顧客の情報管理を紙やExcelで行っているエステでは非効率さや事業拡大に伴う不便さを感じている場合も多いのではないでしょうか。そこで有効になるのが、電子カルテです。おすすめの電子カルテや導入事例、選ぶポイントなどを紹介します。
最終更新日: 2024年02月14日
エステサロン向けのおすすめ電子カルテ6選
エステサロン向けおすすめ電子カルテを6製品紹介します。
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KaruteKun
- LINE公式アカウントを利用した予約受付と連動
- スマートフォン・タブレット・パソコンに対応
- 来店時のカウンセリング機能搭載で、スムーズなお客様対応を実現
「KaruteKun」は写真や施術内容などの履歴を管理できます。情報は他店舗にも共有できるため、顧客がどの店舗に来店しても、安定したサービス品質を提供できるでしょう。
LINE連携機能を使えば、アプリから顧客へ直接連絡できます。顧客のアフターフォローや集客目的のマーケティングが可能です。
またKaruteKunはスタッフごとにアクセス権限を設定できるので、セキュリティ面も安心です。
Bionly
- 顧客へのDM機能を搭載し、質の高い顧客フォローを実現
- フリープランで使い勝手を確認できる
- 大手予約サイトとも連動
予約から顧客管理、売上分析まで幅広くサポートできるシステムが「Bionly」です。サービス利用者は3万人を突破しており、豊富な実績に強みがあります。
施術前に必要となる同意書は、iPadで顧客にサインしてもらうことが可能です。顧客データは電子カルテとひも付いているため、すぐに検索・確認できます。
また売上集計機能を使えば、スタッフ・店舗ごとの成績が把握可能です。適切な評価ができるので、離職防止効果も期待できます。導入を検討する際は、フリープランから試してみるとよいでしょう。
LiME
- カルテに写真を保存できるから施術前と後の変化が一目瞭然
- リピーターを増やすための機能が豊富
- 予約管理も同時に行えて、スムーズな店舗運営を実現
LiMEは電子カルテの中に、複数の写真を保存できます。施術前後の写真を保存しておけば、顧客とサービスによる変化を共有できるでしょう。
またLiMEは新規顧客獲得よりも、顧客のLTV(ライフタイムバリュー)を重視しています。実際に顧客に合ったおすすめメニューの自動提案機能やLTVレポート機能など、リピート顧客を増やすサポート機能を搭載しています。
スタッフのスマホから顧客の予約情報も閲覧できるため、時間や場所を問わずにお客様情報をすぐに確認可能です。
BeKARTE
- 自社サイト・ホットペッパービューティー・電話からの予約を一元管理
- 契約管理も同時に行える
- スタッフの勤怠管理もでき、深夜料金や指名料の自動計算を行ってくれる
「BeKARTE」はホットペッパービューティーと連携できるため、カルテと予約情報を一元管理できます。また電話や店舗での予約も一元管理できるため、二重予約や認識漏れが起きにくくなるでしょう。
初回来店時や保険適応外の処置を行う際にお客様に書いていただく契約書もシステム上で行えます。契約内容もすぐに確認できるようになるため、スムーズなお客様対応を実現できるでしょう。
また勤怠管理機能も、強みの1つです。スタッフの簡単なシフトを作成でき、深夜料金や指名料の計算まで自動で行ってくれます。
Beauty Works
- 独自の書類もまとめて保存できる
- カルテ項目は自由にカスタマイズ可能
- 顧客の最終来店日・来店回数を管理
「Beauty Works」には写真だけでなく、手書きカルテなどの独自書類もデジタル保存できます。
顧客検索機能では顧客名はもちろん、施術コース・フリーワードからも検索可能です。施術コースの有効期限も管理できるので、期限が迫っている顧客に周知できます。
またスタッフごとにログインIDを発行し、情報公開範囲を設定できる点もポイントです。情報保護の観点からも、安心なサービスといえるでしょう。
coming-soon KARTE
- 撮影した画像を顧客と共有可能
- 利用から3カ月の返金保証期間あり
- Apple Pencilで書きやすい
予約獲得システム「coming-soon」の機能の1つとして、提供されているサービスが、「coming-soon KARTE」です。当日に予約が入っている顧客のカルテのみを表示するホーム画面により、日々の業務がスムーズになります。
電子カルテ機能ではこれまで使用していた紙カルテのレイアウトを、再現できます。使い勝手はそのままに、電子カルテを利用することが可能です。
