Web給与明細システム比較おすすめ17選

「給与明細の印刷から封入・封緘までの作業に数日かかってしまう」

「シフト制勤務のため、従業員への一斉配付ができない」

「封緘後に車で各営業所まで配送、個人情報の管理に精神的な負担を感じている」

こうした課題を解決できるのが、Web給与明細システムです。給与明細の電子配信と自動通知から、複数の給与計算ソフトとの連携、源泉徴収票などその他書類の配付までおこないます。この記事では、おすすめのWeb給与明細システムを比較し、選び方のポイントを解説します。

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Web給与明細システムとは、給与明細を紙ではなくWeb上で電子配信することができるシステムです。印刷や封入、配送という紙ベースの運用から、スマートフォンやパソコンで閲覧できる電子化が運用が可能になります。

複数の給与計算ソフトと連携、従業員がいつでも給与明細をPDFでダウンロードできます。勤怠管理システムとAPI連携してデータを自動同期することも可能です。

紙の保管や配送による紛失リスクと精神的負担を解消し、電子帳簿保存法への対応と人事DXを推進する企業の情報管理基盤としての役割を担います。

Web給与明細システムの種類

Web給与明細システムは、主に次の3種類に分けられます。自社の課題や他ソフトの導入状況を考え、最適なものを選びましょう。

• 給与明細専用型
  

Web給与明細の発行や配信に特化しています。無料で使えるタイプもあり、費用の削減も可能です。

• 給与計算一体型

給与計算ソフトとWeb給与明細システムが一体となったタイプです。給与計算後、自動的に給与明細書も作成できます。給与計算ソフトを導入していないなら、ついでにWeb給与明細の機能も付いたソフトを採用するのもよいでしょう。

• 人事労務一体型

労務管理システムも搭載しています。Web給与明細システムと一体化することで、事務作業をより効率化できます。

自社に最適な料金プランを選ぶ

Web給与明細システムの支払い体系は、「月額制」「1ユーザーごとの月額制」「1発行ごとに料金発生」などがあります。月額制の料金例は以下です。

基本的にはシンプルな「給与明細専用型」が最も安価で、機能や安全性の充実に伴い料金が上がります。他にも「1ユーザーあたり月額30円」など、さまざまなプランがあります。会社の規模ごとに最適な料金プランがあるので、吟味が必要です。

労務管理システムや給与計算ソフトとの連携可否

労務管理システムや給与計算ソフトと連携することで、より一層バックオフィス業務が効率化されます。既存の労務管理システムや給与計算ソフトがある場合は、導入の際に互換性があるかどうか、API連携が可能かどうかチェックしましょう。連携できると紙からWebへの移行がスムーズです。

勤怠管理をエクセルや手書きで行っている企業では、労務管理ソフトまたは勤怠管理市システムの導入を一緒に検討してもよいでしょう。給与計算は勤怠管理システムとの連携が不可欠です。自動計算できて便利になります。

賞与・源泉徴収票が発行できるか

Web給与明細ソフトでは、賞与・源泉徴収票が発行できるかもチェックしましょう。給与明細書だけでなく、賞与・源泉徴収票まで電子化できれば、経理担当者の負担はかなり削減されます。

給与明細書と同様、配布や通知まで自動で行えます。過去分もデータベースから閲覧できるので、管理も簡単です。製品によってはその機能がない場合があるので、確認しておきましょう。

従業員の明細書確認方法

Web給与明細書を従業員が確認する方法は、メールによる送付、Web画面からの閲覧、印刷発行での確認があります。Web給与明細システムによって従業員の確認方法が異なるので、チェックしておきましょう。

メール送付・Web閲覧については自動で行われるので、担当者の業務負担になりません。万が一不正ログインがあった場合、管理者にすぐ通知が届くのでセキュリティ面でも安心です。

また次のボタンから「業種、従業員数、導入目的」といった簡単な質問に答えるだけで、あなたにピッタリのWeb給与明細システムを無料で診断することもできます。

印刷や郵送コストを削減できる

給与明細書を1枚発行するのにかかる費用は、印刷代と郵送代を含めると約100円です。加えて給与明細書の作成や配布に必要な時間的コストも無視できません。紙の場合は誤配布や紛失リスクも発生します。

全社員分の給与明細書を紙で発行すると、特に費用面において最良の選択肢ではありません。給与明細書を電子化にするだけで、印刷コストをはじめとした多くのコストが削減できることが最大のメリットです。

経理担当者の作業時間が短縮する

毎月全社員分の給与明細書を紙で発行していたときは、給与支給日にかけて次のような作業をせねばならず、スケジュールを圧迫していました。

1. 給与明細書の作成
2. 印刷
3. 仕分けして封入
4. 配布・配送

紙で給与明細を発行するまでの一連の流れは負担が大きく、給与支給日に期日通り間に合わせるには余裕を持ったスケジュールを組まねばなりません。

それがWeb給与明細なら、印刷、仕分け、封入、配付、配送がなくなります。給与明細書は自動的にWeb上に登録し、メールで連絡されるので、給与支給日の前日までに作業を終えれば問題ありません。

メールの振り分けも自動でチェック工程を削減できて、全体的な作業時間は大幅に短縮されるでしょう。今まで給与明細書に使っていた時間を別の業務に回せるなど、業務効率アップにつながります。

リモートワークに対応できる

紙で給与明細書を発行している場合、郵送か手渡しで配布します。しかし郵送では送料が別途かかってしまい、リモートワーク中では手渡しするにもタイミングが合いません。特に出社のスケジュールが未確定の社員は給与明細書の受け取り方法を気にしないで済むでしょう。

