請求書の書き方｜記載事項や書く際のポイントを解説

「請求書の書き方を間違えて恥をかきたくない」「大切な取引先なので失礼のないようにしたい」と思っていませんか。

請求書の書き方に明確なルールはありません。しかし慣習的な書き方があるため、ポイントを押さえてスムーズに取引を行ないましょう。

この記事では個人事業主やフリーランスが押さえておきたい請求書の書き方やポイント、作成手段や封筒の書き方について詳しく解説します。

この記事を監修した税理士

請求書の記載事項と書き方

請求書に記載する項目は以下の16個です。

形式は自由なので見本の通りでなくても構いません。取引先に請求内容が伝わりやすいように、必要な情報はもれなく明記しておきましょう。

①宛名

請求する相手方の社名や屋号、氏名などを記入します。会社の名前は省略せず「株式会社」の部分を「(株)」のように略して書かないようにしましょう。

会社や屋号宛の場合は「御中」個人名を書き添える場合は「様」を付けます。「殿」は目下の人に対して使うため使用は避けるべきです。

また「御中」と「様」はどちらかしか使用してはいけません。「◯◯株式会社御中 ◯◯様」と記載するのは間違いです。「◯◯株式会社 ◯◯様」と書くようにしてください。

②請求者の情報

請求者の社名や屋号、氏名、住所、電話番号を記載します。

社名や氏名の横に角印・印鑑が押される場合もありますが、特に必要というわけではありません。ただし請求者が発行したものである証明になるため、押印を求める取引先もあります。

印鑑を押しておくと丁寧な請求書となります。迷ったときは押しておきましょう。

③請求書の発行日

取引先が法人の場合、一般的には請求先の締め日の日付を記載します。取引先との取り決めがなければ、作成した日付でもかまいません。

ただし請求書の発行日は、業種や取引先ごとに決まっている場合もあります。不安な場合は取引先の担当者に事前に確認しておくと安心です。

④請求書番号

請求書番号は自分や取引先が請求書を管理するために記載します。

必須ではありませんが、問い合わせがあった時などに確認しやすくなります。同じ取引先に複数の請求書を発行する場合には、通し番号をつけておきましょう。

⑤品番など

納品した商品に品番があれば記載します。同じような商品を複数納品した場合には、区別するために必ず記載しましょう。

⑥品目（商品・サービス名）

納品した商品やサービス名を記載します。請求先が何に対しての請求なのかわかるよう、正確に書きましょう。

特に複数の取引を1通にまとめる場合、請求先がどの取引かすぐに確認できるよう、わかりやすく記入してください。

⑦数量

納品物の数量を正確に記入します。

⑧単価

商品やサービスの単価を税抜きで記入します。単価を記入しておくことで、数量と合計額の整合性がつきやすくなります。

⑨金額

各商品・サービスの合計額を税抜きで記入します。数量があるものは計算が間違っていないかよく確認しましょう。

⑩値引き

値引きがある場合はマイナスの数字で記入します。ない場合は空欄でかまいません。

⑪小計

すべての取引を合計し、税抜きの合計金額として記入します。

⑫消費税

本体金額に対する消費税額を記載します。このとき軽減税率を踏まえた記載に注意が必要です。軽減税率の対象品目の小計は、対象外のものと分けて記載し消費税額を明らかにします。

また消費税の記載方法には「内税」と「外税」がありますが、どちらの記載方法でも構いません。以下のように、どちらの方法で記載されているかが分かるように記載しましょう。

また円未満の処理は事業者に任せられているので自由ですが、あらかじめ請求先と処理方法を取り決めておいた方がよいでしょう。

⑬源泉徴収税

源泉徴収を計算して記入するように依頼された場合は、消費税額の下に記入します。源泉徴収を記載するかどうかは、あらかじめ取引先に確認しておきましょう。

多くの取引の場合、源泉徴収税率は所得税率10％に復興特別所得税の0.21%が加算された10.21%で、請求額が100万円以上の場合は20.42%になることが多いです。

なお源泉徴収税は、消費税込みの金額に10.21%を乗じるのが原則です。しかし請求書に消費税抜きの金額を明記している場合は、税抜金額に10.21%を乗じて計算しても問題ありません。

