在宅勤務とは？導入で得られるメリットと課題解消のポイントを紹介

テレワークの1つである在宅勤務は、新しい働き方として普及しつつあります。考えられる課題と対処法を押さえて、メリットを最大限に生かした運用につなげましょう。導入による具体的な効果や、デメリット解消に役立つおすすめITツールも紹介します。

注目を集める在宅勤務とは

近年多くの企業で導入され始めた「在宅勤務」とは、どのような働き方を指すのでしょうか？正しく定義を知っておきましょう。急速な普及には社会背景も大きく影響しています。

自宅を職場とする働き方

「在宅勤務」とは名前の通り、社員が日頃から生活している自宅を職場として勤務するスタイルです。出社ゼロの「完全在宅」や一定期間に日数を決めて出社する「部分在宅勤務」など、さまざまな導入形態があります。

在宅勤務は「テレワーク」の1形態です。テレワークとは「情報通信技術を利用して時間や場所にとらわれない働き方」の全てを指します。

移動中の電車内やカフェといった自由な場所で仕事をする「モバイルワーク」や、本拠地以外の場所に構えたオフィスで働く「サテライトオフィス勤務」もテレワークです。

労働力不足が普及の背景に

自宅にいながら仕事ができるスタイルに注目が集まったのは、日本国内における労働力不足が背景にあります。在宅勤務を含むテレワークは「働き方改革」の一環として、代表的な取り組みです。

「働き方改革」とは不足する労働人口を補うために、働く人がそれぞれの事情に合わせてワークスタイルを選べるように環境を整備する施策です。

自宅で仕事ができるようになれば、働きたい意欲があっても出産や育児・介護・自身の病気や障害といった事情で通勤が難しい人が、出社するより働きやすくなります。

これまでの出勤スタイルでは仕事を断念せざるを得なかった人材が働きやすくなると、企業は多くの人手を確保できるでしょう。また多様な事情を抱える人たちを受け入れられれば、ダイバーシティ(多様性)を尊重できる組織づくりにもつながります。

在宅勤務の導入で得られるメリット

通勤が当たり前になっている日本国内の企業で、在宅勤務を導入するとどのようなメリットを得られるのでしょうか？在宅勤務によって得られる効果を、企業側と社員側の両面から紹介します。

企業にとっての効果

企業が在宅勤務を導入すると得られるメリットの1つに、経費削減が挙げられます。主にカットできるコストは通勤のため社員に支給していた交通費や、オフィス勤務にかかる設備費や光熱費です。

出勤する人数を減らせればデスクの数も少なく済むため、オフィスの面積縮小や賃料の低い場所への移転もできます。

有能でも家庭の事情によって出勤できない社員の離職が減り、新規募集や新入社員の教育にかかる費用を抑えられるのもメリットです。

また会社でしか業務ができない体制であれば、災害時の業務復旧にかなりの時間が必要になるでしょう。在宅勤務を導入していれば物理的なリスクが分散され、BCP(事業継続計画)対策としても有効です。

社員側が感じる効果

会社に通勤するストレスは多くの社員が抱える問題です。特に都市部では労働力が集中しているため、人混みをくぐって出勤するストレスは大きくなります。在宅勤務で通勤が必要なくなれば、始業までにエネルギーが削られてしまう心配がありません。

やるべき仕事が終わっても上司や同僚がまだ働いているから帰れないといった、オフィス勤務ならではのストレスが減るのも、社員の精神衛生によい効果です。

また無駄な通勤時間が削減できれば、浮いた時間を育児や介護に使えたりプライベートの活動に当てたりできます。さらに始業・終業の時間も社員の裁量で決められる体制なら、よりワークライフバンスが向上するでしょう。

在宅勤務の課題と対処法

企業側・社員側ともに多くのメリットを得られる在宅勤務にも、導入・運用に当たっての課題があります。出社しない働き方ならではのデメリットや企業として取れる対策を押さえて、効果的に在宅勤務を導入しましょう。

複雑化する労務管理

在宅勤務ではオフィス勤務と違って、社員の勤務実態が他の人から見えません。上司の目がないからといってオーバーワークをしてしまう、プライベートからの切り替えができずにサボってしまうといった問題も考えられます。

実際社員が働いている時間を正確に把握できず、労務管理が難しくなってしまうのが在宅勤務で考えられるデメリットの1つです。

企業側としては出社しなくても遠隔で労務管理ができるシステムを構築し、社員の働き方を随時チェックしなければなりません。ITツールを導入して勤務状況を可視化するのが、管理を楽にするために有効な手段です。

