を集め、次回以降の催しやマーケティング施策に活かせるのが大きな利点です。

「顧客のニーズがいまいち掴めていない」「次回のイベント内容が決まらない・・・」と悩んでいる場合にも、来場者管理システムは向いています。

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来場者管理システムの導入でイベント運営を効率化しよう

来場者管理システムではWeb申込フォームの作成や入場受付、参加者および出展者の管理などをスムーズに行えます。

システム導入にあたっては、イベントの規模や目的、操作性、コスト面を確かめておくことが大切です。

自社に合った来場者管理システムを導入して、イベントの運営を効率よく行いましょう。

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