以下の記事では、源泉徴収の仕組みや、源泉徴収される条件について解説しています。源泉徴収について疑問のある方は参考にしてみてください。

⑭請求金額

小計と消費税の合計から源泉徴収(記載する場合)を差し引いた金額を記入します。

⑮振込先

振込先を記入します。「金融機関名」「支店名」「口座種別」「口座番号」「口座名義」を漏れなく記載していきましょう。口座名義はカタカナで書いてください。

⑯備考

備考欄には、振込手数料をどちらが負担するかなどを記載します。基本的には支払側(取引先)が負担する場合が多く、特に記載しなくても問題はありません。

記載する場合は「振込手数料は貴社にてご負担ください」などの文言を添えます。

請求書を書く時のポイント

請求書を書くときは以下の6つのポイントを押さえておきましょう。

請求先に事前に確認しておくと作成がスムーズ

請求書の作成前に、以下の5つのポイントを請求先に確認しておくと、作成時に都度確認する手間を省けます。

場合によっては取引先から請求書のフォーマットを指定されるケースがあります。その場合は指示された記載内容にしたがって記載しましょう。

請求書はA4用紙を用いる

決まりがあるわけではありませんが、一般的に請求書にはA4用紙が用いられます。A4サイズであれば取引先も書類の整理がしやすいため、特に事情がない場合はA4サイズがおすすめです。

金額の書き方

請求書の金額の書き方は2種類あります。1つ目が「￥」をつける記載方法です。この場合は金額の後に伸び棒「ー」をつけます。

2つ目が金額の後に「円」をつける方法です。金額前に「金」後ろに「也」をつけて以下のように記載しましょう。

なおどちらの方法でも、3桁ごとにカンマ「,」を入れることに注意が必要です。

請求した消費税について

消費税を納めるかどうかにかかわらず、請求書には消費税を加算して請求できます。消費税を納める必要がない場合は、請求した消費税はそのまま利益になります(益税)。

消費税を納めるかどうかの判断基準は、前々年の課税売上高が1,000万円を超えているかどうかです。個人事業主になったばかりや、前々年の課税売上高が1,000万円以下の場合は消費税を納める必要がない免税事業者となります。

以下の記事では、個人事業主の消費税について申告方法や納税方法について解説しています。消費税を納める必要がある場合は、確認してみてください。

適格請求書等保存(インボイス)方式とは

免税事業者の個人事業主でも消費税を加えた請求ができるのは、取引先が仕入税額控除をするためです。

しかし、2023年10月1日からは、適格請求書発行事業者の登録（登録できるのは課税事業者のみ）を受けた事業者からの請求でなければ仕入税額控除ができなくなります。これを「適格請求書等保存（インボイス）方式」といいます。

請求書を発行するタイミング

請求書は納品した消費やサービスの支払いを求めるものなので、発行するタイミングは取引の形態によって異なります。

1回の納品で業務が完了する取引については、納品した直後に請求書を発行するのが通常です。納品のたびに請求書を発行する方法は資金繰りがしやすいというメリットがありますが、請求書発行の手間がかかるのがデメリットといえるでしょう。

月に何度か納品する継続した取引の場合、その月の分をまとめて請求します。

締め日から支払い期日までの間に請求書を発行しますが、取引先によって請求のタイミングが決められています。取引先に請求書の書き方と合わせて必ず確認しておきましょう。

送付状を添えるのがマナー

取引先に送る書類には送付状を添えるのが、ビジネスマナーとして必須です。請求書を送る際には、必ず送付状を同封しましょう。送付状は取引先への挨拶になるとともに、送付する内容や枚数などの概要を示し、送付物に間違いがないか確認する役割も果たします。

送付状に記載する項目は、次の通りです。

宛先は請求書の書き方と同じく、会社宛ての場合には「御中」と書きます。担当者宛ての場合は部署や役職名も⼊れましょう。書類の内容や枚数を記載する部分は始めに「記」と書き入れ、最後に「以上」で締めます。

以下の記事では、送付状の正しい入れ方や、状況別のテンプレートを記載しているので参考にしてみてください。

請求書の作成手段

請求書の作成手段は以下の3つです。

市販の請求書を購入して手書きする

請求書の用紙は文具店や100円ショップなどで販売されています。ただし手書きでの作成であるため、少し手間がかかる点がネックです。金額など間違えないように注意して記入しましょう。

ExcelやWordで作成する

請求書は記入するべき項目があれば書式は自由なため、ExcelやWordを使って自作することもできます。オリジナルの請求書を作りたい場合に最適です。

テンプレートをダウンロードする

インターネット上にはExcelやWordで作られたテンプレートが数多くあり、無料でダウンロードできます。必要な項目を入力するだけで簡単に請求書が作成できるため、とくに形式に拘らない場合や、奇抜なデザインを避けたい場合におすすめです。

