イベント管理システム比較おすすめ17選

「グローバル拠点ごとに運用しており、ノウハウが共有できていない」

「事前収録の映像を配信しても視聴率が低く、イベント後のアクションに繋がらない」

「複数登壇者がイベント会場でバッティングが頻発している」

こうした課題を解決できるのが、イベント管理システムです。参加者管理から配信、分析まで一元管理し、グローバル運営と日本語サポートを両立します。この記事では、おすすめのイベント管理システムを比較し、選び方のポイントを解説します。

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イベント管理システムとは、企業がイベントの企画から運営、事後フォローまでを効率的に管理するサービスです。紙やスプレッドシートでの手作業管理が主流でしたが、現在では申込受付からデータ分析までをデジタル化する包括的なプラットフォームへと進化しています。

参加者の申込受付と決済処理、リマインドメール等の自動配信、QRコードによる受付の効率化、ライブ配信やアーカイブ配信などイベント業務を効率化します。さらに参加者の詳細な行動データを収集・分析することで、マーケティングROIの可視化や次回企画の改善に繋げます。

自社が求めている機能を備えているか

イベント管理システムを選ぶ際にまず考えたいのは、「自社がシステムに求めているニーズを満たしているか？」というポイントです。

イベント管理システムには、大きくわけてイベント業務の効率化や大規模イベントの運営、リードや商談の獲得のための機能があります。イベント業務の効率化のためにはリマインダーメールや来場者リアルタイム集計・計測機能が、大規模イベント運営には動画配信・運営サポート機能、リードや商談獲得にはアンケート・分析ツール機能があります。

このようにイベント管理システムの機能は非常に多岐に渡るので、自社がイベント管理システムに求める機能は何か？」をじっくりと検討して、イベント管理システムを選んでいくことが必要です。

予算におさまる範囲の料金体系か

ベント管理システムの種類やプランは多種多様です。そして、選択するシステムやプランによって、導入や運用に掛かる費用も変わってきます。初期費用の有無や料金体系が月額料金制度か、機能や体系ごとに料金が加算されていく従量制であるかを確認することが大事です。

イベント管理システムの導入によって得られる利益と導入や運用に掛かるコスト面の負担を考慮して、費用対効果が高いと判断できるようなシステム選びがおすすめです。

操作性はよいか

管理者が操作をスムーズにおこなえるように使いやすい管理画面だけでなく、記入しやすさや管理しやすさをもとに製品選定することが大事です。その際に管理画面がノーコード、UIデザインを取り入れたものを選ぶとよいでしょう。

操作性は実際に使ってみることが重要なので無料トライアル期間があれば、その中で見極めることが大事です。

導入実績はどうか

導入実績はシステムの信頼性を表す1つの指標になるでしょう。多くの企業が採用しているという実績があればそのシステムは改善・最適化を繰り返し品質が高く、十分信頼できると考えられます。

eventosは300万ユーザーを突破しており、高い導入実績を誇っています（※）。さまざまなイベントへの対応が可能となるでしょう。

(※)eventos調べ（2023年7月29日時点）

外部システムとの連携はできるか

イベント管理システムを有効活用するためにも外部システムとの連携は重要となります。イベントの計画、運営、参加者管理などをより円滑におこなうことができます。

たとえばCRMやMAツールを用いれば来場者の情報や参加履歴を統合管理することができます。そのデータを用いてマーケティング戦略の策定につなげることができるでしょう。SNSとの連携ができれば集客に向けての施策をスムーズにおこなうことができます。

セキュリティ面の安全性はどうか

イベント管理システムを選ぶ上でセキュリティ対策は重要なポイントになります。セキュリティ対策が疎かでは自社が登録していた顧客情報が漏洩するリスクが生まれてしまいます。

SSL暗号通信や二段階認証、バックアップ体制等が主な指標になります。これらにより不正アクセスや情報の改ざんを防ぐことでオンライン上での個人情報や重要なデータをより安全に保つことができます。

ほかにも「SSL化や国際規格であるISO認証を受けているかどうか」など、システムを運営する企業が実施しているセキュリティ対策を確認しましょう。

サポート体制は整っているか

機能が豊富にあるイベント管理ツールほどサポート体制は重要になります。イベント中やその前後に現れる疑問や不具合にすぐに対応してくれるなど、サポート範囲を確認しておきましょう。

