給与明細の印刷や郵送・配布作業に毎月疲弊していませんか？従業員数が多いほど、紙の給与明細を配賦し続けるコストが大きくなります。調査によると、中小企業の約60%はすでにデジタル配信に移行しており、給与明細の電子化は普遍的な選択肢になりつつあります。
最終更新日: 2025年12月23日
30名以下であればずっと0円で使えるweb給与明細システム3製品の紹介のほかに、無料システムの導入で失敗しないための選定基準を解説します。ほかにも、労働基準法で定められたデータ保存義務などの法的リスクなど、導入時に直面する実務上の壁を乗り越える具体的な策も紹介します。
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ずっと0円で使えるWeb給与明細システムは3つだけ
完全に無料で使い続けられるシステムは、SmartHR、HRMOS給与明細、ジョブカン給与明細の3つに限定されます。これらは無料トライアルとは異なり、特定の条件下であれば期間の制限なく利用可能です。
各システムの無料プランにおける主要なスペックは以下の通りです。
| 製品名 | 人数制限 | データの保存期間 | 主な特徴 |
| SmartHR | 30名まで | 制限なし | 人事労務全般の効率化に強い |
| HRMOS給与明細 | 無制限 | 1年間 | 人数に関わらず無料で配信可能 |
| ジョブカン給与計算 | 5名まで | 30日間（保証） | シリーズ累計の導入実績が豊富 |
導入先の組織規模や、過去のデータをどの程度システム上で管理したいかによって、最適な選択肢は分かれます。例えば、少人数のチームで長く使い続けたい場合は人数制限のあるプランが適しており、人数が多い場合は保存期間に制約があるプランを検討することになります。
無料のweb給与明細を選ぶ3つの基準
web給与明細システムに関わらず、無料のシステムを選ぶときは導入時のコスト面だけでなく、5年後、10年後など長期的運用を見据えた視点が欠かせません。導入後に人数増加によるコスト増や法的な保存義務の不適格などの課題に直面するリスクがあります。
そこで重要なのが、以下3つの基準です。
- 従業員数が増えることによるコストの分岐点
- 労働基準法に基づく5年間のデータ保存対応
- 給与計算ソフトとのデータ連携の容易性
1. 従業員数が増えることによるコストの分岐点
web給与明細システムの無料プランは、一般的に利用人数に厳しい制限を設けています。たとえば従業員数が5人から10人、30人と増加する過程で、無料プランから1人増えただけで数千円もの月額費用が発生することもあります。
将来的な人員増強計画を照らし合わせて、1人あたりの追加単価がいくらになるのか、あらかじめ把握しておきましょう。そうすることで長期的なコストの抑制につながります。
2. 労働基準法に基づく5年間のデータ保存対応
web給与明細システムを選ぶときに忘れてはいけないのが、給与明細データの保存期間の対応です。
労働基準法の改正により、沈金台帳などの労働関係書類の保存期間は、原則的に5年に延長されました。しかし無料システムの多くは、保存期間を1年またはそれ以下の期間のみに制限しています。
データ保存期間が短いと、給与計算の担当者が定期的に、手動でデータをバックアップしなければなりません。結果的に人件費が発生してしまう点に注意が必要です。
3. 給与計算ソフトとのデータ連携の容易性
既存の給与計算ソフトと給与明細システムの相性が悪いと、期待しているほどの業務効率化ができないかもしれません。
CSV形式でのインポートがスムーズに行えない場合、データを手作業で修正する必要があります。これは業務自動化というDXの本質から逆行する、本末転倒な事態と言えます。
自社で利用している給与計算ソフトの出力方式が、検討しているシステムの取り込み方式と合致するか、早い段階でテストをして確認することをおすすめします。
ずっと無料のWeb給与明細おすすめ3選
調査結果に基づき、長期間の利用に適した無料プランを持つ3つのシステムを解説します。それぞれの製品が持つ独自の強みを理解し、自社の組織規模や運用方針に最も合致するものを選定してください。
SmartHR
SmartHRは、30名以下の組織において、給与明細の電子化だけでなく入退社手続きなどの労務管理を一元化できる点が強みです。
このシステムは、従業員がスマートフォンから直接情報を入力できるため、担当者の転記作業を最大で88%削減できるという調査結果が出ています。30名までの小規模事業者向けに提供されているプランでは、人事・労務の基盤となる機能を期間制限なく利用できるため、初めてのデジタル化に最適なソリューションとなります。
HRMOS給与明細
HRMOS給与明細は、従業員数の制限なく全ての機能を無料で利用できる、市場でも稀有なポジションにあるシステムです。
大規模な組織であってもコストをかけずに明細配信をデジタル化できる点が最大の特徴であり、支給日や公開日の指定配信にも対応しています。なお、システム上のデータ保存期間が1年間に設定されているため、定期的なデータのダウンロードを行う運用フローを構築できる組織において、その価値を最大限に発揮します。
ジョブカン給与計算
ジョブカン給与計算は、5名までの非常に小規模な組織や、創業直後の法人において手厚いサポートを受けながら導入できるシステムです。
クラウドサービスとしての安定性が高く、初めてシステムを導入する際でも迷いにくい操作性が評価されています。特に、将来的にジョブカンシリーズの勤怠管理や経費精算など、他のバックオフィス業務へ拡張していく可能性のある組織にとって、スムーズなステップアップを可能にする入り口となります。
【6選】トライアルでweb給与明細の便利な機能を試そう
