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請求書と領収書の違いは?記載内容・発行手順を解説!

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最終更新日: 2019年03月15日

請求書と領収書は、ともに事業を営む上での金銭収受に関する書類です。しかし、最近フリーランスや個人事業主として独立したばかりで、両者の違いがいまひとつ分からないという方もいらっしゃるのでは。

請求書と領収書、それぞれどのような場面で使用し、どのような項目を記載するのか。わかりやすく解説します。

請求書と領収書、何が違う?

ビジネスの必須書類、請求書と領収書は役割が違う書類です
ビジネスの必須書類、請求書と領収書は役割が違う書類です

そもそも、請求書と領収書は何が違うのでしょうか。役割が全く異なる2つの書類、知っておかないと、取引上のトラブルになることもありますので確認しておきましょう。

請求書は代金の支払いを請求する書類

請求書は、取引の代金について支払いを請求するための書類です。お金を支払ってもらう前に発行し、「いつ」「誰が」「誰に」「いくら」支払うのかが記載されています。

領収書は代金を受け取った旨を証明する書類

領収書は、代金を受け取ったことを証明する書類です。お金を支払ってもらった後に発行し、「いつ」「誰が」「いくら」受け取ったのかが記載されています。

その他の書類「見積書」「発注書」「納品書」

その他、ビジネス上の書類にさまざまなものがあります。

・見積書
提供するサービスや商品がどんな内容で、いくらなのかを記載したものです。取引が発生する前に発行します。

・発注書
サービスや商品の提供を依頼したことを証明するものです。「いつ」「誰が」「何を」「誰に」依頼したかが記載されています。

・納品書
サービスや商品を間違いなく納品したことを証明するものです。商品の場合は、商品と一緒に、Webサービスやデザイン等であれば、データをサーバにアップしたことを確認した際、デザインデータを先方に納めた際など、業務が完了したときに発行されます。「いつ」」「誰が」「何を」「誰に」「どのくらい」納めたかが記載されています。

請求書の記載事項

請求書には何にいくら支払ってほしいかを明記します
請求書には何にいくら支払ってほしいかを明記します

仕事をした際や、商品を販売した際など取引が終わって、代金を後日回収するときに必要な請求書。具体的にはどんな内容を記載するのでしょうか。

請求書には「金額」「取引内容」などを明記

請求書 見本
請求書 見本

請求書には、法的に決まったフォームはありません。取引先が何に対して、どのくらい支払うのかがわかるようにすることが大切です。

具体的には、以下のような内容を記載します。

  • 書類作成者の氏名
    誰に支払うかがわかるよう、自分の名前と住所などを記載します。振込先がわかるよう、振込先金融機関の口座番号等も記載しておくとよいでしょう。
  • 発行日(取引年月日)
    請求書に記載する発行日は、請求書を印刷した日や発送した日ではなく、取引先の請求の締め日を記載します。法人では月に1回支払いを行うことが多く、そのときに支払う請求書を同じく月に1回期限を決めて決定します。それが請求の締め日。これに遅れると、入金が遅れてしまいます。
  • 取引内容
    「何を」「どれだけ」取引したかがわかるように、商品名(品番やサービス名)、単価・数量なども記載します。
  • 取引金額(税込
    取引先が合計いくら支払うかがわかるよう消費税込の金額を記載します。消費税の免税事業者であっても、仕事を行う際には消費税を支払っているので、消費税を請求してかまいません。業種や内容によっては源泉徴収税がかかる場合があります。取引先と確認しておきましょう。
  • 相手先の名前
    取引先の名前を記載します。法人や事業所名には「御中」を、担当者名や事業主名には「様」を付けるのが一般的です。
  • 備考
    振込手数料をどちらが負担するか、支払期限などを記載しておきます。取引先と相談した上で、記載するようにしましょう。

印紙の貼付は不要

請求書には収入印紙の貼付は不要です。収入印紙は取引によって利益が発生した際発生する、印紙税を納税するために貼るものです。

請求書を発行する際には、まだ利益が発生していないので、貼る必要はないのです。

領収書の記載事項

領収書は、受取の事実を証明するものです
領収書は、受取の事実を証明するものです

では、領収書にはどんな内容を記載すればいいのでしょうか。場合によって必要になる収入印紙についても解説します。

領収書には「金額」「相手先」を明記

領収書は、金額を受け取ったことを証明する書類です。誰がいくら受け取ったのかがわかるように記載します。

  • 相手先の名前
    お金を支払った人の名前や企業名を記載します。
  • 発行日
    いつ、お金を受け取ったのか、受け取った日を記載します。
  • 金額
    いくらお金を受け取ったのか、受け取った金額を記載します。消費税を請求し、その分が含まれている場合は税込金額になります。改ざんがないことを証明するために、金額の頭には「¥」、最後には「ー」を記載することもあります。
  • 但し書き
    なんの代金だったのかがわかるよう、項目を記載します。消費税額を記載する欄があれば、税抜き価格と消費税額を別に記載しておきます。
  • 領収書を作成した人の名前
    発行した人の名前や住所などを記載します。自分の名前に押印すると、証明書類としての信頼が増します。

5万円以上の取引は収入印紙が必要

請求書と異なり、領収書は発行する時点で取引上の利益が発生しています。そのため、発行した領収書には収入印紙が必要です。

収入印紙は、5万円以上の取引の際に必要で、取引金額によって収入印紙の金額が異なります。印紙税の額については、国税庁のホームページに掲載されています。

請求書と領収書の同封は危険!

ここまででお分かりになるかと思いますが、請求書と領収書は性質が全く異なります。

何度も書類を送るのが面倒だからといって、請求書と領収書を同封して発送するのはとても危険なのです。

請求書と領収書の最も大きな違いは、

  • 請求書は支払いの前
  • 領収書は支払いの後

という点です。もし、請求書と一緒に領収書を送ってしまった場合、その時点で、お金を受け取ったという証明書を送っていることになります。

万が一支払いの事実がなくても「領収書をもらっているのだから、もうお金は支払いましたよ」と言われても仕方がないのです。

時折、「請求書兼領収書」という書類を目にすることがあるかもしれません。これは、納品・請求と同時に支払われる個人の買い物の際や病院などで発行するもの。企業との取引では、請求書を発行し、支払われたことを確認してから領収書を発行する、という流れを守るようにしてください。

請求書と領収書を使い分けることはビジネスの基本です。トラブル防止のためにも、ルールを守って書類を作成してください。