【1分で理解】チャットとは？意味や種類、ビジネスとプライベートの使い分けも解説

チャットとは、インターネット上で会話をすること、もしくは行うツールやシステム・アプリケーションのこと。近年では電話やメールに代わるコミュニケーションツールとして、ビジネスシーンで多用されています。

本記事ではチャットとは何かという基礎知識・用語・種類・メリットから、おすすめのツールまでを解説します。

チャットとは？

チャットとは、インターネット上で会話を行う行為、もしくは行うツールやシステム・アプリケーションのことです。スマートフォンやパソコンを使いメッセージを送信することで、1対1もしくは複数人がコミュニケーションを取ります。例えば、LINEやInstagramなどのアプリケーション内でメッセージを送ることも「チャットする」と称されるでしょう。

近年ではほとんどの方がスマートフォン、もしくはパソコンを所持しています。そのためインターネットがより身近なものとなり、チャットも付随して人々の生活に根付くようになりました。特にSNSはほとんどのアプリケーション内でチャット機能が搭載されており、幅広い世代で利用されています。

また、昨今のコロナ禍による急速なリモートワークの普及に伴い、ビジネス面でも業務効率化の一環として注目されるようになりました。

現在チャットは、プライベート・ビジネス問わず新たなツールが数々登場しており、機能としても発展の一途をたどっています。

チャットの語源

チャット(chat)とは英語で「おしゃべり」または「雑談」を意味します。日本語では近年、インターネット上でリアルタイムにやり取りができるコミュニケーションツール、またはその行為という意味で、認識されるようになりました。

チャットを使用するメリット

チャットを使用するメリットは、主に以下が挙げられます。

チャットは電話のように円滑に、メールのようなテキストコミュニケーションを行えます。そのため緊急性の高い要件などの伝達が、手早く正確です。また話の記録が残るため、相手との齟齬が起こりにくいことも特徴の1つとなります。

さらにチャットは複数人数で会話ができます。グループでの意見交換やチーム全体への情報共有などでも、効率性を発揮するでしょう。

手軽で自由にメッセージが送れるため、チャット機能は現在幅広い世代のコミュニケーション手段として根付いています。

チャットは大きく3種類に分けられる

チャットは大きく3種類に分けられ、やり取りをする方法で区別されています。

文章で伝える「テキストチャット」

「テキストチャット」は、文章を使ってやり取りを行うチャットを指します。チャットの中でも最もポピュラーで、数の多い種類といえるでしょう。文字データでのやり取りなので場所を選ばず、手間をかけずに発信や返信ができます。

テキストチャットは過去のやり取りが記録され、ツールによっては用語を検索することで内容を確認することができます。そのため、過去の議論内容や決定事項、伝達事項が容易に確認でき、ビジネスシーンでも重宝されているのです。

ただし他のチャットと比べ、話者の感情や微妙なニュアンスが伝わりにくいという難点があります。そのため、文章の内容や表現には十分に注意が必要です。

絵文字をはじめ定型的なイラストなどを送信できるサービスも多く、文章と併用して感情を視覚的に伝えるのも一案でしょう。

代表的なテキストチャットツール

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動画使用の「ビデオチャット」

「ビデオチャット」はPCやスマホなどのデバイスに内蔵されているカメラを使い、リアルタイムで会話をすることができます。

映像と音声でのコミュニケーションが取れるため、1度に伝えられる情報量が多いのが特徴です。感情や微妙なニュアンスもスムーズに伝わるでしょう。ただしプライベートな空間が映り込んでしまったり、即応性が求められたりと気軽さの面ではテキストチャットに劣ります。

複数人で利用できるサービスもあり、テレワークの普及に伴って会社のミーティングで使われるケースも増えてきました。また対面しながら話している感覚が強いことから、離れて生活している家族や友人・恋人とのコミュニケーションにも向いていると言えるでしょう。

代表的なビデオチャットツール

声が伝わる「ボイスチャット」

「ボイスチャット」は電話のように音声を使い、リアルタイムでコミュニケーションがとれるチャットです。

3人以上での通話もできるなど機能性に優れたサービスが多く、最近では電話の代わりに利用されるケースも少なくありません。サービスによっては録音機能が付いているため、ビジネスシーンでの利用にも向いています。

