これまで給与明細や源泉徴収票は、従業員に手渡しをするのが一般的でしたが、近年リモートワークの拡大によってWeb化が進んでいます。ここでは、源泉徴収票のWeb化するメリットや導入するために必要なツールについて解説をしていきます。
最終更新日: 2023年08月22日
給与明細と源泉徴収票のWeb交付が進んでいる理由
近年、給与明細と源泉徴収票のWeb化が進んでいる要因は二つあります。一つ目はリモートワークの拡大、二つ目は2019年の税制改正です。それぞれ詳しく解説します。
リモートワークの拡大により従業員への配布が困難に
2020年以降の新型コロナウイルス感染症の流行により、人々の生活様式が大きく変化しました。ビジネスパーソンにおいても例外ではなく、リモートワークを導入する企業が増えているという実情があります。
このような背景がある中、給与明細や源泉徴収票について、紙で発行して直接従業員に配布するのは現実的ではないことが周知されつつあります。
そのため、給与明細や源泉徴収票は、ツールを活用して従業員にWebでの交付を進める企業が増えているのです。
2020年以降確定申告を行う場合源泉徴収票の添付が不要に
2019年の税制改正にともない、2019年4月1日以降の確定申告では源泉徴収票を添付しなくてもよくなりました。源泉徴収票が紙の原本でなくても確定申告できるため、源泉徴収票のWeb交付に舵を切る企業が増えています。
確定申告で源泉徴収票の添付は不要となりましたが、住宅ローンを組んだり、家族を扶養に入れたりする際に源泉徴収票が必要な場合もあるため、破棄せず大切に保管しましょう。
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源泉徴収票が必要な従業員
自分で確定申告をする人や、転職をする人など、源泉徴収票が必要な従業員もいるので注意しましょう。
自分で確定申告をする人
一般的に会社に勤めている従業員は、年末調整を行うため確定申告は不要です。しかし、本業の年収が2,000万円を超える人や副業の所得が年間20万円を超える人は、自身で確定申告を行う必要があります。
会社に勤めている従業員が確定申告を行う場合、源泉徴収票に記載された内容をもとに申告を行います。確定申告の時期までくれぐれも失くさないように注意し、大事に保管しておくようにしましょう。
転職を検討している人
現在勤めている会社を退職した場合は、年末に今の会社で確定申告を行うことができません。
そのため、自分で確定申告を行うか、転職先で前職の収入も合わせて年末調整をしてもらうかの二択になります。いずれの場合も、前職の源泉徴収票がなければ手続きができません。
前職で最後に支払われた給料日が転職先の入社日と同じ年である場合は、転職先で年末調整を行えます。その際、源泉徴収票の提出が必要です。
Web給与明細システムを導入する企業側のメリット
Web給与明細システムを導入すれば、給与明細や源泉徴収票をWeb上でも発行できるようになります。電子発行には源泉徴収票発行のコストやミス削減、業務効率化といったメリットが挙げられます。
源泉徴収票発行コストの削減
源泉徴収票を紙で従業員に交付する場合、印刷代や、紙代、封入に使用する封筒代などの費用がかかります。Web化することで、これらのコストを削減することが可能です。
また、リモートワークをしている従業員に紙の源泉徴収票を郵送していた場合は、郵送費の削減にもつながります。
一つ一つにかかるコストは小さいものですが、従業員を多く抱える企業が紙媒体での交付を継続していると、コストはかさみ無視できないものとなります。
ミスの削減と業務効率化
郵送で源泉徴収票を送る場合、配送先を間違える人的ミスが起こりかねません。源泉徴収票をWeb化することにより、配送ミスの削減にもつながります。
従業員一人一人に給与明細と源泉徴収票を手渡しするのも、効率的とはいえません。源泉徴収票のWeb化によって、人事担当者による手渡しの業務が不要となるため、業務の効率化も図ることが可能となります。
源泉徴収票をWeb交付すれば、いつでもどこにいても交付できる点も企業側の大きなメリットといえるでしょう。
源泉徴収票をWebで交付できるおすすめツール
源泉徴収票をWebで交付できるツールには、「労務管理一体型ツール」と、「給与ソフト一体型ツール」の二つのタイプがあります。
ジョブカン給与計算
従業員の勤怠管理などの労務管理が一体となった、クラウド型給与計算システムツールです。ジョブカン給与計算は、150,000社以上の導入実績があり、多くの企業で高い支持を集めています。
「ジョブカンシリーズ」は、人事系クラウドシステムとして評価が高く、勤怠管理や労務管理と連携することが可能で、便利な機能が多く備わっています。
初期費用がかからず、有料プランの場合一人あたり月額400円から利用可能なため、源泉徴収票のWeb化が初めての企業も手軽に利用可能です。
ジンジャー給与
このツールは、クラウド型の給与計算システム一体型で、シリーズ全体で18,000社以上の導入実績を誇ります。
給与の自動計算だけではなく、従業員の人事に関する情報や勤怠に関する情報などを自動で連携可能です。給与計算の業務の効率化を図れるため、確認にかかる手間や時間の削減につながります。
源泉徴収票はもちろん、給与明細や賞与明細を一貫してPDF出力あるいはWeb公開することが可能です。そのため、紙で発行するよりもコストや手間の削減に役立ちます。
源泉徴収票をWeb化できるツールの導入を検討しよう
リモートワークの拡大によって、源泉徴収票のWeb化は、多くの企業で求められているといえます。
企業にとってはコスト削減・人的ミスの予防、従業員にとっては必要なときにダウンロードや印刷ができるというメリットがあります。
源泉徴収票をWeb化できるツールは数多くあるので、ここで紹介した内容を参考に、源泉徴収票のWeb化の導入を検討してみましょう。
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Web給与明細システムなら、源泉徴収票を書面でもWebでも簡単に発行できます。とはいえ、Web給与明細システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どのソフトを選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。
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