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請求書の書き方を分かりやすく解説!記載すると良い14項目は?

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最終更新日: 2019年03月15日

個人事業主やフリーランスになると、報酬や売上代金を支払ってもらうために、請求書の発行を自ら行う必要があります。ただ、今まで会社員だった方の場合は、請求作業を経理部などにおまかせしていて、請求書の書き方が分からないということも。

請求書に何を記載すべきなのか、おすすめ14項目をご紹介します!

請求書の書式は自由!最低限必要な5項目

オリジナルで作成しても、市販のものを使ってもOKです
オリジナルで作成しても、市販のものを使ってもOKです

「請求書」とひとことで言っても、人によってイメージする書式は、さまざまではないでしょうか。その理由は、請求書の書き方が決まっていないからです。だからといって何を記載してもいいわけでもありません。請求書の項目など書き方はきちんと抑えておきましょう。

請求書は書式自由!

請求書には、法律で決められた形式があるわけではありません。「誰が」「誰に」「いつまでに」「いくら」支払うのか、という事項がはっきりわかれば請求書の書式を満たしていることになります。

文具店や100円ショップにも請求書の書式が販売されていますので、それを使っても問題ありません。

ビジネス文書の書式を集めたホームページでも、ワードやエクセルで使用できる様式が配布されています。デザインにこだわって、自分の特色を出した請求書を作成してもよいでしょう。

国税庁が記載を求める5項目

様式に決まりはない、といっても、記載しておくべき項目はおさえておく必要があります。基本的にはお客さまのルールにあわせて、必要事項を記載しておけば問題ありませんが、国税庁のホームページには、記載するべき事項として

  1. 書類作成者の氏名または名称
  2. 取引年月日
  3. 取引内容
  4. 取引金額(税込)
  5. 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

の5つが挙げられています。

書式自由とはいえ、最低でもこの5項目は記載する、と考えておきましょう。

フリーランス必見! 請求書に書くと良い14項目

請求書作成のポイントをおさえればビジネスがスムーズに!
請求書作成のポイントをおさえればビジネスがスムーズに!

請求書の書き方には、最低限記載すべき5項目のほかにも、書いておくと、お客様のためにも、自分のためにもよい、以下全14項目があります。

  1. 相手先の名前
  2. 自分の名前
  3. 請求書番号
  4. 請求日(入金・支払)期限
  5. 品番など
  6. 品目(商品・サービス名)
  7. 単価
  8. 数量
  9. 備考(請求内容に関する補足)
  10. 消費税
  11. 源泉徴収税
  12. 請求代金
  13. 振込先
  14. 備考(振込手数料の負担有無など)

それぞれの項目の書き方に決まりはないので、お客様に相談して、あらかじめ決めておくのがおすすめです。

請求書 見本
請求書 見本

それでは、14項目についてこれから詳しく説明していきましょう。

1.相手先の名前

「誰に」支払いを依頼するものなのかわかるよう、請求書を送付する相手企業名や担当者名を記載します。

2.自分の名前

請求書を送付するのが誰なのかわかるよう、自分の名前を記載します。不明点の連絡がとりやすいよう、電話番号等を記載することもあります。また、押印する際は氏名・事業者名に半分かぶせるようにして押します。

3.請求書番号

請求書に固有の番号を入れておくと、クライアントから問い合わせがきたときなどに、どの請求書のことなのか、分かりやすくなります。

納品書や見積書などと照合しやすくするために、番号を合わせてもよいでしょう。番号の付け方に決まりはないので「請求年月+通し番号、お客様番号+通し番号」といったように、自分にとって整理しやすいようにしましょう。

請求書の整理をしっかりしておけば、確定申告の際もスムーズです。

4.請求日

請求書の発行日ではなく、取引先の請求締日を確認して記載します。一般的に法人の場合、月に1回請求書の受付を区切る締日があり、支払いも月1回まとめて行います。その締日の期限内に発行されたものが次の支払日に支払われるので、請求日がずれてしまえば、報酬が入るのも遅れてしまうのです。請求の締日は支払日と一緒に事前に確認し、締日にあわせて請求書を発行できるようにしましょう。

あわせて支払日も記載しておきましょう。法人であれば、請求後、どのくらいの期間で支払うかという支払いルールがあるので、確認した上で記載します。祝日や年末など、金融期間が休みの際にはどうなるか、などのルールも確認しておきましょう。

5.品番など

いくつ納品したのかがわかるよう、通し番号を記入するほか、各商品の品番が決まっているのであれば、記載しておきましょう。次に発注してもらうときに、以前何を注文したのかがわかりやすくなります。

6.品目(商品・サービス名)

何を販売したのかがわかるよう、商品名やサービス名は詳細に記載しましょう。

7.単価

時間あたり・個数あたり・日数あたりなど、単価が存在する場合には記載しておきましょう。

8.数量

個数・時間数・日数・文字数など、間違いがないよう記載しましょう。「単価 × 数量」で、請求書1項目あたりの金額を算出できます。

9.備考(請求内容に関する補足)

商品やサービスの内容など概要を記載する備考欄があれば、そのときだけに行った対応や、詳細な仕様が記載できます。

10.消費税

消費税の課税対象ではないフリーランスや一人親方でも、請求時には消費税を請求してかまいません。消費税は切り捨てにすることが多いようです。毎月処理の仕方は同じにしましょう。

消費税に関する詳細について知りたい方は、以下の関連記事をご参照ください。

関連記事:個人事業主の消費税はいつから支払う?節税方法は?

