イベント管理システムを比較する

求めている機能を備えているか

イベント管理システムを選ぶ際にまず考えたいのは、「自社がシステムに求めているニーズを満たしているか？」というポイントです。

イベント管理システムには、イベント開催中のオペレーションを円滑にする機能だけでなく、イベントの前後で集客や参加者のデータ分析が行える便利なシステムもあります。ただし、会社によっては、イベントにまつわる全ての業務を管理したい場合もあれば、集客や顧客分析に特化したシステムのみを必要としている場合など様々です。

このように、イベント管理システムの機能は非常に多岐に渡るので、自社がイベント管理システムに求める機能は何か？」をじっくりと検討して、イベント管理システムを選んでいく必要があります。

予算におさまる範囲の料金体系か

イベント管理システムの種類やプランは多種多様です。そして、選択するシステムやプランによって、導入や運用に掛かるコストも変わってきます。

イベント管理システムの導入は、確かにイベントにまつわる業務を効率化する可能性は高いですが、それに伴ってシステム導入や運用に相応のコストが掛かります。設定した予算を超えた、高コストなイベント管理システムを導入するのは非現実的です。

イベント管理システムの導入によって得られる利益と導入や運用に掛かるコスト面の負担を考慮して、費用対効果が高いと判断できるようなシステム選びがおすすめです。

社員が使いやすいシステムか

イベント管理システムを選ぶ際は、自社の社員に教育するコストが抑えられ、社員の生産性が向上するような扱いやすさを持ったシステムかどうかに着目しましょう。

イベント管理システムが多機能であることはプラスに働く面も多いです。しかし、現場でシステムを活用する社員たちに、オペレーションの面で負担を強いてしまう可能性も否定できません。

イベント管理システムを選ぶ際は、機能の面に着目するのと同じくらい、社員にとって扱いやすいシステムかどうかに注意して検討しましょう。

セキュリティ面の安全性はどうか

イベント管理システムは、外部の会社が販売・運営しているサービスです。システムの運営会社によっては、セキュリティ対策が疎かで、自社が登録していた顧客情報やその他の会社のデータが漏洩するリスクが生まれてしまいます。

「SSL化や国際規格であるISO認証を受けているかどうか」など、システムを運営する会社が実施しているセキュリティ対策を確認しましょう。

管理業務の費用削減につながる

イベント管理システムを導入すると、イベントやセミナーなどで最も手間が掛かりがちな、イベント参加者の一元的な情報管理が可能になります。

イベントやセミナーへのWEBシステム・アプリを活用した集客やイベント当日の参加状況の確認・イベント後の統計的な分析など、イベント管理システムが情報を一括管理。

ただし、一言で「イベント管理システム」といっても、イベントの情報管理業務を全て担うサービスもあれば、一部の機能に専門的に特化したシステムもあります。イベント管理システムを検討する場合は、自社との相性も見極めていく必要があるでしょう。

イベントのスムーズな進行の支援

イベントやセミナー開催時における参加者の出欠状況をリアルタイムにチェックできるのはメリットです。

QRコードの提示やアプリの使用など、イベント管理ツールによって受付業務が統一されるので、スムーズなイベントの進行に繋がるでしょう。

またイベント管理システムは、各イベントにおける出欠状況がシステム上で一目でわかるようになっています。出席者の確認作業に時間を取られることがありません。

イベント後のアフターフォローも充実

イベント管理システムの強みとして挙げられるのは、イベントやセミナー参加者に対するメールの送信や質問に対する答えなどを自動的に送信できることです。そうすることで、イベント主催者と参加者との間の関係性が維持され、更にはお互いに信頼を育むことにもつながるでしょう。

また、イベント参加者の動向を登録者情報と照らし合わせて、分析する機能を備えたイベント管理システムも。その後の参加者へのアプローチの仕方を考えていく上で、企業にとってメリットの大きい機能だといえます。