ビデオチャットと違って映像がなく、オンラインゲームなど別のことをしながら会話ができる気軽さがあります。移動中など画面が見れないときのやり取りにも便利でしょう。

代表的なボイスチャットツール

シングルチャットとグループチャットとは

3種類のチャット内でも「シングルチャット」と「グループチャット」という機能があります。どちらの機能も備え付けられているツールがほとんどで、会話人数に応じて使い分けられるでしょう。

シングルチャットは個人間でやり取りができる

シングルチャットは1対1でのコミュニケーションをとることができる機能です。

緊急性の高い連絡や、機密性の高い情報、気軽な日常会話でもよく用いられるでしょう。DM（ダイレクトメール）や個人チャットと称されることもあります。

ツールによっては、開封したかしていないかを確認することができる機能や、送信をした際にツールにアクセスしているかどうかがわかる機能が備わっています。そのため、受信者が受け取ったかどうかを判別しやすいことが利点です。

シングルチャットを利用するときの注意点

シングルチャットは受信者が受信したくない状態でも、送信することができてしまいます。

近年では「文字ハラ」というチャット上でのハラスメントが登場し、社会問題化しています。主に、業務時間外でのコミュニケーションや、セクハラと捉えかねないメッセージなどが例として挙げられるでしょう。

シングルチャットは受信者と送信者でしか確認することができないため、未然の注意や周囲の感知が難しく、問題に発展しがちです。そのためシングルチャットは、ビジネスシーンはもちろん、プライベートでも使用するタイミングやシチュエーションに注意が必要となります。

会社で取り扱う場合は、秘匿性の高い情報に限り使用可能とするなどルール作りをすると良いでしょう。

グループチャットは複数人でやりとりができる

グループチャットは複数人でコミュニケーションをとることのできる機能です。

グループチャットに参加しているメンバーは、誰でも気軽にメッセージを送信できます。またグループチャット内に送られたメッセージは基本的にメンバー全員が確認できるため、効率的な情報伝達が可能です。

従来のメールでのやり取りと違って、グループチャットでは代表的な発信者と受信者が特定されていません。また文章の形式にとらわれずリアルタイムでやり取りができ、ミーティング感覚で気軽にコミュニケーションが進められます。

参加メンバーは細かく選択できるので、用途に応じていくつものグループチャットが作られるケースも多いでしょう。

グループチャットを利用するときの注意点

グループチャットでは、複数のメンバーが自由にメッセージを送れることから情報量が多くなりがちです。そのため雑談などに流されて、重要な情報を見逃してしまう可能性もゼロではありません。

特にビジネスシーンで利用する際には、メッセージがたまっているときでも過去の要件までしっかりとチェックしましょう。

またメンバーが同じでも、目的に応じて別のグループチャットを作るなどの工夫をすれば情報量を抑えられます。新しいグループチャットを作るときは、目的をメンバー間で共有してメッセージが混乱しないように注意が必要です。

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メールとチャットの違いとは

メールとテキストチャットは、どちらも文字でコミュニケーションをとるツールです。しかしコミュニケーション方法が異なり、特徴も違ってきます。

メールは、基本的に1対1のコミュニケーションを前提としたツールです。往復形式で1度に多くの情報を投げかけることは向いていますが、やり取り全体の流れを共有することは不向きといえるでしょう。

テキストチャットは、過去のメッセージが同じ画面に蓄積されます。そのため過去のログを辿りやすいほか、簡略な文章をリアルタイムで送信しても、後々確認しやすく便利です。

ただし取引先とのやり取りなどフォーマルな場面では、チャットは不適切だと感じる人も少なくありません。そのため、クライアントワークなどではメールでコミュニケーションを取ることが多いでしょう。

メールとテキストチャットは、使用用途によって向き不向きがあるため使い分けが重要です。

以下の記事では、メールとテキストチャットの使い分けについて、4つのポイントから判断する方法を紹介しています。「テキストチャットとメールの使い分けがうまくいかない」という方はぜひ参考にしてみてください。