11.源泉徴収税

フリーランスが法人と取引する場合、報酬や区分、業種によって源泉徴収税が発生します。事前にお客様に確認の上、必要に応じて記載します。

関連記事:フリーランスの源泉徴収とは?確定申告で還付を受けよう【税理士監修】

12.請求金額

クライアントへ最終的に請求する金額です。商品の代金と消費税、源泉徴収税を合算し、最終的にいくら支払ってほしいのかがわかるよう、大きめに明記します。

13.振込先

取引先が法人の場合、報酬は銀行振込されることがほとんどです。振込を希望する銀行の口座番号や名義など、間違いがないよう記載します。

対応してもらえない銀行もあるので、事前に振込先についても対応可能か確認しましょう。

14.備考(振込手数料の負担有無など)

振込手数料をどちらが負担するか、など経理上の連絡事項を記載します。

請求書作成時のチェックポイント

ライターやデザイナーの報酬には源泉徴収税がかかります
ライターやデザイナーの報酬には源泉徴収税がかかります

請求書の書き方はわかったものの「源泉徴収」や「消費税の取扱など」迷う項目もあったのではないでしょうか。請求書作成時に疑問に思いがちな項目について、解説します。

「源泉徴収」とは

フリーランスが仕事をする場合、法人のお客様と仕事をした場合、その内容によって発生するのが「源泉徴収」です。

源泉徴収とは、支払った報酬からあらかじめ所得税を差し引き、お客様が代わりに国へ納税する制度のこと。企業に努めていると給与から所得税が差し引かれて手元に入りますが、それと同じことが行われているのです。

そのため、会社員が年末調整で納税額を確定させて差額分の調整が行われるように、フリーランスも確定申告して納税額が多ければ、差額が還付(返還)されます。

フリーランスの報酬の場合、源泉徴収には対象になるものとそうでないものがあります。対象になるのは、以下のような業種です。

  • 原稿料
  • デザイン料
  • 講演料
  • モデルやタレントの出演料
  • 弁護士や公認会計士などの報酬

消費税の有無を確認!課税・免税業者とは?

消費税課税業者は、基準となる期間の課税売上高が1,000万円を超えている場合などです。フリーランスは「消費税の課税対象ではないので、消費税を請求できない」と思われがちですが、それは間違いです。課税事業者の条件など、詳しく知りたい方は関連記事をご参照ください。

関連記事:個人事業主の消費税はいつから支払う?節税方法は?

また、仕事をする上で何かを仕入れれば、消費税を支払うことになりますよね。いただく消費税は「経費」として支払っていると考え、しっかりと記載するようにしましょう。

ただし、消費税を請求することについては、事前にお客様に確認しておくことが重要です。消費税込の価格なのか、請求時に加算できるのかを確認しないまま請求すると、トラブルの原因になります。

手数料はどちらが負担する?

請求した報酬は、銀行などへ振り込んでもらうのが一般的です。その場合、振込手数料が発生します。これはどちらが負担するべきものなのでしょうか。

特段の記載がない場合、振込手数料は請求した方が負担するというのが一般的な考え方です。ただし、フリーランスの場合、すべてのお客様からの振込手数料を負担するのは、それこそ大きな負担になります。

請求書の備考欄に振込手数料の負担をお願いしたい旨、はっきりと記載しておきましょう。

宛先は「様」と「御中」どちらを使う?

請求書には宛先としてクライアントの名前を記載しますが、「様」と「御中」の使い分け、できていますか?

「様」は担当者など個人の場合、「御中」は会社名や部署名の場合に使います。両方を一緒に使うことはないので注意しましょう。

また、請求書を封筒で送る場合も宛名は同じ書き方をすればOK。請求書が入る長3型の封筒に、「請求書を送付しました」という内容の送付状を入れると丁寧です。封筒の表には「請求書在中」と記載して、請求書が入っていることがすぐに先方にわかるようにしましょう。

メールで送っても大丈夫?

以前は「請求書は必ず紙で送ってください」と言われていましたが、最近では、メールで請求書を送付してもよい、という会社が増えてきました。事前に確認して、メール送付でも受け付けてくれる場合は、郵送料等の節約になるので、ぜひ、活用しましょう。

関連記事:請求書はメールでも大丈夫?文例や送付時のマナーを解説!

メールで請求書を送付する場合は、ワードやエクセルでわかりやすく作成した後、PDF形式で保存したものを送るようにしましょう。ワードやエクセルのデータは簡単に修正できるためです。

そのため、お客様のところでデータを開いた際、操作ミスなどで金額が変わってしまう可能性もあります。

PDFであれば、簡単に修正はできません。また、お客様のパソコンの環境を問わず、レイアウトが崩れることもありません。PDF形式の請求書であれば、法的に有効な書類として扱われるので、安心です。PDF型式の場合、押印がなくても正式な書類として扱われます。

関連記事:請求書はPDF化&メール添付でも大丈夫!メール文例や件名の付け方は?

ただし、お客様での経理上の処理として、紙で出力し押印した原本が必要と言われる場合もあります。取引を始める際、どのような方法で請求するかも確認しておくとよいでしょう。

請求書の作成は、仕事の仕上げでもあります。お客様にも手間をかけないよう、記載事項などに間違いがないように細心の注意を払って作成しましょう。