イベント管理業務は多岐にわたるので業務支援や代行を引き受けてもらえないかも確認しましょう。サイトデザインの代行やイベント運営支援・代行等を活用できる場合、従業員の負担が軽減されます。

管理業務の効率化につながる

イベント管理システムを導入すると、イベントやセミナーなどで最も手間が掛かりがちな、イベント参加者の一元的な情報管理が可能になります。

イベントやセミナーへのWebシステムおよびアプリを活用した集客や、当日の参加状況の確認イベント後の統計的な分析など、イベント管理システムが情報を一括管理。

ただしひと言で「イベント管理システム」といっても、イベントの情報管理業務をすべて担うサービスもあれば、一部の機能に専門的に特化したシステムもあります。イベント管理システムを検討する場合は、自社との相性も見極めていく必要があるでしょう。

イベント当日のスムーズな進行の支援

イベントやセミナー開催時における参加者の出欠状況をリアルタイムにチェックできるのはメリットです。各イベントにおける出欠状況がシステム上でひと目でわかるようになっており、出席者の確認作業に時間を取られることがありません。

QRコードの提示やアプリの使用など、イベント管理ツールによって受付業務が統一されるので、スムーズなイベントの進行につながるでしょう。 サポート体制が手厚い場合、外部スタッフによる運営支援や代行をおこなってもらえることもあります。従業員の負担をおさえつつ、経験豊富なスタッフの支援を受けることが可能となるでしょう。

イベント後のアフターフォローも充実

イベント管理システムの強みとして挙げられるのは、イベントやセミナー参加者に対するメールの送信や質問に対する答えなどを自動的に送信できることです。イベント主催者と参加者との間の関係性が維持され、更にはお互いに信頼を育むことにもつながるでしょう。クーポン配信機能があれば参加者の次回利用を見込むこともできます。

またイベント参加者の動向を登録者情報と照らし合わせて、分析する機能を備えたイベント管理システムも大事です。その後の参加者へのアプローチの方法を考えていくうえで、企業にとってメリットの大きい機能だといえます。

イベント開催前に役立つ機能

イベント主催者がイベントの効率的な運営をおこない、参加者の利便性を向上させるための機能があります。一元管理と自動化により、イベント開催前の準備や参加者へのサポートが円滑におこなわれ、成功に向けた基盤が揃うでしょう。

イベント当日に役立つ機能

イベント運営をスムーズにする機能やイベントの形態に合わせた機能が揃っています。

イベント開催後に役立つ機能

参加者との関係を深め、今後のイベントの企画や運営に生かすために重要な機能があります。

導入費や運用費が発生する

イベント管理システムは種類が非常に豊富です。無料で利用できる製品もありますが、追加機能として分析機能や管理機能をオプションで付けると、有料プランになる製品も多くみられます。

このように、イベント管理システムの導入や運用には基本的に費用が発生します。参加者の人数に応じて、追加費用が発生する場合もあるので契約条件はしっかり確認しましょう。

システムに不具合が起こるリスク

システム不具合が発生するリスクも考慮しましょう。機能やUIが優れたイベント管理システムでも、サーバーや通信状況・会社で導入しているセキュリティソフトとの相性の問題が存在します。

どうしてもシステムに不具合が生じるリスクが発生してしまうのです。イベントの効率化しようと導入したシステムの不具合で、せっかくのイベントが台無しになってしまうのは避けたいところです。

システム不具合のリスクに備えるためにも、システムの問題について相談できるサポート体制が整っている製品選びが重要といえるでしょう。

導入するまでに時間を要する

イベント管理システムを導入する際の懸念点として「導入して実際に運用までに時間が掛かりすぎる」ことが挙げられます。

「導入までの時間が長い」と聞くと、システムの導入をためらってしまう方が多いのではないでしょうか。イベント管理システムの導入に時間がかかる要因としては、システムの煩雑さや操作性、マニュアルやカスタマーサポートの良し悪しなどが挙げられます。

しっかりと時間を確保して導入までのスケジュールを立てていきましょう。

イベント管理システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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