セキュリティを高めつつ、コストを抑えることは簡単ではありません。従来の入退室管理システムを導入すると、多額の初期投資が必要になるケースが多く、中小企業には負担が大きくなる恐れがあります。しかし、安全性を犠牲にすることなく、低コストで入退室管理システムを導入する方法が存在します。
最終更新日: 2024年06月28日
この記事では、費用を抑えて入退室管理システムを導入する3つの方法を紹介します。安価なシステムを選ぶ際の注意点も解説しますので、参考にしてください。
入退室管理システムを安価で導入する方法
クラウド型を活用する
クラウド型の入退室管理システムは、オンプレミス型と比べて、初期費用や運用費用を大幅に削減できます。たとえば、オンプレミス型では、本体機器や専用サーバー、ソフトウェアの購入に高額の初期費用が必要です。そして、導入後もシステムの保守やトラブル対応のために、ITに詳しい技術者を雇う必要があります。オンプレミス型に対してクラウド型の入退室管理システムでは、自社で専用サーバーやソフトウェアを購入する必要がないため、初期費用を大幅に抑えられます。
オンプレミス型の費用は専用サーバーやソフトウェアの購入、導入工事が必要であるため、初期費用が10万円以上、中には100万円に達することもあります。それに対してクラウド型では、専用サーバーや複雑なインフラが不要なため、初期費用がほとんどかからず、10万円以下で済むことが多いです。また、運用費はオンプレミス型では月額10万前後、クラウド型では月額5万円前後となるので、クラウド型の方が安価で導入できます。
工事不要のタイプを選択する
入退室管理システムの導入において最も費用がかさむのが工事費用です。入退室管理のゲートやカードリーダー、生体認証装置のハードウェアを設置する工事費用が高額になるだけでなく、それらの機器をサーバーと接続するための配線工事も必要となります。
工事不要のタイプの代表例がスマートフォン型です。スマートフォン認証型では工事不要のものであれば初期費用が0～6万円、月額費用は2万で導入できます。一方で工事が必要となるICカード型の認証方法では初期費用が10～40万円、月額費用は2万円前後かかります。そのため、工事不要なタイプを導入することで初期費用を半分以下にまで抑えられます。
以下の記事では工事不要なスマートロックタイプの入退室管理システムを紹介しています。ぜひあわせてご確認ください。
既存のデバイスやインフラを活用する
入退室管理システムを導入すうえで、既存のデバイスやインフラを活用することができれば、新たなハードウェアへの投資を最小限に抑えられ、費用を大幅に削減できます。
まず、社員に支給されているスマートフォンや社員証を活用することができます。スマートフォン型やICカード型のスマートロックを活用することで、 1枚あたり500～2千円のカードや1端末あたり5万円前後の端末費用を抑えることができます。
さらに、既存のセキュリティカメラやネットワークインフラを活用することで、導入期間も短縮されます。すでに設置されている機器や設備を利用するため、10万円前後の工事費用を抑えられ、導入作業も迅速に進めることが可能です。
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おすすめの安価な入退室管理システム3選
「bitlock PRO」工事不要で安価な法人向けスマートロック
- 初期費用0円、月額5,000円からの入退室管理システム
- 後付けタイプなので工事不要の簡単設置
- 解錠方法は12種類、柔軟な解錠権限の設定も可能
初期費用が0円、月額5,000円からの低コストで導入できるサブスクタイプの入退室管理システムです。
工事が不要で、扉に貼る後付け方式の入退室管理システムのため、誰でも簡単に設置可能です。Felica・スマートフォン・スマートウォッチなど12種類の解錠方法があり、雇用形態や業務に応じて好みの方法を選べます。また既に社員証での解錠をおこなっている企業でも、NFC対応の社員証であれば、社員証に解錠権限を付与することも可能です。
「カギカン」低コストで複数ドアに設置が可能
- 初期費用0円、月額4950円からの入退室管理システム
- 解施錠履歴・入退室履歴の管理が可能
- オートロック機能があるので、鍵の締め忘れの心配がない
初期費用は無料で、月額費用はプランごとに、カギカンコンソールのみなら4,500円、カギカンBasicプランは5,900円、カギカンProプランは7,300円です。基本的には工事不要で導入することができます。
管理コンソールでは合鍵管理や利用者管理の他、解錠や施錠、入退室、日次別履歴を残せるので、CSV出力も可能です。複数のドアを一元管理できる点も特徴の1つでしょう。また、閉まったタイミングでオートロックをしてくれる機能もあり、防犯対策に役立ちます。
「KEYVOX」多彩なロック形式を選択可能
- 月額費用は8000円から導入可能
- 10種類以上のロック形式が選べる
- 柔軟なAPIで各種サービスと連携可能
コミュニティサポートをもとに初期設定を自分でおこなうことができれば、初期費用は0円に抑えられ、8000円～の月額費用のみで導入することができます。
オンラインタイプのロックや、ネット環境が不要なオフラインタイプのロックなど、豊富なロック機能をもつ入退室管理システムです。オンライン・オフラインタイプ以外にも、電気錠、既存の物理キーをそのまま使うことも可能です。
入退室管理システムを安価で導入する場合の注意点
機能制限がある
安価で入退室管理システムを導入する場合には機能制限が注意点です。必要な機能や機能の柔軟性が制限されていることが多く、業務やプロセスの効率化や最適化が困難になる可能性があります。これにより、システムの運用や管理において不都合が生じる可能性があります。
さらに、安価な製品やサービスは、他のシステムやサービスとの連携が難しい場合が多いです。システム連携が必要な場合、安価な製品やサービスでは連携機能が不十分であったり、対応しているシステムが限られていたりする場合があります。そのため、他のシステムとのデータや情報の共有や連携がスムーズにおこなえない可能性があります。
システム連携が困難なことがある
安価な入退室管理システムを導入する場合、ほかのシステムとの連携が難しいことがある点にも注意です。
たとえばデータエクスポート機能やAPIが提供されていない場合は、自動的なデータ転送ができず、手動でデータを入力する必要が生じます。この手動作業は労力がかかるだけでなく、人為的なミスのリスクも高まります。また将来的な拡張性についても問題があります。安価なシステムは短期間での利用を前提としていることが多く、企業の成長に伴って必要となる自社システムとの連携や新しいセキュリティ要件に対応できないことが多いです。
まとめ
初期投資が高くなる傾向にある入退室管理システムは上記のような方法を活用することで費用を抑えることができます。とくに、工事不要なタイプでは費用を抑えられるだけでなく、素早く導入できるというメリットがあります。
しかし、その反面で安価で導入した場合は機能やシステム連携における制限が発生してしまうことやセキュリティにおけるリスクが上がり、自社の要件を完璧に満たすことができないこともあるでしょう。本来オフィスのセキュリティを向上を目指す入退室管理システムの導入で新たなセキュリティ問題が発生してしまえば元も子もなくなってしまうため、セキュリティ面と費用面のバランスは慎重に検討する必要があります。
以下の記事ではおすすめの入退室管理システムについて安価なタイプ以外にも紹介しています。選定ポイントや費用相場も含め解説しているので、ぜひご参考ください。
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