従業員の勤務状況を記録するタイムカードは、労働基準法で保管が義務付けられています。保管期間についても定められているため、その期間は現物またはデータを残しておく必要があります。
最終更新日: 2024年09月25日
この記事ではタイムカードの保管期間やいつから数えるのかなど、管理ルールをわかりやすく解説します。
タイムカードの保管期間は法的には5年間
タイムカードの保管期間は5年間です。これは労働基準法第109条で定められています。
【労働基準法第109条】
使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。
引用：e-Gov｜労働基準法
2020年に労働基準法が改正され、賃金請求権の消滅時効が2年間から5年間に延長されたことから、タイムカードなどの賃金請求をおこなう際の証拠書類も5年間の保管が必要になりました。ただし、経過措置として当面の間は従来の通り3年間の保管でもよいとされています。5年間の保管に正式に移行できるよう準備が必要です。
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タイムカードの保管期間はいつから数えるの？
「タイムカードの保管期間は5年間」と聞くと、「いつから5年間？」と思うかもしれません。実際は、退職日や解雇日、派遣契約終了日から数えて5年間（当面は3年間でも可）タイムカードの保管が必要です。在職者の場合は、最後の賃金支払い期日から5年間（3年間）の保管が必要です。
タイムカードを保管期間内に捨てたらどうなる？
タイムカードは従業員が働いた時間を客観的に示す証憑として機能します。タイムカードを管理する義務は労働基準法で定められており、適切な保管を怠った場合30万円以下の罰金が科せられるおそれがあります。
タイムカードは労働時間の証拠となる書類なので、労働基準監督署による調査がおこなわれた際に、提示を求められる場合もあります。必ずしも提出する必要はないものの、管理書類の保存は欠かさずおこなうのが基本です。
調査でタイムカードを提出できなかった際は、指導される可能性があります。書類を捏造するなど、虚偽の内容を提出するのは犯罪にあたるため、重要な書類はきちんと保管しましょう。
賃金台帳で源泉徴収簿を兼ねている場合は7年間の保管が必要
例外的なケースになりますが、源泉徴収簿を作成していない会社では、タイムカードの保管期間が7年間になる可能性があります。
所得や控除を記載する源泉徴収簿を、賃金台帳と兼ねる形で作成している会社もあるでしょう。こうした場合は、賃金台帳を保管する期間が7年間になるため、それに伴ってタイムカードの保管期間も7年間になります。
タイムカードの保管はアルバイトや派遣社員も対象
タイムカードの保管対象者には、正社員やアルバイト、派遣社員など幅広い雇用形態の従業員が含まれます。派遣社員の場合は派遣先の会社だけでなく、派遣元でもタイムカードを保管する必要があります。双方の会社に保管義務が生じるのは、派遣社員ならではの特徴です。
対象外となる従業員
例外的にタイムカードの保管対象外となるのが、高度プロフェッショナル制度の対象になる労働者です。高度プロフェッショナル制度とは、文字通り専門的な知識を持つ労働者に適用される仕組みです。金融業や新技術の開発といった業務が主な対象になっています。高度プロフェッショナル制度の対象となる労働者には労働基準法の規定が当てはまらないのが特徴です。
タイムカードをデータ化すれば、紙は捨ててもいいの？
タイムカードが紙媒体で残っている場合は紙が原本となりますので、そのままの形で保存します。もともとデジタルで出退勤の打刻をしていた場合は、印刷せずにデジタル形式のまま保存します。紙のタイムカードをデジタル化すれば原本は破棄してもよいという法律はないため、原本を捨てないようにしましょう。
紙のタイムカードの保存方法としては、年月ごとにダンボールやプラスチックのケースに入れて保管するとよいでしょう。どこに何があるかわかり、取り出しやすい方法がベストです。
勤怠管理システムなら保管期間の心配は不要
パソコンやスマホで日々の打刻や勤怠管理をおこなえる勤怠管理システムを活用すれば、タイムカードの保管期間について悩む心配はありません。
勤怠データをサーバー上へ自動で保存するため、タイムカードをわざわざ保管する必要がなくなります。
紙のタイムカードを保管するのが手間だったり、保管スペースの確保が難しかったりする場合は、勤怠管理システムの導入を検討するとよいでしょう。
次の記事では、勤怠管理システムとは何か解説しています。ぜひ、あわせて参考にしてください。
タイムカードの保管ルールを押さえて勤怠管理の徹底を
出社・退社時間の証拠になるタイムカードは、従業員の勤務状況を把握できる重要な書類です。給与計算にも利用したり、賃金トラブルを防いだりするためにも、5年間は大切に保管する必要があります。
またタイムカードの管理にかかる手間を軽減したいなら、勤怠管理システムを利用するのがおすすめです。
勤怠データを正しく保管して、適切な勤怠管理を徹底していきましょう。
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