多くの企業で使われているタイムカード。電子化を進められれば、集計の効率化やミスの軽減などさまざまなメリットを得られます。
最終更新日: 2024年10月11日
そこで、この記事ではタイムカードの電子化に向いている企業やメリット、方法、費用を一挙ご紹介。ぜひタイムカード電子化の検討にお役立てください。
タイムカードの電子化とは
タイムカードの電子化とは、出退勤時刻などの勤怠情報をデジタル技術を使って電子的に管理する方法です。具体的には、スマートフォンやPC、専用のICカードリーダーを利用して勤務時間の打刻をし、クラウドや専用サーバーで自動的にデータを保存・集計します。
打刻ミスや集計作業の手間が削減され、データの正確性と管理効率の向上を期待できます。リモートワークやフレックスタイム制度にも柔軟に対応できるため、現代の多様な働き方に適したシステムです。
タイムカードの電子化が向いている企業
従業員数が多く、勤怠管理が煩雑になりがちな企業やリモートワークを実施している企業、多拠点勤務に対応した企業はタイムカードの電子化をおすすめします。
従業員はスマートフォンやパソコンから簡単に打刻できるため、始業前のタイムレコーダーの混雑やタイムカードの紛失・取り間違いに悩まされることはありません。データが自動で集計されるため、勤怠データの正確性が向上し、給与計算の効率化にもつながるでしょう。
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タイムカード電子化の3つのメリット
紙ベースのタイムカードを電子化すると、手間やミス、不正リスクの削減、正確な労働時間の把握などのメリットがあります。
自動化により集計の手間や人的ミスがなくなる
紙ベースのタイムカードでは従業員ひとりひとりの勤怠情報を、手作業で集計・転記することが必要です。面倒な作業を何度も繰り返し、人的ミスも発生しやすいため、人事・労務には大きな業務負担がかかっています。
しかし、タイムカードを電子化すれば、勤怠時間はシステムによって自動集計されます。集計の手間や集計ミスによる修正作業もなくなるため、業務効率化につながります。
タイムカードと比べて不正や改ざんリスクが減る
紙ベースのタイムカードの場合、代理や不正打刻が簡単にできてしまいます。遅刻しそうな従業員が、同僚に代理打刻を依頼したり、時間を書き直したりすることもあるでしょう。
しかし、勤怠管理システムでタイムカードを電子化すれば、ICカードや生体認証などを利用して代理・不正打刻を防止することが可能です。
また多くのシステムでは打刻修正に上長や担当者の承認が必要です。修正履歴が残るので、不正な変更が起こりにくくなるでしょう。
適正な労働時間の実現
タイムカードを電子化すると、従業員の労働時間をひと目で把握できます。残業時間・休日出勤・有給休暇の管理が適切に行われるため、働き方改革の一助になるでしょう。
従業員が既定の労働時間を超過しそうなとき、アラートで通知してくれる勤怠管理システムもあります。こうしたシステムを利用すれば、法令を遵守した適切な労働時間の管理に役立つでしょう。
また、リアルタイムで上司が部下の労働時間を把握することも可能です。事前に部署・チームでの業務負荷の偏りに気付きやすくなります。
タイムカード電子化の2つのデメリット
タイムカードを電子化するには新しい設備の導入が必要になるため、その際に負担が増えたり操作が複雑になってストレスとなったりするデメリットがあります。
導入に時間と手間がかかる
タイムカードを電子化するにあたり、システムの選定や設定作業には専門知識が必要となるほか、導入準備には一定の期間を要します。また、従業員に新しいシステムの使い方をトレーニングする必要があり、その期間中は混乱や不便が生じる場合もあります。このため、短期間での導入を目指す場合には計画的な準備が欠かせません。
タイムカードよりも操作が複雑な場合がある
タイムカードを電子化すると利便性が高い反面、操作が複雑になる場合もあります。特にITに不慣れな従業員が多い場合、操作方法を事前にレクチャーする必要があります。また、システムのエラーや障害が発生した際のトラブルシューティングも必要です。ユーザーに優しいインターフェースや十分なサポート体制が求められます。
タイムカードを電子化する具体的な方法
タイムカードを電子化するためには、次の3つの方法があります。
勤怠管理システムによる電子化
タイムカードを電子化する方法の1つとして勤怠管理システムを導入する方法があります。
勤怠管理システムとは、勤怠データを記録して一元管理できるシステムのことです。出退勤時間の打刻や各種休日休暇の申請・承認、残業やシフト管理などの勤怠管理業務をパソコンやスマホからおこなえます。
詳しい解説については以下のURLをご参照ください。
勤怠管理アプリによる電子化
勤怠管理アプリをダウンロードしてタイムカードを電子化する方法もあります。
勤怠管理アプリとは、スマホやタブレット端末で出退勤の打刻や勤怠データの集計、管理ができるサービスです。従業員のスマホから打刻したり、共有のタブレット端末を社内に設置してタイムカード代わりに活用したりできます。
勤怠管理アプリについての詳細が気になる方は、以下の記事もあわせてご覧ください。
ICカード式タイムレコーダーを導入
タイムレコーダーの中にはICカードを利用して打刻をおこなうタイムレコーダーもあります。タイムレコーダーにICカードをタッチするだけで、出退勤や休憩、外出の記録をおこなえます。紙のタイムカードのように用紙を買う必要はありません。従業員が退職した場合は、ICカードの情報を書き換えることで別の従業員が利用可能です。
紙のタイムカードをOCRソフトで読み取り
従来の紙のタイムカードを使いながら、月末の集計時にOCR機能を使ってテキストをデータ化する方法です。OCR（Optical Character Recognition）は画像の文字を自動で読み取り、電子化する技術です。タイムカードをスキャナーで読み取り、画像をOCRソフトにアップロードすれば、テキストを抽出してくれます。手書きの勤怠表にも対応しており、集計を迅速化できます。
タイムカードを電子化する際にかかる費用
タイムカードを電子化する際の初期費用の相場は、オンプレミス型勤怠管理システムだと100万円程度、クラウド型勤怠管理システムだと無料のものから50万円ほどかかるものまであります。クラウドサービスに打刻時間を集計できる電子タイムレコーダーの料金は5万円～10万円です。OCRソフトを利用する場合は月額3万円～20万円が相場です。
| 勤怠管理システムの種類 | 特徴 |
| オンプレミス型 | 自社サーバーにソフトウェアをインストールして運用する |
| クラウド型 | ソフトウェアを自社で保有せずに、外部サーバーで運用する |
勤怠管理システムに関しては、オンプレミス型は買い切りであるため導入後はサービス自体への費用はかかりません。費用としてはサーバーの運用と保守に1万円ほどかかります。またシステムのバージョンアップ費用や人件費が30万円前後です。
クラウド型の場合、システム利用料金が主なランニングコストになります。利用料金は登録する従業員の数によって変化します。一人当たりの月額料金は200〜500円前後が大半です。
タイムカードを電子化して業務負担を減らそう
紙ベースのタイムカードは転記や集計を手作業で行うため、人事・労務担当者の大きな業務負担になってしまいます。タイムカードを電子化すれば、手間と時間がかかる転記・集計業務を自動化でき、業務の効率化に役立ちます。
従業員にとっては直行直帰が可能になるなど、タイムカードを電子化するメリットは多くあります。タイムカードを電子化する際は、自社の従業員数や予算などを考慮して、運用しやすいシステムを導入しましょう。
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