給与明細の発行を電子化するだけで、社員はいつでもどこでも給与明細を確認できるようになるため、手渡しならではのわずらわしさがなくなり、働き方が多様化しても柔軟に対応できます。

社員全員分の出勤状況を把握し、給与明細書を郵送・手渡し配布のように個別に対応せずとも、Web給与明細書ならWeb公開や一括メール配信だけで完了です。

紛失・情報漏洩リスクを避けられる

紙の給与明細書では誤配送や紛失といったリスクがあり、情報漏洩にもなりかねません。手作業の工程と経由する人の数が増えるほど、危険性は高まります。

Web給与明細書なら、作成から配布まですべてネットワーク上で行われるので、受け取り段階での人為的ミスが起こりません。過去の配布分もWebで保管できるので、取り扱いや管理も楽です。

Web給与明細ツールではセキュリティも強化しているので、サイバー攻撃や不正アクセスも防げます。特定の端末からしかアクセスできないようにしたり、管理者に不正アラートが届いたりと、機能は豊富です。

給与明細書の自動作成

支給額、控除額、差し引き支給額のややこしい計算は、すべてWeb給与明細システムに任せれば大丈夫です。計算や検算に時間を取られなくなり、ミスも軽減されます。

入力したデータは賃金台帳や従業員台帳に自動で反映され、入力回数も最小限です。過去のデータも自動保存されるため管理が楽になるでしょう。

データ取り込み・連携

1からデータを入力しなくても、既存のソフトウェアのデータと連携し合うことで、スムーズな給与明細書の発行が可能です。特に給与計算ソフト、労務管理システム、勤怠管理システム、会計ソフトなどとのAPI連携やCSV取り込みで、データの整合性が保たれます。

新たなシステムの導入はデータ移行がハードルですが、もし今使っているソフトウェアと連携できるなら、簡単にWeb給与明細システムを導入するチャンスです。

給与明細テンプレート

Web給与明細システムには複数のテンプレートがあります。給与や賞与、源泉徴収票などのテンプレートが用意されているので、作成時に迷うことはないでしょう。

またデザインにおいても、モノクロタイプやカラータイプなど、今まで使っていたフォーマットに近いものを選ぶことが可能です。Web給与明細システムによっては会社指定のフォーマットにカスタマイズできます。電子化しても違和感はありません。

配信・通知

給与明細書をWebで公開したとき、自動メールで従業員に通知できるため、経理担当が自らメールを打つ必要がありません。

また給与明細書の配信は、Web上に公開するパターンと、個々の社員に明細を配信するパターンの2種類です。いずれも経理担当の手間にはならないため、好きなほうを選ぶとよいでしょう。

料率変更対応

給与を計算する際、住民税や所得税、社会保険料などの控除額を明記しなければなりません。ただ定期的に税率が改定されるため、控除額は最新情報の確認が必要です。

手書きや表計算ソフトでは法令改正時の計算が大変ですが、Web給与明細ソフトなら自動で計算できます。ミスを防止できるほか、法令改正時は自動で通知もしてくれます。

過去データ閲覧

紙の明細書の場合、データを経理担当が保管するか、明細書を渡された本人が物理的に保管するかのどちらかです。しかし、どちらも安全性や検索性には優れておらず、いざという時のトラブルや紛失・情報漏洩になりかねません。

Web給与明細システムでは、これまで発行した給与明細書がログとして残ります。Web上ならいつでも閲覧でき、安全性も高いです。

給与明細電子化は従業員の同意を得る

給与明細を電子化する際には法律面に注意しなければなりません。2006年の税制改正で給与明細の電子化が認められました。給与明細は原則給料日当日に渡さなければならず、テレワークの普及が進むなか、オンラインで発行から配布までできるWeb給与明細システムは経理担当の負担を軽減するでしょう。

ただし電子明細の交付には従業員の同意が必要です。給与明細書の電子化を全社的に行う場合は、必ずシステム導入前に全従業員の同意をとっておきましょう。従業員の承諾なしに給与明細を電子化することは、所得税法にて禁止されています。

いつから制度が始まるのか、またどのように配布するのかを同意書に記載し、承諾してもらう方法がおすすめです。同意書の内容に法的な定めはありません。同意書に記載しておくべき例は以下です。

• 電子化する書類の範囲(給与明細書、源泉徴収票など)
• 明細書の配布方法(利用システムと閲覧手段）
• 交付予定日(書類ごとに記載)
• 交付開始日
• 電子交付に承諾する旨、承諾日、受給者氏名の記入欄

Web給与明細システムには同意のチェック欄が設けられている製品があります。Web給与明細システム導入後に入社した従業員には、システム上で同意してもらえればスムーズに利用開始できるでしょう。その際経理担当者から同意書を用意する必要はありません。

同意を得られなかった場合

紙から電子へ移行することに抵抗がある従業員には、従来通り紙の給与明細書を渡さねばなりません。個別対応で郵送を行うのは手間であるため、細かくコミュニケーションをとって同意してもらえるよう働きかけましょう。

なお大半の従業員が拒否している場合は、無理やり電子化しても混乱を招いたり、余計手間がかかったりしてしまう恐れがあります。今一度全体にメリットを伝えて承諾を促しましょう。細かな取り決めについては国税庁のホームぺージに記載があります。わかりやすくQ＆Aぺージが用意されているので、参考にするとよいでしょう。

またWeb給与明細システムのデメリットでは、一部の従業員から「ログインできない」というおい合わせが来ることです。給与担当者はパスワードの周知と管理を徹底して、従業員にとってストレスのない環境を整えましょう。

Web給与明細システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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