清掃業の勤怠管理を効率化する方法！シフト作成を自動化して業務負担を軽減

「シフトが組みきれない」「スタッフの勤怠漏れを見落としてしまう」

清掃業でよく聞かれる悩みの多くは、勤怠管理の煩雑さが原因です。とはいえ、人手不足の現場で新しい仕組みを導入するのはハードルが高いと感じていませんか。

実は近年、シフト作成を自動化して勤怠管理の手間を大幅に削減できるシステムが増えています。清掃業ならではの課題を整理しつつ、システムを活用して業務負担を軽くするポイントを確認してみましょう。

清掃業における勤怠管理の課題

清掃業は勤怠管理は複雑です。具体的にどのような課題があるのか確認しましょう。

多様な雇用形態によるシフト管理の複雑化

清掃業にはパートやアルバイト、派遣社員など多様な雇用形態が存在します。契約内容や勤務可能時間がスタッフごとに異なるため、シフトを一括で組みにくく、管理担当者が一人ひとりの都合を確認する段階で時間がかかります。

また、登録ミスやシフトの重複が起こりやすく、結果として作業効率が下がってしまいがちです。

複数拠点での管理と人件費コントロールの難しさ

清掃業では、商業施設やオフィスビルなど複数拠点を抱えるケースが多いのも事実です。出退勤時にはスタッフから電話連絡を受け、管理者がエクセルや紙の表へまとめるといったアナログな方法が残っている現場も少なくありません。

情報がスムーズに連携されないと、どの拠点で誰が何時間働いたかを正確に把握しづらく、人件費管理が曖昧になりやすいのが課題です。

法改正とコンプライアンス対応のプレッシャー

働き方改革関連法の施行など、労働時間管理への社会的要請が年々強まっています。清掃業も例外ではなく、残業や休日出勤に関するルールを守らないと企業リスクに直結する可能性があります。

電話連絡や手書きの勤怠記録では漏れやミスが発生しやすく、あとから追加で残業代を支払う事態に発展することもあるため、正確な記録と管理が求められます。

打刻漏れや急なシフト変更などの現場トラブル

清掃スタッフは巡回先やビル内を移動することが多く、出退勤の打刻を忘れやすい場面も生じがちです。さらに、体調不良や突発的な事情でシフトを変更せざるを得ないケースも日常的に起こります。

紙のタイムカードや電話連絡ではリアルタイムの変更が難しく、対応の遅れから現場全体が混乱してしまうこともあるでしょう。

清掃業向け勤怠管理システムの機能とメリット

清掃業の課題を解決するために、多くの企業が勤怠管理システムやシフト管理システムを導入しています。代表的な機能と、得られるメリットを合わせて説明します。

シフト自動作成と複数拠点の一括管理

勤怠管理システムには、スタッフの希望休や勤務可能時間を登録すると自動でシフトを組んでくれる機能があります。これにより、管理担当者は「誰が何時に働けるのか」を細かく確認する作業から解放されます。

加えて、複数拠点のスケジュールを一元管理できるため、各拠点から集められる電話情報を手入力する手間が大幅に削減されるでしょう。結果として、管理者の作業時間が減るだけでなく、スタッフ同士のシフト重複やミスを防ぎ、人件費の無駄を抑制するメリットがあります。

スマホやICカードによる打刻とGPS管理

近代的な勤怠管理システムでは、従来のタイムカードに代わり、スマホアプリやICカードを使って打刻できる仕組みが普及しています。スマホ打刻なら、出先であっても出退勤の時刻を正確に登録しやすく、ICカード打刻なら勤怠端末にカードをかざすだけで完了するため、スタッフの負担が少ないのが特徴です。

GPS機能が搭載されている場合、スタッフが拠点外で作業を行う状況でも正確な位置情報とともに勤怠を記録できるため、勤務実態が把握しやすくなります。これにより、打刻漏れや不正打刻が減り、正確な労働時間管理を実現できます。

給与計算ソフト連携と法令アラート機能

勤怠データがそのまま給与計算ソフトに連携できると、管理担当者は二重入力や転記ミスを防ぐことができます。さらに、法律で定められた残業時間や休暇取得率が超過しそうな場合にシステムがアラートを出す仕組みがあれば、管理者が早めに対策を立てられるのも大きなメリットです。

未然に法令違反を防げるうえ、スタッフの働き過ぎも防止しやすくなるため、コンプライアンス面での安心感が高まります。

業務負担の軽減とスタッフ定着率の向上

システム導入の大きなメリットは、管理者が手作業に費やしていた時間と労力を大幅に削減できる点です。シフト作成や勤怠集計にかける時間を減らせば、より重要な業務に集中できるようになります。

また、スタッフ側にとっても、正確な賃金計算や余計な残業の回避といったメリットがあるため、働きやすい職場環境が整いやすく、定着率向上にもつながるでしょう。

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清掃業向け勤怠管理システム6選

清掃業向けの勤怠管理システム、シフト管理システムを紹介します。シフト管理機能を重視するのか、勤怠管理機能を重視するのかなど、製品の特徴を確認して絞り込んでいきましょう。

ジンジャー 勤怠

• スマホやタブレットでの簡単打刻、リアルタイム管理
• 法令遵守のアラート機能の搭載
• 自動集計で効率的な勤怠管理とミスの削減

「ジンジャー勤怠」は、クラウド型の勤怠管理システムで、労働時間や有給休暇の集計を効率化するためのツールです。特に、多様な業界や働き方に対応しており、シンプルな操作画面で従業員と管理者の双方にとって使いやすさを追求しています。

