出退勤時刻を管理する定番ツールである、タイムカード。シンプルな操作性で維持費用も安いことから長く使われてきましたが、さまざまな管理方法が登場している現在、タイムカードを廃止して新しいシステムを導入しようと検討している企業も多いのではないでしょうか。
最終更新日: 2024年11月01日
この記事では。タイムカードのデメリット、勤怠管理システムとの比較、切り替え方法を紹介。従業員の勤怠管理をおこなうのに、専用のシステムとタイムカードのどちらがよいか迷ったら参考にしてください。
タイムカードを使った勤怠管理方法一覧
紙のタイムカードを廃止し、別の方法で勤怠管理をおこなうには複数の方法が考えられます。タイムレコーダーを用いる方法に限れば、紙カードを除くと3種類あります。紙のタイムレコーダーから切り替えたい場合は、参考にしてみてください。
このほか、勤怠管理をシステム化する方法もあります。
| タイムレコーダーの種類 | 特徴 |
| 紙カード方式のタイムレコーダー | 導入費用が安い、操作がわかりやすい |
| ICカード方式のタイムレコーダー | 紙のタイムカードの回収・発行が不要 |
| 指静脈認証方式のタイムレコーダー | セキュリティが高い、カードが不要 |
| 勤怠管理ソフト付きタイムレコーダー | 打刻した時間をそのまま勤怠管理ソフトに取り込める |
出退勤の打刻や勤怠状況の管理を効率化できるソフト選びなら、ぜひミツモアをご利用ください。従業員数や欲しい機能などの各項目を画面上で選択するだけで、ぴったりの製品を最短1分で自動診断。理想の勤怠管理システムが見つかります。 |
タイムカードで勤怠管理をする際のデメリット
タイムカードの廃止を検討する際は、何が問題なのか整理しましょう。新たに導入するツールやシステムは、タイムカードのデメリットを解消できるものが望ましいといえます。
タイムカードの管理が必要になる
タイムカードで勤怠管理をおこなうと、カード自体の管理も必要になります。月末にカードの配布・回収作業をするほか、回収したカードの保管も必要です。タイムカードは就業情報を記録した書類に該当するため、保管期間は3年間（将来的には5年間）となります。
集計に人員を割く必要がある
勤怠情報の集計は、従業員が月末にカードを回収して打刻時間の情報をパソコンに打ち込むなどして給与に反映させます。給与金額に関わるため入力漏れやミスは許されません。大きな責任がかかる業務ですので、集計する従業員にとってもストレスとなるでしょう。
不正やミスを防ぎにくい
紙のタイムカードの場合、保管場所は施錠されていないため、打刻代行などの不正行為が発生する可能性があります。また、従業員がタイムカードを紛失した場合、勤務時間の確認が困難になるリスクがあります。このような不正・過失は給与の過払いなどの問題を引き起こしかねません。
タイムカードの短所をカバーするなら勤怠管理システム
タイムカードの管理の必要性やセキュリティの低さといったデメリットをカバーできるのが、勤怠管理システムです。従来のカード管理が不要となり、クラウドシステムの場合はデータはクラウドサーバ上で安全に保管されます。これにより紛失や破損のリスクが消え、ペーパーレス化も実現できます。
さらに、システムは自動で集計をおこない、給与計算や労務管理の効率を向上させます。よりスマートで信頼性の高いソリューションを求めている場合は勤怠管理システムがおすすめです。
勤怠管理システムとタイムカードを比較
勤怠管理システムでは、パソコンやモバイル端末で打刻をおこなうのが基本ですが、カードリーダーに対応しているシステムであれば、カードでタッチすることで打刻できます。打刻方法以外にも費用や機能、生産性、セキュリティなどの面で違いがあります。
| 勤怠管理システム | タイムカード（タイムレコーダー） | |
| 費用 | 月額330円/人～ | 22,000円/台～ |
| 機能 | 出退勤時の打刻、時間の自動集計、残業時間のアラート、シフト・スケジュール管理機能、出勤簿の承認 | 出勤、退勤、外出、復帰した時刻を記録 |
| 生産性 | リアルタイムに労働時間の状況を把握でき、時間の自動集計が可能 | 集計・照会に時間と手間がかかる |
| セキュリティ | アクセス権限の制限や暗号化、二要素認証などの高度なセキュリティ対策 | 盗難や紛失、ミス、改ざんのリスクがある |
タイムカードから勤怠管理システムに切り替える方法
タイムカードから勤怠管理システムに切り替えるには、まず自社がどのようなシステムを必要としているのか見定めるところから始めます。以下はクラウド版の勤怠管理システムに切り替える場合の流れの一例です。
- ニーズの確認：自社の勤怠管理の目的や現在の課題を明確にします。打刻やシフト管理など必要な機能をリストアップします。
- システムの選定：市場にある勤怠管理システムを調査し、自社のニーズにあったシステムを選びます。費用、操作性、サポート体制、連携できるシステムなどを考慮します。
- 試用期間の活用：選定したシステムがある場合、試用期間を利用して実際に操作してみましょう。実際の業務フローとの適合性をチェックします。
- データ移行計画の立案：現在のタイムカードのデータを新システムに移行する計画を立てます。必要に応じて過去データをデジタル化する手順を決めます。
- システム会社からのヒアリング：勤怠管理システムの提供会社から就業規則や36協定、計算ルールについてヒアリングを受けます。
- 設定とテスト：ヒアリング内容をもとに設定仕様書を作成します。それに沿って設定とテストをおこないます。勤務区分、申請・承認の動き、計算ルール、使いやすさなどを調整します。
- 計算結果の確認：システム会社の計算結果を確認し、勤怠管理システムが自社にあうよう問題なく設定されているか確認します、
- テスト稼働：給与システムなどほかのシステムと連携できるかテストします。
- 本稼働：タイムカードでの打刻を止めて、勤怠管理システムでの打刻を開始します。タイムカードは5年間（経過措置として当面の間は3年間でも可）保管が必要です。
勤怠管理業務をいま一度見直してから導入を検討しよう
勤怠管理は企業運営の基盤であり、効率化と正確性が求められます。手作業で記入する出勤簿や古いシステムに頼ると、ミスや不正が発生するリスクが高まります。企業にあったタイムカード・タイムレコーダーや勤怠管理システムを導入することで、業務効率のアップが期待できるでしょう。
今こそ勤怠管理業務を見直し、企業全体の生産性向上を図る時です。より正確で効率的な勤怠管理により、会社を働きやすい環境にしましょう。
ぴったりの勤怠管理システム選びはミツモアで
勤怠管理システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。
そんなときはミツモアにおまかせ。最短1分の自動診断で、ぴったりの勤怠管理システムが見つかります。
ぴったりの勤怠管理システムを最短1分で無料診断
従業員数や欲しい機能などの項目を画面上で選択するだけで、最適な勤怠管理システムを最短1分で自動診断。もちろん費用はかかりません。
ぴったりの料金プランも一緒にお届け
希望条件に沿った料金プランも製品と一緒に診断します。概算金額を見積もりからチェックして、理想のプランを探してみましょう。
診断結果は最大5製品！比較・検討で最適な勤怠管理システムが見つかる
最大で5製品の診断結果をお届けします。検討していた製品だけでなく、思わぬ製品との出会いもあるかもしれません。
ミツモアなら、ぴったりの勤怠管理システムがすぐに見つかります。
