勤怠管理は業務を行う上で必要なことです。しかし日々のタスクとして処理しているだけで、具体的なことを考えないままやっているという人も多いのではないでしょうか。この記事では出退勤に関する基本的な知識をわかりやすく解説します。
最終更新日: 2024年06月28日
出退勤とは「出勤と退勤」のこと【出社・退社・勤怠との違い】
出退勤(しゅったいきん)は出勤と退勤を表す言葉です。「出退勤時間の管理」や「出退勤を確認する」といった用例で使われます。
似たような言葉として「出社」「退社」「勤怠」があるので、区別して使っていきましょう。
| 出勤 | 勤務場所に問わず仕事中であること |
| 退勤 | 仕事を終えること(業務終了) |
| 出社 | 勤務先に会社に仕事をしに行くこと |
| 退社 | 次の2つの意味を持つ
|
| 勤怠 | 出勤と欠勤を意味する言葉 |
出退勤を効率的に管理できるソフト選びなら、ぜひミツモアをご利用ください。従業員数や欲しい機能などの各項目を画面上で選択するだけで、ぴったりの製品を最短1分で自動診断。理想の勤怠管理システムが見つかります。 |
出退勤で把握すべき内容
出退勤の管理において、出勤時間と退勤時間以外にも把握すべき内容は次のとおりです。
- 労働時間
- 規定時間外の労働時間(深夜・休日を含む)
- 出勤日数
- 休んだ日数
- 有給休暇の日数と残りの日数
- 欠勤日数
- 休憩時間
- 早退・遅刻の回数とその時間数
- 雇用形態
出退勤の管理は給与計算に関わる大事なことです。休暇の取得状況や雇用形態の把握も必要になります。
また、扶養控除内で働きたい場合は、控除内に収まるように働く時間を調整しなければなりません。社員の扶養や各種控除も考慮するなど、出退勤で管理するべきことは多くあります。
遅刻・欠席・打刻忘れの場合は必ず連絡を！
やむを得ない理由での遅刻や欠勤、タイムカードの打ち忘れをした場合には上長や担当者に必ず連絡しましょう。
無断で遅刻や欠勤をすると、共に業務を行う同僚に迷惑をかけたり、個別で勤務状況を把握しなければならない手間がかかったりします。
また、打刻忘れにより正確な給与計算ができなくなります。
このようなことを繰り返すと周りの業務にも支障をきたすこととなり、懲戒処分や減給につながりかねません。
組織の一員であるため、自分自身だけでなく周りにも影響を及ぼすことを忘れずに迅速に対応していきましょう。
労働時間の把握は法律で決められている【10分前勤務や着替えの時間は？】
企業は社員の労働時間を把握する義務があり、法律で定められた範囲内に労働時間を抑えられるよう管理する必要があります。
法律で決められた上限を超えて働いた場合は企業にペナルティが科されてしまうので、各社員の労働時間をしっかり把握する仕組みづくりが大切なのです。
「労働安全衛生法」で労働時間の把握が義務化
労働安全衛生法によって、企業と従業員は勤怠状況を正しく把握することが義務化されています。
【労働安全衛生法第66条8の3】
事業者は、第六十六条の八第一項又は前条第一項の規定による面接指導を実施するため、厚生労働省令で定める方法により、労働者の労働時間の状況を把握しなければならない。
労働安全衛生法は1972年に制定されたもので、労働者の安全と健康を確保と快適な職場環境を形成を目的としています。
しかし、制定当時は勤怠状況の義務化まで定められておらず、企業側もしくは従業員側の不正な就業時間の申告が問題視されていました。
そこで、2019年の7月に「働き方改革関連法」が施行されたのです。
この法令によって労働安全衛生法が見直され、企業側における勤務状況の把握の義務化に加え、従業員の労働時間を把握が義務付けられました。
また、労働基準法では「時間外労働や休日の労働時間における上限規制」を越えた場合に罰則が課せられます。
労働時間を把握しないと社員だけでなく会社側にもマイナスとなるので、徹底した出退勤の管理ができるよう工夫が必要です。
10分前勤務がルールになっている場合
定時前に出勤するよう命じられている場合、企業は早く出勤した分の賃金を払う必要があります。
企業の中には「10分前出社」など、定時前の出勤がルールになっているところもあるかもしれません。
しかし、その間の出勤時間を把握せずに働かせることは違法となっています。始業10分前に出勤開始をルールとするならば、それに応じてしっかり勤怠管理を行わなければならないのです。
着替え時間がある場合
会社が制服や作業の着用を義務付けていて、なおかつ会社の更衣室等で着替えることが決められてる場合、着替えの時間は原則労働時間に該当します。
「着替えが義務付けられている＝会社の指揮命令下」にあると判断されるため、労働基準法上で労働時間に当てはまるのです。
法定労働時間と所定労働時間