以下のサイトではさまざまなタイプの請求書のエクセルテンプレートを、無料で配布しています。

市販の会計ソフトで作成する

市販の会計ソフトでは、見積書や納品書とともに請求書を作成できます。必要項目を入力するだけで簡単に作成できるため、取引件数が多い場合におすすめです。また発行記録もデータで保存されるので、普段の帳簿付けや確定申告の作業の時に重宝します。

以下の記事では、求める機能からおすすめの会計ソフトを診断できます。どの会計ソフトを選んでいいか分からないという方は参考にしてみてください。

請求書の封筒の選び方と書き方

請求書を送付する際の封筒の選び方や書き方も大切です。請求書は支払い期限までに処理しなければならず、自分・取引先の双方にとって重要な書類です。他の郵便物と区別するための工夫も必要になるでしょう。

請求書を送付するときの封筒のサイズ

請求書を送付する封筒のサイズは、「長形3号」または「角形2号」が一般的です。長形3号はA4サイズの書類を三つ折りにしたときサイズが合います。

また角形2号はA4の書類を折らずにそのまま入れられるサイズです。請求書に適切なサイズの封筒を選んだら、封筒の書き方もチェックしましょう。

請求書を送付するときの封筒の書き方

請求書を送付する際の封筒の書き方は、縦書きと横書きで異なります。宛名を書き、請求書が同封されていることを示すため「請求書在中」と記載しましょう。取引先には数多くの郵便物が届くため、その中から一目で重要性の高い請求書が入った封筒を判別できるようにするためです。

請求書を送付する封筒に書くものは次の通りです。

縦書きの場合の書き方

宛名の書き方は、請求書と同じように「様」や「御中」を間違えないようにしましょう。

「請求書在中」は縦書きの場合、表面の左下に記入し同じ色の枠で囲みます。色に決まりはありませんが、慣例として黒、青、赤が用いられます。

青を使用するのが一般的です。黒では目立たず、赤は「赤字」を連想させるため、請求書ではあまり使いません。

横書きの場合

横書きの場合「請求書在中」は表面の右下に記入します。こちらも同じ色の枠をつけて目立つようにしましょう。

ただしこちらもあくまで一般論の話であり「必ずこうしなければならない」という話ではありません。間違えたからと言って取引がなくなったり罰せられたりはないので、その点は安心して下さい。

請求書の送付方法

請求書の送付方法は郵便、FAX、メールの3種類です。

郵便で送る

請求書は郵便で送るのがもっとも一般的です。郵送の場合、請求書は「信書」（特定の受取人に対し、差出人の意思を表示または事実を通知する文書）にあたり、郵便で送ることが義務付けられています。宅配便などで送ることはできません。普通郵便で送りましょう。

FAXで送る

請求書をFAXで送っていいのか迷うかもしれませんが、急ぎの場合など、先方が要求するときはFAXで送ることも可能です。しかしFAXで送る場合は、あとから原本も郵送で送る必要があります。「郵送で送る」で紹介した内容を参考にして送ってください。

メールで送る

ExcelやWordで自作したものやテンプレートで作成した請求書は、メールで送ることもできます。メールで送る場合は、郵送と同じくビジネスマナーに注意しなければなりません。

メールなどで送付する場合の注意点

請求書をメールで送る場合、どのような何のメールなのかを件名で明らかにしなければなりません。「請求書を送ること」と「いつのどのような請求書なのか」が件名でわかるようにしましょう。

請求書のファイルを添付する際は、先方にファイル形式を指定されている場合はその指示に従います。指示がない場合、ExcelやWordの形式をそのまま送ると先方で誤って編集してしまうおそれもあるため、PDFに変換して添付しましょう。

メールの本文では通常のビジネスメールと同じく送付先の企業名や部署名、担当者名を書き、こちらの情報も書き添えます。請求書を添付していること、何の請求書なのかを伝えましょう。メール本文の書き方を例文で紹介します。

ルールに則ってミスや漏れのない請求書作成を

請求書の書き方について紹介しました。お伝えしてきたのは、次のような内容です。

• 請求書の書き方は個人事業主や一人親方で変わらない
• 形式は自由だが必要項目は埋める必要がある
• 事前に確認しておくことでスムーズに作成できる
• 請求書だけでなく送付状や、封筒にも書き方がある

書式は自由ですが、記載すべき項目もあり、ルールに則ってミスや漏れのない請求書を作成しなければなりません。

請求書は取引先によっては書式が決められ、フォーマットを用意されている場合もあります。自分で任意に作成する場合も、源泉徴収や消費税の記載など、あらかじめ先方に確認してから作成するようにしましょう。

監修税理士からのコメント

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