プライベートとビジネスでチャットを使い分ける理由と方法

プライベートシーンとビジネスシーンでは、チャットツールを使い分けるべきです。その理由と方法についてご紹介いたします。

チャットを使い分ける理由

なぜプライベートとビジネスチャットを使い分けるのでしょうか。その理由は、以下の通りです。

まず、プライベートツールとビジネスツールを同時に使用すると、セキュリティ面でのリスクがあります。

意外と原因として多いのが誤送信。クライアントに個人的な内容を誤送信してしまったり、最悪の場合会社の機密情報をプライベート関係者に送ってしまい賠償問題に発展するなどのケースも挙げられています。

またハラスメントに発展しやすく、特に業務外連絡がモラハラやパワハラとして発展することは珍しくありません。

リスクの排除だけでなく、業務上のプラス効果も期待できます。

近年チャットツールをビジネスとプライベートで分けることで、業務効率が上がることは様々な観点で立証されてきています。例えば、徹底してビジネスとプライベートの棲み分けを行うドイツと、現代でもビジネスとプライベートの混在意識の高い日本を比べてみると、1時間あたりの労働生産性がドイツの方が約44%高いといわれているのです。

またビジネスチャットツールによっては、勤怠やスケジュール、タスク管理ツールと連携することができ、さらなる業務効率化が期待できるでしょう。

チャットを使い分ける方法

チャットを使い分ける主な方法は「チャットツールを分ける」「使用する端末を分ける」のどちらかでしょう。

最も手軽な方法は、「チャットツールを分ける方法」です。使用するツールを分けることで意識の変革につながることと、通知などのオンオフも行いやすく物理的にも組み分けしやすいでしょう。勤務時間はビジネスチャットツールの通知をオンに、プライベート時間はプライベートチャットツールをオンにし、切り替えをはっきりしているという声も多く聞かれます。

使用する端末を分けることも1つの手段ですが、複数端末にダウンロードできるチャットツールも多いことが難点です。結局ビジネス・プライベートどちらの端末にも同じチャットツールをダウンロードしてしまい、本末転倒になってしまうケースも散見されます。

【よくあるQ&A】ビジネスチャットはLINEじゃだめ？

プライベートチャットの最もポピュラーなツールとして挙げられるLINE。LINEをビジネスチャットツールとして使用することはおすすめできません。その理由を解説いたします。

ビジネスチャットツールをLINEにするべきでない理由

なぜビジネスチャットにLINEを使用すべきではないのでしょうか？その理由は、以下の通りです。

LINEのサービス理念は「世界中の人と人、人と情報・サービスとの距離を縮めること」です。そのためユーザーがより軽やかで自由に利用できるサービス設計となっています。

まずLINEはライセンスという概念がありません。ライセンスとは、利用者がそのソフトウェアを使用するための権利を想像していただけるとわかりやすいかと思います。ソフトウェアの使用権利を取得する必要がないため、個人情報の登録さえ行えば誰でも気軽にアカウントを発行することができるのです。ライセンスがないということは、情報や行動の管理者が存在しません。

一方でビジネスチャットツールでは、会社や管理者にライセンスが付与され、チャット内の権限を管理します。権限が管理できないと、リスクのある情報を不必要な人物に開示するなどのインシデントが発生してしまうのです。

またビジネスチャットツールは管理者権限があれば、他のアカウントに干渉できます。例えば社員が退職した場合、LINEは履歴を閲覧できますが、ビジネスチャットツールは管理者に閲覧できなくする権限があるのです。閲覧制限を行うことにより、社外秘の情報や機密性の高い内容を管理できるでしょう。

さらに例えばウイルスに感染したり、端末を盗難・紛失した場合、ビジネスチャットツールなら、アカウントの停止が可能です。そのため、想定外の事態でも情報を保護できます。

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プライベート向きチャットツール

プライベート向きなチャットツールを2つ紹介します。

ビデオチャットが使える「Instagram」

写真や動画が共有できるSNS「Instagram」は、チャット機能が豊富に備わっています。

テキストチャット・ボイスチャット・ビデオチャット、全ての機能が備わっているため、さまざまなシチュエーションで活用できるでしょう。フォローしていない相手とのやり取りも可能です。

グループチャットの機能も搭載されており、複数人でやり取りができます。人数の上限はテキストチャットが32名、ビデオチャットが6名です。

またストーリーズ内の「チャット」スタンプという機能では、投稿の閲覧者からチャット参加のリクエストを募ることができます。それまで深く関わったことのなかった相手とも交流できるかもしれません。