労働基準法によって、労働時間は次の2つに分類されます。
| 法定労働時間 |
|
| 所定労働時間 | 法定労働時間以内で企業が定めた「社員が働く時間」のこと |
所定労働時間を過ぎて残業した場合、法定労働時間内であれば「法定内残業」、「法定労働時間を超えたら「法定外残業」として分けられます。
法律で決められている範囲内で労働時間を守っているかの判断材料にもなるので、労働時間の把握は大切なのです。
労働基準法では休憩時間・休日も義務付けられている！
労働基準法では「法定労働時間」のほか、休憩時間や休日も次のように定められています。
- 労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上の休憩が必要
- 最低でも1週間に1日の休日、あるいは4週間で4日以上の休日が必要
休憩時間や休日も考慮して労働時間を把握することが必要です。勤怠管理は単に給与計算のためだけではなく、法律順守を証明する目的もあるのです。
代表的な出退勤管理の4つの方法
出退勤の管理方法として代表的なのが「出勤簿」「タイムカード」「Excel」「勤怠管理システム」の4つを活用したものです。
それぞれの方法にはメリット・デメリットが存在します。会社の規模や社員の雇用形態に応じて、自社にあったものを取り入れていきましょう。
出勤簿での管理
従業員が出退勤のタイミングで、シートに手書きで記入する方法です。月に1度、担当者がシートを回収します。
| メリット |
|
| デメリット |
|
準備物さえ用意すれば誰でも簡単に始められますが、アナログならではのデメリットが存在します。それらを考慮したうえで出勤簿での管理を検討してみるとよいでしょう。
タイムカードでの管理
従業員自身が手書き、もしくはタイムレコーダーを使い業務の開始と終了時刻を打刻(記録)して、会社が後で確認する方法です。一般的には出退勤のタイミングで、従業員が自分で打刻します。
| メリット |
|
| デメリット |
|
タイムカードの大きなメリットは利用方法がシンプルで覚えやすいため、高齢者や外国人でも簡単に使用できることです。一方、手軽であるために打刻漏れやミスが発生しやすいのも特徴です。
Excelでの管理
Excelでの勤怠管理は、勤怠管理表の作成や無料テンプレートの活用を通じて行います。
勤怠管理表を自作すれば、自社の働き方や経理にあわせて項目や機能をカスタマイズ可能です。ただし、作成やメンテンナンスに手間がかかるため、運用に人的リソースを割く必要があります。
Excelの知識に自信がない場合は、テンプレートを活用するのもひとつの方法です。自作の手間が省けるうえに必要な項目があらかじめ準備されているので、管理表をすぐに作って運用できます。
勤怠管理システムでの管理
従業員や管理者がパソコンやスマホから勤怠管理システムを操作して管理する方法です。
出退勤が手軽にできて、データの集計や管理も効率的に行えるのが特徴です。しかし、初期費用や月額料金などの料金コストがかかるため、予算を見積もっておく必要があります。
| メリット |
|
| デメリット |
|
出退勤を簡単に管理して業務を効率化しよう
2019年の労働安全衛生法の改正によって、勤怠情報の正確な把握が必要になりました。よく使われる勤怠管理方法としては出勤簿やタイムカードなどがあります。
しかし、これらは管理者への負担が大きくなるだけでなく、集計ミスや不正な打刻が起きてしまう可能性があります。
そこで勤怠管理システムを使えば、管理者がスムーズに勤怠管理ができるのです。また不正な打刻を防止できるので、勤務状況を正確に把握することができます。
次の記事ではおすすめの勤怠管理システムを紹介しています。ぜひ、あわせて参考にしてください。
ぴったりの勤怠管理システム選びはミツモアで
勤怠管理システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。
そんなときはミツモアにおまかせ。最短1分の自動診断で、ぴったりの勤怠管理システムが見つかります。
ぴったりの勤怠管理システムを最短1分で無料診断
従業員数や欲しい機能などの項目を画面上で選択するだけで、最適な勤怠管理システムを最短1分で自動診断。もちろん費用はかかりません。
ぴったりの料金プランも一緒にお届け
希望条件に沿った料金プランも製品と一緒に診断します。概算金額を見積もりからチェックして、理想のプランを探してみましょう。
診断結果は最大5製品！比較・検討で最適な勤怠管理システムが見つかる
最大で5製品の診断結果をお届けします。検討していた製品だけでなく、思わぬ製品との出会いもあるかもしれません。
ミツモアなら、ぴったりの勤怠管理システムがすぐに見つかります。