働き手にも自分自身で意識をしたり、同居している家族に管理をしてもらったりしてオーバーワークを防ぐ取り組みを促します。

セキュリティリスクの増大

在宅勤務では社内からパソコンやデータを持ち出すため、情報漏えいのリスクが高まります。社員が故意に情報を漏らさなくても、盗難や紛失・不正アクセスなどによって機密情報が外部に流出する危険に注意が必要です。

多くの人がいる場所でモバイルワークをしていてパソコン画面をのぞき見される、わずかな時間離席したときに盗難に遭うといったトラブルは多くあります。

社員が私用の端末を使っていてセキュリティ対策が不十分だった場合は、マルウェアに感染するリスクにも考慮しなければなりません。

企業としてはまずセキュリティを含むインフラを整備したうえで、情報の取り扱いに関するルールの策定が求められます。社員一人ひとりが当事者意識を持てるように、セキュリティに関わる研修の実施も必要です。

慢性的なコミュニケーション不足

業務を円滑に進めるためにはコミュニケーションが欠かせません。通勤すると直接話しかけられますが在宅勤務では対面でのやり取りができず、社員間でのコミュニケーション不足が問題になります。

情報通信技術の進歩により画面越しでも会話が可能にはなったものの、実際の様子が見えないと相手の状況を把握しにくいでしょう。業務に疑問が出たときに都度声をかけられず、社員が孤立感を深めてしまう恐れもあります。

ITツールを導入するだけでなく在宅勤務だからこそ話し合いの機会を増やし、密なやり取りを心掛ける意識が重要です。

同じチームのメンバーで一斉に休憩時間を取り、時にはチャットで仕事に関係ない話をする場を作れば孤独感の解消にも役立ちます。

運用を助けるITツール3選

在宅勤務の導入に当たって、課題の解消に役立つツールを活用しましょう。在宅勤務の運用をスムーズにしてくれるITツールを3つ紹介します。自社の業務状況や予算を考慮して、マッチするものを選ぶのがポイントです。

自社用のシステムを構築できる「kintone」

部署や業種に関わらず企業の業務に必要なシステムを、プログラミングなしで構築できるクラウドサービスです。散らばりやすい紙の資料や大量に届くメールなど、まとめるのが難しい情報を1つに集約できます。

離れていても「今何の作業をしているか」が分かる機能が用意されており、進捗管理にも手間がかかりません。必要なデータの検索・チームでの情報共有が簡単にできる利便性の高さは、「仕事の見える化」に役立ちます。

kintone – サイボウズの業務改善プラットフォーム

企業規模に合わせて導入可能「desknet’s NEO」

日本の勤務スタイルに合わせて設計されており、タテとヨコのつながりを活性化させます。散らばった情報を一元管理するだけでなく、スケジュールやワークフローの管理・コミュニケーションまで完結するツールです。

5名から使えるクラウド版は月額440円で利用できるため手軽に導入でき、専門知識のある人材がいなくても保守管理をベンダーに任せられます。

パッケージ版では既存のシステムと連携可能です。業務アプリ作成ツールと連携させると、業務目的や業種に合わせたシステムがカスタマイズできます。

グループウェア desknet’s NEO（デスクネッツ ネオ 公式サイト）

情報共有に役立つ「Chatwork」

日本で生まれたコミュニケーションツールです。きめ細やかなサポート体制と使いやすさが好評で、無料で使えるプランもあり安心して導入できます。

グループでのチャットだけでなく音声電話やビデオ通話の機能も用意されており、状況に応じたやり取りの方法を選べるのが魅力です。

社外の人もグループに加えられるため、商談に活用してもよいでしょう。過去の履歴をすぐに見られる仕様はタスク管理にも役立ちます。

在宅勤務を導入して環境改善を

在宅勤務を導入すれば、出社が難しい有能な人材を雇用できます。家庭の事情や体調不良によって退職せざるを得なくなった、経験豊富な社員も流出しにくくなるでしょう。

しかし勤務実態が見えにくいため労務管理が難しくなる、コミュニケーション不足によってチーム内の連携が取りにくいというデメリットもあります。社外で働く性質から来るセキュリティリスクの上昇にも、十分な注意が必要です。

勤怠管理やデータの一元化ができるツールやビジネスチャットといった、ITツールの活用でデメリットを解消しましょう。在宅勤務の効果を最大限に発揮できる体制を整えて導入すれば、より働きやすい職場環境を構築できます。