手軽に利用できる「LINE」

「LINE」は、最もスタンダードなチャットサービスの一つです。

友だちとして登録した相手と、自由にテキストチャットやボイスチャット、ビデオチャットが楽しめます。余分な機能がないため手軽にスムーズに利用できるでしょう。

オープンチャット機能を利用すれば、同じテーマに興味をもっている相手と、匿名性を保った状態でのやり取りもできます。

ビジネス向きチャットツール

ビジネス向けのチャットツールは勤怠管理アプリなど外部ツールとの連携や、定期的なタスクの自動化など、業務効率化の助けになる機能を有しているものがおすすめです。

タスク管理できる「Chatwork」

「Chatwork」は、コミュニケーション効率化の機能が豊富です。一例として下記の機能が挙げられます。

タスク管理機能を使えば、やり取りの中で発生したタスクをすぐにTo Doとして管理できます。管理画面から担当中のタスクと期限が簡単にチェックでき、完了漏れの防止につながるでしょう。

相手にタスクを依頼する際にも利用可能で、タスクが完了されると通知が届くため連絡漏れもありません。

テキストチャットはもちろん、ボイスチャットやビデオチャットの機能も付いています。ビデオチャットではデバイスの画面共有もできるので、円滑にコミュニケーションが進みます。

業務管理に最適な「Slack」

「Slack」は、業務管理に優れた機能が豊富です。一例として下記の機能が挙げられます。

テーマや業務ごとにチャンネルを作成でき、情報が一元化できます。検索機能も優秀なため、適切な情報をスムーズに見つけ出せるでしょう。

定型的なタスクを自動化したり、2,400種類以上のアプリと連携できるなど、業務を効率化する機能も豊富に搭載されています。

また社内の全員が閲覧できるパブリックチャンネルの他に、機密性の高いプライベートチャンネルも作成可能です。情報漏えいを防ぎ安心してやり取りが行えます。

Web会議におすすめ「Zoom」

「Zoom」は、ビデオチャット主体のチャットツールです。一例として下記の機能が挙げられます。

参加者は登録などを行わなくても、主催者から送られる招待URLで簡単にアクセスができます。

PCやスマートフォンの画面を他の参加者と共有したり、背景を設定してプライベート空間を隠せたりと機能性は抜群です。通信も安定しており、遅延や切断が起こりにくいのもうれしいポイントでしょう。

またビデオチャットと同時にテキストチャットでやり取りをする機能もあります。

やり取りは2名から最大1,000名まで対応しており、大規模な会議や研修・セミナーなどにもぴったりです。

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チャットツールのビジネス活用法

チャットツールをビジネスに導入すると、以下のような業務の効率化が図れます。

グループ作成機能を使ったグループ全員での会話

チャットツールのグループ機能を使うと、グループのメンバー全員がチャット上で会話をすることができます。

メールでもCCやメーリングリストを駆使すればグループ全員に連絡可能です。しかし複数人が意見を出し合うときには、誰がいつ発言したなど、会話の時系列が分かりにくいというデメリットがあります。

ビジネスチャットを用いると、いつだれが発言をしたのか一目でわかり、会話の流れを素早く把握可能です。

他にも誤字を後から直せる、グループにだれが参加しているか分かりやすく管理が容易などのメリットがあります。

ビデオ通話機能を使った会議で移動時間削減

チャットツールのビデオ通話機能を使うとお互いの顔が見られるだけでなく、自分のパソコンの画面を相手に共有できるのでリモートでのやり取りが可能になります。

リモートでやり取りができると、出張のための移動時間や移動費を削減できます。無駄な移動時間を減らして業務の効率化を図りましょう。

タスク管理機能で業務を管理

タスク管理機能をもつアプリには様々なものがありますが、その中でもチャットツールのタスク管理機能は、グループ単位でのタスクを管理するのに向いています。

グループ単位でタスクの管理ができるようになると、誰がどの仕事をどこまで進めているのか一目瞭然になります。タスクの優先度や量を管理して、その日にやるべき仕事を適切な順番で進められるでしょう。

またタスクの期日も把握できるため、見落としや遅れを防止し、スムーズに業務を行うことができます。