働き方改革や法令遵守意識の高まりから、タイムカードを廃止し、勤怠管理システムを導入する企業が増えています。タイムカードと勤怠管理システムの違い、勤怠管理システム移行時の注意点について解説します。
最終更新日: 2024年03月04日
タイムカードと勤怠管理システムの違い
同じ勤怠管理でもタイムカードと勤怠管理システムでは異なる点が多くあります。タイムカードの勤怠管理システムの違いについて解説します。
| タイムカード | 勤怠管理システム | |
| コスト | 比較的低コストで使用可能 | 導入費や利用料がかかる |
| 集計・管理工程 | 手作業で集計。タイムカードを保管する必要がある | システムが自動で集計。 |
| 労働時間管理 | 照会に時間と手間がかかる | 即時確認可能 |
| 多様な働き方への対応 | オフィスへの出社を基本とする | オフィス外からでも打刻可能 |
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コストの違い
タイムカードと勤怠管理システムでは使用する際のコストが異なります。コストを抑えたいなら導入コストもランニングコストも低いタイムカードがおすすめです。
タイムカードは1台2万円前後ほどのタイムレコーダーとタイムカードを用意するだけで使い始めることができ、維持費もカード代とインク代のみなので比較的安価に使い続けることが可能です。
一方で勤怠管理システムの場合、システム利用料金がかかります。年間利用料金が決まっているものやユーザー数ごとに月額料金が変わるものがあるのでよく確認しましょう。オンプレミス型でもサーバー維持費がかかるので低コストでの導入は難しくなりそうです。
集計・管理工程の違い
また、集計や管理工程の煩雑さについても違いが生じます。
タイムカードに記録された出退勤時刻は、電子データではないため、手作業でExcelのような表計算ソフトに入力し、集計する必要があります。スタッフすべてのタイムカードを回収し、入力する作業を毎月行うのは、かなりの時間と労力がかかる上にミスも発生しやすく、大きな負担となるかもしれません。またタイムカードは、労働基準法において5年間の保存が義務付けられています。大量にあるタイムカードの保管場所や、保管方法も問題です。
勤怠管理システムではシステムが自動で計算してくれるため労働時間を集計する手間を省くことができます。また人的ミスを抑えることも可能でしょう。さらにシステムでデジタル化されているのでタイムカードのように保管場所を確保する必要もありません。
残業や労働時間管理の違い
タイムカードの集計は、基本的に毎月1回だけなので、残業時間や有給休暇の日数の管理がしづらいことがあります。また誰が何日分の有給休暇を保有していて、何日分消化したのかという情報は、タイムカード上からは分からないため、照会にも時間と手間がかかります。
勤怠管理システムだと、月の途中にもリアルタイムに労働時間の状況を把握し、状況に応じた対応を取ることが可能となります。また、残業時間も即時確認できるため従業員の労働時間超過防止も期待できるでしょう。
多様な働き方に対応できるかの違い
テレワークなど多様な働き方を推進したい場合もシステムでの勤怠管理がおすすめです。
タイムカードの打刻には専用の機器の設置が必要で、毎日従業員が出社して打刻することを前提としています。そのためテレワークや直行直帰などで、出社しない従業員の勤怠管理に対応できなくなってしまいます。
システム上で勤怠管理をすることで働く場所を限定する必要がなくなり、誰もが働きやすい職場環境の実現につながるでしょう。
タイムカードから勤怠管理システムに移行する際の注意点
日々の事業活動を止めずに、タイムカードから勤怠管理システムに移行するためには、押さえておくべき注意点がいくつかあります。導入時に注意すべきポイントについて詳しく説明します。
必要な機能と費用のバランスに注意
まずは自社の勤怠管理上必要な機能は何なのか、どれくらい導入にお金をかけられるかを明確にしましょう。
勤怠管理システムに必要な機能は、会社規模や従業員の働き方によって異なります。価格面だけで選ぶと、不可欠な機能が搭載されておらず使えない、ということになりかねません。一方あれもこれもと欲張ると、コストがかさんでしまいます。
最適なコストパフォーマンスのものを選択できるように、どの機能が必要でどの機能が不要かを洗い出すことが大切です。
自社にあった打刻方法を選ぶ
勤怠管理システムには、パソコンやスマートフォンからの入力、ICカードのタッチ、顔認証など、さまざまな打刻方法が用意されているので、自社にあったものを選びましょう。
例えば職場にパソコンが1台しかない飲食店で、従業員全員がパソコンから勤怠登録をするのは不便です。ICカードを貸与したり、各自のスマートフォンから入力したりというシステムの方がスムーズでしょう。
他にも全員が一斉に出勤する職場で、顔認証などの打刻方法にすると、端末付近が混雑する可能性があります。スマートフォンやパソコンから、各自で入力する方法を取るなど、自社の状況に最適な打刻方法の選択が必要です。
システム導入する目的やメリットを従業員に周知
実際に勤怠管理システムの運用を開始する前には、システム導入の目的やメリット、具体的な使い方などを社員に周知する場を設けましょう。勤怠管理システムは管理する側だけでなく、管理対象となる従業員全員が使用するものです。スムーズな導入のためには、社員の理解と協力が必要不可欠です。
タイムカードによる勤怠管理が当たり前になっている職場では、勤怠管理システムの導入について、「やり方を覚えるのが面倒だ」「管理が厳しくなって嫌だ」と反発する意見もあるかもしれません。管理側の都合だけでなく、従業員側のメリットも大きいことをしっかりと説明して、協力を得られるように働きかけましょう。
タイムカードの勤怠管理業務を見直そう
タイムカードによる勤怠管理には、さまざまなデメリットがあり、より適切な労務管理が求められる現在の風潮にそぐわなくなってきています。
テレワークなどの新しい働き方を導入したり、労務管理を徹底することになったりしたタイミングで、勤怠管理システムへの移行を検討するのがおすすめです。
自社の状況に適した機能・コストのバランスや従業員への配慮に注意して、スムーズに勤怠管理システムに移行していきましょう。
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