スマホやタブレットを使ってどこからでも出退勤の打刻が可能で、リアルタイムで勤務状況を確認できます。法令遵守を重視し、有休管理や残業時間のアラート機能も備えており、法改正への対応も可能です。自動集計機能により、人為的ミスを減らし、労務管理を簡単にします。

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勤務シフト作成お助けマン

• AIが希望や条件に基づくシフトを自動生成
• 法令遵守を実現し勤務管理を効率化
• 導入実績400社以上、業種や規模問わず利用可

「勤務シフト作成お助けマン」は、AIを活用したシフト管理を提供するクラウドサービスです。スタッフの希望や勤務条件に基づく最適なシフトを自動生成し、シフト管理における法令遵守や働き方改革に対応します。自動化によってシフト作成の時間を削減し、管理者が本来の業務へ集中できる環境を実現します。

また、複雑な勤務条件にも柔軟に対応し、業種や規模を問わず400社以上で導入実績があります。まずは2か月間の無料トライアルでその効果を体験してください。

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MOT/Shift

• 複数現場への適切な人員配置を支援
• 直行直帰に対応した勤怠管理機能
• 簡単操作で管理負担を軽減し低コストで導入可能

「MOT/Shift」は、シフト管理に特化したシステムで、清掃業界が抱えるシフト作成の課題に対応します。従業員のスキルや勤務条件を考慮して、異なる複数の現場への効率的な人員配置を行い、シフト作成を支援します。

また、スマホでの打刻が可能なため、直行直帰が多い清掃業務でも正確な出退勤管理が実現します。クラウドベースでPCやスマホから簡単にアクセスでき、管理の負担を大幅に軽減できます。低コストでスタートのハードルが低く、多様な業種に適しています。

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ShiftMAX

• ビルメン業の多様な勤務形態を一括管理
• GPSや指静脈認証による正確な勤怠管理
• 紙からクラウドへ移行、手間とコストを削減

「ShiftMAX」は、クラウドベースのシフト＆勤怠管理システムで、ビルメンテナンス業に特有の課題に対応します。設備管理や清掃、警備といった多岐にわたる異なる業務形態を一括管理できる柔軟なシステムです。紙ベースからクラウドへの移行により、勤怠データや給与データの集計業務を自動化し、ヒューマンエラーの削減やコストの削減に貢献します。

また、GPS機能を利用した不正打刻防止やICカード、指静脈認証など多様な打刻方式に対応しています。専属のエンジニアが導入をフルサポートし、安心の運用を実現します。

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サポスケ

• 契約ベースの清掃スケジュールを効率的に半自動化
• 高齢者にも優しい電話での打刻によりデジタル移行を支援
• 未出勤アラートで作業漏れを防ぎ、迅速な人員配置を実現

「サポスケ」は、清掃業の特有のニーズに対応したシフトと勤怠管理のソリューションを提供します。清掃業の現場では、多様な現場設定や業務条件に基づいた契約で、人員配置やスケジュール調整が求められます。

「サポスケ」はこれらの複雑なシフトパターンを半自動化し、高齢スタッフを含む全従業員が簡単に利用できる電話打刻機能を備えて、紙ベースの管理からデジタルへ移行をスムーズにします。未出勤アラートや欠員把握機能により、作業の抜け漏れを防ぎ、迅速な対応を促進します。これにより、清掃業の効率とクライアントへのサービス品質の向上に貢献します。

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ワンタッチ勤怠

• 電話を使った簡単操作で誰でも利用可能
• GPS機能で正確な出退勤記録が可能
• 自動化された勤怠管理で人為的ミスを削減

「ワンタッチ勤怠」は、電話を利用したシンプルかつ効果的な勤怠管理システムであり、特に清掃業界に適した機能を提供します。清掃業では、従業員がさまざまな現場で働くことが多いため、出退勤の管理が非常に重要です。「ワンタッチ勤怠」は、電話を使ったワンクリック操作で出退勤を記録するため、高齢者にも使いやすい設計です。

また、GPS機能と組み合わせれば、従業員の勤務場所を特定し、正確な勤務記録を保持することが可能です。これにより、紙ベースの管理から脱却し、人為的なミスを減少させ、管理効率を向上させます。

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CAERU勤怠ビルメン

• シンプルなGPS打刻で誰でも使いやすい
• リアルタイムで勤務状況を把握し迅速な対応
• 複雑な勤務条件に対応し、自動集計で効率化

「CAERU勤怠ビルメン」は、ビルメンテナンス業界に特化したクラウド型の勤怠管理システムです。一人現場の管理が多い清掃業界においても、正確な勤怠管理を実現します。シンプルさを追求したGPS打刻は直行直帰の従業員でも簡単に利用可能で、不正打刻を防ぎます。勤務状況をリアルタイムでモニタリングできるため、遅刻や欠勤に迅速な対応が可能です。

また、複雑なスケジュールや従業員ごとの異なる勤務条件にも対応し、すべてをワンクリックで自動集計し、給与計算にスムーズに連携します。このシステムにより、清掃業の管理者の負担を大幅に軽減し、効率的な勤怠管理をサポートします。

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清掃業の複雑な勤怠・シフト管理にはシステムの導入を

清掃業の勤怠管理は複雑な要素が多く、現場やスタッフの負担が大きいのが実情です。しかし、勤怠管理システムを活用すれば、シフト作成の自動化や正確な打刻情報の集計を通じて、これまでの悩みを解消できる可能性が十分あります。

少しでも導入を検討しているのであれば、無料デモやトライアル版が用意された製品を試してみるのが近道です。操作感やサポートの手厚さを実際に体験すれば、導入後のイメージがより明確になります。ぜひ今回の内容を参考に、自社の運用を見直すきっかけにしてみてください。