無料プランの制限を超えた高度な管理や、長期的なデータ保存を自動化したい場合、無料トライアルを提供している有料システムの検討が有効です。
これらのシステムは、トライアル期間終了後に自動で課金が開始されるか、あるいは利用が停止されるかが製品ごとに異なります。導入前に必ず課金移行の条件を確認してください。
オフィスステーション 給与明細
1名あたり月額55円からという圧倒的なコストパフォーマンスを誇り、5年以上のデータ保存にも対応しています。
スマ給
弥生給与や給与奉行といった既存のパッケージソフトとの連携に特化しており、業務フローを変えずに導入可能です。
弥生給与Next
専門知識がなくても設定可能で、30名以下の組織に特化した年額プランが用意されています。
マネーフォワード クラウド給与
給与計算から保険料の自動計算、明細配信までを一つのシステムで完結させたい場合に適しています。
e-navi給与明細
シンプルな操作性が特徴で、100人分の明細処理をわずか1分で完了できる高い処理能力を持ちます。
Focus U 給与明細
利用継続率99.5%という高い満足度が示す通り、セキュリティ対策と運用の安定性に定評があります。
Excel管理 vs 無料システム導入、どちらが本当に得か？
いまだにExcelで明細を作成し、紙で配布している企業は少なくありませんが、これをシステム化することで得られるROI（投資対効果）は極めて明確です。
従業員10名の企業を例にとると、紙の運用では印刷、封入、手渡しにかかる人件費や資材費で、1人あたり月額約100円から200円のコストが発生しています。
これを時給換算すると、毎月約3時間（4,500円相当）の工数が失われている計算になります。無料システムを導入すれば、この作業時間はわずか5分（125円相当）に短縮されます。
単なる「紙代の節約」ではなく、担当者がより付加価値の高い業務に集中できる時間を創出できることこそが、システム移行の真のメリットです。また、過去の明細を紛失した従業員への再発行対応といった、突発的な事務作業からも解放されます。
無料で導入する際に必ず突き当たる「3つの課題」と解決策
システムを導入する決断をしても、現場での運用には特有の障壁が存在します。これらを事前に予測し、対策を講じておくことがスムーズな移行に不可欠です。
1. 従業員からの電子化同意の取得
所得税法第231条に基づき、給与明細の電子交付には従業員の承諾を得る義務があります。単に通達するだけでなく、以下の内容を含んだ説明を行い、個別に同意を得なければなりません。
- 閲覧方法（スマートフォンやPCの使用）
- 交付されるデータの形式（PDFなど）
- 過去のデータの確認方法
2. スマートフォン未所持者への対応
現場職や高齢の従業員など、自身の端末を持たない、あるいは操作が苦手な層への配慮が必要です。
この場合、システムの「代理出力機能」を活用し、該当する従業員の分だけをPDFで一括ダウンロードして印刷・配布する、ハイブリッドな運用を検討してください。全従業員の同意が得られるまで、紙とデジタルの二重管理を効率的に行えるツール選定が重要です。
3. 従業員向け電子化同意書の活用
スムーズな合意形成のために、書面または電磁的な方法での同意書作成を推奨します。以下は一般的なひな形のテキストです。
給与所得の源泉徴収票及び給与等支払明細書の電磁的方法による提供に関する同意書
私は、貴社より支払を受ける給与等に係る支払明細書について、所得税法第231条に基づき、書面による交付に代えて、電磁的方法（Web閲覧およびダウンロード）により提供を受けることに同意します。
web給与明細導入に関するよくある質問
web給与明細を導入するにあたって、よくある3つの質問に回答します。
- スマートフォンで明細を確認するための専用アプリはありますか？
- 過去の源泉徴収票も確認できますか？
- セキュリティ対策は万全ですか？
Q. スマートフォンで明細を確認するための専用アプリはありますか？
SmartHRやHRMOSなどは専用のスマートフォンアプリを提供しています。アプリがない場合でも、ほとんどのシステムはブラウザでの表示が最適化されており、従業員は迷わず閲覧可能です。
Q. 過去の源泉徴収票も確認できますか？
はい、多くのシステムで対応しています。従業員が自身で過去の源泉徴収票をダウンロードできるようになるため、住宅ローンの申請時などに担当者が再発行する手間が省けるようになります。
Q. セキュリティ対策は万全ですか？
無料システムであっても、通信の暗号化やデータセンターでの厳重な管理がなされています。むしろ、紙の明細を机に放置したり、紛失したりする物理的なリスクに比べ、パスワード保護されたWeb明細の方が情報の機密性は高まると言えます。
2025年の法改正に準拠したWeb給与明細の導入をしよう
給与明細の電子化は、コスト削減と生産性向上を同時に実現できる、費用対効果の極めて高い施策です。特に30名以下の組織においては、SmartHR、HRMOS、ジョブカンのいずれかを選択することで、システム利用料を一切かけずにこの恩恵を享受できます。
一方で、労働基準法が求める5年間のデータ保存義務を果たすためには、データ保存期間が1年など、無料プラン特有の制限を正しく理解し、バックアップ運用を徹底するか、あるいはオフィスステーションのような月額数百円から利用できる低価格な有料システムでリスクを回避するかの判断が求められます。
自社の従業員数、将来の増員計画、そして何より「法的な安全性」を天秤にかけ、まずは今回紹介したシステムの無料プランやトライアルを通じて、自社の業務フローとの相性を確かめてください。
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