参加者情報を管理する機能

イベント管理システムの基本的な機能は、一元的な参加者情報の管理です。イベントやセミナーの参加者ごとのデータを蓄積し、分析することで企業のイベントやセミナーにおける、戦略立案や参加者との良好な関係性の構築をサポートします。

データとして蓄積される情報は、参加者の氏名や電話番号、Eメールなどの個人情報です。一度システムに情報登録すれば、自動的に参加者のデータがアップデートされます。イベント参加者の情報を毎回チェックする手間が省けるのが強みです。

マーケティング機能

企業がイベントやセミナーを開催する際は、まず参加者を応募フォームまで誘導するためのマーケティングを考える必要があります。

しかし、イベント管理システムを導入すれば、イベントのマーケティングをサポートしてくれる機能を使用することが可能です。具体的なマーケティングの例としては、イベント開催ページの作成や申し込みフォームの生成など、集客にまつわるプラットフォームの代行機能が挙げられます。

一からプログラムを駆使して、WEB集客に向けて最適化したWEBプラットフォームを作成して、マーケティングを行う手間が省けるのは嬉しいです。

イベント時の受付機能

イベントやセミナー開催時に受付機能の活用も可能です。イベント会場でQRコードや入場券を発行することで、スムーズなイベントのオペレーションを実現できます。

また、イベント管理システムの中には、リアルタイムで参加者の人数や出欠情報を把握できるシステムもあります。このようなイベント管理システムを選べば、イベント開催当日に参加者の人数や動向についてもきちんと把握できるでしょう。

決済機能

イベント管理システムには、有料イベント向けに各種の決済機能が備わっているものが多いです。事前にクレジットカードやPayPalで決済可能で、未決済の人に対しては自動メールで決済を催促できる機能を備えた、イベント管理システムもあります。

このように、イベント管理システムは、自社で開催するイベントの性質に合わせて、決済が必要な場合にも柔軟に対応できる機能が特徴です。

導入費や運用費が発生する

イベント管理システムは種類が非常に豊富です。無料で利用できる製品もありますが、追加機能として分析機能や管理機能をオプションで付けると、有料プランになる製品も多くみられます。

このように、イベント管理システムの導入や運用には基本的に費用が発生します。参加者の人数に応じて、追加費用が発生する場合もあるので契約条件はしっかり確認しましょう。

システムに不具合が起こるリスク

システム不具合が発生するリスクも考慮しましょう。機能やUIが優れたイベント管理システムでも、サーバーや通信状況・会社で導入しているセキュリティソフトとの相性の問題が存在します。

どうしてもシステムに不具合が生じるリスクが発生してしまうのです。イベントの効率化しようと導入したシステムの不具合で、せっかくのイベントが台無しになってしまうのは避けたいところです。

システム不具合のリスクに備えるためにも、システムの問題について相談できるサポート体制が整っている製品選びが重要といえるでしょう。

導入するまでに時間を要する

イベント管理システムを導入する際の懸念点として「導入して実際に運用までに時間が掛かりすぎる」ことが挙げられます。

「導入までの時間が長い」と聞くと、システムの導入をためらってしまう方が多いのではないでしょうか。イベント管理システムの導入に時間がかかる要因としては、システムの煩雑さや操作性、マニュアルやカスタマーサポートの良し悪しなどが挙げられます。

しっかりと時間を確保して導入までのスケジュールを立てていきましょう。

イベント管理システムを活用すれば、イベントにまつわる情報や業務を一括管理し、効率化を図ることが可能です。システムの導入によって、イベントに関する社内業務の無駄を削減し、イベントやセミナーを更なる成功に導きます。

ただし、イベント管理システムには様々な種類やプランがあり、料金体系が複雑でわかりにくく感じてしまうことが多いのも事実です。イベント管理システムの導入に際しては、自社にとって最適な料金プランを選びたいところです。

求めているイベント管理を実現するツール選びを成功させるためにも、平均2分でできる無料の自動診断を試してみましょう。事業形態、業種、従業員、必要な機能などの質問に回答すると、自社に最適なイベント管理システムが見つかります。