またサロンで撮影した写真は、顧客と共有できます。写真にはサロンのロゴが入るので、顧客がSNSにアップすれば宣伝効果も見込めるでしょう。
エステにあった電子カルテを選ぶポイント
エステ向きの電子カルテは数多くありますが、自社に合ったものを選ぶ際には以下のポイントに注意しましょう。
外部システムとの連携ができるか
例えば顧客情報を管理できる電子カルテが、予約システムやPOSシステムなどとも連携できれば、さらなる業務効率化を実現できます。
POSシステムと連携させれば、売上予測・自動的な売上計上まで行えます。また予約システムと連動すると、指定した日付に誰の予約が入っているのか、すぐに確認が可能です。
欲しい機能や予算に加えて、外部システムとの連携の豊富さも重視するとよいでしょう。
売上管理や集客機能が搭載されているか
エステサロン向けのシステムは、電子カルテ以外の機能も搭載されていることがほとんどです。特にクラウドシステムでは、エステ業務をサポートする機能がセットで提供されています。
システム利用料を支払うのであれば、顧客情報管理だけでなく、売上管理・集客機能が付いているシステムがお得です。
特に役務管理はエステ業務において、重要かつ管理が大変といえます。大変なエステ業務をサポートしてくれる機能があるかも、選定ポイントの1つでしょう。
エステが電子カルテを導入するメリット
エステを利用する顧客は、複数回同じ店舗を利用する場合が多いため、顧客情報の把握が重要です。エステ業務に電子カルテを導入するメリットを紹介します。
顧客情報が簡単に検索・参照できる
電子カルテは紙カルテに比べ、必要なカルテを探しやすくなるうえ、管理が楽になる点がメリットです。そのため顧客情報の検索・参照にかかる時間を短縮でき、効率よく運用できます。
カルテをすぐに取り出せるため、お客様を待たせません。そうすれば顧客満足度の向上や、生産性アップに貢献できます。カルテがペーパーレス化するため、紙や印刷代のコスト削減にもつながります。
また顧客検索が容易になれば、来店期間が空いている顧客を見つけ出し、DMを送ることが可能です。電子カルテを導入すれば、集客の強化にもつながります。
スタッフ間で容易に情報共有できる
エステサロンは店舗を拡大すればするほど、サービス品質の担保・情報共有が難しくなります。責任者の指導や状況把握が、1店舗のときに比べて希薄になるからです。
電子カルテを導入すれば、異なる店舗間で迅速に顧客情報を共有できます。そのため顧客が他の店舗に来店しても、変わらない品質を担保しやすくなるでしょう。
電子カルテがクラウドサービスであれば、責任者は店舗外からでも情報を参照できます。どんな顧客から予約が入ったときに外出していても、適切な指示が出せるのです。
電子カルテの導入事例
実際にエステに電子カルテを導入すると、どのような効果があるのでしょうか。導入事例を紹介します。
ペーパーレス化で業務効率がアップ
あるエステでは紙カルテだけでなく、紙伝票もペーパーレス化できたそうです。さらに帳票類をなくしたことで、レセプション関連の業務まで効率化されたとのことです。
システム導入前は来客があるたびに、紙カルテを探して取り出し、カルテに手書き記入した後、元に戻す作業が発生していました。
この一連の作業が、システムで検索してデータを打ち込むだけになったので、稼働時間の削減につながりました。さらに電子カルテを編集すると同時に、伝票も自動作成されます。会計周りの仕事や締め作業の効率化にもつながったとのことです。
容量を気にせずデータを保存
あるエステサロンでは、痩身メニューで施術前後の写真を撮って、顧客に共有していました。写真は正面・横・後ろ姿を施術前後で撮るので、合計6枚です。顧客ごとに写真を撮るため、データ容量がとても大きくなってしまうことが悩みでした。
以前はタブレットに保存していたため、すぐに容量を圧迫していました。電子カルテシステムの導入後は、クラウドに保存するので、容量を気にせず保管できるようになったそうです。
エステにあった電子カルテを選んで業務を効率化しよう
電子カルテはクラウドシステムのものが多く、エステ業務を効率化できる機能が充実しています。紙のカルテでは実現しづらい店舗間での情報共有も可能です。
予約システムと連携できるものであれば、予約情報と顧客情報をまとめて管理できます。またWeb予約・電話予約を一元管理できる製品であれば、予約のバッティングや漏れを減らせるでしょう。
各製品の特徴を見極め、自社に合ったものを選定すれば、業務効率が向上することは間違いありません。
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